企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板規(guī)范指南一、總則1.1目的與意義為規(guī)范企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂過程中各類會議的記錄與管理，確保會議信息的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，統(tǒng)一會議紀(jì)要的編制要求與格式，特制定本指南。本指南旨在為企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)會議（如標(biāo)準(zhǔn)立項評審會、標(biāo)準(zhǔn)草案討論會、標(biāo)準(zhǔn)審查會等）的紀(jì)要編制提供明確指導(dǎo)，提升會議效率與決策質(zhì)量，保障企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)工作的有序推進。1.2適用范圍本指南適用于企業(yè)內(nèi)所有與企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂、評審、宣貫、實施及監(jiān)督相關(guān)的正式會議。企業(yè)各部門在組織或參與上述會議時，其會議紀(jì)要的編制與管理應(yīng)遵循本指南的規(guī)定。1.3基本原則企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要的編制應(yīng)遵循以下原則：*準(zhǔn)確性原則：如實反映會議內(nèi)容、討論情況及最終決議，文字表述應(yīng)清晰、確切，避免歧義。*完整性原則：記錄會議的關(guān)鍵要素、主要過程和核心結(jié)論，確保信息無遺漏。*規(guī)范性原則：統(tǒng)一格式、術(shù)語和編號規(guī)則，符合本指南規(guī)定。*及時性原則：會議結(jié)束后應(yīng)盡快完成紀(jì)要的整理、審核與分發(fā)，確保決策事項的及時傳達與執(zhí)行。*保密性原則：涉及企業(yè)商業(yè)秘密或技術(shù)秘密的會議內(nèi)容，應(yīng)遵守企業(yè)保密規(guī)定，控制紀(jì)要的分發(fā)范圍。1.4定義*企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)會議：指企業(yè)為制定、修訂、評審、宣貫、實施或監(jiān)督企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)而組織召開的正式會議。*會議紀(jì)要：是對會議主要內(nèi)容、討論情況、形成的決議、待辦事項等進行記錄的規(guī)范性文件，是會議成果的重要載體和后續(xù)工作的依據(jù)。*模板規(guī)范：指對會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容要素、格式要求等進行統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)樣式和指導(dǎo)原則。二、會議紀(jì)要模板構(gòu)成規(guī)范一份標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板應(yīng)包含以下主要構(gòu)成部分。各部分的編排順序及內(nèi)容要求如下：2.1會議基本信息此部分位于紀(jì)要首頁最上方，清晰列出會議的核心識別信息。*會議名稱：應(yīng)準(zhǔn)確反映會議的主題和性質(zhì)，例如“《XX產(chǎn)品技術(shù)要求》企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)立項評審會紀(jì)要”、“《XX管理規(guī)范》草案第二次討論會紀(jì)要”。*會議編號：（可選）企業(yè)可根據(jù)自身管理需要，對會議紀(jì)要進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則應(yīng)具有唯一性和可追溯性。*會議時間：精確到年月日、上/下午、具體時段（例如：XXXX年X月X日上午X:XX-X:XX）。*會議地點：明確會議召開的具體地點，如會議室名稱、線上會議平臺及會議號（若為線上會議）。*主持人：記錄主持人姓名及職務(wù)。*記錄人：記錄記錄人姓名及職務(wù)。*參會人員：列出所有實際參會人員姓名、部門及職務(wù)?？筛鶕?jù)會議規(guī)模和重要性，決定是否詳細列出或采用“詳見簽到表”并作為附件。*缺席人員：（可選）如有重要人員缺席，可列出其姓名、部門及缺席原因。*會議主題：簡明扼要地概括本次會議的核心議題和目標(biāo)。*會議依據(jù)：（可選）說明召開本次會議的依據(jù)，如“根據(jù)XX部門關(guān)于XX標(biāo)準(zhǔn)制修訂計劃的通知”或“企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)委員會XXXX年第X次工作會議決議”。2.2會議議程簡要列出本次會議預(yù)設(shè)的討論議題及其順序安排。這有助于讀者快速了解會議的整體脈絡(luò)。例如：1.主持人宣布會議開始，說明會議目的及議程。2.標(biāo)準(zhǔn)起草組介紹標(biāo)準(zhǔn)草案（或相關(guān)材料）的主要內(nèi)容及編制情況。3.