貿(mào)易公司進(jìn)出口合同管理規(guī)范第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司進(jìn)出口合同管理，防范和化解合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高經(jīng)營(yíng)效益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》、《中華人民共和國(guó)對(duì)外貿(mào)易法》及其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。第二條適用范圍本規(guī)范適用于公司所有進(jìn)出口貨物貿(mào)易合同的訂立、履行、變更、解除、糾紛處理及歸檔等管理活動(dòng)。公司與境外客戶、供應(yīng)商及其他相關(guān)方之間因進(jìn)出口貿(mào)易產(chǎn)生的合同關(guān)系，均須遵循本規(guī)范。第三條基本原則進(jìn)出口合同管理應(yīng)遵循以下原則：（一）合法合規(guī)原則：合同的訂立、履行等全過(guò)程必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。（二）風(fēng)險(xiǎn)控制原則：強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)合同洽談、簽訂、履行等各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制。（三）效益優(yōu)先原則：在合法合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，追求合同效益最大化。（四）權(quán)責(zé)明晰原則：明確各部門及相關(guān)人員在合同管理中的職責(zé)與權(quán)限，確保責(zé)任落實(shí)到人。第二章合同管理組織與職責(zé)第四條管理部門公司商務(wù)部為進(jìn)出口合同的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)合同管理工作，包括但不限于合同范本的制定與修訂、合同審核、履約監(jiān)督、糾紛協(xié)調(diào)及合同檔案管理。第五條相關(guān)部門職責(zé)（一）商務(wù)部：負(fù)責(zé)合同的前期洽談、文本擬定、履行跟蹤、變更與解除的發(fā)起、糾紛初步處理及合同資料的收集歸檔。（二）法務(wù)部/法律顧問(wèn)：負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行法律審核，提供法律意見，協(xié)助處理合同糾紛及訴訟事務(wù)。（三）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)合同中的付款方式、結(jié)算條款、匯率風(fēng)險(xiǎn)等財(cái)務(wù)相關(guān)條款進(jìn)行審核，參與合同履約過(guò)程中的資金安排與支付審核，并負(fù)責(zé)外匯核銷等財(cái)務(wù)手續(xù)。（四）風(fēng)控部（如設(shè)有）：負(fù)責(zé)對(duì)合同項(xiàng)目的整體風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，包括客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等，并提出風(fēng)險(xiǎn)控制建議。（五）業(yè)務(wù)部門：作為合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研、客戶開發(fā)與維護(hù)、具體業(yè)務(wù)洽談、訂單確認(rèn)，并配合商務(wù)部進(jìn)行合同履行及異常情況反饋。（六）行政部/檔案管理部門：協(xié)助商務(wù)部做好合同檔案的最終歸檔與保管工作。第三章合同的訂立第六條合同前期準(zhǔn)備與洽談（一）客戶/供應(yīng)商評(píng)估：業(yè)務(wù)部門在與新客戶或供應(yīng)商建立合作關(guān)系前，應(yīng)對(duì)其主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、商業(yè)信譽(yù)、履約能力、財(cái)務(wù)狀況及是否涉及重大違法違規(guī)記錄等進(jìn)行審慎調(diào)查與評(píng)估，并留存相關(guān)資料。對(duì)于重要客戶或大額交易，必要時(shí)可要求對(duì)方提供銀行資信證明或擔(dān)保。（二）談判與記錄：合同洽談應(yīng)遵循平等互利原則，明確交易標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交付、支付、違約責(zé)任等核心條款。重要洽談內(nèi)容應(yīng)形成書面紀(jì)要，由雙方參會(huì)人員簽字確認(rèn)，作為合同附件或訂立合同的依據(jù)。第七條合同文本的選用與擬定（一）合同范本：公司鼓勵(lì)使用經(jīng)法務(wù)部審定的標(biāo)準(zhǔn)合同范本。標(biāo)準(zhǔn)范本應(yīng)根據(jù)國(guó)際貿(mào)易慣例及公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定，涵蓋主要交易類型。（二）非標(biāo)準(zhǔn)合同：如因特殊情況需采用對(duì)方提供的合同文本或雙方另行擬定文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先對(duì)文本進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)關(guān)注與我方核心利益相關(guān)的條款，并提交商務(wù)部及法務(wù)部進(jìn)行審核。（三）合同語(yǔ)言：進(jìn)出口合同原則上應(yīng)采用中文和英文雙語(yǔ)版本，如僅能采用單一外文版本，必須確保有準(zhǔn)確的中文譯本，并在合同中明確兩種文本具有同等法律效力，若有沖突，約定以何種文本為準(zhǔn)。