汽車俱樂部活動策劃資料管理辦法第一章總則汽車俱樂部作為連接車友、服務(wù)會員、促進(jìn)汽車文化發(fā)展的平臺，為確保活動策劃資料的科學(xué)管理、高效利用與安全存儲，特制定本辦法。本辦法適用于俱樂部全體員工及參與活動策劃的客戶顧問團(tuán)隊，旨在規(guī)范資料管理流程，提升策劃質(zhì)量，保障信息安全，并符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化要求。適用范圍本辦法適用于汽車俱樂部所有部門及員工，包括但不限于行政部、活動部、市場部、技術(shù)部、客服部及外部合作單位（如活動策劃供應(yīng)商、媒體合作伙伴等）?？蛻纛檰枅F(tuán)隊在協(xié)助策劃過程中產(chǎn)生的資料，亦需遵循本辦法執(zhí)行。核心原則1.統(tǒng)一管理：所有活動策劃資料統(tǒng)一歸檔于俱樂部指定系統(tǒng)或檔案室，嚴(yán)禁私自留存或外傳。2.分級授權(quán)：資料根據(jù)敏感程度實行分級管理，不同權(quán)限人員可訪問相應(yīng)內(nèi)容。3.動態(tài)更新：策劃資料需隨活動進(jìn)展實時修訂，確保信息準(zhǔn)確。4.保密優(yōu)先：涉及商業(yè)機(jī)密或客戶隱私的資料需嚴(yán)格保密，違反者將按俱樂部規(guī)定處理。第二章人事管理2.1職責(zé)分工-活動策劃專員：負(fù)責(zé)資料收集、整理、歸檔及版本控制。-部門主管：審核資料合規(guī)性及完整性，監(jiān)督執(zhí)行情況。-行政部：提供系統(tǒng)支持及檔案管理培訓(xùn)。-外部合作方：需簽署保密協(xié)議，按約定使用資料。2.2人員培訓(xùn)新員工入職后需接受資料管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括：-俱樂部資料分類標(biāo)準(zhǔn)-文件加密及權(quán)限設(shè)置流程-違規(guī)處理機(jī)制2.3績效考核將資料管理納入績效考核指標(biāo)，考核內(nèi)容：-資料歸檔及時率（≥95%）-錯漏率（≤2%）-安全事件零發(fā)生第三章事權(quán)管理3.1策劃資料類型1.基礎(chǔ)資料：活動方案、預(yù)算表、場地合同、供應(yīng)商清單。2.執(zhí)行資料：簽到表、路線圖、應(yīng)急預(yù)案、車友名單。3.衍生資料：宣傳視頻、照片素材、客戶反饋報告。3.2管理流程1.需求提報：活動部提交策劃需求，行政部同步建立資料檔案號。2.資料收集：策劃專員整合內(nèi)外部資料，標(biāo)注來源及版本號。3.審核定稿：部門主管簽字確認(rèn)后上傳至俱樂部云盤，設(shè)置訪問權(quán)限。4.歸檔銷毀：活動結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔，過期資料經(jīng)審批后按規(guī)定銷毀。3.3版本控制-每次修訂需標(biāo)注日期、修改人及變更內(nèi)容，原版歸檔為“V1.0”，修訂版為“V2.0”等。-禁止覆蓋式修改，必須保留歷史版本記錄。第四章財務(wù)管理4.1預(yù)算資料管控活動預(yù)算表需經(jīng)財務(wù)部復(fù)核，與總預(yù)算系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，嚴(yán)禁體外循環(huán)。4.2成本核算活動結(jié)束后10日內(nèi)完成成本資料整理，包括：-供應(yīng)商結(jié)算單-客戶贊助協(xié)議-非稅收入憑證第五章物資管理5.1場地物資清單活動前3日完成物資清單（如帳篷、桌椅、安全設(shè)備），由技術(shù)部驗收簽收。5.2物資回收活動結(jié)束后24小時內(nèi)清點物資，損壞或遺失按采購價賠償。第六章信息管理6.1系統(tǒng)使用規(guī)范-資料上傳需命名規(guī)范（如“XX活動-方案V3-20231101”）。-云盤權(quán)限設(shè)置需符合“最小化原則”，不得越級授權(quán)。6.2外部數(shù)據(jù)交換與第三方共享資料時，需通過俱樂部OA系統(tǒng)審批，并要求對方回傳使用記錄。第七章安全管理7.1數(shù)據(jù)安全-核心資料（如客戶名單）需加密存儲，訪問日志留存6個月。-禁止使用公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感文件。7.2物理安全檔案室需符合消防標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查防盜設(shè)備。第八章企業(yè)文化8.1文件命名規(guī)范所有資料需體現(xiàn)俱樂部文化關(guān)鍵詞（如“極速”“安全”“服務(wù)”）。8.2知識沉淀優(yōu)秀策劃方案需轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化模板，納入內(nèi)部知識庫。第九章社會效益與經(jīng)濟(jì)效益9.1公益活動資料管理針對扶貧、環(huán)保等公益類活動，需單獨建檔，用于年度社會責(zé)任報告。9.2商業(yè)合作資料管理贊助商相關(guān)資料需標(biāo)注合作周期及權(quán)益條款，由市場部統(tǒng)一管理。第十章績效考核10.1量化指標(biāo)-資料完整率（考核方式：抽查10次活動資料，缺漏計0.5分/次）-響應(yīng)及時度（客戶資料響應(yīng)≤2小時）10.2評優(yōu)機(jī)制每季度評選“資料管理標(biāo)兵”，獎勵金額500元。第十一章附則