采購管理流程及標(biāo)準(zhǔn)化一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本采購管理流程及標(biāo)準(zhǔn)化適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購活動(dòng)管理，涵蓋從需求提出到付款結(jié)算的全流程管控。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：常規(guī)物料采購：生產(chǎn)用原材料、辦公耗材、設(shè)備備件等計(jì)劃內(nèi)采購；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：新建/改造項(xiàng)目所需的設(shè)備、材料、服務(wù)等采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）導(dǎo)致的臨時(shí)性采購；服務(wù)采購：咨詢、維修、保潔、外包服務(wù)等非物料類采購。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與文檔，可規(guī)范采購行為、降低采購風(fēng)險(xiǎn)、提升采購效率，保證采購活動(dòng)合規(guī)、透明、經(jīng)濟(jì)。二、采購管理全流程操作指引（一）需求提出與確認(rèn)發(fā)起采購申請(qǐng)需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)單》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息。示例：生產(chǎn)部因新增生產(chǎn)線需采購“型號(hào)A精密零件100件”，用于設(shè)備組裝，預(yù)算金額5萬元，需15日內(nèi)交付。需求部門內(nèi)部審核需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理*）對(duì)《采購申請(qǐng)單》的必要性、合理性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部門?？刂泣c(diǎn)：若為重復(fù)性采購，需核對(duì)歷史采購記錄；若為新增需求，需提供技術(shù)參數(shù)或需求說明作為支撐。（二）采購審批分級(jí)審批流程根據(jù)采購金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批（企業(yè)可結(jié)合自身規(guī)模調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)）：小額采購（≤1萬元）：采購部門負(fù)責(zé)人審批；中額采購（1萬-10萬元）：采購部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；大額采購（＞10萬元）：采購部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人+總經(jīng)理審批；重大采購（＞50萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或決策委員會(huì)集體審議。審批時(shí)限要求審批人需在收到《采購申請(qǐng)單》2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，若需補(bǔ)充材料，應(yīng)及時(shí)反饋需求部門。（三）供應(yīng)商尋源與選擇供應(yīng)商信息收集采購部門通過以下渠道收集供應(yīng)商信息：企業(yè)合格供應(yīng)商庫（優(yōu)先選擇）；行業(yè)展會(huì)、招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)推薦；供應(yīng)商主動(dòng)報(bào)名（需經(jīng)資質(zhì)審核）。供應(yīng)商資質(zhì)審核對(duì)候選供應(yīng)商的基本資質(zhì)進(jìn)行核查，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO9001認(rèn)證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)記錄等。填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》，審核通過后納入《供應(yīng)商候選名單》。供應(yīng)商選擇方式根據(jù)采購金額及物料特性，選擇合適的選擇方式：詢價(jià)比價(jià)（≤5萬元）：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，綜合比較價(jià)格、交期、服務(wù)后確定供應(yīng)商；招標(biāo)采購（＞5萬元）：公開或邀請(qǐng)招標(biāo)，遵循“公平、公正、公開”原則，由評(píng)標(biāo)小組（含采購、技術(shù)、財(cái)務(wù)人員）評(píng)標(biāo)；單一來源采購（特殊情形）：如專利產(chǎn)品、唯一供應(yīng)商，需經(jīng)總經(jīng)理審批并說明理由。4.確定供應(yīng)商采購部門編制《供應(yīng)商選擇報(bào)告》，附詢價(jià)記錄/招標(biāo)結(jié)果、供應(yīng)商資質(zhì)文件等，按審批權(quán)限報(bào)批后，確定最終供應(yīng)商并通知其確認(rèn)訂單。（四）合同簽訂與訂單下達(dá)合同擬定采購部門根據(jù)談判結(jié)果，擬定《采購合同》，明確以下條款：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址，采購方名稱、地址）；標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法；交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；付款方式、期限；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式；其他約定事項(xiàng)（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）。