第八條合同的主要條款進(jìn)出口合同應(yīng)至少包含以下主要條款，并確保內(nèi)容明確、具體、可操作：（一）當(dāng)事人的名稱（或姓名）、住所、法定代表人（或主要負(fù)責(zé)人）、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（或身份證號(hào)）、聯(lián)系方式；（二）標(biāo)的（貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等）；（三）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及檢驗(yàn)方法；（四）價(jià)款或報(bào)酬及支付方式、貨幣種類；（五）履行期限、地點(diǎn)和方式（包括交貨期、裝運(yùn)港/目的港、運(yùn)輸方式、保險(xiǎn)條款等）；（六）違約責(zé)任；（七）不可抗力條款；（八）爭(zhēng)議解決方式（明確選擇訴訟或仲裁，如選擇仲裁，應(yīng)明確仲裁機(jī)構(gòu)和仲裁規(guī)則）；（九）合同生效條件及有效期；（十）雙方約定的其他必要條款（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等）。第九條合同審核與審批（一）內(nèi)部審核流程：合同文本擬定完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同審批單》，連同合同草案及相關(guān)背景資料（如客戶評(píng)估報(bào)告、報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格確認(rèn)書等），按審批權(quán)限依次提交商務(wù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部（及風(fēng)控部，如適用）進(jìn)行審核。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)出具明確審核意見，對(duì)有異議的條款應(yīng)提出修改建議。（二）審核重點(diǎn)：1.商務(wù)部：審核合同條款的完整性、與洽談內(nèi)容的一致性、貿(mào)易術(shù)語(yǔ)的恰當(dāng)性、履約的可行性。2.財(cái)務(wù)部：審核價(jià)格構(gòu)成、支付方式的安全性與合規(guī)性、收匯/付匯風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)成本等。3.法務(wù)部：審核合同主體的合法性、條款的合法性、權(quán)利義務(wù)的對(duì)等性、違約責(zé)任的明確性、爭(zhēng)議解決方式的有效性等。（三）審批權(quán)限：根據(jù)合同金額、交易風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)及公司相關(guān)規(guī)定，設(shè)定不同層級(jí)的審批權(quán)限。超出部門審批權(quán)限的合同，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。重大合同（如金額巨大、涉及重大風(fēng)險(xiǎn)或新業(yè)務(wù)模式）應(yīng)提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。（四）審核反饋與修訂：業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)各審核部門的意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。若對(duì)審核意見有異議，應(yīng)與相關(guān)部門充分溝通協(xié)調(diào)，必要時(shí)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織專題會(huì)議研究決定。第十條合同的簽署與用印（一）簽署權(quán)限：合同必須由公司法定代表人或其授權(quán)委托的代理人簽署。授權(quán)委托代理人應(yīng)持有《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍和權(quán)限期限。（二）用印管理：合同經(jīng)最終審批通過(guò)后，方可加蓋公司合同專用章。合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守公司印章管理規(guī)定，由專人保管和用印，用印前需核對(duì)審批手續(xù)的完整性。（三）簽署要求：合同文本應(yīng)打印清晰，不得有涂改。如有修改，需經(jīng)雙方協(xié)商一致并在修改處加蓋雙方公章或合同專用章確認(rèn)。合同簽署應(yīng)確保雙方當(dāng)事人均簽署并加蓋有效印章。（四）文本份數(shù)：合同簽署份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，一般至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份。涉及報(bào)關(guān)、退稅、銀行等手續(xù)的，應(yīng)額外準(zhǔn)備相應(yīng)份數(shù)。第四章合同的履行第十一條履約跟蹤與監(jiān)控（一）履約計(jì)劃：合同生效后，業(yè)務(wù)部門為履約第一責(zé)任人，應(yīng)制定詳細(xì)的履約計(jì)劃，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人及完成時(shí)限，并與相關(guān)部門（如采購(gòu)、生產(chǎn)、物流等）協(xié)調(diào)配合，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。（二）過(guò)程管理：商務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同整體履約情況進(jìn)行跟蹤與協(xié)調(diào)，定期檢查備貨、生產(chǎn)、報(bào)關(guān)、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、收匯/付匯等環(huán)節(jié)的進(jìn)展。