行政采購流程合規(guī)性審核工具指南一、適用范圍與使用時(shí)機(jī)本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政采購活動(dòng)的合規(guī)性審核，涵蓋日常辦公用品采購、固定資產(chǎn)購置（如辦公設(shè)備、家具）、服務(wù)類采購（如保潔、維修）、以及一次性批量采購等場(chǎng)景。當(dāng)采購需求涉及預(yù)算支出、供應(yīng)商選擇、合同簽訂等環(huán)節(jié)時(shí)，均需通過本表單保證采購流程符合公司制度及國家相關(guān)法規(guī)（如《采購法》適用部分），防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，保障采購資金合理使用。二、審核流程操作步驟詳解（一）采購需求發(fā)起與初步審核需求部門提交申請(qǐng)采購申請(qǐng)人（需求部門經(jīng)辦人）填寫《行政采購申請(qǐng)單》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、期望交付時(shí)間等基礎(chǔ)信息。附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型補(bǔ)充支撐材料，如辦公用品采購需提供《采購需求明細(xì)表》，固定資產(chǎn)采購需提供《資產(chǎn)配置申請(qǐng)表》，服務(wù)類采購需提供《服務(wù)需求說明書》及供應(yīng)商初步篩選名單（如有）。提交至需求部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)確認(rèn)采購需求的必要性及與部門工作計(jì)劃的匹配性。需求部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人核對(duì)采購需求的真實(shí)性、合理性，確認(rèn)是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需注明“預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)”并附財(cái)務(wù)部門初步意見。審核通過后，在表單“需求部門意見”欄簽字確認(rèn)，提交至行政部采購組。（二）行政部采購合規(guī)初審采購信息完整性核對(duì)行政部采購專員接收申請(qǐng)后，檢查表單及附件信息是否完整（如規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估價(jià)格等關(guān)鍵信息是否缺失），附件是否符合公司要求（如比價(jià)記錄、供應(yīng)商資質(zhì)等）。若信息不完整，退回需求部門補(bǔ)充；若完整，進(jìn)入下一步合規(guī)性核查。預(yù)算與采購方式匹配性審核核對(duì)采購申請(qǐng)與公司《年度采購預(yù)算》的匹配度，確認(rèn)采購金額是否對(duì)應(yīng)預(yù)算科目，未納入預(yù)算的采購需提供《預(yù)算外采購申請(qǐng)說明》（經(jīng)財(cái)務(wù)部門預(yù)審?fù)ㄟ^）。根據(jù)采購金額及公司《采購管理辦法》確定采購方式：單次采購金額≤5000元：適用“詢價(jià)比價(jià)采購”（至少獲取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）；5000元＜單次采購金額≤5萬元：適用“競(jìng)爭(zhēng)性談判”（邀請(qǐng)不少于3家合格供應(yīng)商參與）；單次采購金額＞5萬元：適用“公開招標(biāo)”（按國家招標(biāo)流程執(zhí)行，或委托第三方招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)）。在表單“采購方式建議”欄注明建議方式，并附初步供應(yīng)商篩選依據(jù)（如合格供應(yīng)商庫查詢記錄、歷史合作供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告等）。供應(yīng)商資質(zhì)初審對(duì)意向供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行核查，重點(diǎn)檢查：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍是否涵蓋采購物品/服務(wù)）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如辦公用品供應(yīng)商需提供《出版物經(jīng)營許可證》（如涉及）或《食品經(jīng)營許可證》（如涉及福利采購），服務(wù)類供應(yīng)商需提供《服務(wù)資質(zhì)證書》）；信用記錄（通過“信用中國”等官方渠道查詢，無嚴(yán)重失信行為記錄）。資質(zhì)合格者進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，不合格者需重新篩選供應(yīng)商。（三）財(cái)務(wù)部合規(guī)性復(fù)核預(yù)算與資金審核財(cái)務(wù)部專員核對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算金額、資金來源（如部門預(yù)算、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)）是否合規(guī)，確認(rèn)資金是否已落實(shí)或具備支付條件。對(duì)大額采購（＞5萬元）進(jìn)行成本效益分析，評(píng)估采購價(jià)格的合理性（參考市場(chǎng)均價(jià)、歷史采購價(jià)格等）。付款條款與發(fā)票審核審核合同中的付款條款是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例≤30%，尾款驗(yàn)收合格后支付），發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否與公司稅務(wù)要求匹配。復(fù)核無誤后，在表單“財(cái)務(wù)部意見”欄簽字，確認(rèn)“預(yù)算合規(guī)、價(jià)格合理、付款條款無風(fēng)險(xiǎn)”。（四）法務(wù)部（或綜合管理部）合同與條款審核采購金額≥2萬元或涉及長期服務(wù)（合同期限＞1年）的，需提交法務(wù)部審核合同條款。審核重點(diǎn)：合同主體是否明確（供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼與營業(yè)執(zhí)照一致）、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否清晰、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如涉及定制化采購）、爭(zhēng)議解決方式（約定公司所在地法院訴訟）等。