項(xiàng)目合同管理模板全流程指南一、適用范圍與核心價(jià)值本指南適用于各類企業(yè)、組織在項(xiàng)目全生命周期中的合同管理工作，涵蓋建筑工程、IT軟件開(kāi)發(fā)、咨詢服務(wù)、設(shè)備采購(gòu)等多類型項(xiàng)目。通過(guò)規(guī)范合同管理流程，可有效降低法律風(fēng)險(xiǎn)、明確權(quán)責(zé)邊界、提高履約效率，保障項(xiàng)目順利推進(jìn)，同時(shí)為后續(xù)糾紛處理、成本核算及經(jīng)驗(yàn)沉淀提供依據(jù)。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同籌備與起草階段需求明確與立項(xiàng)項(xiàng)目發(fā)起部門（如市場(chǎng)部、工程部）根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)，明確合作方需求、項(xiàng)目范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，填寫(xiě)《項(xiàng)目立項(xiàng)審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管副總審批通過(guò)后，啟動(dòng)合同籌備。關(guān)鍵動(dòng)作：梳理項(xiàng)目核心需求（如“軟件開(kāi)發(fā)需包含用戶管理、數(shù)據(jù)可視化兩大模塊”），避免需求模糊導(dǎo)致后續(xù)合同條款爭(zhēng)議。合作方資質(zhì)調(diào)研法務(wù)部或采購(gòu)部對(duì)合作方進(jìn)行背景調(diào)查，重點(diǎn)核查：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如建筑行業(yè)施工資質(zhì)、ISO認(rèn)證等）是否在有效期內(nèi)；信用狀況（通過(guò)“信用中國(guó)”等公開(kāi)渠道查詢，無(wú)嚴(yán)重失信記錄）；類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)（要求提供合同復(fù)印件或驗(yàn)收證明）。風(fēng)險(xiǎn)提示：若合作方為個(gè)人，需核查身份證件及履約能力，避免無(wú)資質(zhì)承接業(yè)務(wù)。合同起草與條款擬定根據(jù)項(xiàng)目類型選擇標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《技術(shù)開(kāi)發(fā)合同》《采購(gòu)合同》），由法務(wù)部牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部*共同擬定條款，核心內(nèi)容需包括：主體信息：雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（禁止填寫(xiě)個(gè)人手機(jī)號(hào)/郵箱，使用企業(yè)官方渠道）；標(biāo)的與范圍：明確項(xiàng)目?jī)?nèi)容、交付成果（如“軟件系統(tǒng)需通過(guò)甲方驗(yàn)收，符合《系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū)》要求”）；價(jià)款與支付：合同金額、計(jì)價(jià)方式（固定總價(jià)/單價(jià)/成本加酬金）、支付節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付30%，中期驗(yàn)收支付40%，質(zhì)保期滿支付30%”）、賬戶信息（需加蓋企業(yè)公章的賬戶復(fù)印件）；履行期限與方式：項(xiàng)目開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“按GB/T25000.51-2016標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收”）；違約責(zé)任：明確逾期履約、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、付款延遲等情形的違約金計(jì)算方式（如“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”）；爭(zhēng)議解決：約定訴訟/仲裁管轄地（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”）；保密條款：明保證密范圍（如“項(xiàng)目技術(shù)資料、客戶信息”）、保密期限（如“合同終止后3年”）。（二）合同談判與審批階段內(nèi)部評(píng)審起草完成后，法務(wù)部組織內(nèi)部評(píng)審會(huì)，參與部門包括業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部，重點(diǎn)審查：條款完整性（是否遺漏“不可抗力”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)”等關(guān)鍵條款）；法律合規(guī)性（是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)）；商務(wù)條款合理性（價(jià)款是否與市場(chǎng)價(jià)匹配，支付節(jié)點(diǎn)是否有利于資金周轉(zhuǎn)）。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，形成《合同評(píng)審記錄表》，由各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。外部談判由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部共同與合作方進(jìn)行談判，逐條確認(rèn)合同條款，重點(diǎn)協(xié)商：權(quán)責(zé)不對(duì)等條款（如合作方單方面解除合同的權(quán)利）；模糊表述（如“盡快交付”需明確具體時(shí)限）；補(bǔ)充協(xié)議（如需增加“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”條款，需明確“成果歸甲方所有”）。