企業(yè)合同審查及簽署管理標(biāo)準(zhǔn)流程一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本流程適用于企業(yè)內(nèi)部所有對(duì)外合同的審查、簽署及后續(xù)管理環(huán)節(jié)，覆蓋但不限于以下業(yè)務(wù)場(chǎng)景：采購(gòu)與供應(yīng)鏈：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等合作合同的簽訂；銷售與業(yè)務(wù)拓展：產(chǎn)品銷售、渠道合作、客戶服務(wù)協(xié)議等合同的擬定；合作與聯(lián)盟：戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議、聯(lián)合研發(fā)協(xié)議、品牌授權(quán)等合作文件；人力資源：勞動(dòng)合同、勞務(wù)派遣協(xié)議、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等；其他對(duì)外協(xié)議：租賃合同、借款合同、贈(zèng)與合同等具有法律約束力的文件。無(wú)論合同金額大小、合作方類型（企業(yè)/個(gè)人/其他組織），均需遵循本流程，保證合同合法性、合規(guī)性及企業(yè)利益最大化。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與合同起草需求發(fā)起責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購(gòu)部、人力資源部等）操作說(shuō)明：（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板1），明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、合同金額、履行期限、核心訴求（如付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）；（2）部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求進(jìn)行初步審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)必要性與可行性后，提交至法務(wù)部門。輸出物：《合同需求申請(qǐng)表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）。合同起草責(zé)任主體：法務(wù)部門（或指定授權(quán)人，如業(yè)務(wù)部門專員需經(jīng)法務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)）操作說(shuō)明：（1）法務(wù)部門根據(jù)《合同需求申請(qǐng)表》，結(jié)合企業(yè)《合同示范文本庫(kù)》（如無(wú)示范文本，需參考行業(yè)通用模板）起草合同初稿；（2）合同內(nèi)容應(yīng)包含核心條款：合同主體信息、合作標(biāo)的/內(nèi)容、數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/報(bào)酬及支付方式、履行期限/地點(diǎn)/方式、雙方權(quán)利義務(wù)、保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、不可抗力、生效條件、附件清單等；（3）起草完成后，與業(yè)務(wù)部門溝通確認(rèn)，保證合同內(nèi)容匹配業(yè)務(wù)需求，形成《合同草案（V1.0版）》。輸出物：《合同草案（V1.0版）》《合同需求申請(qǐng)表》。（二）內(nèi)部審核與修訂多部門聯(lián)合審核責(zé)任主體：法務(wù)部門（主導(dǎo)）、業(yè)務(wù)部門（配合）、財(cái)務(wù)部門、合規(guī)部門（如涉及）審核順序與要點(diǎn)：（1）業(yè)務(wù)初審（業(yè)務(wù)部門）：核心條款核對(duì)：確認(rèn)合作內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等是否符合業(yè)務(wù)需求；商務(wù)條款評(píng)估：對(duì)市場(chǎng)價(jià)格、合作方履約能力、行業(yè)慣例等提出專業(yè)意見(jiàn)；填寫(xiě)《合同審核意見(jiàn)表》（詳見(jiàn)模板2），標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體理由，反饋至法務(wù)部門。（2）法務(wù)復(fù)審（法務(wù)部門）：合法性審查：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如無(wú)效條款、歧義表述、權(quán)利義務(wù)不對(duì)等）；完整性審查：核對(duì)核心條款是否齊全，附件是否與一致；風(fēng)險(xiǎn)提示：針對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任過(guò)輕、爭(zhēng)議解決方式約定不明）提出修改建議，形成《法務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)》，反饋至業(yè)務(wù)部門及相關(guān)部門。（3）財(cái)務(wù)審核（財(cái)務(wù)部門）：付款條款審查：確認(rèn)支付方式、節(jié)點(diǎn)、比例是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，是否涉及預(yù)付款/質(zhì)保金及對(duì)應(yīng)條件；稅費(fèi)與發(fā)票條款：明確稅費(fèi)承擔(dān)方、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開(kāi)具時(shí)間；填寫(xiě)《財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表》，反饋至法務(wù)部門。輸出物：《業(yè)務(wù)初審意見(jiàn)表》《法務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)》《財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表》。