合同管理流程梳理及風(fēng)險控制工具模板一、適用場景與價值說明本工具模板適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)、初創(chuàng)公司）的合同全生命周期管理，涵蓋采購、銷售、服務(wù)、租賃、合作等多類型合同場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程梳理與風(fēng)險節(jié)點控制，幫助企業(yè)實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、透明化，降低履約風(fēng)險、提升審批效率，同時為糾紛處理、合規(guī)審計提供完整依據(jù)。具體適用場景包括：日常業(yè)務(wù)合同（如買賣合同、服務(wù)合同）的標(biāo)準(zhǔn)化管理；年度合同合規(guī)性審查與風(fēng)險排查；跨部門協(xié)作的合同審批流程優(yōu)化；合同履約過程中的動態(tài)監(jiān)控與問題追溯。二、合同管理全流程操作指南（一）合同需求發(fā)起與立項操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購原材料、委托第三方服務(wù)等），填寫《合同立項申請表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限、核心需求等關(guān)鍵要素；部門負(fù)責(zé)人對立項必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)需求與公司戰(zhàn)略、預(yù)算的一致性；涉及預(yù)算支出的，需同步提交《預(yù)算審批單》，財務(wù)部門審核預(yù)算合規(guī)性。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門發(fā)起、部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部預(yù)算審核。風(fēng)險控制點：需求描述模糊、標(biāo)的與實際業(yè)務(wù)不符（如采購數(shù)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不明確）；超預(yù)算或預(yù)算外合同未履行補(bǔ)充審批流程。（二）合同起草與審核操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項審批結(jié)果，選擇對應(yīng)的合同模板（如《采購合同模板》《技術(shù)服務(wù)合同模板》），填寫具體條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等）；法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點關(guān)注：主體資格（合作方是否具備法人資格、特殊行業(yè)資質(zhì)等）；權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在單方面加重我方責(zé)任的“霸王條款”）；法律風(fēng)險（違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）；關(guān)鍵條款完整性（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力等）；涉及財務(wù)、技術(shù)、人力資源等專業(yè)條款的，需同步征求對應(yīng)部門意見（如財務(wù)部審核付款方式與稅務(wù)條款，技術(shù)部審核服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與驗收標(biāo)準(zhǔn)）。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門起草、法務(wù)部合規(guī)審核、相關(guān)專業(yè)部門會簽。風(fēng)險控制點：使用非模板合同且未經(jīng)法務(wù)審核，導(dǎo)致條款漏洞；專業(yè)條款缺失或沖突（如驗收標(biāo)準(zhǔn)與付款條件不匹配）；合作方主體信息錯誤（如名稱、統(tǒng)一社會信用代碼與營業(yè)執(zhí)照不一致）。（三）合同談判與審批操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見與合作方進(jìn)行談判，重點修訂不合規(guī)、不對等的條款（如調(diào)整違約責(zé)任金額、明確爭議解決方式），談判結(jié)果需形成《合同談判紀(jì)要》，由雙方簽字蓋章確認(rèn)；談判完成后，業(yè)務(wù)部門將最終版合同、立項申請表、審核意見表、談判紀(jì)要等材料提交至合同審批人（根據(jù)合同金額重要性分級審批：如10萬元以下由部門總監(jiān)審批，10萬-50萬元由分管副總審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）；審批人對合同的整體商業(yè)合理性、風(fēng)險可控性進(jìn)行最終把關(guān)，簽署《合同審批單》。