辦公室行政流程優(yōu)化與工作指引手冊前言為規(guī)范公司辦公室行政管理工作，提高行政服務效率，明確各環(huán)節(jié)職責分工，特制定本手冊。本手冊涵蓋辦公用品管理、會議室預訂、訪客接待、文件流轉、差旅申請等核心行政流程，適用于公司各部門及全體員工。員工可根據(jù)本指引開展日常工作，行政部負責流程的解釋、優(yōu)化與監(jiān)督執(zhí)行。通過標準化流程，減少溝通成本，保障行政工作有序、高效運行。目錄一、辦公用品管理流程二、會議室預訂與管理流程三、訪客接待與登記流程四、文件流轉與歸檔流程五、差旅申請與報銷流程一、辦公用品管理流程（一）適用情境本流程適用于部門及員工日常辦公所需物品的申領、領用、庫存盤點及報廢管理，包括文具、耗材、設備配件等常用物資。（二）操作流程詳解1.申領階段步驟1：需求提報員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領表》（見表1），注明申領物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負責人審批后提交至行政部。步驟2：行政審核行政部核對申領物品的庫存情況，對于常規(guī)庫存物品，直接審核通過；對于庫存不足或非常規(guī)物品（如專業(yè)設備），需確認采購可行性后反饋結果。步驟3：發(fā)放與領用審核通過后，員工憑審批后的《辦公用品申領表》至行政部領取物品，核對無誤后在《辦公用品領用登記表》上簽字確認；行政部同步更新庫存臺賬。2.庫存管理階段步驟1：定期盤點行政部每月25日對辦公用品庫存進行全面盤點，核對臺賬與實際庫存數(shù)量，填寫《辦公用品庫存盤點表》（見表2），保證賬實相符。步驟2：補充采購對于庫存低于安全庫存閾值的物品，行政部根據(jù)盤點結果及月度需求計劃，制定采購計劃，按公司采購流程執(zhí)行采購。步驟3：報廢處理對于損壞、過期或無法使用的物品，由行政部登記報廢原因，填寫《辦公用品報廢申請表》，經(jīng)行政負責人審批后統(tǒng)一處理，并更新庫存臺賬。（三）相關表單模板表1：辦公用品申領表申領部門申請人申領日期物品名稱規(guī)格/型號單位部門負責人審批：行政部審核：簽字：日期：簽字：表2：辦公用品庫存盤點表盤點日期盤點人物品名稱賬面數(shù)量實際數(shù)量差異說明處理意見行政部負責人：（四）執(zhí)行要點提示申領物品需按“按需申領、杜絕浪費”原則，嚴禁虛報冒領或私人用途申領。常規(guī)物品申領需提前1-3個工作日提交申請，緊急物品需注明“緊急”并聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)處理。庫存盤點需保證數(shù)據(jù)準確，若差異率超過5%，需復盤原因并整改。辦公設備（如電腦、打印機）故障報修，需單獨填寫《設備維修申請表》，與本流程區(qū)分。二、會議室預訂與管理流程（一）適用情境本流程適用于公司內(nèi)部各部門、員工或外部單位對公司會議室的預訂、使用及后續(xù)管理，包括常規(guī)會議、培訓、臨時洽談等場景。（二）操作流程詳解1.預訂階段步驟1：登錄預訂系統(tǒng)員工通過公司OA系統(tǒng)“會議室預訂”模塊或聯(lián)系行政部前臺，查詢會議室使用狀態(tài)（可預訂時段、容量、設備配置等）。步驟2：提交預訂申請?zhí)顚憽稌h室預訂申請表》（見表3），注明會議主題、時間、時長、參會人數(shù)、所需設備（如投影儀、麥克風、白板等）、預訂部門及聯(lián)系人信息，提交至行政部審核。步驟3：確認與反饋行政部根據(jù)會議室“先到先得、優(yōu)先級沖突協(xié)商”原則審核申請，審核通過后1小時內(nèi)反饋預訂結果；若沖突，需與申請人協(xié)商調(diào)整時間或更換會議室。2.使用與管理階段步驟1：會前準備申請人需提前30分鐘至會議室，檢查設備是否正常、桌椅擺放是否符合需求，如有異常及時聯(lián)系行政部處理。步驟2：會中管理會議期間，申請人需保持會議室整潔，愛護設備；如需使用茶水、紙巾等物品，可聯(lián)系行政部前臺提供。步驟3：會后整理會議結束后，申請人需關閉所有設備（投影儀、空調(diào)、燈光等），清理桌面雜物，將桌椅恢復原位，并在《會議室使用登記表》上簽字確認。