行政辦公文檔存檔系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化操作指南一、適用范圍與工作場景本指南適用于公司各部門、全體員工在日常行政辦公中產(chǎn)生的各類正式文檔的電子化存檔管理，涵蓋但不限于：會議紀(jì)要、通知公告、請示報告、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)憑證、項目資料等。具體工作場景包括：新文檔存檔：行政、業(yè)務(wù)等部門在日常工作中形成需長期保存的正式文件；歷史檔案整理：對紙質(zhì)文檔或分散存儲的電子文檔進(jìn)行系統(tǒng)性歸集；檔案查詢與借閱：員工因工作需要檢索或臨時調(diào)用已存檔文檔；檔案移交與歸檔：部門間工作交接或項目結(jié)束后相關(guān)文檔的統(tǒng)一移交。二、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）系統(tǒng)登錄與權(quán)限管理登錄方式：員工通過公司內(nèi)部系統(tǒng)首頁，“行政辦公-文檔存檔系統(tǒng)”，使用工號（初始密碼為身份證號后六位，首次登錄后需修改）登錄。權(quán)限說明：普通員工：可查看本部門權(quán)限內(nèi)的檔案，提交存檔與借閱申請；部門檔案員：負(fù)責(zé)本部門文檔的初審、分類提交及借閱審批；檔案管理員（行政部*）：全系統(tǒng)檔案的終審、分類歸檔、權(quán)限配置及系統(tǒng)維護(hù)。（二）新建檔案存檔操作步驟：進(jìn)入存檔模塊：登錄系統(tǒng)后，左側(cè)導(dǎo)航欄“檔案管理-新建存檔”，進(jìn)入存檔頁面。選擇分類：根據(jù)文檔類型，從一級分類（如“行政類”“人事類”“財務(wù)類”）中選擇對應(yīng)二級分類（如行政類下“會議管理”“公文管理”），分類體系參照《公司文檔分類編碼規(guī)則》（見附錄）。填寫元數(shù)據(jù)：準(zhǔn)確填寫以下必填字段（帶*為必填）：*檔案編號：系統(tǒng)自動（格式：年份-部門代碼-分類代碼-流水號，如2024-XZ-HY-001，部門代碼及分類代碼見附錄）；*文檔需完整反映文檔內(nèi)容，如“2024年第一季度部門工作總結(jié)會議紀(jì)要”；*密級：選擇“公開”“內(nèi)部”“秘密”三級（默認(rèn)為“內(nèi)部”，涉及公司核心信息或敏感數(shù)據(jù)需勾選“秘密”）；*責(zé)任人：文檔形成部門負(fù)責(zé)人（系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)當(dāng)前登錄人部門，可手動修改）；*形成日期：文檔最終定稿日期（格式：YYYY-MM-DD）；文檔類型：勾選“Word”“PDF”“Excel”等；關(guān)鍵詞：3-5個核心詞匯，便于檢索（如“會議總結(jié)”“Q1工作”）。附件：“文件”，選擇需存檔的電子文檔（支持PDF、Word、Excel格式，單個文件不超過10MB，如為紙質(zhì)文檔需先掃描為PDF），后系統(tǒng)自動附件名稱與元數(shù)據(jù)中的文檔標(biāo)題一致。提交審核：確認(rèn)信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至部門檔案員*進(jìn)行初審。（三）檔案審核與歸檔部門初審：部門檔案員*在“待辦事項”中查看本部門提交的存檔申請，重點審核：分類是否準(zhǔn)確；元數(shù)據(jù)是否完整（編號、標(biāo)題、密級等必填項是否缺失）；附件是否清晰、完整（如掃描件是否含公章、簽字頁）。審核通過后“通過”，流轉(zhuǎn)至檔案管理員*；審核不通過需注明原因（如“分類錯誤，請選擇‘人事類-員工檔案’”），“退回”至申請人修改。終審與歸檔：檔案管理員*在“待辦事項”中接收初審?fù)ㄟ^的檔案，審核通過后“歸檔”，檔案正式存入系統(tǒng)對應(yīng)分類目錄；如發(fā)覺重大問題（如密級誤填、附件缺失），可直接退回至申請人并說明原因。（四）檔案查詢與借閱查詢方式：關(guān)鍵詞檢索：在系統(tǒng)首頁搜索框輸入文檔標(biāo)題、關(guān)鍵詞或檔案編號，“搜索”即可顯示結(jié)果；分類篩選：通過左側(cè)分類目錄逐級篩選，查看該分類下所有檔案；高級檢索：“高級檢索”，可按形成日期、責(zé)任人、密級等條件組合查詢。借閱申請：普通員工查詢到所需檔案后，文檔右側(cè)“申請借閱”，填寫借閱事由、借閱期限（默認(rèn)3個工作日，最長不超過7天），提交后流轉(zhuǎn)至部門檔案員*審批；密級為“秘密”的檔案，需額外經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱與歸還：審批通過后，系統(tǒng)向申請人發(fā)送借閱通知，申請人至行政部*（檔案管理員處）領(lǐng)取檔案電子副本（如為紙質(zhì)檔案，需填寫《檔案借閱登記表》簽字領(lǐng)取）；借閱到期前1天，系統(tǒng)自動發(fā)送歸還提醒；逾期未還需至行政部*說明原因，辦理續(xù)借（續(xù)借不超過3天）。