采購申請審批標準化模板：供應商選擇與合同管理一、適用范圍與業(yè)務場景各業(yè)務部門因生產、運營、項目建設等需求發(fā)起的采購申請；采購部門根據申請開展供應商篩選、比價、談判等工作；法務、財務、業(yè)務部門協同進行合同審核與風險把控；企業(yè)內部對采購流程的合規(guī)性、效率性進行監(jiān)督與管控。二、標準化操作流程1.需求發(fā)起與申請操作主體：需求部門（如生產部、行政部、項目部等）需求部門根據實際需求，填寫《采購申請審批表》（見表1），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數量、技術參數、預估單價、預算金額、到貨時間、使用場景等關鍵信息；附件需包含：需求說明書（如技術圖紙、服務范圍描述等）、市場初步調研（至少3家潛在供應商信息，若為獨家采購需說明理由）、預算明細表（需經部門負責人*審核確認）。輸出成果：《采購申請審批表》（含附件）2.采購需求審核操作主體：需求部門負責人、采購部門、財務部門、分管領導審核要點：需求部門負責人：審核采購需求的必要性、合理性，確認規(guī)格參數與實際需求匹配，簽字批準；采購部門：審核采購方式的適用性（如公開招標、邀請招標、詢比價、單一來源采購等，需符合企業(yè)采購制度）、預算金額合規(guī)性、供應商初步信息的真實性；財務部門：審核預算是否在部門年度預算額度內，資金來源是否明確；分管領導：對跨部門采購、大額采購（金額超過萬元，具體標準由企業(yè)自定）進行最終審批。輸出成果：審批通過的《采購申請審批表》3.供應商選擇與確定操作主體：采購部門、需求部門、紀檢部門（視情況參與）供應商信息收集：通過企業(yè)合格供應商庫、公開招標平臺、行業(yè)推薦等方式收集供應商信息，保證不少于3家候選供應商（特殊情況下可適當調整，但需書面說明理由）；資質審查：對供應商營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如ISO認證、行業(yè)許可證等）、生產/經營能力、財務狀況、信譽記錄（通過信用中國等官方渠道查詢，無不良記錄）進行審核，形成《供應商資質審查表》；比價/談判：根據采購金額和類型選擇方式：小額采購（金額低于萬元）：采用詢比價方式，要求供應商提供書面報價，填寫《供應商評估與比價表》（見表2），重點對比價格、交貨期、付款條件；大額或復雜采購：組織招標或競爭性談判，邀請需求部門、技術專家（如需）、法務部門共同參與，評選最優(yōu)供應商（綜合評分法，包括價格、質量、服務、資質等維度）；結果公示：確定中標/候選供應商后，在企業(yè)內部進行公示（公示期不少于3個工作日），無異議后發(fā)出《中標通知書》。輸出成果：《供應商資質審查表》《供應商評估與比價表》《中標通知書》4.合同擬定與審批操作主體：采購部門、法務部門、財務部門、需求部門、分管領導合同擬定：采購部門根據采購需求和供應商談判結果，使用企業(yè)標準合同模板（或參考國家示范文本）擬定合同，明確以下核心條款：合同雙方（供應商全稱、統一社會信用代碼、地址、聯系人）；采購標的（名稱、規(guī)格型號、數量、技術標準、質量要求）；價格與支付方式（單價、總價、幣種、付款條件、發(fā)票類型等）；履行期限（交貨/服務時間、地點、方式）；驗收標準與方法（按技術參數或行業(yè)標準，需需求部門確認）；違約責任（逾期交貨、質量不達標、售后服務等違約情形的處理方式）；爭議解決方式（協商、仲裁或訴訟）；合同審核：法務部門：審核合同條款的合法性、嚴謹性，排查法律風險（如知識產權、保密條款、不可抗力等）；財務部門：審核價格合理性、付款方式與資金預算匹配度、稅務條款合規(guī)性；需求部門：審核技術參數、服務范圍、交付標準是否符合采購需求；分管領導：對合同金額、核心條款進行最終審批。輸出成果：審核通過后的《合同審批表》（見表3）、合同文本（最終版）5.