商務(wù)會(huì)議記錄與行動(dòng)項(xiàng)跟蹤模板一、適用會(huì)議類型與場(chǎng)景本模板適用于各類商務(wù)場(chǎng)景中的正式會(huì)議記錄，尤其適合需要明確任務(wù)分工、跟蹤執(zhí)行進(jìn)度的會(huì)議類型，包括但不限于：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)：明確項(xiàng)目目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)分工、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施；周/月度例會(huì)：同步工作進(jìn)展、復(fù)盤上周/上月任務(wù)、規(guī)劃下一階段重點(diǎn)；部門協(xié)調(diào)會(huì)：跨部門對(duì)接資源、解決協(xié)作障礙、明確責(zé)任邊界；客戶需求溝通會(huì)：記錄客戶需求細(xì)節(jié)、確認(rèn)解決方案、制定交付計(jì)劃；問(wèn)題復(fù)盤會(huì)：分析問(wèn)題根源、制定改進(jìn)措施、明確整改責(zé)任人及時(shí)限。二、會(huì)議記錄與行動(dòng)項(xiàng)跟蹤全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：保證會(huì)議高效聚焦明確會(huì)議目的與議程會(huì)議發(fā)起人需提前1-2天發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需附）、參會(huì)人員及議程安排（建議按“議題-討論時(shí)長(zhǎng)-負(fù)責(zé)人”格式列出）。示例：會(huì)議主題：Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審會(huì)議目標(biāo)：確定需求優(yōu)先級(jí)、排期開(kāi)發(fā)資源議程：市場(chǎng)部反饋用戶需求（15分鐘，*經(jīng)理）技術(shù)部評(píng)估開(kāi)發(fā)可行性（20分鐘，*工）統(tǒng)一需求優(yōu)先級(jí)及排期（15分鐘，總監(jiān)）準(zhǔn)備會(huì)議資料與工具提前整理會(huì)議相關(guān)背景資料（如項(xiàng)目文檔、數(shù)據(jù)報(bào)表、需求清單），提前1天發(fā)送給參會(huì)人員，保證其提前熟悉內(nèi)容。準(zhǔn)備記錄工具：推薦使用電子文檔（如Word、Excel）或?qū)I(yè)會(huì)議記錄軟件（如飛書(shū)文檔、騰訊文檔），支持實(shí)時(shí)多人協(xié)作記錄；若為線下會(huì)議，需準(zhǔn)備錄音設(shè)備（需提前征得參會(huì)人員同意）。（二）會(huì)中記錄：客觀全面抓取關(guān)鍵信息記錄會(huì)議基本信息按模板表格（見(jiàn)第三部分）記錄會(huì)議名稱、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、缺席人員及會(huì)議主題，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。示例：會(huì)議名稱：Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審會(huì)日期：2023年X月X日時(shí)間：14:00-16:00地點(diǎn)：公司3樓會(huì)議室A主持人：*總監(jiān)參會(huì)人員：經(jīng)理（市場(chǎng)部）、工（技術(shù)部）、專員（產(chǎn)品部）、助理（運(yùn)營(yíng)部）缺席人員：無(wú)會(huì)議主題：確定Q3產(chǎn)品迭代需求優(yōu)先級(jí)及開(kāi)發(fā)排期記錄討論要點(diǎn)與決議事項(xiàng)按“議題-核心觀點(diǎn)-分歧點(diǎn)-共識(shí)”結(jié)構(gòu)記錄討論過(guò)程，避免主觀評(píng)價(jià)，客觀呈現(xiàn)各方觀點(diǎn)。重點(diǎn)標(biāo)注決議事項(xiàng)（如“需求A優(yōu)先級(jí)調(diào)整為最高”“技術(shù)部需在X月X日前輸出可行性報(bào)告”）。示例：議題1：用戶需求優(yōu)先級(jí)排序核心觀點(diǎn)：市場(chǎng)部*經(jīng)理：用戶反饋“支付流程優(yōu)化”需求占比達(dá)65%，建議優(yōu)先級(jí)最高；產(chǎn)品部*專員：“新增數(shù)據(jù)報(bào)表”功能能提升客戶留存率，建議優(yōu)先級(jí)次之；技術(shù)部*工：支付流程優(yōu)化涉及底層架構(gòu)調(diào)整，開(kāi)發(fā)周期約2周，需評(píng)估資源。