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門談判、分級審批人終審。風(fēng)險控制點：談判結(jié)果未覆蓋審核意見，關(guān)鍵條款仍存在風(fēng)險；越權(quán)審批（如低報合同金額規(guī)避高層審批）；未保留談判過程記錄（如郵件、紀(jì)要），導(dǎo)致履約爭議時無據(jù)可依。（四）合同簽署與用印操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的合同文本，打印正式合同（一式X份，根據(jù)合作方需求確定份數(shù)，至少留存2份公司存檔）；法務(wù)部門核對合同文本與審批版本是否一致，確認(rèn)無誤后，按公司《印章管理規(guī)定》申請用??；用印人（如行政部印章管理員）核對用印申請材料（審批單、合同文本、對方主體資質(zhì)復(fù)印件等），確認(rèn)齊全后加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）；合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門在X個工作日內(nèi)將合同正本送達(dá)合作方，并獲取對方簽字蓋章的回執(zhí)，同步將合同掃描件歸檔至指定系統(tǒng)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)簽署、行政部用印管理、法務(wù)部文本核對。風(fēng)險控制點：合同文本與審批版本不一致（如關(guān)鍵條款被篡改）；未經(jīng)授權(quán)用印或用印材料不全；未及時獲取對方合同回執(zhí)，導(dǎo)致合同生效時間不確定。（五）合同履行與跟蹤操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如交貨日期、服務(wù)期限、付款節(jié)點、驗收時間等），指定專人負(fù)責(zé)跟蹤；履行過程中出現(xiàn)異常情況（如對方延遲交貨、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需及時收集證據(jù)（如溝通記錄、照片、檢測報告等），并在X日內(nèi)書面通知對方整改，同時同步法務(wù)部門和上級領(lǐng)導(dǎo)；涉及付款的，財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款條件（如驗收合格后X日內(nèi)付款），審核業(yè)務(wù)部門提交的《合同履行驗收單》，確認(rèn)無誤后安排付款；合同履行完畢，業(yè)務(wù)部門組織驗收（如技術(shù)部門參與服務(wù)驗收、倉儲部門參與貨物驗收），簽署《合同驗收確認(rèn)單》，作為付款依據(jù)和履約完成憑證。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門跟蹤履行、財務(wù)部付款審核、相關(guān)部門參與驗收。風(fēng)險控制點：履行過程未動態(tài)跟蹤，導(dǎo)致逾期或違約未及時發(fā)覺；驗收環(huán)節(jié)流于形式（如未按標(biāo)準(zhǔn)驗收、驗收人員未簽字）；付款條件未成就即付款（如未驗收提前支付尾款）。（六）合同變更與解除操作內(nèi)容：合同履行過程中需變更（如標(biāo)的、數(shù)量、履行期限等）或解除（因不可抗力、對方違約等原因）的，由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更/解除申請表》，說明變更/解除原因、具體內(nèi)容、影響分析及應(yīng)對方案；法務(wù)部門審核變更/解除協(xié)議的合規(guī)性，確認(rèn)是否符合合同約定及法律規(guī)定（如解除權(quán)是否成就、是否需要賠償）；按原審批流程履行變更/解除審批手續(xù)（重大變更需重新履行談判、審批流程）；變更/解除協(xié)議簽署后，業(yè)務(wù)部門及時收回原合同正本（或在原合同上注明變更/解除情況并雙方蓋章），同步更新《合同履行跟蹤表》和檔案信息。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門申請、法務(wù)部審核、原審批流程審批。風(fēng)險控制點：變更/解除未履行審批流程，導(dǎo)致協(xié)議無效；未明確變更/解除后的責(zé)任承擔(dān)（如賠償金額、已履行部分的處理）；未及時更新檔案，導(dǎo)致后續(xù)履約依據(jù)混亂。（七）合同歸檔與評價操作內(nèi)容：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門在X個工作日內(nèi)將合同材料（包括立項申請表、審批單、談判紀(jì)要、合同文本、履行記錄、驗收單、付款憑證等）整理成冊，提交至檔案管理部門（或行政部）；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號歸檔，錄入電子檔案系統(tǒng)，保證檔案完整、可檢索；每年末，法務(wù)部門牽頭組織合同管理評價，內(nèi)容包括：當(dāng)年合同數(shù)量、類型、金額統(tǒng)計；合同審批時效、履約率、糾紛率分析；管理流程中存在的問題（如審批環(huán)節(jié)過多、模板不適用等）；改進(jìn)建議（如優(yōu)化模板、簡化審批流程等）。