合同簽訂與歸檔操作主體：采購部門、行政檔案部門合同簽訂：采購部門與供應商法定代表人或授權代表簽字蓋章（合同需雙方法定代表人簽字并加蓋公章，個人簽字需附授權委托書），保證合同文本一式N份（雙方各執(zhí)一份，采購部門、財務部門、需求部門、檔案部門各存一份）；交貨與驗收：供應商按合同約定交付貨物/提供服務，需求部門牽頭組織驗收，填寫《驗收報告》（需注明驗收結果、合格/不合格情況，并附驗收證明材料）；付款執(zhí)行：財務部門根據合同約定、驗收報告、發(fā)票（合規(guī)發(fā)票）等辦理付款手續(xù)；檔案歸檔：采購部門將《采購申請審批表》《供應商評估與比價表》《合同審批表》、合同文本、驗收報告、付款憑證等資料整理成冊，移交行政檔案部門統一歸檔（保存期限不少于合同履行期結束后5年）。輸出成果：簽訂完成的合同文本、《驗收報告》、付款憑證、歸檔資料三、配套工具表單表1：采購申請審批表申請部門申請日期采購編號申請人聯系方式申請事由采購物品/服務信息名稱規(guī)格型號技術參數與質量要求（可附頁說明，需明確具體指標，如“符合GB/T-2020標準”）交付時間（具體到年月日，如“202X年X月X日前”）交付地點預算來源（如“年度生產預算”“專項項目預算”）預算科目附件清單（如“技術圖紙1份、市場調研報告1份”）審批流程需求部門負責人簽字：__________日期：__________采購部門審核意見：__________負責人簽字：__________日期：__________財務部門審核意見：__________負責人簽字：__________日期：__________分管領導審批意見：__________簽字：__________日期：__________表2：供應商評估與比價表采購項目名稱采購編號評估日期評估人候選供應商信息供應商名稱統一社會信用代碼聯系人資質審查（滿分20分）審查項目審查結果（合格/不合格）得分營業(yè)執(zhí)照（在有效期內）相關行業(yè)資質（如ISO9001認證）財務狀況（無重大債務、失信記錄）價格比價（滿分40分）供應商名稱報價（元）價格得分（最低價得40分，每高于最低價1%扣2分）技術與服務（滿分30分）供應商名稱技術參數匹配度（0-10分）交貨期（0-10分）綜合評估（滿分10分）供應商名稱企業(yè)信譽（0-5分）合作經驗（0-5分）評估結論推薦供應商：__________（填寫供應商全稱，理由：綜合得分最高/性價比最優(yōu)等）評估人簽字：__________日期：__________需求部門確認意見：__________負責人簽字：__________日期：__________表3：合同審批表合同名稱（如“原材料采購合同”）合同編號采購部門供應商名稱合同金額（大寫：____________________小寫：￥__________元）履行期限（____年_月_日至_年_月____日）合同核心條款摘要1.采購標的：________________________2.價格與支付：________________________3.驗收標準：________________________4.違約責任：________________________審核部門審核意見審核人日期法務部門財務部門需求部門分管領導審批結論□同意簽訂□修改后重新審核□不同意簽訂（說明原因：____________________）最終審批人簽字：__________日期：__________表4：合同管理臺賬合同編號合同名稱供應商名稱簽訂日期履行期限合同金額（元）履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/已終止）驗收情況付款情況歸檔日期備注四、關鍵控制點與風險提示采購需求合規(guī)性：需求部門不得虛構采購需求或拆分采購項目規(guī)避審批，技術參數需客觀中立，不得指定供應商品牌或傾向性條款。供應商選擇透明性：供應商選擇過程需全程留痕，比價/招標結果需內部公示，避免“暗箱操作”；獨家采購必須提供充分理由（如專利技術、唯一供應商等），并經分管領導特批。合同條款嚴謹性：嚴禁使用模糊表述（如“大概”“左右”），違約責任需對等明確，避免“霸王條款”；涉及金額、數量、時間等關鍵信息需與采購申請、比價結果一致。審批流程時效性：各部門需在規(guī)定時限內完成