石化企業(yè)化學(xué)品采購(gòu)管理流程規(guī)范引言石化企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)高度依賴(lài)各類(lèi)化學(xué)品，其采購(gòu)管理不僅關(guān)系到生產(chǎn)成本控制與生產(chǎn)連續(xù)性，更直接關(guān)聯(lián)到安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)及產(chǎn)品質(zhì)量。鑒于化學(xué)品，特別是危險(xiǎn)化學(xué)品的特殊性，建立一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的采購(gòu)管理流程規(guī)范，是確保企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)、防范各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的核心環(huán)節(jié)。本規(guī)范旨在明確化學(xué)品采購(gòu)各環(huán)節(jié)的職責(zé)、操作要求與控制要點(diǎn)，以期實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范化、透明化與合規(guī)化。一、需求提報(bào)與審批管理化學(xué)品采購(gòu)需求的發(fā)起，應(yīng)源于企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃、檢修計(jì)劃、研發(fā)項(xiàng)目或其他經(jīng)批準(zhǔn)的合理用途。1.1需求提報(bào)需求部門(mén)需根據(jù)實(shí)際需要，填寫(xiě)統(tǒng)一格式的《化學(xué)品采購(gòu)申請(qǐng)表》。該表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整地列明以下信息：化學(xué)品的中文名稱(chēng)（必要時(shí)注明英文名稱(chēng)或俗名）、CAS號(hào)、規(guī)格型號(hào)、純度等級(jí)、所需數(shù)量、計(jì)量單位、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如適用，應(yīng)明確引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)）、用途說(shuō)明，以及是否屬于危險(xiǎn)化學(xué)品（如是，需注明其危險(xiǎn)特性分類(lèi)及聯(lián)合國(guó)編號(hào)）。對(duì)于首次采購(gòu)或有特殊要求的化學(xué)品，還應(yīng)提供相關(guān)的技術(shù)資料或樣品要求。需求提報(bào)人員對(duì)所提需求的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。1.2需求審批《化學(xué)品采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)過(guò)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，以確認(rèn)需求的合理性與必要性。對(duì)于超出部門(mén)常規(guī)用量或預(yù)算的采購(gòu)需求，需報(bào)請(qǐng)更高層級(jí)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及危險(xiǎn)化學(xué)品的采購(gòu)，還需經(jīng)企業(yè)安全生產(chǎn)管理部門(mén)（或HSE部門(mén)）對(duì)其安全使用條件、儲(chǔ)存條件等進(jìn)行合規(guī)性審核。所有審批環(huán)節(jié)應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，確保采購(gòu)的及時(shí)性。未經(jīng)有效審批的采購(gòu)需求，不得進(jìn)入后續(xù)采購(gòu)流程。二、供應(yīng)商管理供應(yīng)商是采購(gòu)活動(dòng)的重要合作伙伴，其資質(zhì)能力與信譽(yù)直接影響采購(gòu)化學(xué)品的質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性。2.1供應(yīng)商準(zhǔn)入與評(píng)估企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。采購(gòu)部門(mén)（或?qū)ｉT(mén)的供應(yīng)商管理部門(mén)）負(fù)責(zé)組織對(duì)潛在化學(xué)品供應(yīng)商的資質(zhì)審查與實(shí)地考察。審查內(nèi)容至少包括：供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證（特別是危險(xiǎn)化學(xué)品的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證）、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全生產(chǎn)許可證明、環(huán)境保護(hù)合規(guī)證明、以及近期的業(yè)績(jī)與信譽(yù)情況。對(duì)于關(guān)鍵或大宗化學(xué)品的供應(yīng)商，還應(yīng)對(duì)其生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制能力、應(yīng)急保障能力等進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)評(píng)估的供應(yīng)商方可納入合格供應(yīng)商名錄。2.2供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理合格供應(yīng)商名錄應(yīng)定期（如每年）進(jìn)行復(fù)核與更新。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄其合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量反饋、履約情況、服務(wù)水平等信息。對(duì)于在合作過(guò)程中出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交貨延遲、服務(wù)低劣或發(fā)生重大安全環(huán)保事故的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行約談、警告，情節(jié)嚴(yán)重者應(yīng)暫停其合格供應(yīng)商資格，直至從名錄中清除。同時(shí)，應(yīng)持續(xù)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，積極發(fā)掘有潛力的新供應(yīng)商，以保持供應(yīng)渠道的競(jìng)爭(zhēng)性與穩(wěn)定性。三、采購(gòu)執(zhí)行與合同管理根據(jù)采購(gòu)需求的性質(zhì)、金額及市場(chǎng)情況，選擇適宜的采購(gòu)方式，并嚴(yán)格執(zhí)行合同管理。3.1采購(gòu)方式選擇企業(yè)應(yīng)根據(jù)化學(xué)品的采購(gòu)金額、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)程度、供應(yīng)商數(shù)量等因素，選擇公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)采購(gòu)或單一來(lái)源采購(gòu)等方式。對(duì)于采購(gòu)金額達(dá)到企業(yè)規(guī)定招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的，必須嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)程序，確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正。對(duì)于小額、常規(guī)化學(xué)品，可采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，比較其價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等后擇優(yōu)確定。