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向商務(wù)部反饋履約過(guò)程中的異常情況。（三）單據(jù)管理：合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的所有單據(jù)（如信用證、提單、發(fā)票、裝箱單、檢驗(yàn)檢疫證書、報(bào)關(guān)單、銀行水單等）均為合同重要組成部分，業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保管，并及時(shí)提交商務(wù)部及財(cái)務(wù)部歸檔。第十二條合同的變更、解除與終止（一）變更與解除條件：在合同履行過(guò)程中，因市場(chǎng)變化、不可抗力或雙方協(xié)商一致等原因確需變更或解除合同的，應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定及合同約定的條件。（二）變更與解除程序：合同變更或解除須由業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，說(shuō)明原因及變更/解除方案，參照原合同審批流程履行審核審批手續(xù)。經(jīng)雙方協(xié)商一致的，應(yīng)簽訂書面的變更協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更/解除后的權(quán)利義務(wù)。（三）終止：合同履行完畢、有效期屆滿或雙方約定的終止條件成就，合同自動(dòng)終止。第十三條違約處理與爭(zhēng)議解決（一）違約預(yù)警與處理：在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方可能或已發(fā)生違約行為（如拖欠貨款、延期交貨、質(zhì)量不符等），業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向商務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并收集相關(guān)證據(jù)。商務(wù)部應(yīng)牽頭組織與對(duì)方進(jìn)行交涉，要求其承擔(dān)違約責(zé)任，并根據(jù)情況采取補(bǔ)救措施或啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序。（二）爭(zhēng)議解決：合同發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式（訴訟或仲裁）處理。法務(wù)部應(yīng)在爭(zhēng)議解決過(guò)程中提供法律支持，協(xié)助收集證據(jù)、起草法律文書、參與調(diào)解或出庭。第五章合同的歸檔與管理第十四條合同資料的收集與整理合同履行完畢或終止后，商務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)將合同文本（包括正本、副本及所有附件）、《合同審批單》、洽談紀(jì)要、履約過(guò)程中的各類單據(jù)、變更/解除協(xié)議、爭(zhēng)議處理文件等所有相關(guān)資料收集齊全，整理成冊(cè)。第十五條合同歸檔整理完畢的合同資料，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)移交行政部/檔案管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)填寫《合同歸檔登記表》，明確合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、履行期限、歸檔日期、歸檔人等信息。電子合同及相關(guān)掃描件也應(yīng)進(jìn)行備份存檔。第十六條檔案保管與查閱（一）保管期限：合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)、金額及重要程度確定，一般不少于合同有效期屆滿后三年；重要合同應(yīng)永久保存。（二）查閱權(quán)限：合同檔案屬于公司商業(yè)秘密，查閱需履行審批手續(xù)。因工作需要查閱合同檔案的，須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理員登記后方可查閱。查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）或損毀。第十七條合同臺(tái)賬管理商務(wù)部應(yīng)建立健全合同管理臺(tái)賬，對(duì)公司所有進(jìn)出口合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記，臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括合同編號(hào)、客戶/供應(yīng)商名稱、合同名稱、主要標(biāo)的、金額、簽訂日期、履行期限、審批情況、履約狀態(tài)、歸檔情況等，確保對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督檢查公司商務(wù)部、法務(wù)部及審計(jì)部門（如設(shè)有）應(yīng)定期或不定期對(duì)公司進(jìn)出口合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同審批流程的執(zhí)行、履約情況、風(fēng)險(xiǎn)控制措施的落實(shí)及檔案管理的規(guī)范性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。第十九條責(zé)任追究對(duì)于在合同管理工作中違反本規(guī)范，因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致公司遭受損失的（如未經(jīng)審批擅自簽訂合同、超越權(quán)限簽署合同、泄露合同秘密、履約不當(dāng)、審核把關(guān)不嚴(yán)等），公司將根據(jù)情節(jié)輕重及損失程度，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。第七章附則第二十條保密義務(wù)所有參與合同管理的人員均負(fù)有對(duì)合