離職審批流程及表格標(biāo)準(zhǔn)模板引言員工離職是任何組織在運營過程中都可能面臨的正常人事變動。一套規(guī)范、清晰的離職審批流程，輔以標(biāo)準(zhǔn)的表格模板，不僅能夠保障員工與企業(yè)雙方的合法權(quán)益，確保工作的平穩(wěn)過渡與交接，更能體現(xiàn)企業(yè)管理的專業(yè)性與人文關(guān)懷，最大限度減少因人員流動對日常運營帶來的沖擊。本文旨在梳理一套相對通用的離職審批流程，并提供核心表格的標(biāo)準(zhǔn)模板參考，以期為企業(yè)規(guī)范離職管理提供有益的借鑒。一、離職審批流程規(guī)范的離職流程是管理效率與風(fēng)險控制的重要環(huán)節(jié)。以下流程旨在為企業(yè)提供一個相對完整的操作指引，具體環(huán)節(jié)可根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特性及內(nèi)部管理需求進行適當(dāng)調(diào)整。1.員工提出離職申請員工一旦決定離職，應(yīng)首先以書面形式向其直屬上級提交《離職申請表》。通常建議員工根據(jù)勞動合同約定或《勞動法》相關(guān)規(guī)定，提前三十日（試用期員工提前三日）提出書面申請。申請中應(yīng)注明擬離職日期、離職原因等基本信息。此環(huán)節(jié)的核心在于確保離職意愿的正式化與書面化，為后續(xù)流程奠定基礎(chǔ)。2.直屬上級溝通與挽留（如適用）直屬上級在收到員工的離職申請后，應(yīng)盡快安排與員工進行正式的離職面談。面談的目的并非單純挽留，更重要的是了解員工離職的真實原因，聽取其對團隊管理、公司運營等方面的意見與建議。若員工離職意愿并非十分堅決，且其為公司所需人才，上級可根據(jù)公司政策及實際情況，探討是否存在挽留的可能性與可行方案。無論挽留與否，均應(yīng)在《離職申請表》上簽署明確意見，并注明面談情況。3.離職申請的提交與初審經(jīng)直屬上級簽署意見后，員工將《離職申請表》提交至人力資源部門（或指定的行政管理部門）。人力資源部門首先對申請材料的完整性、離職提前通知期是否符合規(guī)定等進行初步審核。同時，HR可與員工進行進一步溝通，了解其職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并解釋離職相關(guān)的政策、流程及后續(xù)事宜，如薪資結(jié)算、社保公積金轉(zhuǎn)移、離職證明開具等。4.相關(guān)部門審核根據(jù)員工的崗位性質(zhì)及工作內(nèi)容，人力資源部門將《離職申請表》分發(fā)給相關(guān)部門進行審核。這通常包括：*業(yè)務(wù)對接部門：確認與該員工相關(guān)的工作是否已妥善安排，是否存在未結(jié)清的業(yè)務(wù)款項或未了事項。*財務(wù)部門：核查員工是否有借款、備用金未清，或涉及其他財務(wù)往來需結(jié)算。*行政/IT部門：確認公司資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、門禁卡、工牌、鑰匙等）的歸還情況，IT系統(tǒng)權(quán)限的注銷安排等。各相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，并在表單上簽署意見。5.審批決策完成所有相關(guān)部門審核后，《離職申請表》將按公司規(guī)定的審批權(quán)限逐級上報至更高層級的管理者（如部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)，直至總經(jīng)理/CEO，視企業(yè)規(guī)模而定）進行最終審批。審批人將綜合各方面意見，做出是否批準(zhǔn)離職的決定。6.工作交接7.