銷售業(yè)務(wù)合同審查及執(zhí)行記錄表工具指南一、適用場景：從合同簽訂到履約全流程管理本工具適用于企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中，從合同簽訂前審查到履約完成的全過程管理場景，具體包括：合同簽訂前：需對銷售合同的條款完整性、合規(guī)性、風(fēng)險點進行系統(tǒng)性審查，避免法律漏洞或商業(yè)風(fēng)險；合同執(zhí)行中：需跟蹤合同履行進度（如發(fā)貨、驗收、回款等關(guān)鍵節(jié)點），記錄執(zhí)行過程中的問題及處理結(jié)果；合同完成后：需歸檔合同資料，復(fù)盤履約過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)業(yè)務(wù)提供參考依據(jù)。通過本工具，可規(guī)范合同審查流程、明確執(zhí)行責(zé)任、提升履約效率，降低因合同條款不清或執(zhí)行不到位導(dǎo)致的糾紛風(fēng)險。二、操作指南：分階段高效使用模板（一）合同審查階段：嚴(yán)控源頭風(fēng)險資料收集銷售代表*收集客戶基本信息（如營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明）、合同草案（含標(biāo)的、價格、交付方式、付款條件、違約責(zé)任等條款）、歷史合作記錄（如有）及客戶需求清單。保證資料齊全、真實，重點核對客戶主體資格是否有效（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容）。初步審查（銷售部門）由銷售代表、銷售經(jīng)理共同審查，重點關(guān)注：商業(yè)條款：標(biāo)的物名稱/型號、數(shù)量、單價、總金額是否與報價單一致；交付時間、地點、方式是否符合客戶需求及公司產(chǎn)能；付款條款：付款比例（如預(yù)付款30%、到貨款60%、質(zhì)保金10%）、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、逾期付款違約金是否合理；交付與驗收：驗收標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)協(xié)議）、驗收期限、異議處理流程是否明確。初審后，對存在爭議的條款（如價格調(diào)整機制、違約責(zé)任上限）與客戶溝通初步修訂意見，形成《合同審查初稿》。法務(wù)審查（法務(wù)部門）將《合同審查初稿》提交法務(wù)專員*，重點審查：法律合規(guī)性：合同條款是否符合《民法典》《產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款（如“合同簽訂后不可變更”等霸王條款）；風(fēng)險點排查：違約責(zé)任是否對等（如客戶逾期付款的違約金是否高于公司逾期交貨的責(zé)任）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確、爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄地是否有利于公司；條款完整性：合同是否包含雙方基本信息、標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決、合同生效條件等核心要素。法務(wù)專員*出具《法務(wù)審查意見書》，標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改理由，反饋至銷售部門。修訂與確認(rèn)銷售部門根據(jù)法務(wù)意見與客戶協(xié)商修訂合同，形成《合同終稿》，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章（客戶需加蓋公章或合同專用章，公司需加蓋銷售章及公章）。終稿確認(rèn)后，掃描存檔原件，同步更新合同臺賬（見模板表格）。（二）執(zhí)行記錄階段：動態(tài)跟蹤履約進度合同簽訂信息錄入在模板表格“一、合同基本信息”欄填寫：合同編號（規(guī)則：年份+月份+銷售代表代碼+序號，如20231001*001）、簽訂日期、甲方（客戶全稱）、乙方（公司全稱）、合同金額、合同有效期、主要條款摘要（如“預(yù)付款30%，到貨款60%，質(zhì)保金10%，質(zhì)保期12個月”）。執(zhí)行關(guān)鍵節(jié)點記錄按時間順序記錄合同履行各環(huán)節(jié)，填寫“二、執(zhí)行記錄”欄：發(fā)貨/交付：記錄發(fā)貨日期、物流單號、交付數(shù)量、交付地點、簽收人（客戶聯(lián)系人*），附發(fā)貨單/簽收單掃描件；驗收：記錄客戶驗收日期、驗收結(jié)果（合格/不合格）、驗收報告編號，如不合格需注明問題詳情及整改方案；回款：記錄回款日期、回款金額、付款方式（如“銀行轉(zhuǎn)賬，賬號尾號”）、剩余欠款金額，附銀行回單掃描件；質(zhì)保期服務(wù)：記錄質(zhì)保期內(nèi)服務(wù)內(nèi)容（如設(shè)備維修、技術(shù)咨詢）、服務(wù)響應(yīng)時間、完成情況，附服務(wù)記錄單。