單一來(lái)源采購(gòu)應(yīng)從嚴(yán)控制，僅限在特定情況下，如只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)、發(fā)生不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況且不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)等，并需履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。3.2合同簽訂與履行確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書(shū)面采購(gòu)合同。合同文本應(yīng)采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同范本（如有），其內(nèi)容應(yīng)至少包含：供需雙方基本信息、化學(xué)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、交付地點(diǎn)與方式、運(yùn)輸方式、交付期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、付款方式與期限、違約責(zé)任、不可抗力、爭(zhēng)議解決方式以及針對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品的特殊約定（如安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、安全標(biāo)簽、運(yùn)輸途中的安全責(zé)任等）。合同條款應(yīng)經(jīng)過(guò)法務(wù)部門(mén)（或?qū)I(yè)法律顧問(wèn)）審核，確保合法合規(guī)。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤合同履行情況，確保供應(yīng)商按約定提供產(chǎn)品與服務(wù)。四、采購(gòu)物資的驗(yàn)收與入庫(kù)管理化學(xué)品到貨驗(yàn)收是確保采購(gòu)物資符合合同約定與質(zhì)量要求的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。4.1到貨驗(yàn)收倉(cāng)庫(kù)或使用部門(mén)（根據(jù)企業(yè)職責(zé)劃分）在收到化學(xué)品時(shí)，應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單是否一致，檢查外包裝是否完好無(wú)損，有無(wú)泄漏、破損跡象，包裝上的標(biāo)簽是否清晰、完整，是否與合同約定的化學(xué)品信息相符。對(duì)于危險(xiǎn)化學(xué)品，還需核查其隨附的安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)（SDS）和安全標(biāo)簽是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求。4.2數(shù)量與質(zhì)量檢驗(yàn)在外觀(guān)檢查合格后，進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)。對(duì)于液體化學(xué)品，還需注意其密度、溫度對(duì)計(jì)量的影響。質(zhì)量檢驗(yàn)方面，對(duì)于有明確檢驗(yàn)要求的化學(xué)品，應(yīng)由質(zhì)量管理部門(mén)（或?qū)嶒?yàn)室）按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或抽樣標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的化學(xué)品，應(yīng)立即通知采購(gòu)部門(mén)，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或索賠等。驗(yàn)收過(guò)程應(yīng)有詳細(xì)記錄，并妥善保存相關(guān)憑證。4.3入庫(kù)管理驗(yàn)收合格的化學(xué)品，應(yīng)按照其性質(zhì)（特別是危險(xiǎn)化學(xué)品的特性）分類(lèi)、分區(qū)、分庫(kù)存放，符合“五距”要求，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)建立庫(kù)存臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄化學(xué)品的入庫(kù)、出庫(kù)信息，做到賬物相符。對(duì)于劇毒化學(xué)品等特殊管控化學(xué)品，還應(yīng)執(zhí)行“雙人收發(fā)、雙人保管”制度，并建立專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)用登記臺(tái)賬。五、付款結(jié)算管理付款結(jié)算應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)采購(gòu)合同約定及驗(yàn)收合格證明進(jìn)行。財(cái)務(wù)部門(mén)在收到供應(yīng)商提交的發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收合格單及合同等結(jié)算資料后，應(yīng)認(rèn)真審核其真實(shí)性、合規(guī)性與完整性。審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。對(duì)于預(yù)付款，應(yīng)從嚴(yán)控制，并確保供應(yīng)商已按約定開(kāi)始履行合同義務(wù)。付款過(guò)程應(yīng)符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度，確保資金支付安全。六、監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)控制6.1內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期或不定期對(duì)化學(xué)品采購(gòu)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查采購(gòu)需求的合理性、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性、合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性、驗(yàn)收程序的規(guī)范性以及付款的準(zhǔn)確性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題。6.2風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防范采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同安全、環(huán)保、法務(wù)等相關(guān)部門(mén)，定期識(shí)別化學(xué)品采購(gòu)過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)輸安全風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)等，并制定相應(yīng)的防范措施與應(yīng)急預(yù)案。對(duì)于危險(xiǎn)化學(xué)品的采購(gòu)，尤其要關(guān)注其運(yùn)輸、儲(chǔ)存、使用等環(huán)節(jié)的安全風(fēng)險(xiǎn)，確保符合國(guó)家及地方關(guān)于危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理的各項(xiàng)規(guī)定。七、持續(xù)改進(jìn)本規(guī)范并非一成不變，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新，以及自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況的變化和內(nèi)部管理的實(shí)際需求，定期對(duì)本規(guī)范進(jìn)行評(píng)審與修訂，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程，提升采購(gòu)管理水平，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。各相關(guān)部門(mén)在執(zhí)行過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題