審核通過后，法務(wù)部在表單“法務(wù)部意見”欄簽字；無需審核的，注明“合同條款符合公司規(guī)定”。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批與采購執(zhí)行分級(jí)審批根據(jù)采購金額及公司《授權(quán)審批管理辦法》，提交至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批：采購金額≤1萬元：行政部負(fù)責(zé)人審批；1萬元＜采購金額≤5萬元：分管副總審批；采購金額＞5萬元：總經(jīng)理審批。審批領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注采購的必要性、預(yù)算合規(guī)性及性價(jià)比，審批通過后在表單“審批意見”欄簽字。采購執(zhí)行與反饋行政部采購專員根據(jù)審批結(jié)果組織采購（如發(fā)布詢價(jià)函、參與招標(biāo)談判等），確定最終供應(yīng)商及成交價(jià)格，簽訂采購合同。采購?fù)瓿珊螅瑢⒑贤瑥?fù)印件、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單等材料附于本表單后，形成完整審核檔案，提交至行政部歸檔。三、行政采購合規(guī)性審核表（模板）表單編號(hào)：CGHS-[年份]-[序號(hào)]（如：CGHS-2024-001）基本信息采購申請(qǐng)部門申請(qǐng)人（經(jīng)辦人姓名）聯(lián)系電話（部門辦公電話，非個(gè)人手機(jī)號(hào)）采購日期年月日預(yù)算編號(hào)（如：2024-XYBG-001）采購詳情采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容采購數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）資金來源□部門預(yù)算□專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)□預(yù)算外（請(qǐng)注明：____________________）期望交付時(shí)間年月日采購方式建議□詢價(jià)比價(jià)（≤5000元）□競(jìng)爭(zhēng)性談判（5000元-5萬元）□公開招標(biāo)（＞5萬元）供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人（供應(yīng)商聯(lián)系人姓名）聯(lián)系電話（供應(yīng)商辦公電話）供應(yīng)商資質(zhì)類型□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)（請(qǐng)注明：____________________）□信用記錄（無失信）審核流程記錄需求部門審核□同意采購□不同意采購（請(qǐng)注明理由：____________________）負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：年月日行政部初審審核意見：□信息完整，符合采購方式建議□需補(bǔ)充附件（注明：_________）專員簽字：_________日期：年月日財(cái)務(wù)部復(fù)核審核意見：□預(yù)算合規(guī)，價(jià)格合理□預(yù)算不足（需調(diào)整預(yù)算：_________）專員簽字：_________日期：年月日法務(wù)部審核□合同條款合規(guī)□需修改條款（注明：_________）簽字：_________（無需審核則填“不適用”）日期：年月日領(lǐng)導(dǎo)審批□同意□不同意（請(qǐng)注明理由：_________）審批人：_________（分管副總/總經(jīng)理）日期：年月日附件清單|（請(qǐng)勾選并注明附件名稱）□《采購需求明細(xì)表》□《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》□《供應(yīng)商資質(zhì)證明》□《合同草案》□《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》（如有）|備注||歸檔信息|行政部歸檔人：_________歸檔日期：年月日|四、關(guān)鍵合規(guī)注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）采購需求真實(shí)性把控需求部門不得拆分采購項(xiàng)目（如將1.5萬元采購拆分為3筆5000元）規(guī)避審批流程，行政部需核對(duì)采購內(nèi)容與實(shí)際工作需求的匹配性，避免“虛假采購”。固定資產(chǎn)采購需注明“資產(chǎn)編碼”（如適用），保證后續(xù)資產(chǎn)登記與臺(tái)賬管理一致。（二）供應(yīng)商資質(zhì)與選擇規(guī)范供應(yīng)商必須從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)“新增供應(yīng)商評(píng)估流程”（填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，附資質(zhì)證明及樣品測(cè)試報(bào)告（如適用））。詢價(jià)/招標(biāo)過程需留存書面記錄（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、談判紀(jì)要等），保證“公開、公平、公正”，避免“定向采購”或“圍標(biāo)串標(biāo)”。（三）合同與付款風(fēng)險(xiǎn)防范合同簽訂前需核對(duì)供應(yīng)商名稱與營業(yè)執(zhí)照、公章一致，避免“合同主體不符”風(fēng)險(xiǎn)；付款前需確認(rèn)驗(yàn)收合格（由需求部門填寫《驗(yàn)收單》，注明“數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間”符合要求），財(cái)務(wù)部憑“審核表+合同+驗(yàn)收單+發(fā)票”四單合一辦理付款。禁止“預(yù)付全款”或“未驗(yàn)收即付款”，特殊情況下需經(jīng)總經(jīng)理書面審批，并明確“款項(xiàng)追回條款”。（四）記錄保存與審計(jì)配合審核表單及相關(guān)附件（申請(qǐng)單、報(bào)價(jià)單、合同、驗(yàn)收單等）需保存至少3年，以備內(nèi)部審計(jì)或外部監(jiān)管檢查；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。若審計(jì)中發(fā)覺采購流程違規(guī)（如未按采購方式執(zhí)行、資質(zhì)審核缺失），需求部門及行政部