（三）相關表單模板表3：會議室預訂申請表預訂部門申請人聯(lián)系電話預訂日期會議主題會議時間（開始）（結束）參會人數(shù)所需會議室（容量≥）所需設備□投影儀□麥克風□白板□其他：部門負責人審批：行政部審核：簽字：日期：簽字：日期：（四）執(zhí)行要點提示會議室需提前2個工作日預訂，緊急會議需提前4小時聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)。預訂后如需變更或取消，需提前1個工作日通知行政部，否則將影響部門后續(xù)預訂權限。嚴禁私自占用會議室或更改會議時間，若設備操作不當導致?lián)p壞，需承擔相應責任。30人以上大型會議需提前3個工作日申請，行政部將協(xié)助安排布局及安保支持。三、訪客接待與登記流程（一）適用情境本流程適用于外部訪客（如客戶、合作伙伴、應聘者、部門人員等）到公司后的接待、登記、引導及離開管理，保證訪客接待規(guī)范、有序，保障公司辦公環(huán)境安全。（二）操作流程詳解1.預約與登記階段步驟1：訪客預約對接人需提前與訪客確認來訪時間、事由、人數(shù)及聯(lián)系方式，并通過OA系統(tǒng)提交《訪客預約申請表》（見表4），注明需對接的部門及人員，行政部備案。步驟2：前臺接待訪客到訪時，前臺主動問候，核對預約信息（姓名、單位、事由、對接人等），要求訪客出示有效身份證件，填寫《訪客登記表》（見表5），發(fā)放《訪客須知》（含公司地址、樓層指引、安全規(guī)范等）。步驟3：通知對接人前臺通過OA系統(tǒng)或電話通知對接人至前臺迎接，對接人確認后，引導訪客進入辦公區(qū)域或會議室。2.接待與離開階段步驟1：接待服務對接人負責全程接待，根據(jù)訪客類型提供相應服務（如茶水、資料、會議設備等）；涉及敏感業(yè)務的，需提前確認接待區(qū)域是否滿足保密要求。步驟2：訪客離開訪客離開時，對接人需送至公司前臺，前臺收回《訪客須知》并確認離訪時間，在《訪客登記表》上記錄離訪信息。步驟3：信息歸檔前臺每日匯總《訪客登記表》，整理后交行政部歸檔保存，保存期限不少于1年。（三）相關表單模板表4：訪客預約申請表接待部門對接人聯(lián)系電話預約日期訪客姓名單位來訪事由到訪時間離訪時間參訪人數(shù)備注：對接人確認：行政部備案：簽字：日期：簽字：日期：表5：訪客登記表到訪日期時間訪客姓名性別單位證件號碼接待部門對接人事由離訪時間簽字（四）執(zhí)行要點提示未預約訪客需聯(lián)系對接人確認后，方可登記進入；對接人不在或不接待的，前臺需婉言拒絕并說明原因。訪客進入辦公區(qū)域后，需全程由對接人陪同，禁止隨意走動或觸碰公司文件、設備。涉密區(qū)域（如財務室、研發(fā)部）接待需提前向行政部報備，訪客進入需遵守區(qū)域保密規(guī)定。前臺需保持登記信息準確完整，嚴禁泄露訪客個人信息及公司接待信息。四、文件流轉與歸檔流程（一）適用情境本流程適用于公司內(nèi)部各類文件（如通知、報告、申請、制度、合同等）的起草、審核、審批、分發(fā)、執(zhí)行及歸檔管理，保證文件傳遞規(guī)范、可追溯，保障公司信息準確、安全。（二）操作流程詳解1.起草與審核階段步驟1：文件起草起草人根據(jù)工作需求，明確文件類型（如上行文、下行文、平行文）、內(nèi)容、格式（字體、字號、頁邊距等）及發(fā)送范圍，保證內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰。步驟2：部門內(nèi)部審核起草人將文件提交至部門負責人審核，重點審核文件內(nèi)容的合規(guī)性、部門職責匹配度及可行性，審核通過后簽字確認。步驟3：跨部門會簽（如需）文件內(nèi)容涉及其他部門職責的，需發(fā)送至相關部門會簽，相關部門在1-2個工作日內(nèi)反饋意見，起草人根據(jù)意見修改后重新提交。2.審批與分發(fā)階段步驟1：按權限審批根據(jù)文件重要性及審批權限表（見表6），提交至對應層級領導審批（如部門文件由部門負責人審批，公司級制度由總經(jīng)理審批），審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審批。步驟2：定稿與編號審批通過后，由行政部或指定人員對文件進行編號（編號規(guī)則：年份-部門-序號-文件類型，如“2024-行-001-通知”），確認最終版本并加蓋公章（如需）。步驟3：分發(fā)與簽收行政部根據(jù)發(fā)送范圍，通過OA系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)形式分發(fā)文件，接收人需在《文件分發(fā)簽收表》（見表7）上簽字確認；電子文件需設置“僅可查看”權限，嚴禁私自轉發(fā)。