員工離職管理流程及表單員工離職是組織生命周期中不可避免的一環(huán)，規(guī)范、有序的離職管理流程不僅能夠保障企業(yè)運營的連續(xù)性和穩(wěn)定性，維護企業(yè)的合法權(quán)益，更能體現(xiàn)企業(yè)的人文關(guān)懷，為離職員工留下良好印象，從而塑造積極的企業(yè)形象。本文旨在梳理一套相對完整的員工離職管理流程，并對關(guān)鍵表單的核心要素進行說明，以期為企業(yè)提供具有實操性的參考。一、離職管理核心流程（一）離職申請與溝通階段1.員工提出離職意向：員工因個人原因或其他因素決定離職，應(yīng)以書面形式（通常為《離職申請表》）向其直接上級提出離職申請。若為試用期員工，應(yīng)提前相應(yīng)天數(shù)通知用人單位；若為正式員工，通常需提前三十日書面通知。特殊情況下，雙方可協(xié)商確定具體離職日期。2.直接上級初步溝通：接到員工離職意向后，直接上級應(yīng)盡快與員工進行初步溝通。了解員工離職的真實原因（是個人發(fā)展、薪酬福利、工作環(huán)境還是其他因素），判斷是否存在挽回的可能。對于核心骨干員工或關(guān)鍵崗位人員，尤其需要審慎對待，探討是否有通過內(nèi)部調(diào)整（如崗位變動、職責優(yōu)化、發(fā)展機會等）留住員工的可能性。3.離職申請?zhí)峤唬喝魷贤ê髥T工去意已決，或公司認為無挽留必要/可能，則指導員工填寫正式的《離職申請表》，明確離職原因、擬離職日期等信息，并由員工本人簽字確認后，按規(guī)定流程提交。（二）離職審批階段1.逐級審批：《離職申請表》需按照公司既定的審批權(quán)限和流程進行逐級審批。通常流程為：直接上級審批→部門負責人審批→人力資源部門審核→相關(guān)分管領(lǐng)導審批（根據(jù)職級和崗位重要性確定）。審批過程中，各環(huán)節(jié)審批人應(yīng)基于對員工工作表現(xiàn)、團隊影響等因素的考量，簽署明確意見。2.人力資源部門介入：人力資源部門在收到審批中的《離職申請表》后，應(yīng)主動與員工聯(lián)系，安排正式的離職面談。同時，審核員工的勞動合同條款，特別是關(guān)于服務(wù)期、競業(yè)限制、保密協(xié)議等方面的約定，評估潛在風險，并為后續(xù)手續(xù)辦理做好準備。（三）離職面談階段1.安排正式離職面談：由人力資源部門（或指定人員，如員工關(guān)系專員）與離職員工進行正式的離職面談。面談應(yīng)選擇安靜、私密的環(huán)境，以尊重和傾聽的態(tài)度進行。2.面談內(nèi)容：重點了解員工對公司管理、企業(yè)文化、薪酬績效、職業(yè)發(fā)展等方面的真實看法和建議；確認員工離職的最終決定和具體離職日期；解答員工關(guān)于離職手續(xù)、社保公積金、薪酬結(jié)算等方面的疑問；提醒員工遵守保密義務(wù)和競業(yè)限制（如適用）。3.記錄與分析：面談過程中應(yīng)做好詳細記錄（填寫《離職面談記錄表》），面談結(jié)束后，人力資源部門應(yīng)對離職原因、員工反饋進行匯總分析，為公司改進管理、優(yōu)化制度提供參考依據(jù)。（四）工作交接階段1.制定交接計劃：在獲得離職審批后，由直接上級指導離職員工根據(jù)其崗位職責和工作內(nèi)容，制定詳細的《工作交接清單》。明確交接內(nèi)容、交接對象、完成時限等。交接內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：未完成工作事項、已完成工作成果、客戶資源信息、項目資料、技術(shù)文檔、公司財物（辦公設(shè)備、鑰匙、門禁卡等）、系統(tǒng)權(quán)限、賬號密碼等。2.執(zhí)行工作交接：離職員工應(yīng)嚴格按照交接計劃，與指定的接任人（或直接上級指定人員）進行逐項交接。接任人應(yīng)對接收的工作內(nèi)容和物品進行仔細核對，確保無誤后簽字確認。直接上級應(yīng)對整個交接過程進行監(jiān)督和指導，確保交接工作的質(zhì)量和效率。對于關(guān)鍵崗位或復雜工作，交接過程可適當延長，或安排交接過渡期。3.交接確認：工作交接完成后，《工作交接清單》需經(jīng)離職員工、接任人、直接上級三方簽字確認，并提交人力資源部門備案。（五）離職手續(xù)辦理階段1.部門內(nèi)部手續(xù)：離職員工在部門內(nèi)完成工作交接后，由部門負責人在相關(guān)表單上簽字確認。2.人力資源部門手續(xù)：*交還員工手冊、工牌、門禁卡等公司物品。*辦理考勤結(jié)算，確認最后工作日期。