合同修訂與確認(rèn)責(zé)任主體：法務(wù)部門（牽頭）、業(yè)務(wù)部門操作說(shuō)明：（1）法務(wù)部門匯總各部門審核意見(jiàn)，對(duì)《合同草案》進(jìn)行修訂，形成《合同修訂版（V2.0版）》；（2）若存在重大分歧（如核心條款變更、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)爭(zhēng)議），由法務(wù)部門組織召開(kāi)“合同評(píng)審會(huì)”，邀請(qǐng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、合規(guī)等部門負(fù)責(zé)人共同協(xié)商解決，形成《會(huì)議紀(jì)要》作為修訂依據(jù)；（3）修訂完成后，再次提交至各部門確認(rèn)，直至所有審核部門無(wú)異議，形成《合同終稿（審批版）》。輸出物：《合同終稿（審批版）》《會(huì)議紀(jì)要》（如涉及）。（三）外部溝通與最終確認(rèn)合同文本提交與合作方確認(rèn)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（對(duì)接合作方）、法務(wù)部門（提供文本支持）操作說(shuō)明：（1）業(yè)務(wù)部門將《合同終稿（審批版）》提交至合作方，明確“本合同經(jīng)貴我雙方確認(rèn)及內(nèi)部審批后生效”；（2）接收合作方反饋意見(jiàn)，若涉及條款修改，需及時(shí)同步至法務(wù)部門評(píng)估修改風(fēng)險(xiǎn)；（3）經(jīng)雙方協(xié)商一致后，形成《合同簽署版》（文本內(nèi)容需與《合同終稿》一致，任何修改需書(shū)面確認(rèn)并作為合同附件）。輸出物：《合作方反饋意見(jiàn)函》（如涉及）、《合同簽署版》。合作方主體資格審查責(zé)任主體：法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門操作說(shuō)明：（1）對(duì)合作方為企業(yè)的：核查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)）、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)（如由非法定代表人簽署）、涉訴信息（通過(guò)“中國(guó)裁判文書(shū)網(wǎng)”“天眼查”等渠道）；（2）對(duì)合作方為自然人的：核查其身份證件（原件核對(duì)）、民事行為能力（如為限制/無(wú)民事行為能力人，需法定代理人同意并簽署）；（3）審查結(jié)果形成《合作方主體資格審查表》，確認(rèn)“主體合格、具備履約能力”后方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。輸出物：《合作方主體資格審查表》。（四）內(nèi)部審批與簽署授權(quán)合同審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額、類型及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，審批權(quán)限如下（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：合同類型金額范圍（萬(wàn)元）審批人日常業(yè)務(wù)合同＜10業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人10-50分管副總經(jīng)理50-100總經(jīng)理≥100董事長(zhǎng)/總經(jīng)理辦公會(huì)重大/特殊合同不限董事長(zhǎng)/總經(jīng)理辦公會(huì)+法務(wù)部審批流程執(zhí)行責(zé)任主體：各級(jí)審批人、行政辦公室（蓋章管理）操作說(shuō)明：（1）業(yè)務(wù)部門將《合同簽署版》《合同審批表》（詳見(jiàn)模板3，附各部門審核意見(jiàn)及《合作方主體資格審查表》）提交至對(duì)應(yīng)審批人；（2）審批人重點(diǎn)審核合同條款與業(yè)務(wù)一致性、風(fēng)險(xiǎn)控制措施、成本效益等，在《合同審批表》中簽署“同意簽署”“修改后同意”或“不同意”意見(jiàn)；（3）審批通過(guò)后，行政辦公室根據(jù)《合同審批表》辦理用印申請(qǐng)，明確“合同簽署份數(shù)（正本X份、副本Y份）”“簽署人（法定代表人/授權(quán)委托人）”。輸出物：《合同審批表》（審批完成版）、《用印申請(qǐng)單》。（五）合同簽署與用印管理簽署方式確認(rèn)根據(jù)合同性質(zhì)及合作方要求，可選擇以下簽署方式：（1）紙質(zhì)簽署：雙方法定代表人或授權(quán)委托人簽字并加蓋企業(yè)公章/合同專用章；（2）電子簽署：通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大，需保證平臺(tái)合規(guī)性）簽署，電子簽名與手寫(xiě)簽名具有同等法律效力。紙質(zhì)簽署與用印責(zé)任主體：行政辦公室（用印管理）、簽署人（法定代表人/授權(quán)委托人）操作說(shuō)明：（1）簽署人需核對(duì)《合同簽署版》與審批版本一致，確認(rèn)無(wú)遺漏或修改后，在合同指定位置簽字（法定代表人需簽字，授權(quán)委托人需簽字并附《授權(quán)委托書(shū)》原件）；（2）行政辦公室核對(duì)《合同審批表》《用印申請(qǐng)單》與合同文本一致后，加蓋企業(yè)公章/合同專用章（“公章騎縫章”需同時(shí)加蓋，防止拆分）；（3）用印完成后，在《合同用印登記表》（行政辦公室留存）中記錄合同編號(hào)、名稱、用印份數(shù)、簽署人、日期等信息。輸出物：已簽署并蓋章的合同正本、副本。電子簽署管理責(zé)任主體：法務(wù)部門（平臺(tái)審核）、行政辦公室（用印備案）操作說(shuō)明：（1）法務(wù)部門審核電子簽約平臺(tái)的資質(zhì)（如是否通過(guò)國(guó)家電子認(rèn)證服務(wù)資質(zhì)認(rèn)證）；（2）業(yè)務(wù)部門通過(guò)平臺(tái)發(fā)送簽署至合作方指定聯(lián)系人，雙方按提示完成實(shí)名認(rèn)證及電子簽名；（3）簽署完成后，平臺(tái)自動(dòng)帶電子簽名的合同PDF文件，法務(wù)部門導(dǎo)出并備份至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，同時(shí)提交行政辦公室備案。輸出物：電子合同文件（含區(qū)塊鏈存證編號(hào)，如涉及）。