（五）檔案移交與銷毀部門移交：部門人員變動或項目結(jié)束時，需將本部門檔案移交至接手人，在系統(tǒng)中提交“檔案移交申請”，注明移交清單（檔案編號、標(biāo)題、數(shù)量），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，系統(tǒng)更新檔案責(zé)任人。檔案銷毀：對超過保存期限（如合同類5年、會議紀(jì)要3年）或無保存價值的檔案，由檔案管理員每年底整理《檔案銷毀清單》，提交行政部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后由檔案管理員監(jiān)督銷毀（電子檔案徹底刪除，紙質(zhì)檔案碎紙?zhí)幚恚?，并留存銷毀記錄。三、文檔分類與編碼規(guī)則（一）分類體系一級分類二級分類（示例）行政類會議管理（會議紀(jì)要、會議通知）公文管理（請示、報告、通知公告）合同管理（行政類采購合同、服務(wù)協(xié)議）人事類員工檔案（入職、離職、異動材料）薪酬福利（工資表、社保繳納記錄）財務(wù)類憑證票據(jù)（報銷單、發(fā)票、付款憑證）財務(wù)報表（月報、年報、審計報告）業(yè)務(wù)類項目資料（立項書、驗收報告、成果文件）（二）編碼規(guī)則檔案編號由“年份-部門代碼-分類代碼-流水號”組成，示例：2024-XZ-HY-001年份：文檔形成年份（4位數(shù)字，如2024）；部門代碼：各部門拼音首字母縮寫（如行政部-XZ、人事部-RS、財務(wù)部-CW）；分類代碼：二級分類拼音首字母縮寫（如會議管理-HY、公文管理-GW）；流水號：同分類下當(dāng)年檔案順序號（3位數(shù)字，從001開始）。四、檔案管理常用表格模板（一）檔案元數(shù)據(jù)信息表（存檔時自動，系統(tǒng)導(dǎo)出模板）檔案編號文檔標(biāo)題一級分類二級分類密級責(zé)任人形成日期文檔類型文件大小存放路徑備注2024-XZ-HY-001Q1部門工作總結(jié)會紀(jì)要行政類會議管理內(nèi)部*2024-03-15PDF1.2MB/行政類/會議管理/含參會人員名單（二）檔案借閱申請表（系統(tǒng)在線填寫）申請人部門借閱檔案編號文檔標(biāo)題借閱事由借閱期限部門審批人審批意見借閱日期歸還日期*市場部2024-SC-XM-005市場推廣項目方案修改方案內(nèi)容2024-04-10前*同意2024-04-082024-04-10（三）檔案銷毀審批表（年度整理時使用）檔案編號文檔標(biāo)題銷毀原因數(shù)量（份）保存期限銷毀方式監(jiān)銷人審批人審批日期2023-CZ-FP-12012月費(fèi)用報銷憑證超過5年保存期限505年碎紙?zhí)幚碲w六*周七*2024-12-30五、操作規(guī)范與風(fēng)險規(guī)避（一）元數(shù)據(jù)填寫規(guī)范標(biāo)題需簡潔明了，避免使用“某文件”“資料”等模糊表述，如“關(guān)于2024年五一放假的通知”而非“放假通知”；密級判定需嚴(yán)格依據(jù)《公司保密管理制度》，涉密信息（如未公開財務(wù)數(shù)據(jù)、核心項目方案）必須勾選“秘密”；形成日期以文檔最終定稿日期為準(zhǔn)，非會議召開日期或文件起草日期。（二）文檔要求電子文檔需為最終版本，草稿、修訂版等非正式文件不得存檔；紙質(zhì)文檔掃描時需保證清晰完整，含公章、簽字頁的文檔需掃描成單頁P(yáng)DF，避免多頁合并模糊；附件命名與文檔標(biāo)題一致，不得使用“新建文檔1.pdf”“截圖.jpg”等無意義名稱。（三）借閱與保密管理檔案僅限因工作需要查閱，嚴(yán)禁私自復(fù)制、外傳或用于非工作用途；“秘密”級檔案借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，查閱時需在行政部*指定電腦操作，禁止；借閱檔案逾期未還或造成損壞、泄露的，將按《公司獎懲管理制度》追究責(zé)任人責(zé)任。（四）系統(tǒng)維護(hù)與備份檔案管理員*每月對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)安全；員工工號變動或離職時，由行政部*及時更新系統(tǒng)權(quán)限，離職員工賬號需禁用；系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，立即聯(lián)系IT部門*排查，期間暫存文檔需先存儲至本地指定文件夾，故障修復(fù)后24小時內(nèi)完