分歧點(diǎn)：支付流程優(yōu)化與新增數(shù)據(jù)報(bào)表的優(yōu)先級(jí)排序。共識(shí)：優(yōu)先處理支付流程優(yōu)化需求，同時(shí)技術(shù)部同步評(píng)估新增數(shù)據(jù)報(bào)表的開(kāi)發(fā)可行性。明確行動(dòng)項(xiàng)與責(zé)任人對(duì)會(huì)議中確定的待辦任務(wù)，逐一記錄“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止日期、優(yōu)先級(jí)、所需資源”，保證每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)“可執(zhí)行、可跟蹤”。示例：行動(dòng)項(xiàng)1：市場(chǎng)部整理用戶需求詳細(xì)清單（含場(chǎng)景描述、用戶畫(huà)像），負(fù)責(zé)人：*經(jīng)理，截止日期：X月X日，優(yōu)先級(jí)：高行動(dòng)項(xiàng)2：技術(shù)部評(píng)估支付流程優(yōu)化的開(kāi)發(fā)成本及周期，負(fù)責(zé)人：*工，截止日期：X月X日，優(yōu)先級(jí)：高行動(dòng)項(xiàng)3：產(chǎn)品部輸出新增數(shù)據(jù)報(bào)表的功能原型圖，負(fù)責(zé)人：*專員，截止日期：X月X+3日，優(yōu)先級(jí)：中（三）會(huì)后整理：及時(shí)分發(fā)與歸檔整理會(huì)議記錄會(huì)后2小時(shí)內(nèi)，根據(jù)會(huì)議記錄補(bǔ)充完善內(nèi)容，保證討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)完整準(zhǔn)確，重點(diǎn)檢查行動(dòng)項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人-截止日期-優(yōu)先級(jí)”是否清晰。若會(huì)議中有錄音或手寫(xiě)記錄，需同步整理成文字版，避免遺漏關(guān)鍵信息。分發(fā)與確認(rèn)將整理好的會(huì)議記錄通過(guò)郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，附言“請(qǐng)確認(rèn)會(huì)議記錄準(zhǔn)確性，如有異議請(qǐng)?jiān)?4小時(shí)內(nèi)反饋”。根據(jù)反饋意見(jiàn)修訂記錄，最終版經(jīng)主持人確認(rèn)后歸檔（建議按“年份-月份-會(huì)議主題”命名，如“2023-08-Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審會(huì)記錄”）。同步行動(dòng)項(xiàng)至跟蹤系統(tǒng)將行動(dòng)項(xiàng)錄入項(xiàng)目管理工具（如釘釘項(xiàng)目、飛書(shū)多維表格、Trello），設(shè)置自動(dòng)提醒功能（截止日期前3天、1天提醒負(fù)責(zé)人），保證任務(wù)不被遺漏。（四）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤：閉環(huán)管理保證落地定期跟蹤進(jìn)度會(huì)議記錄負(fù)責(zé)人需每周更新行動(dòng)項(xiàng)狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已完成”“延期”），并在下次會(huì)議中同步進(jìn)展，重點(diǎn)關(guān)注延期任務(wù)（需記錄延期原因及新截止日期）。示例：行動(dòng)項(xiàng)1：市場(chǎng)部整理用戶需求詳細(xì)清單狀態(tài)：已完成（X月X日提交）行動(dòng)項(xiàng)2：技術(shù)部評(píng)估支付流程優(yōu)化的開(kāi)發(fā)成本及周期狀態(tài)：進(jìn)行中（*工反饋需增加1天測(cè)試時(shí)間，新截止日期：X月X+1日）閉環(huán)管理行動(dòng)項(xiàng)完成后，負(fù)責(zé)人需在跟蹤系統(tǒng)中交付物（如需求清單、評(píng)估報(bào)告、原型圖），并標(biāo)注“已完成”；會(huì)議記錄人需核對(duì)交付物與任務(wù)描述是否一致，保證“任務(wù)完成-交付物確認(rèn)-記錄歸檔”形成閉環(huán)。若行動(dòng)項(xiàng)未在截止日期前完成，需在下次會(huì)議中說(shuō)明原因，并明確下一步計(jì)劃，避免“只記錄不跟進(jìn)”。