銷售合同評審與執(zhí)行跟蹤表工具指南一、適用場景與核心價值在企業(yè)的銷售管理中，合同是明確雙方權(quán)責、保障交易安全的核心法律文件。本工具適用于銷售合同簽訂前的全面評審、簽訂后的執(zhí)行過程跟蹤以及履約完結(jié)后的總結(jié)歸檔全周期管理，尤其適合銷售團隊、法務(wù)部門、財務(wù)部門及業(yè)務(wù)執(zhí)行部門協(xié)同使用。通過標準化流程，可有效降低合同風險（如條款歧義、履約漏洞）、提升執(zhí)行效率（如責任明確、進度可視化），并為后續(xù)合作提供數(shù)據(jù)支撐與經(jīng)驗沉淀。二、全流程操作指南（一）合同簽訂前：評審階段——風險前置，條款兜底目標：保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責清晰、可執(zhí)行，從源頭規(guī)避履約風險。步驟1：合同資料收集與初步審核責任主體：銷售經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：收集客戶方資料：營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、法人授權(quán)委托書（如簽約人非法人）、客戶需求說明書（如技術(shù)規(guī)格、交付標準）；整理內(nèi)部資料：產(chǎn)品報價單、銷售政策（如折扣、返利規(guī)則）、過往合作記錄（如有）；初步核驗資料完整性：保證客戶主體資格有效（如未吊銷營業(yè)執(zhí)照）、報價與合同金額一致、關(guān)鍵條款（如付款方式、交付時間）無沖突。步驟2：多部門聯(lián)合評審責任主體：銷售部門（）、法務(wù)部門（）、財務(wù)部門（）、技術(shù)/生產(chǎn)部門（，如涉及產(chǎn)品交付）操作內(nèi)容：銷售部門：重點評審客戶需求匹配度、交付可行性、商務(wù)條款（如價格、付款周期）是否符合銷售政策；法務(wù)部門：審核合同法律條款（如違約責任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬），保證無法律漏洞；財務(wù)部門：核查付款節(jié)點（如預(yù)付款比例、到賬時間）、發(fā)票開具要求、客戶信用額度，評估回款風險；技術(shù)/生產(chǎn)部門：確認技術(shù)參數(shù)可實現(xiàn)性、交付周期合理性（如生產(chǎn)周期、物流時間）。輸出成果：各部門填寫《評審意見匯總表》（見模板1），標注“通過”“修改后通過”“不通過”及具體修改建議。步驟3：評審意見匯總與合同修訂責任主體：銷售經(jīng)理（）、法務(wù)專員（）操作內(nèi)容：匯總各部門評審意見，梳理共性問題和爭議點；與客戶溝通修訂條款（如需），達成一致后形成合同終稿；銷售經(jīng)理確認終稿內(nèi)容與評審意見一致，無遺漏修改項。（二）合同簽訂中：審批與存檔——流程規(guī)范，責任可溯目標：保證合同簽訂流程合規(guī)，文本版本唯一，便于后續(xù)查閱。步驟1：內(nèi)部審批簽署責任主體：銷售總監(jiān)（）、法務(wù)負責人（）、總經(jīng)理（*，根據(jù)合同金額分級）操作內(nèi)容：銷售經(jīng)理提交《合同審批表》及終版合同，附各部門評審意見；審批人按權(quán)限依次審批：銷售總監(jiān)（確認業(yè)務(wù)合理性）→法務(wù)負責人（確認法律風險）→總經(jīng)理（重大合同審批）；審批通過后，由銷售經(jīng)理與客戶雙方簽字蓋章（騎縫章、公章齊全）。步驟2：合同文本存檔責任主體：銷售助理（*）操作內(nèi)容：將合同正本（原件）、審批表、評審意見表、客戶資料復(fù)印件等整理成冊；歸檔至“銷售合同管理庫”，按“年份-客戶名稱-合同編號”分類編號（如2024-公司-001）；錄入合同臺賬（含編號、客戶、金額、簽訂日期、到期日等關(guān)鍵信息），保證電子臺賬與紙質(zhì)檔案一致。（三）合同執(zhí)行中：履約跟蹤——動態(tài)監(jiān)控，及時糾偏目標：保證合同按約定條款執(zhí)行，及時發(fā)覺并解決履約異常，保障客戶滿意度與回款安全。步驟1：制定履約計劃責任主體：銷售經(jīng)理（）、執(zhí)行部門負責人（）操作內(nèi)容：依據(jù)合同內(nèi)容拆解履約節(jié)點（如預(yù)付款到賬、生產(chǎn)啟動、發(fā)貨、驗收、尾款支付）；明確各節(jié)點責任部門、責任人、完成時間及輸出成果（如“2024-03-15前完成生產(chǎn)，責任人：生產(chǎn)主管*”）；填寫《執(zhí)行跟蹤計劃表》（見模板2），同步至銷售團隊及協(xié)作部門。