談判過(guò)程中需形成《談判紀(jì)要》，記錄雙方分歧及最終共識(shí)，作為合同附件。最終審批談判達(dá)成一致后，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：金額≤50萬(wàn)元：部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部、分管副總*簽字；金額＞50萬(wàn)元：需增加總經(jīng)理、董事長(zhǎng)簽字（具體權(quán)限根據(jù)企業(yè)制度調(diào)整）。審批通過(guò)后，輸出最終版合同文本（需標(biāo)注“最終版本”及生效日期）。（三）合同簽署與歸檔階段用印與簽署辦公室*根據(jù)審批通過(guò)的《合同用印申請(qǐng)表》，加蓋企業(yè)合同專用章（嚴(yán)禁使用公章代替）；雙方簽署方式：紙質(zhì)合同：法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供《授權(quán)委托書(shū)》），雙方各執(zhí)正本一份，副本若干（用于財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門存檔）；電子合同：通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實(shí)及文件防篡改。合同登記與分發(fā)行政部或檔案室對(duì)簽署完成的合同進(jìn)行登記，填寫(xiě)《合同臺(tái)賬》（模板見(jiàn)下文），信息包括：合同編號(hào)、名稱、雙方主體、金額、簽署日期、履行期限、歸檔編號(hào)等；按需分發(fā)至相關(guān)部門：財(cái)務(wù)部（用于付款審核）、業(yè)務(wù)部門（用于履約跟蹤）、法務(wù)部*（用于法律風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控）。歸檔管理紙質(zhì)合同：正本存入檔案柜，標(biāo)注“合同正本”字樣，副本按部門分類存放；電子合同：至企業(yè)服務(wù)器或云盤(pán)，設(shè)置查閱權(quán)限，定期備份（建議雙備份，本地+云端）；歸檔時(shí)限：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)完成，歸檔期限不少于合同終止后5年（涉及重大項(xiàng)目可永久保存）。（四）合同履行與監(jiān)控階段履約計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款，制定《項(xiàng)目履約計(jì)劃》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“2024年3月1日完成需求調(diào)研，2024年6月30日完成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)”），責(zé)任到人（如“項(xiàng)目經(jīng)理：”）。進(jìn)度與質(zhì)量跟蹤業(yè)務(wù)部門*按履約計(jì)劃定期跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，每周填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》，內(nèi)容包括：已完成工作、未按時(shí)完成原因、下一步計(jì)劃；遇質(zhì)量問(wèn)題（如軟件功能不達(dá)標(biāo)），需及時(shí)與合作方溝通，要求其整改，并留存書(shū)面溝通記錄（如《整改函》）。付款與驗(yàn)收管理財(cái)務(wù)部*根據(jù)合同支付節(jié)點(diǎn)，審核業(yè)務(wù)部門提交的《付款申請(qǐng)表》（附驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等資料），確認(rèn)無(wú)誤后安排付款；到達(dá)驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)時(shí)，業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門（如技術(shù)部、使用部門*）進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)論（合格/不合格），需雙方簽字確認(rèn)。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與處理發(fā)覺(jué)合作方可能違約（如延期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需在1個(gè)工作日內(nèi)向法務(wù)部及分管副總*報(bào)告，啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)流程：發(fā)出《履約催告函》，要求合作方限期整改；若整改無(wú)效，可按合同約定追究違約責(zé)任（如扣除違約金、解除合同）。（五）合同變更與終止階段合同變更管理需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門*填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因（如“項(xiàng)目范圍擴(kuò)大，需增加功能”）、變更內(nèi)容及影響（對(duì)價(jià)款、工期的影響）；變更流程需重新履行審批程序（參照“合同談判與審批階段”），審批通過(guò)后簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，注明“本協(xié)議與原合同具有同等法律效力”；注意：口頭變更無(wú)效，所有變更必須書(shū)面確認(rèn)。