供應鏈采購訂單與審批管理模板一、適用業(yè)務場景二、標準化操作流程步驟1：需求發(fā)起與初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務需求（如生產(chǎn)缺料、辦公耗材補充、設備維修等），填寫《采購需求申請表》，明確物料/服務名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、期望到貨日期、用途說明及預算金額。部門負責人對需求的必要性、合理性進行初審，簽字確認后提交至采購部。輸出物：《采購需求申請表》（含部門負責人審批意見）步驟2：采購需求復核與供應商尋源操作主體：采購部操作說明：采購部收到《采購需求申請表》后，1個工作日內(nèi)復核需求細節(jié)（如數(shù)量、規(guī)格、預算是否符合公司標準），與需求部門溝通確認模糊信息。根據(jù)采購類型（常規(guī)/緊急/單次）啟動供應商尋源：常規(guī)采購：從合格供應商庫中選擇≥3家供應商進行詢價，要求供應商提供報價單及產(chǎn)品參數(shù)；緊急采購：可臨時篩選供應商，但需留存報價記錄及緊急采購說明；單次采購：需對供應商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證等）進行預審。匯總比價結(jié)果，形成《供應商比價表》，注明推薦供應商及選擇理由（如價格、質(zhì)量、交期等）。輸出物：《采購需求復核表》《供應商比價表》步驟3：采購訂單編制與審批操作主體：采購部、財務部、管理層操作說明：采購部根據(jù)審批通過的《供應商比價表》，與供應商確認最終價格、交貨期、付款方式、交付條款等細節(jié)，編制《采購訂單》（一式四份：采購部、供應商、財務部、需求部門）。按審批權限逐級提交審批：金額≤1萬元：需求部門負責人→采購部經(jīng)理→財務部審核；1萬元＜金額≤5萬元：需求部門負責人→采購部經(jīng)理→財務部→分管副總；金額＞5萬元：需求部門負責人→采購部經(jīng)理→財務部→分管副總→總經(jīng)理。審批通過后，采購部在1個工作日內(nèi)將《采購訂單》蓋章發(fā)送給供應商，同步抄送需求部門及財務部。輸出物：《采購訂單》（含完整審批簽字）、《采購訂單審批跟蹤表》步驟4：訂單下達與執(zhí)行跟蹤操作主體：采購部、供應商操作說明：供應商收到《采購訂單》后，需在1個工作日內(nèi)書面確認（蓋章回傳），明確是否可按訂單要求履約。采購部建立《采購訂單跟蹤表》，記錄訂單狀態(tài)（已確認/生產(chǎn)中/已發(fā)貨/已延遲），每周更新進度，提前3天提醒供應商備貨/發(fā)貨。若供應商無法按時履約，需在承諾交期前5個工作日書面告知原因，采購部協(xié)調(diào)調(diào)整交期或啟動備選供應商，同時更新需求部門。輸出物：《供應商訂單確認回函》《采購訂單跟蹤表》步驟5：到貨驗收與入庫操作主體：需求部門、倉庫、采購部操作說明：供應商發(fā)貨后，將物流單號發(fā)送至采購部，采購部同步通知需求部門及倉庫準備收貨。需求部門或倉庫根據(jù)《采購訂單》核對到貨物料/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量，填寫《到貨驗收單》：合格：需求部門負責人、倉庫管理員簽字確認；不合格：注明不合格原因（如破損、型號不符、數(shù)量短少），拍照留存，采購部3個工作日內(nèi)與供應商協(xié)商退換貨或補發(fā)方案。驗收合格后，倉庫辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，將《到貨驗收單》復印件反饋至采購部及財務部。輸出物：《到貨驗收單》（含驗收意見及簽字）、《入庫單》步驟6：付款申請與財務審核操作主體：采購部、財務部操作說明：采購部收集《采購訂單》《到貨驗收單》《供應商發(fā)票》（發(fā)票抬頭、稅號需與公司信息一致），填寫《付款申請單》，附相關單據(jù)復印件。財務部審核單據(jù)完整性（訂單與驗收數(shù)量、金額是否一致）、發(fā)票合規(guī)性，確認付款條件（如預付/到付/賬期）是否符合合同約定。審核通過后，按公司財務制度安排付款，同步更新《應付賬款臺賬》。輸出物：《付款申請單》《應付賬款臺賬》步驟7：單據(jù)歸檔與流程復盤操作主體：采購部、檔案管理部門操作說明：采購部每月整理采購全流程單據(jù)（需求申請、比價表、訂單、驗收單、付款憑證等），按訂單號分類歸檔，保存期限≥3年。每季度組織采購需求部門、財務部召開復盤會，分析采購周期、成本控制、供應商履約率等指標，優(yōu)化采購流程及供應商管理策略。輸出物：《采購檔案目錄》《季度采購復盤報告》三、采購訂單與審批表單表1：采購需求申請表訂單編號需求部門申請人申請日期物料/服務名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量期望到貨日期預算金額（元）用途說明附件清單（如圖紙、技術參數(shù)）部門負責人審批日期采購部復核意見日期表2：采購訂單訂單號：PO-YYYYMMDDX采購日期：供應商信息采購方信息公司名稱：公司名稱：聯(lián)系人：聯(lián)系人：電話：電話：地址：地址：采購明細序號物料/服務名稱———————-12合計金額（大寫）：合計金額（小寫）：付款方式：□預付□到付□賬期（天）備注：審批流程需求部門負責人：日期：采購部經(jīng)理：日期：財務部：日期：分管副總：日期：總經(jīng)理：日期：表3：到貨驗收單訂單號驗收日期驗收地點供應商名稱物料/服務名稱規(guī)格型號單位應收數(shù)量實收數(shù)量驗收結(jié)果（□合格□不合格）：合格項說明：不合格項說明及處理意見：驗收人員簽字：需求部門確認：倉庫確認：日期：四、關鍵管理要點需求描述清晰化：采購需求需明確物料/服務的規(guī)格、參數(shù)、質(zhì)量標準，避免“模糊描述”（如“一批辦公用品”），保證采購準確性與供應商響應效率。審批權限剛性化：嚴格按照金額劃分審批權限，禁止越級審批或先執(zhí)行后補批；緊急采購需在24小時內(nèi)補齊審批流程，留存《緊急采購說明》備查。供應商資質(zhì)審核：首次合作的供應商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認證、3C認證等），采購部建立《合格供應商名錄》，定期（每年）評估供應商履約能力并更新名錄。訂單變更規(guī)范化：若需修改訂單數(shù)量、交期等內(nèi)容，需由需求部門提交《采購訂單變更申請》，經(jīng)采購部及原審批流程重新審批后，書面通知供應商并留存變更記錄，禁止口頭溝通。驗收環(huán)節(jié)嚴格化：需求部門需按訂單標準驗收，對關鍵物料（如生產(chǎn)原料）可聯(lián)合質(zhì)檢部共同驗收，驗收不合格時需在24小時內(nèi)反饋至采購部，啟動退換貨或索賠流程。數(shù)據(jù)記錄完整化：采購全流