參會人員對標(biāo)準(zhǔn)草案（或相關(guān)材料）進行逐章/逐條審議和討論。4.針對討論中提出的問題及修改建議，形成初步意見。5.（若為評審會）進行投票表決或形成評審結(jié)論。6.主持人總結(jié)，明確后續(xù)工作安排。7.會議結(jié)束。2.3會議內(nèi)容與決議此部分是會議紀(jì)要的核心，應(yīng)詳細、準(zhǔn)確地記錄會議過程中的重要討論內(nèi)容、各方意見、達成的共識以及最終形成的決議。*概述：簡要說明會議的召開情況，如應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)，以及會議是否符合法定/規(guī)定程序等。*討論與決議：按會議議程或討論順序，分點記錄各議題的詳細討論情況和形成的決議。*對于標(biāo)準(zhǔn)草案的討論，應(yīng)明確記錄討論的章節(jié)/條款號。*清晰記錄不同意見和觀點，尤其是關(guān)鍵技術(shù)問題的分歧點。*重點記錄經(jīng)過討論后達成的一致意見、修改決定、采納的建議等。*對于需要表決的事項，應(yīng)記錄表決方式（如舉手、無記名投票等）、贊成票、反對票、棄權(quán)票的數(shù)量（或比例），以及最終表決結(jié)果。*決議內(nèi)容應(yīng)具體、明確，具有可執(zhí)行性。2.4標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)內(nèi)容審查要點（可選，針對審查會）若會議性質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)審查會，可在此部分列出對標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)內(nèi)容的主要審查要點及審查結(jié)論，例如：*標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性：是否符合國家法律法規(guī)、強制性標(biāo)準(zhǔn)的要求。*標(biāo)準(zhǔn)的適用性：技術(shù)指標(biāo)是否科學(xué)合理，是否符合企業(yè)實際和市場需求。*標(biāo)準(zhǔn)的先進性：是否體現(xiàn)了當(dāng)前的技術(shù)水平和管理經(jīng)驗。*標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)性：與相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)其他標(biāo)準(zhǔn)是否協(xié)調(diào)一致。*標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性：結(jié)構(gòu)和編寫格式是否符合GB/T1.1等標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則的要求。2.5待辦事項列出本次會議結(jié)束后需要落實的具體工作任務(wù)，明確責(zé)任主體和完成時限。建議采用表格形式，清晰明了。序號事項描述責(zé)任部門/責(zé)任人計劃完成時間備注:---:-------------------------------------------:--------------:-----------:-------1根據(jù)會議意見修改標(biāo)準(zhǔn)草案第X章內(nèi)容XX部門-XXXXXXX年X月X日2收集XX行業(yè)最新數(shù)據(jù)，補充至標(biāo)準(zhǔn)附錄AYY小組-YYYXXXX年X月X日3將修改后的標(biāo)準(zhǔn)草案提交至標(biāo)準(zhǔn)委員會進行終審標(biāo)準(zhǔn)化辦公室XXXX年X月X日2.6其他事項記錄會議過程中需要說明或備忘的其他相關(guān)信息，若無可不寫。2.7附件列出本次會議所使用的全部文件材料清單，如標(biāo)準(zhǔn)草案稿、編制說明、調(diào)研報告、專家意見匯總表、會議簽到表等。附件應(yīng)隨會議紀(jì)要一同分發(fā)或歸檔。2.8分發(fā)范圍明確本會議紀(jì)要的分發(fā)對象，如企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)委員會成員、相關(guān)部門負責(zé)人、標(biāo)準(zhǔn)起草組成員等。2.9簽批（根據(jù)企業(yè)管理規(guī)定執(zhí)行）通常包括記錄人簽字、主持人審核簽字。對于重要的評審會議紀(jì)要，可能還需要更高層級領(lǐng)導(dǎo)的審批。*記錄人：___________日期：___________*主持人審核：___________日期：___________*（其他審批人）：___________日期：___________三、會議紀(jì)要編制與管理要求3.1記錄要求*客觀準(zhǔn)確：記錄人應(yīng)如實反映會議情況，不得擅自增刪、篡改或歪曲會議內(nèi)容和決議。對關(guān)鍵發(fā)言和技術(shù)細節(jié)應(yīng)準(zhǔn)確記錄。*突出重點：圍繞會議主題和核心議題進行記錄，避免冗余和無關(guān)信息。決議事項和待辦事項必須清晰、具體。*條理清晰：采用結(jié)構(gòu)化的方式組織內(nèi)容，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明?？