合同終止管理合同終止情形包括：到期自然終止、協(xié)商一致終止、一方違約導(dǎo)致終止；終止后，業(yè)務(wù)部門*需與合作方辦理《合同終止/結(jié)算確認(rèn)書(shū)》，明確：已完成工作及未完成工作的處理方案；剩余款項(xiàng)支付方式（如“質(zhì)保金待質(zhì)保期滿后支付”）；資料交接清單（如“技術(shù)文檔、需移交甲方”）。（六）合同后評(píng)估階段履約情況總結(jié)合同終止或履行完畢后30日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門*牽頭組織《合同后評(píng)估報(bào)告》，內(nèi)容包括：履約率（按期交付率、驗(yàn)收合格率）；成本控制情況（實(shí)際支出vs預(yù)算）；合作方評(píng)價(jià)（履約能力、溝通效率、服務(wù)質(zhì)量）。經(jīng)驗(yàn)沉淀與改進(jìn)法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門共同復(fù)盤(pán)合同管理中的問(wèn)題（如“條款約定不明確導(dǎo)致?tīng)?zhēng)議”“驗(yàn)收流程不規(guī)范”），提出改進(jìn)措施，更新標(biāo)準(zhǔn)合同模板及管理流程。三、關(guān)鍵模板清單及說(shuō)明（一）《合同立項(xiàng)審批表》序號(hào)項(xiàng)目名稱合作方名稱項(xiàng)目預(yù)算（萬(wàn)元）項(xiàng)目周期核心需求概述部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)分管副總意見(jiàn)1企業(yè)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)A科技有限公司802024.3-2024.9開(kāi)發(fā)包含人事、財(cái)務(wù)、庫(kù)存管理模塊同意啟動(dòng)同意（二）《合同評(píng)審記錄表》評(píng)審環(huán)節(jié)評(píng)審部門評(píng)審意見(jiàn)評(píng)審人日期法律合規(guī)性法務(wù)部*第5.2條違約金比例過(guò)高，建議調(diào)整為“日萬(wàn)分之三”張*2024.2.20商務(wù)條款財(cái)務(wù)部*預(yù)付款比例30%合理，但需增加“預(yù)付款到賬后7個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)項(xiàng)目”條款李*2024.2.20（三）《合同履行跟蹤表》合同編號(hào)節(jié)點(diǎn)名稱計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間延期原因責(zé)任人下一步計(jì)劃HT-202401001需求調(diào)研2024.3.152024.3.18客戶需求確認(rèn)延遲王*3月20日前完成需求說(shuō)明書(shū)（四）《合同變更申請(qǐng)表》原合同編號(hào)變更內(nèi)容變更原因?qū)r(jià)款影響（萬(wàn)元）對(duì)工期影響申請(qǐng)人審批意見(jiàn)（總經(jīng)理*）HT-202401001增加數(shù)據(jù)加密模塊客戶要求提升安全性+15延長(zhǎng)15天趙*同意（五）《合同后評(píng)估報(bào)告》評(píng)估維度評(píng)估結(jié)果改進(jìn)建議履約率按期交付率100%，驗(yàn)收合格率95%（1個(gè)模塊功能未達(dá)標(biāo)，已整改）驗(yàn)收前增加內(nèi)部測(cè)試環(huán)節(jié)合作方評(píng)價(jià)技術(shù)能力較強(qiáng)，但響應(yīng)速度有待提升簽訂補(bǔ)充協(xié)議明確響應(yīng)時(shí)限四、風(fēng)險(xiǎn)控制與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）資質(zhì)審查風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題：合作方資質(zhì)過(guò)期或無(wú)相關(guān)資質(zhì)，導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法履約。規(guī)避：簽約前核查資質(zhì)原件，要求提供復(fù)印件加蓋公章，并在合同中約定“若因資質(zhì)問(wèn)題導(dǎo)致合同無(wú)效，合作方需賠償全部損失”。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題：條款表述模糊（如“高質(zhì)量完成”“盡快交付”），易引發(fā)爭(zhēng)議。規(guī)避：使用量化指標(biāo)（如“系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間≤2秒”“驗(yàn)收合格率≥98%”），避免歧義；對(duì)“不可抗力”等情形明確定義（如“戰(zhàn)爭(zhēng)、地震等不能預(yù)見(jiàn)、不能避免且不能克服的客觀情況”）。（三）審批流程風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題：越權(quán)審批或未經(jīng)法務(wù)審核直接簽署合同，埋下法律隱患。規(guī)避：嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限，禁止“先簽后批”；法務(wù)審核意見(jiàn)為“不同意”的，不得進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（四）履行監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題：未定期跟蹤履約進(jìn)度，導(dǎo)致合作方違約未及時(shí)發(fā)覺(jué)。規(guī)避：業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)履約跟蹤，每周提交《合同履行跟蹤表》；法務(wù)部每月抽查履約情況，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目重點(diǎn)關(guān)注。（五）歸檔管理風(fēng)