*核算并確認離職當月薪資、未休年假工資、經(jīng)濟補償金（如適用）等各項費用的結(jié)算方式和支付時間。*確認社保、公積金的停繳月份及轉(zhuǎn)移手續(xù)辦理指引。*提醒并確認競業(yè)限制、保密義務(wù)等后續(xù)責任（如適用）。3.財務(wù)部門手續(xù)：結(jié)清與公司的借款、報銷等財務(wù)往來。4.其他部門手續(xù)：根據(jù)員工崗位性質(zhì)，可能涉及到IT部門注銷系統(tǒng)賬號、收回電腦等設(shè)備；行政部門收回辦公用品、宿舍鑰匙（如提供）等。5.簽署離職證明：在所有離職手續(xù)辦理完畢后，人力資源部門應(yīng)為員工開具《離職證明》，并加蓋公司公章?！峨x職證明》應(yīng)客觀注明勞動合同期限、解除或終止勞動合同日期、工作崗位、在本單位工作年限等信息。（六）離職后管理階段1.檔案歸檔：人力資源部門將員工的離職申請、離職面談記錄、工作交接清單、離職證明存根等相關(guān)材料整理歸檔，按規(guī)定保存。2.信息更新：及時更新員工信息系統(tǒng)，標記員工狀態(tài)為“離職”。3.競業(yè)限制管理：對于簽訂了競業(yè)限制協(xié)議的員工，應(yīng)按協(xié)議約定支付競業(yè)限制補償金，并關(guān)注其競業(yè)限制義務(wù)的履行情況（在合法范圍內(nèi)）。4.alumni關(guān)系維護（可選）：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的離職員工，可考慮將其納入公司“人才庫”或“校友網(wǎng)絡(luò)”，為未來可能的合作或返聘保留機會。二、關(guān)鍵表單說明以下為離職管理過程中常用的關(guān)鍵表單及其核心內(nèi)容模塊，企業(yè)可根據(jù)自身實際情況進行調(diào)整和細化：1.《離職申請表》*基本信息：員工姓名、工號、部門、崗位、入職日期、勞動合同期限。*離職信息：擬離職日期、實際離職日期（由審批后確定）、離職原因（需提供具體選項及填寫說明，如個人原因、職業(yè)發(fā)展、家庭原因、公司原因等）。*員工聲明：確認已閱讀并理解公司相關(guān)規(guī)定，將配合完成工作交接和離職手續(xù)辦理等。*審批意見欄：直接上級意見、部門負責人意見、人力資源部門意見、分管領(lǐng)導意見等。*簽署區(qū)：申請人簽字、日期。2.《離職面談記錄表》*基本信息：員工姓名、部門、崗位、面談日期、面談人。*面談核心內(nèi)容：*確認離職原因（深入了解，與申請表原因?qū)Ρ龋?對公司管理、企業(yè)文化、工作環(huán)境、團隊協(xié)作、薪酬福利、職業(yè)發(fā)展通道等方面的評價與建議。*在職期間最滿意和最不滿意的方面。*對工作交接的安排和顧慮。*離職后的去向（可選，了解行業(yè)流向）。*面談總結(jié)與分析：面談人對本次面談的總結(jié)、員工離職的真實原因分析、主要建議等。*簽署區(qū)：員工簽字、面談人簽字、日期。3.《工作交接清單》*基本信息：交接人、接交人、監(jiān)交人（通常為直接上級）姓名、部門、崗位、交接日期。*交接內(nèi)容明細：*未完成工作事項：事項名稱、當前進度、截止日期、相關(guān)聯(lián)系人、注意事項。*已完成工作成果/檔案資料：文件名稱、存放位置、電子版路徑、備注。*客戶/供應(yīng)商資料：名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、合作狀態(tài)、歷史溝通記錄摘要。*固定資產(chǎn)/辦公用品：設(shè)備名稱、型號、編號、數(shù)量、狀態(tài)。*系統(tǒng)權(quán)限/賬號密碼：系統(tǒng)名稱、賬號、密碼（可另附頁并加密處理）、權(quán)限級別。*其他需交接事項。*交接確認：交接人、接交人、監(jiān)交人分別簽字確認，注明日期。4.《離職手續(xù)辦理清單》（或《離職結(jié)算單》）*基本信息：員工姓名、工號、部門、離職日期。*各部門手續(xù)辦理情況：列出需辦理手續(xù)的部門（如部門、人力資源部、財務(wù)部、IT部、行政部等），每個部門需辦理的具體事項及對應(yīng)負責人簽字欄。*薪資及費用結(jié)算：*最后工作日期、出勤天數(shù)。*應(yīng)發(fā)薪資、社保公積金個人承擔部分、個稅等。*未休年假工資、經(jīng)濟補償金（如適用）、其他應(yīng)付款項。*合計應(yīng)發(fā)金額、支付日期及方式。*員工確認：員工對上述結(jié)