（六）合同履行與歸檔管理合同履行跟蹤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（牽頭）、法務(wù)部門（監(jiān)督）操作說(shuō)明：（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，履行自身義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），并跟蹤合作方履約情況（如付款進(jìn)度、交付驗(yàn)收）；（2）填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（詳見(jiàn)模板4），記錄履行節(jié)點(diǎn)、完成情況、存在問(wèn)題及處理措施，每月匯總至法務(wù)部門；（3）若合作方違約，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)收集證據(jù)（如逾期付款記錄、驗(yàn)收不合格報(bào)告），提交法務(wù)部門評(píng)估是否啟動(dòng)法律程序。輸出物：《合同履行跟蹤表》（月度更新版）、《履約證據(jù)材料》（如發(fā)票、驗(yàn)收單、溝通函件）。合同歸檔責(zé)任主體：行政辦公室（歸檔管理）、法務(wù)部門（協(xié)助）操作說(shuō)明：（1）合同簽署完成后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、副本、審批材料（含《合同審批表》《審核意見(jiàn)表》《會(huì)議紀(jì)要》）、主體資格審查材料、履行跟蹤記錄等整理成冊(cè)，移交至行政辦公室；（2）行政辦公室對(duì)合同材料進(jìn)行分類編號(hào)（規(guī)則：年份+部門+合同類型+流水號(hào)，如“2024-采-001”），登記《合同歸檔登記表》（詳見(jiàn)模板5），存入企業(yè)檔案室（電子合同同步至合同管理系統(tǒng)）；（3）合同保管期限：一般合同不少于10年，重大/涉訴合同不少于20年，到期前由法務(wù)部門評(píng)估是否續(xù)存或銷毀。輸出物：《合同歸檔登記表》、合同檔案（紙質(zhì)+電子）。三、配套工具表格模板模板1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期合作方名稱合作方類型合作內(nèi)容簡(jiǎn)述合同金額（萬(wàn)元）履行期限核心訴求□付款方式□交付標(biāo)準(zhǔn)□違約責(zé)任□保密條款□其他：________部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：________日期：________模板2：合同審核意見(jiàn)表合同名稱合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)□業(yè)務(wù)初審□法務(wù)復(fù)審□財(cái)務(wù)審核審核部門審核人審核日期審核要點(diǎn)（可附頁(yè)）審核意見(jiàn)□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明理由）審核人簽字部門負(fù)責(zé)人簽字模板3：合同審批表合同名稱合同編號(hào)簽署日期合作方名稱合同金額（萬(wàn)元）審核意見(jiàn)匯總業(yè)務(wù)部門：_________________法務(wù)部門：_________________財(cái)務(wù)部門：_________________審批權(quán)限□業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人□分管副總□總經(jīng)理□董事長(zhǎng)/辦公會(huì)審批意見(jiàn)審批人：_________________日期：_________________用印申請(qǐng)用印份數(shù)：正本_份副本份簽署人：______________申請(qǐng)日期：_________________模板4：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱合作方名稱履行階段□履行中□已完成□終止履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期完成情況責(zé)任人（例：預(yù)付款支付）________________□已完成□未完成________（例：貨物交付）________________□已完成□未完成________存在問(wèn)題處理措施進(jìn)展模板5：合同歸檔登記表歸檔日期合同編號(hào)合同名稱合作方名稱保管期限檔案編號(hào)移交人接收人________________________________________________________________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合同主體審查風(fēng)險(xiǎn)合作方為企業(yè)的，需核查“三證合一”營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，避免與分公司（無(wú)法人資格）簽訂合同（除非有總公司授權(quán)）；合作方為自然人的，需核對(duì)身份證原件，確認(rèn)其具有完全民事行為能力（如為特殊行業(yè)，需核查相關(guān)資質(zhì)，如施工合同需對(duì)方具備安全生產(chǎn)許可證）。（二）合同條款完整性風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁出現(xiàn)“未盡事宜雙方協(xié)商解決”等模糊表述，需明確所有核心條款的細(xì)節(jié)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國(guó)標(biāo)/行標(biāo)，付款節(jié)點(diǎn)需對(duì)應(yīng)交付驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)）；附件與具有同等法律效力，需在中注明“附件為本合同不可分割的一部分”，并保證附件內(nèi)容與一致。（三）簽署環(huán)節(jié)規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)紙質(zhì)合同必須由法定代表人或授權(quán)委托人簽署，授權(quán)委托書(shū)需載明“授權(quán)范圍、授權(quán)期限、具體合同名稱”，避免超范圍授權(quán)；電子簽署需通過(guò)合規(guī)平臺(tái)，保證簽署人身份真實(shí)、電子簽名不可篡改，禁止使用非官方渠道傳輸未簽署合同文本。（四）合同履行與歸檔風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行，避免因逾期履行導(dǎo)致違約（如付款超期需發(fā)催款函，交