3.歸檔與保管階段步驟1：分類整理行政部每月對已分發(fā)的文件進行分類（如按年度、部門、文件類型），建立電子及紙質(zhì)臺賬，標注文件編號、名稱、日期、份數(shù)、保管期限等信息。步驟2：歸檔存儲電子文件存儲至公司指定服務器備份，紙質(zhì)文件統(tǒng)一存放至檔案室，按編號順序入柜，做好防潮、防火、防蟲措施。步驟3：借閱與銷毀員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部審批后借閱，借閱期限不超過3天；超過保管期限的文件，由行政部填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)審批后統(tǒng)一銷毀，并記錄銷毀信息。（三）相關表單模板表6：文件審批權限表（示例）文件類型起草部門部門審核分管領導審批總經(jīng)理審批部門通知各部門部門負責人制度文件行政部/相關業(yè)務部門相關部門負責人分管副總總經(jīng)理申請報告申請部門部門負責人分管領導表7：文件分發(fā)簽收表文件編號文件名稱分發(fā)日期發(fā)文部門接收部門/人簽收人簽收日期（四）執(zhí)行要點提示文件需使用公司統(tǒng)一模板，內(nèi)容需簡潔明了，避免錯別字及語法錯誤；涉及數(shù)據(jù)、金額的，需注明來源及計算依據(jù)。審批過程中若需修改，審批人需明確修改意見，起草人需在1個工作日內(nèi)完成修改并重新提交。機密文件（如合同、財務數(shù)據(jù)）需單獨標注“機密”字樣，審批權限提升至總經(jīng)理，分發(fā)范圍嚴格控制。歸檔文件需保持完整性，不得缺失附件或審批記錄；保管期限屆滿前3個月，行政部需提醒相關部門確認是否銷毀。五、差旅申請與報銷流程（一）適用情境本流程適用于員工因公出差（如業(yè)務洽談、參加會議、項目支持等）的交通、住宿、餐飲等費用的申請、審批、報銷及票據(jù)管理，保證差旅行為規(guī)范、費用合理可控。（二）操作流程詳解1.申請與審批階段步驟1：填寫差旅申請員工因公出差前，需填寫《差旅申請表》（見表8），注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通方式（需符合公司標準，如經(jīng)濟艙、高鐵二等座）、預計費用（含交通、住宿、餐飲、補貼等），經(jīng)部門負責人審核。步驟2：分級審批根據(jù)差旅費用標準（見表9），提交至對應層級領導審批：單次差旅費用低于2000元的，由部門負責人審批；2000-5000元的，由分管領導審批；5000元以上的，需總經(jīng)理審批。審批通過后，員工憑審批表預訂票務及住宿。2.執(zhí)行與報銷階段步驟1：差旅執(zhí)行員工需按審批行程出差，如需變更，需提前1天聯(lián)系審批人報備；出差期間需遵守公司廉潔規(guī)定，不得虛增費用或私自改變行程。步驟2：費用報銷出差結束后5個工作日內(nèi)，員工整理差旅票據(jù)（發(fā)票需與行程一致，抬頭為公司全稱），填寫《差旅報銷單》（見表10），附《差旅申請表》復印件及行程單（如機票、車票），提交至財務部審核。步驟3：付款與歸檔財務部核對票據(jù)合規(guī)性、費用標準及審批流程，審核通過后5個工作日內(nèi)完成付款；報銷資料由財務部統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于5年。（三）相關表單模板表8：差旅申請表申請人部門職位申請日期出差事由出差時間（至）出差地點交通方式□飛機□高鐵□汽車□其他預計費用（元）交通住宿餐飲部門負責人審批：分管領導審批：簽字：日期：簽字：日期：表9：差旅費用標準（示例）職級交通住宿（元/晚）餐飲補貼（元/天）市內(nèi)交通（元/天）普通員工高鐵二等座/硬臥30010050部門經(jīng)理高鐵一等座/硬臥40015080總經(jīng)理及以上飛機經(jīng)濟艙600200100表10：差旅報銷單報銷人部門報銷日期出差事由出差時間費用項目票據(jù)金額（元）報銷金額（元）交通費住宿費餐飲費其他合計附件：□發(fā)票□行程單□審批表財務審核：簽字：日期：（四）執(zhí)行要點提示差旅申請需提前3-5個工作日提交，緊急出差需注明“緊急”并聯(lián)系審批人加急處理。交通、住宿費用