會(huì)議室預(yù)約及使用管理辦法模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本辦法適用于[公司/組織名稱(chēng)]內(nèi)部所有會(huì)議室（含大型會(huì)議室、小型洽談室、視頻會(huì)議室等）的預(yù)約、使用及管理工作。適用于全體員工、部門(mén)及外部合作單位（需提前申請(qǐng)）的會(huì)議室使用需求，涵蓋日常會(huì)議、項(xiàng)目研討、培訓(xùn)、客戶(hù)接待等各類(lèi)正式場(chǎng)景。二、會(huì)議室預(yù)約及使用操作流程（一）預(yù)約申請(qǐng)?zhí)崆耙?guī)劃：申請(qǐng)人需根據(jù)會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板等）提前選擇合適的會(huì)議室，建議至少提前1個(gè)工作日提交預(yù)約申請(qǐng)（緊急會(huì)議可聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)）。提交申請(qǐng)：通過(guò)[指定方式，如OA系統(tǒng)/行政部群/線(xiàn)下申請(qǐng)表]提交《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板一），填寫(xiě)完整信息（含申請(qǐng)人、部門(mén)、會(huì)議主題、時(shí)間、人數(shù)、設(shè)備需求等）。選擇會(huì)議室：申請(qǐng)人需確認(rèn)所選會(huì)議室的實(shí)時(shí)使用狀態(tài)（避免與已預(yù)約會(huì)議沖突），優(yōu)先選擇符合會(huì)議規(guī)模及功能需求的會(huì)議室（如10人以下會(huì)議優(yōu)先選小型洽談室，視頻會(huì)議優(yōu)先選視頻會(huì)議室）。（二）審批流程內(nèi)部會(huì)議：部門(mén)內(nèi)部會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；跨部門(mén)會(huì)議由發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部*審批。外部會(huì)議：涉及外部單位參會(huì)或需使用公司標(biāo)識(shí)/設(shè)備的會(huì)議，需經(jīng)行政部及分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批。審批反饋：審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并通過(guò)系統(tǒng)/告知申請(qǐng)人結(jié)果；未通過(guò)審批的，需注明原因并建議調(diào)整時(shí)間或更換會(huì)議室。（三）預(yù)約確認(rèn)與變更確認(rèn)預(yù)約：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)約成功通知（或行政部電話(huà)告知），申請(qǐng)人需在會(huì)議開(kāi)始前30分鐘到會(huì)議室簽到，若超時(shí)15分鐘未簽到，系統(tǒng)自動(dòng)釋放會(huì)議室。變更/取消：若需變更會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室或取消會(huì)議，申請(qǐng)人需至少提前2小時(shí)通過(guò)原申請(qǐng)渠道操作，緊急情況可聯(lián)系行政部*處理；未提前取消且未使用的預(yù)約，視為“違約占用”，累計(jì)3次將暫停其預(yù)約權(quán)限1個(gè)月。（四）會(huì)議室使用簽到與設(shè)備檢查：使用人簽到后，檢查會(huì)議室設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等）是否正常運(yùn)行，如有異常立即聯(lián)系行政部*處理，嚴(yán)禁私自拆卸或調(diào)試設(shè)備。規(guī)范使用：保持會(huì)議室整潔，禁止吸煙、飲食（僅允許飲用瓶裝水），會(huì)議結(jié)束后將桌椅歸位、垃圾清理至指定地點(diǎn)；愛(ài)護(hù)公共設(shè)施，嚴(yán)禁在桌面、墻面亂涂亂畫(huà)；控制會(huì)議音量，避免影響周邊辦公區(qū)域；涉密會(huì)議需提前報(bào)備行政部，關(guān)閉門(mén)窗并使用專(zhuān)用設(shè)備，會(huì)議資料不得遺留會(huì)議室。超時(shí)處理：會(huì)議室使用按預(yù)約時(shí)段結(jié)束，若需延時(shí)使用，需在原結(jié)束時(shí)間前30分鐘通過(guò)系統(tǒng)申請(qǐng)續(xù)時(shí)，經(jīng)審批后方可延長(zhǎng)（最長(zhǎng)不超過(guò)原預(yù)約時(shí)長(zhǎng)的一半，避免影響后續(xù)預(yù)約）。