離職手續(xù)辦理在員工的最后工作日前，人力資源部門將指導(dǎo)員工辦理各項離職手續(xù)：*歸還所有公司財物，結(jié)清與公司的各項往來款項。*辦理社保、公積金等停繳及轉(zhuǎn)移的相關(guān)手續(xù)。*結(jié)清工資、加班費、未休年假工資等（通常在公司統(tǒng)一發(fā)薪日支付）。*開具《解除/終止勞動合同證明書》（離職證明）。*回收工牌、門禁卡，注銷內(nèi)部系統(tǒng)賬號及郵箱等。完成所有手續(xù)后，由人力資源部門在《離職申請表》上做最終確認。8.離職后管理員工正式離職后，人力資源部門應(yīng)及時更新員工信息庫，整理歸檔離職員工的相關(guān)檔案資料。同時，對于關(guān)鍵崗位或有代表性的離職員工，HR可考慮在其離職一段時間后進行回訪，這不僅有助于收集改進意見，也利于維護良好的雇主品牌形象。二、離職相關(guān)表格標(biāo)準(zhǔn)模板以下提供幾個核心離職表格的標(biāo)準(zhǔn)模板框架，企業(yè)可根據(jù)自身實際情況進行調(diào)整和細化。模板一：離職申請表表格用途：員工正式向企業(yè)提出離職申請，記錄審批過程。核心內(nèi)容建議：*基本信息區(qū)：員工姓名、工號、所屬部門、崗位、入職日期、擬離職日期、聯(lián)系方式。*離職信息區(qū)：離職原因（可設(shè)為選項+填寫，如個人原因、職業(yè)發(fā)展、薪酬福利、家庭原因等）、具體離職原因描述（可選，但建議鼓勵填寫以作分析）、最后工作日期。*審批意見區(qū)：*直屬上級意見（含面談情況、挽留措施、是否同意）、簽字、日期。*部門負責(zé)人意見、簽字、日期。*人力資源部意見（含政策解釋、流程指引情況）、簽字、日期。*相關(guān)部門審核意見（財務(wù)、行政、IT等，可根據(jù)需要增減）、簽字、日期。*高級管理層審批意見、簽字、日期。*備注說明區(qū)：可注明薪資結(jié)算、離職證明開具等事宜。模板二：離職交接清單表格用途：規(guī)范員工離職時的工作交接與物品歸還，確保工作連續(xù)性，避免公司資產(chǎn)流失。核心內(nèi)容建議：*員工基本信息：姓名、部門、崗位、離職日期。*工作交接部分：*交接項目（如：未完項目資料、客戶清單及聯(lián)絡(luò)方式、內(nèi)部重要文檔、待辦事項列表等）。*接收人、交接日期、備注（完成情況）。*物品歸還部分：*物品類別（如：辦公設(shè)備：電腦、顯示器、鍵盤鼠標(biāo)；辦公用品：工牌、門禁卡、鑰匙、文件柜鑰匙；公司資料：合同、手冊、書籍等）。*物品名稱/型號、數(shù)量、歸還狀態(tài)（已歸還/未歸還）、接收人簽字、日期。*財務(wù)結(jié)算部分：*是否有未結(jié)清借款/備用金、是否有未報銷費用、其他財務(wù)事項。*財務(wù)部門經(jīng)辦人簽字、日期。*其他事項：如IT系統(tǒng)權(quán)限注銷、郵箱注銷等。*交接雙方確認：移交人簽字、接收人簽字、日期。*監(jiān)交人意見：直屬上級或HR簽字、日期。模板三：解除/終止勞動合同證明書（離職證明）表格用途：證明員工與企業(yè)之間的勞動關(guān)系已依法解除或終止，是員工入職新單位時常用的證明文件。核心內(nèi)容建議：*員工姓名、身份證號碼。*勞動合同期限（起始日期、終止日期）。*擔(dān)任崗位及工作部門。*解除/終止勞動合同日期。*解除/終止勞動合同原因（簡述，如“個人原因提出辭職”、“勞動合同到期不再續(xù)簽”等）。*雙方確認：雙方已于上述日期解除/終止勞動合同，不存在任何勞動爭議。*公司蓋章、日期。*（可選）提示：本證明僅用于證明員工與我司的勞動關(guān)系已解除/終止，不作為我司對該員工任何形式的擔(dān)保文件。結(jié)語離職管理是人力資源管理閉環(huán)中的重要一環(huán)，一套清晰、規(guī)范的離職審批流程與標(biāo)準(zhǔn)化的表格工具，不僅能夠有效降低管理成本，防范潛在風(fēng)險，更能在員工職業(yè)生涯的最后階段