每個節(jié)點需明確負(fù)責(zé)人（如銷售代表、物流專員、財務(wù)專員*），保證責(zé)任到人。問題與處理記錄履約過程中出現(xiàn)異常情況（如客戶逾期驗收、產(chǎn)品質(zhì)量異議、回款延遲），在“三、問題及處理記錄”欄填寫：問題描述（如“客戶反饋設(shè)備運行噪音超標(biāo)，要求暫停付款”）；責(zé)任方（如公司生產(chǎn)部/客戶使用不當(dāng)）；處理措施（如“安排技術(shù)人員現(xiàn)場檢測，確認(rèn)是運輸導(dǎo)致部件松動，24小時內(nèi)修復(fù)并復(fù)驗”）；處理結(jié)果（如“客戶確認(rèn)合格，于X月X日支付到貨款”）；備注（如“后續(xù)需加強運輸防護措施”）。（三）歸檔與總結(jié)階段：沉淀經(jīng)驗優(yōu)化流程資料歸檔合同履行完成后，將合同正本、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收單、回單）、審查記錄（法務(wù)意見書、修訂稿）、執(zhí)行記錄表等資料整理成冊，標(biāo)注“合同編號+客戶名稱+歸檔日期”，交檔案管理員*統(tǒng)一存檔，保存期限不少于5年。復(fù)盤總結(jié)銷售部門會同法務(wù)、財務(wù)、售后等部門召開合同履約復(fù)盤會，分析執(zhí)行過程中的亮點與不足（如“回款周期平均縮短5天，但客戶驗收環(huán)節(jié)平均延遲2天”），提出改進措施（如“提前與客戶確認(rèn)驗收標(biāo)準(zhǔn)，安排專人跟進驗收流程”），形成《合同履約總結(jié)報告》，作為后續(xù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)及流程優(yōu)化的依據(jù)。三、模板工具：銷售業(yè)務(wù)合同審查及執(zhí)行記錄表銷售業(yè)務(wù)合同審查及執(zhí)行記錄表合同編號簽訂日期甲方（客戶）乙方（公司）合同金額（元）合同有效期主要條款摘要銷售代表*一、合同審查記錄審查環(huán)節(jié)審查人審查日期審查意見修訂情況初步審查銷售*商業(yè)條款完整，付款比例需調(diào)整為“預(yù)付款40%，到貨款55%，質(zhì)保金5%”已與客戶協(xié)商，客戶同意修訂付款條款法務(wù)審查法務(wù)*爭議解決條款需明確“由乙方所在地人民法院管轄”，違約責(zé)任上限調(diào)整為合同總額的20%已修訂法務(wù)條款，客戶簽字確認(rèn)最終確認(rèn)銷售經(jīng)理*條款無異議，同意簽訂雙方簽字蓋章完成二、執(zhí)行記錄執(zhí)行節(jié)點日期內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成情況（□已完成□進行中□未開始）備注（附單據(jù)編號）發(fā)貨2023-10-15發(fā)貨100臺設(shè)備，物流單號SF物流*□已完成簽收人：客戶采購*驗收2023-10-20客戶驗收合格，出具驗收報告（編號YS2023102001）銷售*□已完成無異議回款（到貨款）2023-10-25收到到貨款550,000元，銀行回單號20231025001財務(wù)*□已完成賬號尾號質(zhì)保期服務(wù)2024-04-10客戶反饋設(shè)備故障，48小時內(nèi)上門修復(fù)，運行正常售后*□已完成服務(wù)記錄單SH2023041001三、問題及處理記錄問題描述發(fā)生日期責(zé)任方處理措施處理結(jié)果備注客戶反饋設(shè)備運行時出現(xiàn)異響，懷疑質(zhì)量問題2023-11-05公司生產(chǎn)部技術(shù)人員檢測確認(rèn)是運輸中螺絲松動，現(xiàn)場調(diào)試修復(fù)，更換2顆備用螺絲客戶確認(rèn)問題解決，簽署《服務(wù)確認(rèn)單》后續(xù)加強運輸防護，增加緩沖材料客戶因資金周轉(zhuǎn)問題，申請延期支付到貨款，承諾11月30日前付清2023-10-28客戶與客戶簽訂《補充協(xié)議》，約定延期付款期間按日萬分之五支付違約金，11月30日前付清客戶于11月30日支付550,000元及違約金1,375元，附銀行回單需加強客戶信用評估，大額合同提前催款四、使用提醒：保證記錄規(guī)范與風(fēng)險防控信息準(zhǔn)確性：所有記錄內(nèi)容需真實、完整，禁止虛構(gòu)數(shù)據(jù)或遺漏關(guān)鍵信息（如合同金額、回款日期），涉及金額需同時填寫大小寫，避免歧義。及時更新：執(zhí)行節(jié)點需在完成后24小時內(nèi)錄入表格，問題記錄需發(fā)生后48小時內(nèi)填寫，保證信息時效性，便于跟蹤處理?？绮块T協(xié)作：審查階段需銷售、法務(wù)、財務(wù)等部門共同參與，執(zhí)行階段需明確各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人，避免職責(zé)不清導(dǎo)致推諉。法律合規(guī)：合同條款必須符合法律法規(guī)要求，法務(wù)審查意見需嚴(yán)格執(zhí)行，禁止為促成交易而接受“陰陽合同”或無效條款。數(shù)據(jù)保密：客戶信息、合同金額等敏感內(nèi)容需限定知悉范圍