蛇m當(dāng)使用分級標(biāo)題、項目符號等，增強可讀性。*語言規(guī)范：使用規(guī)范的書面語，用詞準(zhǔn)確、簡潔、專業(yè)。避免使用口語化、模糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述。涉及標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語時，應(yīng)與標(biāo)準(zhǔn)文本保持一致。3.2編制與審核*及時性：會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（如1-2個工作日）完成紀(jì)要初稿的整理。*校對：記錄人完成初稿后，應(yīng)仔細校對，確保內(nèi)容無誤、格式規(guī)范。*審核：紀(jì)要初稿應(yīng)提交會議主持人審核。主持人應(yīng)對紀(jì)要的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進行把關(guān)，提出修改意見。必要時，可征求相關(guān)核心參會人員的意見。*定稿：根據(jù)審核意見修改后形成正式稿。3.3分發(fā)與傳遞*會議紀(jì)要定稿后，應(yīng)按規(guī)定的分發(fā)范圍及時分發(fā)至相關(guān)人員和部門。*分發(fā)方式可采用電子版、紙質(zhì)版或兩者結(jié)合。電子版宜采用PDF格式，以保證格式的一致性。*確保接收人能夠及時獲取并確認(rèn)收到會議紀(jì)要。3.4存檔管理*企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要屬于企業(yè)重要的技術(shù)和管理文件，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行統(tǒng)一存檔。*存檔版本應(yīng)為最終審核通過的正式版本，并連同相關(guān)附件一并保存。*鼓勵采用電子化存檔方式，便于檢索和長期保存。四、會議紀(jì)要模板示例（簡化版）（此處可根據(jù)上述構(gòu)成規(guī)范，提供一個簡化的模板框架示例，幫助使用者直觀理解。實際應(yīng)用中，企業(yè)可根據(jù)自身特點進行調(diào)整和細化。）【企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板示例】會議名稱：《[標(biāo)準(zhǔn)名稱]》[會議類型，如：草案評審]會紀(jì)要會議編號：（企業(yè)自定）會議時間：XXXX年X月X日上/下午X:XX-X:XX會議地點：[會議室名稱/線上平臺及會議號]主持人：[姓名][職務(wù)]記錄人：[姓名][職務(wù)]參會人員：[姓名1]（[部門][職務(wù)]）、[姓名2]（[部門][職務(wù)]）、……（或：詳見附件一《會議簽到表》）會議主題：審議《[標(biāo)準(zhǔn)名稱]》[草案版本號]，形成[評審/修改]意見會議依據(jù)：（可選）一、會議議程1.[議程一]2.[議程二]...二、會議內(nèi)容與決議1.[議題一討論情況]：[詳細描述討論過程、不同意見、達成的共識]。決議：[明確的決議內(nèi)容，如：原則通過《[標(biāo)準(zhǔn)名稱]》草案，同意起草組根據(jù)本次會議提出的修改意見進行完善。]2.[議題二討論情況]：[詳細描述討論過程、不同意見、達成的共識]。決議：[明確的決議內(nèi)容，如：針對第X章X條款，同意修改為“……”；針對第Y章Y條款，需補充“……”內(nèi)容。]（若有表決）表決情況：贊成X票，反對X票，棄權(quán)X票，決議通過/未通過。...三、待辦事項序號事項描述責(zé)任部門/責(zé)任人計劃完成時間備注:---:-----------------------:--------------:-----------:---1[具體任務(wù)1][責(zé)任人]XXXX年X月X日2[具體任務(wù)2][責(zé)任人]XXXX年X月X日...四、其他事項（如無，可寫“無其他事項”）五、附件1.《會議簽到表》2.《[標(biāo)準(zhǔn)名稱]》（草案XXXX年X月X日版）3.……分發(fā)范圍：[相關(guān)部門/人員]簽批：記錄人：___________日期：___________主持人審核：___________日期：___________五、會議紀(jì)要編制常見問題及注意事項*內(nèi)容不完整：遺漏關(guān)鍵參會人員、重要討論環(huán)節(jié)或核心決議。編制時應(yīng)對照會議議程和簽到表，確保無重要信息缺失。*表述不清晰：決議事項含糊不清，缺乏可操作性；或?qū)τ懻撘庖姷挠涗浤＠鈨煽?。?yīng)使用明確、肯定的語言，避免“原則上同意”、“大致可行”等模糊表述（除非確實無法明確）。*重點不突出：過多記錄過程性、重復(fù)性發(fā)言，淹沒核心觀點和決議。應(yīng)圍繞會議目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，提煉關(guān)鍵信息。*格式不規(guī)范：字體、字號、行距、編號等不統(tǒng)一，影響閱讀體驗和專業(yè)性。應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)定的模板格式執(zhí)行。*審核不到位：未經(jīng)主持人或相關(guān)負責(zé)人審核即分發(fā)，可能導(dǎo)致錯誤信息擴散。審核環(huán)節(jié)必不可少。*保密性疏漏：將涉密會議