銷售合同審查及執(zhí)行標準化流程工具一、適用范圍與場景本工具適用于各類企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中合同全生命周期的管理需求，涵蓋從合同準備到最終歸檔的全流程標準化操作。具體場景包括：企業(yè)法務(wù)部門、銷售部門及采購部門對銷售合同的合規(guī)性審查；中小企業(yè)缺乏專職法務(wù)時，由業(yè)務(wù)人員主導(dǎo)的合同風(fēng)險防控；跨部門協(xié)作場景下，銷售、財務(wù)、法務(wù)對合同條款的協(xié)同審核；合同執(zhí)行過程中的履約跟蹤、異常問題處理及歸檔管理。二、標準化操作流程詳解（一）合同準備階段：需求對接與起草目標：明確交易雙方需求，保證合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)實際一致，為后續(xù)審查奠定基礎(chǔ)。操作步驟：需求收集與確認銷售人員與客戶（或內(nèi)部采購部門）對接，明確合同標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）、價格（單價、總價、折扣政策）、交付時間（批次、地點、方式）、付款方式（預(yù)付款比例、節(jié)點、賬戶信息）、質(zhì)量標準、驗收流程等核心要素。填寫《合同需求確認單》（模板見文末），由客戶方（或內(nèi)部需求部門）簽字確認，避免需求模糊導(dǎo)致后續(xù)爭議。合同起草根據(jù)確認的需求，選擇企業(yè)標準合同模板（如《產(chǎn)品銷售合同》《服務(wù)合同》），或參考行業(yè)慣例起草合同文本。合同結(jié)構(gòu)需包含：合同編號、雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式）、標的描述、價格條款、交付與驗收、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決、不可抗力、保密條款、生效條件等核心模塊。合同編號規(guī)則建議統(tǒng)一為“年份（4位）+部門代碼（2位）+序列號（3位）”，例如“2024XS001”（2024年銷售部第001號合同）。（二）合同審查階段：風(fēng)險排查與合規(guī)校驗?zāi)繕耍鹤R別合同中的法律風(fēng)險、商業(yè)風(fēng)險及操作漏洞，保證條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。操作步驟：形式審查檢查合同文本完整性：是否包含所有必備條款，頁碼是否連續(xù)，簽字蓋章處是否預(yù)留（尤其需雙方簽字/蓋章的頁面）。核對基礎(chǔ)信息準確性：雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人信息是否與營業(yè)執(zhí)照一致，合同編號是否唯一，金額大小寫是否一致，日期是否邏輯合理（如生效日期早于簽訂日期需特殊說明）。實質(zhì)審查主體資格審查：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方信用平臺核查對方是否為合法存續(xù)企業(yè)，是否存在經(jīng)營異常、嚴重違法失信記錄；若對方為分支機構(gòu)，需核實其總公司授權(quán)范圍，避免無權(quán)代理風(fēng)險。條款合規(guī)性審查：價格條款：是否明確含稅價/不含稅價，稅費承擔(dān)方，折扣條件是否清晰；交付條款：交付時間、地點、方式是否具體（如“2024年12月31日前送達市區(qū)倉庫”），逾期交付的違約責(zé)任是否約定；付款條款：付款節(jié)點（如“預(yù)付款30%發(fā)貨，70%到貨驗收后30日內(nèi)付清”），賬戶信息是否為企業(yè)對公賬戶，避免個人賬戶收款；質(zhì)量條款：質(zhì)量標準（如國家標準、行業(yè)標準、雙方約定標準）是否明確，驗收期限（如“到貨后7日內(nèi)驗收”）及異議處理方式（如“異議期內(nèi)提出視為合格”）；違約責(zé)任：違約金比例是否合理（一般不超過實際損失的30%），定金條款是否符合“定金不超過主合同標的額20%”的法律規(guī)定，爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄地是否明確（如“提交合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”）。風(fēng)險排查與反饋審查人員（法務(wù)/業(yè)務(wù)負責(zé)人）填寫《合同審查清單》（模板見文末），列明審查要點及問題點，標注“通過”“需修改”“不通過”等意見，并反饋至銷售人員。銷售人員根據(jù)審查意見與客戶協(xié)商修改，重大爭議（如違約責(zé)任、價格調(diào)整）需上報部門負責(zé)人審批，形成《合同審查記錄表》留存。（三）合同簽署階段：審批與用印目標：保證合同簽署流程合規(guī)，印章使用規(guī)范，避免簽署后出現(xiàn)效力爭議。操作步驟：內(nèi)部審批修改后的合同提交至銷售部門負責(zé)人審核，確認業(yè)務(wù)條款符合公司戰(zhàn)略及利潤要求；涉及金額較大（如超過10萬元）或特殊條款（如獨家代理、長期供貨）的合同，需提交至法務(wù)部門及總經(jīng)理審批，簽署《合同審批單》（模板見文末）。合同簽署與用印審批通過后，打印合同文本（一式兩份或三份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份），由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書）；企業(yè)印章使用需遵守《印章管理制度》，合同文本需與審批版本完全一致，嚴禁在空白合同或未審批合同上蓋章；簽署完成后，掃描合同原件存檔電子版，將對方執(zhí)存的合同正本及時收回，核對無誤后由專人保管。