步驟2：進度更新與異常反饋責任主體：各節(jié)點責任人、銷售經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：責任人按節(jié)點更新進度：提前2天在《進度更新記錄表》（見模板3）中填寫“實際完成時間”“完成情況（如：已生產(chǎn)完成/部分延遲）”；出現(xiàn)異常（如延遲、客戶需求變更）時，責任人需24小時內(nèi)反饋至銷售經(jīng)理，說明原因（如“原材料短缺導(dǎo)致生產(chǎn)延遲3天”）及解決方案（如“緊急調(diào)貨，預(yù)計延遲1天”）；銷售經(jīng)理協(xié)調(diào)資源推動解決，必要時與客戶溝通變更履約計劃（如簽訂補充協(xié)議）。步驟3：客戶溝通與確認責任主體：銷售經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：在關(guān)鍵節(jié)點（如發(fā)貨、驗收前）主動與客戶溝通，同步進度；客戶驗收時，協(xié)助準備驗收資料（如產(chǎn)品合格證、檢測報告），確認驗收結(jié)果并簽署《驗收確認單》；收到客戶反饋后，及時錄入《進度更新記錄表》，保證信息實時更新。（四）合同完成后：歸檔與總結(jié)——復(fù)盤優(yōu)化，知識沉淀目標：評估合同履約效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)合同管理與執(zhí)行流程。步驟1：履約情況評估責任主體：銷售經(jīng)理（）、財務(wù)部門（）操作內(nèi)容：核查合同是否完全履約（如交付時間、質(zhì)量、金額是否達標）；分析履約偏差原因（如內(nèi)部協(xié)調(diào)問題、客戶需求變更未及時響應(yīng)）；評估客戶滿意度（如通過回訪收集反饋），記錄“優(yōu)/良/中/差”評級。步驟2：資料歸檔與總結(jié)報告責任主體：銷售助理（）、銷售經(jīng)理（）操作內(nèi)容：將履約過程中的所有資料（如驗收單、溝通記錄、補充協(xié)議）與合同原件合并歸檔；銷售經(jīng)理撰寫《合同履約總結(jié)報告》，內(nèi)容包括履約概況、問題分析、改進建議、客戶反饋等；歸檔至“已完成合同庫”，同步更新合同臺賬狀態(tài)（如“已履約完成”）。三、模板表格清單模板1：合同評審意見匯總表合同編號客戶名稱合同金額評審部門評審人評審意見（條款/問題描述）處理結(jié)果（通過/修改/不通過）修改建議（如需）2024-001公司50萬元法務(wù)*違約責任條款未明確逾期付款日修改增加“逾期付款按日萬分之五支付違約金”2024-001公司50萬元財務(wù)*預(yù)付款比例30%低于政策標準（40%）不通過調(diào)整預(yù)付款至40%模板2：銷售合同執(zhí)行跟蹤計劃表合同編號履約節(jié)點責任部門責任人計劃完成時間輸出成果備注2024-001預(yù)付款到賬銷售部*2024-02-28銀行回單需客戶提前5日通知付款2024-001生產(chǎn)啟動生產(chǎn)部*2024-03-10生產(chǎn)計劃表依賴預(yù)付款到賬2024-001產(chǎn)品發(fā)貨物流部*2024-03-25發(fā)貨單客戶需提前確認收貨地址模板3：合同執(zhí)行進度更新記錄表合同編號履約節(jié)點計劃完成時間實際完成時間完成情況（正常/延遲/異常）異常原因（如延遲）處理措施責任人更新日期2024-001預(yù)付款到賬2024-02-282024-02-28正常--*2024-02-282024-001生產(chǎn)啟動2024-03-102024-03-12延遲2天原材料短缺緊急調(diào)貨生產(chǎn)主管*2024-03-12模板4：合同履約總結(jié)報告（框架）合同基本信息：編號、客戶、金額、簽訂日期、主要內(nèi)容；履約概況：各節(jié)點完成情況、交付成果、客戶驗收結(jié)果；問題與反思：履約偏差分析（如內(nèi)部協(xié)調(diào)延遲、客戶需求變更未響應(yīng)）、改進方向；客戶反饋：滿意度評分、主要建議；后續(xù)行動：針對問題的改進措施、客戶維護計劃。四、使用注意事項與風險提示（一）時效性管理評審階段需在合同簽訂前3-5個工作日完成，預(yù)留溝通修改時間；執(zhí)行跟蹤中，各節(jié)點責任人需每日更新進度，異常情況24小時內(nèi)反饋，避免信息滯后導(dǎo)致風險擴大。（二）部門協(xié)作規(guī)范建立“銷售牽頭、部門聯(lián)動”機制，法務(wù)、財務(wù)等部門需在收到評審資料后2個工作日內(nèi)反饋意見，保證流程高效；跨部門爭議時，由銷售總監(jiān)協(xié)調(diào)解決，避免職責推諉。（三）文檔版本控制合同修訂后需標注版本號（如V1.0→V1.1），避免新舊版本混淆；所有溝通記錄（如郵件、）需同步整理歸檔，保證履約過程可追溯。（四）風險預(yù)警機制對高風險合同（如金額超100萬元、新