（五）使用后登記與反饋設(shè)備確認(rèn)：會(huì)議結(jié)束后，使用人需再次檢查設(shè)備是否完好，確認(rèn)無(wú)誤后鎖門(mén)離開(kāi)；如設(shè)備損壞或遺失，需立即向行政部*報(bào)備并說(shuō)明原因，按公司規(guī)定承擔(dān)賠償責(zé)任。反饋評(píng)價(jià)：可通過(guò)系統(tǒng)/行政部對(duì)會(huì)議室環(huán)境、設(shè)備、服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，便于持續(xù)優(yōu)化管理。三、相關(guān)模板表格模板一：會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表申請(qǐng)單編號(hào)申請(qǐng)人姓名*所屬部門(mén)聯(lián)系方式*會(huì)議主題預(yù)約日期年月日時(shí)段：—：參會(huì)人數(shù)人會(huì)議室名稱(chēng)所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□視頻會(huì)議系統(tǒng)□其他：______會(huì)議事由審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：__________日期：__________行政部意見(jiàn)：__________日期：__________（如需）分管領(lǐng)導(dǎo)*意見(jiàn)：__________日期：__________申請(qǐng)人確認(rèn)已知悉并遵守《會(huì)議室預(yù)約及使用管理辦法》，簽字：__________日期：__________模板二：會(huì)議室使用登記表使用日期會(huì)議室名稱(chēng)使用人*部門(mén)會(huì)議主題開(kāi)始時(shí)間：結(jié)束時(shí)間：設(shè)備使用情況□正常□故障（故障描述：__________）環(huán)境維護(hù)情況□整潔□遺留垃圾（描述：__________）使用人簽字管理員檢查□合格□不合格（備注：__________）檢查人：*日期：__________四、使用規(guī)范與管理要求（一）會(huì)議室分配原則按預(yù)約時(shí)間優(yōu)先原則，先到先得，避免沖突；同一時(shí)間段的多個(gè)申請(qǐng)，優(yōu)先滿(mǎn)足重要會(huì)議（如客戶(hù)接待、重大項(xiàng)目評(píng)審）、跨部門(mén)協(xié)作會(huì)議；小型會(huì)議室（容納≤10人）單次使用時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)4小時(shí)，大型會(huì)議室（容納≥20人）單次使用時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)8小時(shí)，避免長(zhǎng)期占用。（二）設(shè)備與物資管理行政部負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)備（每周1次），保證投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等正常運(yùn)行，建立設(shè)備臺(tái)賬及維修記錄；會(huì)議室內(nèi)的白板筆、便簽紙、飲用水等耗材由行政部定期補(bǔ)充，使用人應(yīng)節(jié)約使用，嚴(yán)禁私自帶走。（三）衛(wèi)生與安全管理每日會(huì)議結(jié)束后，行政部或保潔人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面清潔（桌面、地面、垃圾清理），每周進(jìn)行1次深度消毒（尤其高頻接觸區(qū)域如門(mén)把手、遙控器）；嚴(yán)禁攜帶易燃易爆、危險(xiǎn)品進(jìn)入會(huì)議室，離開(kāi)時(shí)務(wù)必關(guān)閉電源、燈光、空調(diào)及門(mén)窗，保證安全。五、違規(guī)處理辦法違約占用：未提前取消且未使用會(huì)議室，或超時(shí)未續(xù)時(shí)且未清理現(xiàn)場(chǎng)的，首次口頭警告，第二次暫停預(yù)約權(quán)限2周，第三次暫停1個(gè)月；設(shè)施損壞：因使用人操作不當(dāng)或故意損壞設(shè)備、設(shè)施的，需照價(jià)賠償，并視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)；衛(wèi)生問(wèn)題：會(huì)議后未清理垃圾、保持整潔的，責(zé)令立即整改，累計(jì)3次暫停預(yù)約權(quán)限1個(gè)月；泄露機(jī)密：涉及密級(jí)會(huì)議未按規(guī)定管理，導(dǎo)致資料泄露的，按公司保密規(guī)定追究責(zé)任。六、附則本辦法由