合同審批《采購合同》需經(jīng)法務(wù)部門（或法務(wù)專員*）審核法律條款，財(cái)務(wù)部門審核付款條款，采購部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批后，加蓋采購方公章。訂單下達(dá)審批通過后，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，作為交貨依據(jù)，同時(shí)將訂單復(fù)印件抄送需求部門、財(cái)務(wù)部備案。（五）訂單執(zhí)行與交付生產(chǎn)/備貨跟蹤采購專員*定期與供應(yīng)商溝通，跟蹤訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付。若需調(diào)整交期，供應(yīng)商需提前3個(gè)工作日書面通知，采購部門評(píng)估后反饋需求部門。交付與初步驗(yàn)收供應(yīng)商按《采購訂單》約定交付物料/服務(wù)，需求部門組織初步驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、外觀、規(guī)格等是否符合要求，填寫《到貨驗(yàn)收單》（初步驗(yàn)收）。若初步驗(yàn)收不合格，采購部門需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商處理（退貨、換貨或協(xié)商解決），并記錄原因。（六）質(zhì)量驗(yàn)收與入庫質(zhì)量檢驗(yàn)對(duì)需質(zhì)檢的物料（如原材料、關(guān)鍵零部件），由質(zhì)檢部門（或質(zhì)檢員*）依據(jù)《質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)規(guī)范》進(jìn)行檢驗(yàn)，出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》。檢驗(yàn)結(jié)果分類：合格（準(zhǔn)予入庫）、讓步接收（經(jīng)需求部門確認(rèn)后使用）、不合格（退貨或返工）。正式入庫檢驗(yàn)合格后，倉庫管理員根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，登記庫存臺(tái)賬，保證賬實(shí)相符?！度霂靻巍沸栊枨蟛块T、質(zhì)檢部門、倉庫三方簽字確認(rèn)，原件交財(cái)務(wù)部，復(fù)印件采購部門留存。（七）發(fā)票核對(duì)與付款申請(qǐng)發(fā)票接收與核對(duì)供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購部門核對(duì)發(fā)票信息（名稱、稅號(hào)、金額、規(guī)格型號(hào)等）與《采購合同》《入庫單》是否一致，填寫《發(fā)票核對(duì)單》。付款申請(qǐng)財(cái)務(wù)部門核對(duì)《采購合同》《入庫單》《發(fā)票核對(duì)單》及審批完成的《付款申請(qǐng)表》，確認(rèn)無誤后，按合同約定付款方式（電匯、承兌匯票等）辦理付款。付款后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證復(fù)印件交采購部門備案。（八）采購后評(píng)價(jià)與檔案歸檔供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)每季度/年度，采購部門聯(lián)合需求部門、質(zhì)檢部門對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)，從質(zhì)量、交期、價(jià)格、服務(wù)、配合度等維度打分（滿分100分），填寫《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)表》。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先合作，對(duì)不合格供應(yīng)商暫停合作或清退出庫。采購檔案歸檔采購全過程文檔（含《采購申請(qǐng)單》《審批單》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》《采購合同》《訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款憑證》《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》等）由采購部門統(tǒng)一整理，按“一單一檔”原則歸檔，保存期限不少于3年（重大采購檔案保存不少于5年）。三、標(biāo)準(zhǔn)化清單及說明（一）《采購申請(qǐng)單》適用環(huán)節(jié)：需求提出與確認(rèn)字段說明：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期；物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額；用途說明、期望交付日期、技術(shù)參數(shù)（若有）；需求部門負(fù)責(zé)人審批意見、簽字、日期。示例：申請(qǐng)部門生產(chǎn)部申請(qǐng)人張*申請(qǐng)日期2023-10-08物料名稱精密零件A規(guī)格型號(hào)PT-2023單位件數(shù)量100預(yù)估單價(jià)500預(yù)算金額50000用途新增生產(chǎn)線組裝期望交付2023-10-23技術(shù)參數(shù)詳見附件1部門審批同意，簽字：李*（2023-10-09）（二）《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》適用環(huán)節(jié)：供應(yīng)商尋源與選擇字段說明：供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址；統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)、有效期；相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）名稱、編號(hào)、發(fā)證機(jī)關(guān)、有效期；審核結(jié)論（通過/不通過）、審核人、審核日期。