（四）合同執(zhí)行階段：履約跟蹤與異常處理目標：保證合同按約定履行，及時發(fā)覺并解決履約過程中的問題，保障企業(yè)權(quán)益。操作步驟：履約計劃制定銷售人員根據(jù)合同交付條款，制定《履約計劃表》（模板見文末），明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人、時間節(jié)點及交付物（如生產(chǎn)排期、物流安排、驗收準備）。交付與驗收按約定時間組織產(chǎn)品交付或服務(wù)提供，要求對方簽署《收貨確認單》（模板見文末），注明收貨時間、數(shù)量、狀態(tài)（如“完好”“部分破損”）；驗收階段：依據(jù)合同約定的質(zhì)量標準，由雙方共同或委托第三方機構(gòu)驗收，簽署《驗收合格證明》（模板見文末），驗收不合格的需書面反饋問題并約定整改期限?？铐椫Ц陡欂攧?wù)部門根據(jù)合同付款條款，跟蹤客戶付款進度，預(yù)付款到賬后通知銷售部門啟動生產(chǎn)/服務(wù)；尾款需在驗收合格后及時催收，逾期未付的啟動違約責(zé)任條款（如按日萬分之五支付違約金）。異常問題處理履約過程中出現(xiàn)爭議（如延遲交付、質(zhì)量異議、付款逾期），銷售人員需第一時間記錄《履約異常記錄表》（模板見文末），收集證據(jù)（溝通記錄、照片、檢測報告等），上報部門負責(zé)人并與客戶協(xié)商解決方案（如延期交付、折扣補償、解除合同），重大爭議需法務(wù)部門介入處理。（五）合同歸檔階段：資料整理與電子化留存目標：保證合同及相關(guān)資料完整、可追溯，滿足后續(xù)審計、查詢及糾紛處理需求。操作步驟：資料整理合同履行完畢后，銷售人員整理全套資料，包括：合同正本、審批單、審查清單、需求確認單、收貨確認單、驗收合格證明、付款憑證、履約異常記錄表等，按合同編號順序裝訂成冊。歸檔與電子化紙質(zhì)資料提交至檔案管理部門，歸檔期限為合同終止后至少5年（涉及訴訟、仲裁的延長至案件終結(jié)后3年）；將合同文本及附件掃描成PDF格式，至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，標注關(guān)鍵詞（如客戶名稱、合同類型、金額），便于后續(xù)檢索。三、配套工具模板模板1：合同需求確認單合同編號需求部門客戶名稱標的物名稱需求要素具體內(nèi)容（示例）確認人（客戶/內(nèi)部）日期產(chǎn)品規(guī)格型號型號筆記本電腦，i7處理器，16G內(nèi)存，512G固態(tài)硬盤數(shù)量100臺單價（含稅）6000元/臺總價600,000元交付時間2024年12月31日前交付地點客戶指定市區(qū)倉庫付款方式預(yù)付款30%，尾款70%驗收合格后30日內(nèi)付清質(zhì)量標準符合國家GB/T9833-2017標準備注：其他特殊需求（如定制功能、包裝要求）_________________________簽字確認：客戶方：__________日期：_____內(nèi)部需求方：__________日期：_____模板2：合同審查清單合同編號審查人審查日期審查階段（□起草□修訂）審查類別審查要點審查結(jié)果（□通過□需修改□不通過）問題描述/修改建議形式審查合同頁碼連續(xù)、簽字蓋章處預(yù)留金額大小寫一致、日期邏輯合理主體資格對方營業(yè)執(zhí)照信息核查（□有效□異常）異常：□經(jīng)營異常□失信被執(zhí)行人授權(quán)代表權(quán)限核實（□有授權(quán)□無授權(quán)）無授權(quán)需提供授權(quán)委托書價格條款含稅價/不含稅價明確、稅費承擔(dān)方清晰交付條款時間、地點、方式具體原表述：“盡快交付”需明確日期付款條款節(jié)點、賬戶信息（□對公□個人）避免個人賬戶收款質(zhì)量條款標準、驗收期限、異議處理明確違約責(zé)任違約金比例合理、定金符合法律規(guī)定定金超過20%需調(diào)整爭議解決方式（□仲裁□訴訟）、管轄地明確審查結(jié)論：□同意簽署□修改后復(fù)審□不同意簽署簽字：審查人：__________日期：_____模板3：合同審批單合同編號合同名稱申請人申請部門申請日期審批環(huán)節(jié)審批人審批意見日期業(yè)務(wù)部門負責(zé)人□同意□不同意（理由：__________）法務(wù)部門□同意□需修改□不同意（理由：__________）財務(wù)部門□同意□不同意（理由：__________）總經(jīng)理□同意□不同意（理由：__________）備注：最終審批意見：□同意簽署□退回修改□否決模板4：履約跟蹤表合同編號客戶名稱標的物履約階段（□準備中□交付中□驗收中□已完成）關(guān)鍵節(jié)點計劃日期實際日期責(zé)任人完成情況（□按時□延遲□未完成）備注（延遲原因/異常說明）生產(chǎn)/服務(wù)啟動2024-11-01某產(chǎn)品交付2024-12-31某客戶驗收2025-01-07某尾款支付2025-01-37財務(wù)更新記錄：日期：_____更新人：_____內(nèi)容：_____四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作要點（一）主體資格風(fēng)險核查對方營業(yè)執(zhí)照時，需重點關(guān)注“經(jīng)營狀態(tài)”及“行政處罰記錄”，避免與吊銷、注銷企業(yè)合作；對方為個人時，需核實身份證信息及履約能力（如要求提供擔(dān)保），避免“皮包公司”或無履約能力的主體簽約。（二）條款模糊風(fēng)險避免“盡快”“合理期限內(nèi)”等模糊表述，需明確具體時間（如“7日內(nèi)”“15個工作日內(nèi)”）；質(zhì)量標準需引用具體國標/行標或雙方封存的樣品，避免“符合行業(yè)標準”等籠統(tǒng)約定。（三）履約證據(jù)留存交付環(huán)節(jié)務(wù)必要求對方簽署《收貨確認單》，注明收貨時間及數(shù)量；驗收過程需留存書面記錄（如《驗收報告》