2026年紡織科技公司質(zhì)量記錄保存期限管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司質(zhì)量記錄的創(chuàng)建、保存、檢索、銷毀等全流程管理，確保記錄真實完整、可追溯，滿足《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《纖維制品質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》等法律法規(guī)及ISO9001質(zhì)量管理體系要求，防范質(zhì)量追溯風險，特制定本制度。第二條依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督抽查管理暫行辦法》《消費品召回管理暫行規(guī)定》及公司《質(zhì)量管理體系要求》《產(chǎn)品檢驗規(guī)程》等相關(guān)規(guī)定制定。第三條適用范圍本制度適用于公司原材料采購、生產(chǎn)加工、成品檢驗、倉儲物流、銷售售后、質(zhì)量體系運行等所有與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)記錄的管理，涉及質(zhì)量部、采購部、生產(chǎn)部、銷售部、倉儲部、行政部等所有產(chǎn)生或保存質(zhì)量記錄的部門及崗位。第四條基本原則依法合規(guī)原則：保存期限不低于國家法規(guī)最低要求，涉及安全類產(chǎn)品記錄從嚴設(shè)定，不打折扣。分類管理原則：按記錄重要性、用途及追溯需求分類設(shè)定保存期限，避免"一刀切"。安全可查原則：紙質(zhì)與電子記錄均需采取安全防護措施，確保存儲安全、檢索便捷。規(guī)范處置原則：記錄到期后按法定程序銷毀，嚴防信息泄露與隨意處置。第二章職責分工第五條質(zhì)量部職責牽頭制定《質(zhì)量記錄清單及保存期限表》，明確記錄名稱、產(chǎn)生部門、保存形式及期限，每年更新1次。每月抽查各部門記錄保存情況，督促整改漏存、丟失等問題。負責保管公司級質(zhì)量記錄，包括年度質(zhì)量目標報告、外審報告、重大質(zhì)量事故處理記錄等。第六條采購部職責負責保存原材料相關(guān)質(zhì)量記錄，包括供應商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、環(huán)保認證等資質(zhì)文件，面料色差、輔料耐用性等質(zhì)檢報告，以及原材料驗收記錄。供應商變更時及時更新資質(zhì)記錄，舊記錄按期限留存。第七條生產(chǎn)部職責負責保存生產(chǎn)過程質(zhì)量記錄，包括裁剪工序巡檢、縫制半成品檢驗、熨燙溫度監(jiān)控、生產(chǎn)設(shè)備校準等記錄，確保記錄與生產(chǎn)批次一一對應，隨批次歸檔存放。第八條銷售部與倉儲部職責銷售部保存客戶投訴處理、售后質(zhì)量問題、退換貨檢驗等記錄，確保無遺漏。倉儲部保存成品入庫檢驗、庫存抽檢、出庫質(zhì)量確認等記錄，實現(xiàn)記錄與成品批次、貨位精準對應。第九條行政部（檔案管理崗）職責負責保存期限超過5年的紙質(zhì)記錄，存放于專用檔案柜，采取防潮、防蟲、防鼠措施。每周對電子記錄進行1次備份并存儲至專用硬盤，員工離職時監(jiān)督記錄交接，避免斷檔。第三章質(zhì)量記錄分類與保存期限第十條原材料類質(zhì)量記錄（采購部保存）供應商資質(zhì)文件：包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、紡織品質(zhì)量認證、環(huán)保檢測報告等，合作期間長期保存，合作終止后再保存3年。原材料質(zhì)檢報告：面料克重、拉伸強度及輔料耐用性、環(huán)保性等檢測報告，普通原材料自使用完畢后保存3年，嬰幼兒服飾用原材料保存5年。原材料驗收記錄：含到貨日期、批次號、驗收數(shù)量、不合格處理結(jié)果等，自驗收完成后保存3年。第十一條生產(chǎn)過程類質(zhì)量記錄（生產(chǎn)部保存）工序檢驗記錄：裁剪尺寸偏差、縫線牢固度、熨燙參數(shù)監(jiān)控等記錄，普通產(chǎn)品自出廠后保存3年，嬰幼兒服飾生產(chǎn)記錄保存5年。設(shè)備校準記錄：縫紉機、色差儀等設(shè)備的校準日期、結(jié)果及機構(gòu)信息，自校準完成后保存3年，設(shè)備報廢后額外保存1年。生產(chǎn)異常處理記錄：含面料破損、縫制錯位等異常情況及處理措施，自處理完成后保存3年。第十二條成品類質(zhì)量記錄（質(zhì)量部、倉儲部保存）成品出廠檢驗報告：含款號、批次號、色牢度等檢驗項目及結(jié)果，普通成品自出廠后保存3年，嬰幼兒服飾、功能性服飾保存5年。庫存與出庫記錄：成品入庫檢驗、庫存抽檢、出庫確認等記錄，自記錄生成后保存3年。召回相關(guān)記錄：含召回原因、批次、數(shù)量及處理結(jié)果，自召回完成后保存5年。第十三條客戶與售后類質(zhì)量記錄（銷售部保存）客戶投訴處理記錄：含投訴問題、處理措施及客戶反饋，自處理完成后保存3年。售后管理記錄：退換貨檢驗、質(zhì)量賠償?shù)扔涗?，自處理完成后保?年。第十四條質(zhì)量體系類記錄（質(zhì)量部、行政部保存）審核與評審記錄：內(nèi)部審核記錄自完成后保存5年，管理評審記錄自評審完成后保存5年，外部審核報告及整改記錄長期保存，認證失效后再存3年。培訓與資質(zhì)記錄：員工質(zhì)量培訓、資質(zhì)證明及健康檔案，員工離職后保存3年。監(jiān)督抽查記錄：市場監(jiān)管部門抽樣文書及相關(guān)材料，保存期限不少于2年。第四章保存與檢索要求第十五條保存規(guī)范紙質(zhì)記錄使用公司統(tǒng)一表格，手寫記錄字跡清晰，修改需劃橫線并簽字注明原因，按"年度+類型+批次"分類存放，存儲環(huán)境溫度控制在15-25℃，濕度40%-60%，避免陽光直射。電子記錄上傳至公司統(tǒng)一系統(tǒng)，按相同規(guī)則命名并加密，僅限授權(quán)人員查看，重要記錄實行異地備份。第十六條檢索管理建立多維度檢索系統(tǒng)，支持按時間、記錄類型、批次、責任人等方式查詢。各部門每月整理記錄并登記臺賬，行政部每季度核查檢索系統(tǒng)有效性，確保需用時4小時內(nèi)可獲取相關(guān)記錄。第五章到期處置與監(jiān)督第十七條銷毀流程記錄到期前1個月，保存部門核對清單并填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請表》，經(jīng)質(zhì)量部審核、分管領(lǐng)導批準后實施。紙質(zhì)記錄由2人以上監(jiān)督銷毀并簽字，電子記錄采用不可恢復方式銷毀，銷毀記錄保存3年。第十八條監(jiān)督考核質(zhì)量部每月抽查記錄保存情況，發(fā)現(xiàn)漏存、丟失的責令3日內(nèi)整改；超期未處置的限期15日內(nèi)完成銷毀。對造成記錄損毀、泄露的，按公司獎懲制度處理，涉嫌違法的移交公安機關(guān)。第六章附則第十九條術(shù)語定義本制度所稱"長期保存"指記錄關(guān)聯(lián)事項存續(xù)期間持續(xù)保存，"日"為公歷日，期間屆滿最