示例：供應(yīng)商名稱精密制造有限公司聯(lián)系人王經(jīng)理聯(lián)系電話1385678統(tǒng)一信用代碼91110108MA0567營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)有效期2028-05-10資質(zhì)證書ISO9001:2015認(rèn)證證書編號(hào)0056發(fā)證機(jī)關(guān)CNAS審核結(jié)論通過審核人趙*審核日期2023-10-10（三）《采購合同》（模板框架）合同編號(hào)：CG-2023-X甲方（采購方）：公司，地址：市區(qū)路號(hào)，法定代表人：*乙方（供應(yīng)商）：公司，地址：市區(qū)路號(hào)，法定代表人：*第一條標(biāo)的物：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（詳見附件《物料清單》）第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國(guó)家GB標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)要求（詳見附件《技術(shù)協(xié)議》）第三條交付：時(shí)間：2023年月日前；地點(diǎn)：甲方倉庫；運(yùn)輸方式：乙方負(fù)責(zé)，運(yùn)費(fèi)由乙方承擔(dān)第四條驗(yàn)收：甲方收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)初步驗(yàn)收，5個(gè)工作日內(nèi)完成質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)不合格乙方負(fù)責(zé)退換第五條付款：驗(yàn)收合格后，乙方開具13%增值稅專用發(fā)票，甲方收到發(fā)票后30日內(nèi)支付合同總額的100%第六條違約責(zé)任：逾期交付每日按合同總額0.5%支付違約金；質(zhì)量不合格乙方負(fù)責(zé)賠償甲方損失第七條爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟第八條其他：本合同一式四份，雙方各執(zhí)兩份，自雙方簽字蓋章之日起生效（四）《到貨驗(yàn)收單》適用環(huán)節(jié)：訂單執(zhí)行與交付、質(zhì)量驗(yàn)收與入庫字段說明：驗(yàn)收單號(hào)、采購訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、到貨日期；物料名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、應(yīng)收數(shù)量、實(shí)收數(shù)量；初驗(yàn)情況（外觀、數(shù)量等）、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果（合格/不合格）；驗(yàn)收人（需求部門、質(zhì)檢部門、倉庫）、簽字、日期。示例：驗(yàn)收單號(hào)YS-2023-001采購訂單號(hào)PO-2023-X供應(yīng)商精密制造到貨日期2023-10-20物料名稱精密零件A規(guī)格型號(hào)PT-2023應(yīng)收數(shù)量100實(shí)收數(shù)量100單位件初驗(yàn)情況外觀完好，數(shù)量相符檢驗(yàn)結(jié)果合格驗(yàn)收人需求：劉（簽字），質(zhì)檢：陳（簽字），倉庫：楊*（簽字）日期2023-10-21（五）《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)表》適用環(huán)節(jié)：采購后評(píng)價(jià)評(píng)價(jià)維度：質(zhì)量（40%）、交期（30%）、價(jià)格（15%）、服務(wù)（10%）、配合度（5%）字段說明：供應(yīng)商名稱、評(píng)價(jià)周期、評(píng)價(jià)部門；各維度評(píng)分（1-10分）、加權(quán)得分；綜合評(píng)價(jià)等級(jí)（優(yōu)秀≥90分，良好80-89分，合格60-79分，不合格＜60分）；改進(jìn)建議、評(píng)價(jià)人、日期。示例：供應(yīng)商名稱精密制造評(píng)價(jià)周期2023年Q3評(píng)價(jià)部門采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部評(píng)價(jià)維度質(zhì)量交期價(jià)格服務(wù)配合度評(píng)分（10分制）98879綜合等級(jí)良好改進(jìn)建議建議提升產(chǎn)品批次穩(wěn)定性評(píng)價(jià)人趙*日期2023-10-25四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合規(guī)性控制嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限，杜絕越權(quán)審批；大額/重大采購必須采用招標(biāo)或詢價(jià)比價(jià)方式，保證過程透明；合同條款需經(jīng)法務(wù)審核，避免法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任不明確、付款條件模糊等）。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商資質(zhì)審核需嚴(yán)格，避免與無資質(zhì)或資質(zhì)失效的供應(yīng)商合作；定期開展績(jī)效評(píng)價(jià)，建立“能進(jìn)能出”的供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，防范供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)。（三）質(zhì)量與交付風(fēng)險(xiǎn)需求