三、會(huì)議記錄與行動(dòng)項(xiàng)跟蹤模板表格示例（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審會(huì)日期2023年X月X日時(shí)間14:00-16:00地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A（線上會(huì)議：騰訊會(huì)議）主持人*總監(jiān)參會(huì)人員經(jīng)理（市場(chǎng)部）、工（技術(shù)部）、專員（產(chǎn)品部）、助理（運(yùn)營(yíng)部）缺席人員無(wú)會(huì)議主題確定Q3產(chǎn)品迭代需求優(yōu)先級(jí)及開(kāi)發(fā)排期會(huì)議議程1.市場(chǎng)部反饋用戶需求（15分鐘）；2.技術(shù)部評(píng)估開(kāi)發(fā)可行性（20分鐘）；3.統(tǒng)一需求優(yōu)先級(jí)及排期（15分鐘）記錄人*助理分發(fā)范圍全體參會(huì)人員、產(chǎn)品部總監(jiān)、技術(shù)部總監(jiān)（二）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表行動(dòng)項(xiàng)編號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止日期優(yōu)先級(jí)當(dāng)前狀態(tài)完成情況備注20230801-001市場(chǎng)部整理用戶需求詳細(xì)清單（含場(chǎng)景描述、用戶畫(huà)像）*經(jīng)理2023-08-10高已完成提交Excel清單（共15條需求）20230801-002技術(shù)部評(píng)估支付流程優(yōu)化的開(kāi)發(fā)成本及周期*工2023-08-11高進(jìn)行中需增加1天測(cè)試時(shí)間新截止日期：2023-08-1220230801-003產(chǎn)品部輸出新增數(shù)據(jù)報(bào)表的功能原型圖*專員2023-08-13中未開(kāi)始-等待技術(shù)部評(píng)估結(jié)果后啟動(dòng)20230801-004運(yùn)營(yíng)部制定支付流程優(yōu)化后的用戶培訓(xùn)計(jì)劃*助理2023-08-15中未開(kāi)始-依賴技術(shù)部排期結(jié)果四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）記錄準(zhǔn)確性：客觀中立，避免信息失真討論記錄需基于事實(shí)，不添加個(gè)人觀點(diǎn)或主觀評(píng)價(jià)（如避免寫(xiě)“經(jīng)理的觀點(diǎn)不切實(shí)際”，改為“經(jīng)理提出需評(píng)估開(kāi)發(fā)資源是否充足”）；行動(dòng)項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人”和“截止日期”需與參會(huì)人員確認(rèn)，避免因信息偏差導(dǎo)致任務(wù)推諉；若會(huì)議中有爭(zhēng)議性內(nèi)容，需記錄“分歧點(diǎn)”及“未達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容”，便于后續(xù)跟進(jìn)。（二）行動(dòng)項(xiàng)明確性：任務(wù)可執(zhí)行，避免模糊表述任務(wù)描述需具體（如“優(yōu)化支付流程”改為“優(yōu)化用戶下單時(shí)支付環(huán)節(jié)的3個(gè)步驟，減少次數(shù)”）；優(yōu)先級(jí)需統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（如“高：影響核心業(yè)務(wù)上線；中：影響用戶體驗(yàn)優(yōu)化；低：功能迭代補(bǔ)充”），便于資源分配；所需資源需明確（如“需設(shè)計(jì)部支持2人天完成原型圖”），避免因資源不足導(dǎo)致任務(wù)延誤。（三）跟蹤及時(shí)性：定期跟進(jìn)，避免“重記錄輕跟蹤”行動(dòng)項(xiàng)狀態(tài)更新頻率建議：高優(yōu)先級(jí)任務(wù)每3天跟蹤1次，中低優(yōu)先級(jí)任務(wù)每周跟蹤1次；若任務(wù)延期，需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)起“延期原因溝通”，明確新截止日期或解決方案；重大行動(dòng)項(xiàng)（如影響項(xiàng)目里程碑的任務(wù)）需每日同步進(jìn)度，保證風(fēng)險(xiǎn)可控。（四）保密性：敏感信息分級(jí)管理會(huì)議記錄中涉及公司戰(zhàn)略、客戶隱私、未公開(kāi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息時(shí)，需標(biāo)注“內(nèi)部文件，禁止外傳”，并限定分發(fā)范圍；電子版會(huì)