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門整理材料、檔案管理部門歸檔、法務(wù)部組織評價。風(fēng)險控制點：檔料缺失（如缺少驗收單或付款憑證）；歸檔不及時，導(dǎo)致檔案丟失或損壞；未開展定期評價，管理問題長期未改進(jìn)。三、配套工具表格清單（一）合同立項申請表序號項目填寫說明1合同名稱如“原材料采購合同”“網(wǎng)站開發(fā)服務(wù)合同”2合作方信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話3合同標(biāo)的如“采購A材料1000件”“提供為期6個月的運(yùn)維服務(wù)”4合同金額大小寫、幣種5履行期限起止日期、關(guān)鍵節(jié)點（如交貨日、驗收日）6需求部門業(yè)務(wù)部門名稱7部門負(fù)責(zé)人意見簽字+日期，確認(rèn)需求必要性8預(yù)算信息預(yù)算編號、預(yù)算金額、預(yù)算科目9財務(wù)部審核意見簽字+日期，確認(rèn)預(yù)算合規(guī)性（二）合同評審表評審環(huán)節(jié)評審內(nèi)容評審意見（通過/不通過/修改后通過）評審人日期業(yè)務(wù)部門初審標(biāo)的、數(shù)量、價格等與需求是否一致；商業(yè)條款合理性*法務(wù)部合規(guī)審核主體資格、法律條款、違約責(zé)任、爭議解決等合規(guī)性*法務(wù)財務(wù)部審核付款方式、稅務(wù)條款、資金安排是否符合財務(wù)制度*財務(wù)技術(shù)部（如需）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求、服務(wù)方案是否可行*技術(shù)總體審批綜合各環(huán)節(jié)意見，確認(rèn)合同是否具備簽署條件*審批人（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱合作方履行節(jié)點計劃日期實際日期履行狀態(tài)（正常/異常）異常情況說明責(zé)任人交貨驗收付款（第一期）（四）合同變更/解除申請表原合同編號原合同名稱變更/解除原因（如對方違約、需求調(diào)整）變更/解除內(nèi)容（如：標(biāo)的金額由10萬變更為12萬，履行期限延長1個月）影響分析（如：預(yù)算增加2萬，是否影響后續(xù)項目）應(yīng)對方案（如：補(bǔ)充預(yù)算審批，重新約定違約責(zé)任）相關(guān)方意見合作方是否同意（需附對方書面確認(rèn)）審批意見按原審批流程簽署（五）合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同編號簽署日期履行期限存檔部門檔案材料清單（如立項表、合同文本、驗收單）歸檔人歸檔日期四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作建議（一）主體資格風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：與無民事行為能力企業(yè)、分支機(jī)構(gòu)（未授權(quán)）或失信主體簽約，導(dǎo)致合同無效或無法追責(zé)。建議：簽約前核查合作方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人）、涉訴/失信信息（通過“信用中國”等平臺），留存復(fù)印件并加蓋公章。（二）條款完整性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同缺少違約責(zé)任、爭議解決、保密等核心條款，或條款約定模糊（如“盡快”“合理標(biāo)準(zhǔn)”），導(dǎo)致履約爭議時無法明確責(zé)任。建議：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化模板；非模板合同必須經(jīng)法務(wù)審核，明確“違約金計算方式”“爭議由公司所在地法院管轄”等具體條款。（三）履行監(jiān)控風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：業(yè)務(wù)部門重簽約、輕履行，未跟蹤對方履約情況，導(dǎo)致貨款逾期、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問題。建議：建立“合同履行臺賬”，設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點提醒（如交貨日前3天）；異常情況需在24小時內(nèi)上報，同步留存催告記錄（郵件、函件）。（四）檔案管理風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同散亂丟失、電子檔案與紙質(zhì)版本不一致，導(dǎo)致審計時無法提供依據(jù)或發(fā)生糾紛時舉證困難。建議：指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，紙質(zhì)檔案存放在防火防潮柜中，電子檔案定期備份（如每月刻錄光盤）