企業(yè)合同簽訂審批及存檔流程標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本流程標(biāo)準(zhǔn)模板適用于企業(yè)各類經(jīng)營(yíng)合同的簽訂審批及存檔管理，涵蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等所有對(duì)外或?qū)?nèi)具有法律約束力的協(xié)議。涉及場(chǎng)景包括但不限于：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包、項(xiàng)目合作、資產(chǎn)租賃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)、員工錄用等需通過(guò)合同明確雙方權(quán)利義務(wù)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。本流程旨在規(guī)范合同全生命周期管理，保證合同簽訂的合規(guī)性、審批的嚴(yán)謹(jǐn)性、履行的可控性及存檔的完整性，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同全流程操作指引（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購(gòu)專員、銷售經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同簽訂流程。準(zhǔn)備材料：合同草案：由業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作方提供的模板或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板擬定，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款；合作方資質(zhì)文件：包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)（若由代理人簽訂）、相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)許可證（如行業(yè)特許經(jīng)營(yíng)資質(zhì)）；業(yè)務(wù)需求說(shuō)明：如采購(gòu)合同需附采購(gòu)申請(qǐng)單、技術(shù)規(guī)格要求，銷售合同需附客戶訂單、產(chǎn)品說(shuō)明等。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同草案的業(yè)務(wù)可行性、條款完整性進(jìn)行審核，保證內(nèi)容符合業(yè)務(wù)目標(biāo)，并在《合同審批表》中簽署初審意見(jiàn)。（二）多部門協(xié)同審核合同草案通過(guò)業(yè)務(wù)初審后，需根據(jù)合同類型及金額進(jìn)入以下審核流程（審核順序可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況調(diào)整，一般為業(yè)務(wù)→法務(wù)→財(cái)務(wù)→管理層）：1.法務(wù)部門審核審核重點(diǎn)：合同主體合法性：核實(shí)合作方是否為依法成立并有效存續(xù)的企業(yè)，法定代表人或代理人是否具備簽約資格；條款合規(guī)性：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無(wú)效、管轄約定不明等）；權(quán)責(zé)明確性：明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免模糊表述（如“盡快”“大概”等），違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟及管轄法院）是否清晰、合理；附件完整性：核對(duì)合同附件是否與一致，技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等附件是否具備同等法律效力。輸出成果：法務(wù)部門在《合同審批表》中簽署審核意見(jiàn)，對(duì)存在問(wèn)題的條款標(biāo)注修改建議并退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。2.財(cái)務(wù)部門審核審核重點(diǎn)：價(jià)格條款：合同價(jià)款、支付方式（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款比例）、結(jié)算幣種、稅費(fèi)承擔(dān)是否合理，是否符合企業(yè)定價(jià)策略；成本預(yù)算：合同金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算合同是否履行預(yù)算調(diào)整流程；資金風(fēng)險(xiǎn)：付款條件是否與履約進(jìn)度匹配，避免提前支付或大額尾款導(dǎo)致的資金風(fēng)險(xiǎn)；發(fā)票與稅務(wù)：明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開(kāi)票時(shí)間及稅率，保證稅務(wù)合規(guī)。輸出成果：財(cái)務(wù)部門在《合同審批表》中簽署審核意見(jiàn)，對(duì)涉及資金風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題提出預(yù)警。3.管理層審批審批層級(jí)：根據(jù)合同金額及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬(wàn)元：由業(yè)務(wù)分管副總審批；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：由業(yè)務(wù)分管副總、總經(jīng)理審批；金額＞50萬(wàn)元或重大合同（如并購(gòu)、戰(zhàn)略合作）：提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議審批。審批重點(diǎn)：審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)目標(biāo)，審批權(quán)限內(nèi)的合同條款及審核意見(jiàn)，最終簽署審批結(jié)論。（三）合同簽訂與生效文本定稿：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財(cái)務(wù)及管理層審核意見(jiàn)修改合同草案，最終定稿并經(jīng)所有審核方確認(rèn)。簽訂方式：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章（合同專用章），騎縫章需完整覆蓋合同連接處；電子合同：通過(guò)合法第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽訂，保證電子簽名、電子印章的合法有效性。簽訂份數(shù)：根據(jù)實(shí)際需求確定，一般至少一式三份（甲乙雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份），重要合同可增加存檔份數(shù)。生效條件：合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定的，從其約定，如“自本合同經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章之日起生效”）。（四）合同履行與跟蹤履行責(zé)任：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度（如交貨期、服務(wù)期限、付款節(jié)點(diǎn)等），保證按約履行。異常處理：若出現(xiàn)對(duì)方違約（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或不可抗力（如自然災(zāi)害、政策變化）導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)收集證據(jù)（書(shū)面函件、照片、檢測(cè)報(bào)告等），向法務(wù)部門及管理層匯報(bào)，啟動(dòng)爭(zhēng)議解決或合同變更/解除流程。履約記錄：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行臺(tái)賬》，記錄履約關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收情況、付款憑證等，定期向財(cái)務(wù)部門及管理層反饋履約狀態(tài)。（五）合同存檔與管理存檔責(zé)任：合同簽訂完畢后，業(yè)務(wù)部門需在5個(gè)工作日內(nèi)將合同原件（含附件、審批表、簽訂回執(zhí)等）移交至檔案管理部門，辦理存檔手續(xù)。存檔要求：紙質(zhì)存檔：使用檔案袋封裝，封面標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、存檔期限、保管人等信息，按“合同類型-簽訂年度”分類存放，便于查閱；電子存檔：將合同掃描件（PDF格式）、審批流程記錄、履行文件等錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)存檔同步管理，保證電子檔案安全（設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、定期備份）。存檔期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定，示例：普通業(yè)務(wù)合同：存檔至合同履行完畢后5年；勞動(dòng)合同：存檔至員工離職后2年；涉及訴訟、仲裁的合同：存檔至相關(guān)案件終結(jié)后10年。借閱與銷毀：借閱：企業(yè)內(nèi)部因工作需要借閱合同檔案，需填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，借閱期限不超過(guò)7天，到期歸還；銷毀：超過(guò)存檔期限的合同檔案，由檔案管理部門編制《合同檔案銷毀清單》，經(jīng)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及管理層聯(lián)合審批后，由兩人以上共同監(jiān)銷，保證銷毀過(guò)程可追溯。三、配套表單模板（一）合同審批表合同基本信息內(nèi)容合同名稱合同編號(hào)（企業(yè)統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則，如“HT-部門代碼-年份-序號(hào)”，如“HT-CG-2023-001”）合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□其他簽訂日期年月日簽訂地點(diǎn)甲方（企業(yè)方）名稱：______________________地址：______________________法定代表人：______________________聯(lián)系人：______________________聯(lián)系方式：______________________乙方（合作方）名稱：______________________地址：______________________法定代表人：______________________聯(lián)系人：______________________聯(lián)系方式：______________________合同標(biāo)的合同金額人民幣（大寫）：______________________（小寫）：￥______________________履行期限自______年______月______日起至______年______月______日止付款方式□一次性付款□分期付款（請(qǐng)注明節(jié)點(diǎn)：______________________）審批流程業(yè)務(wù)部門初審：負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：______________法務(wù)部門審核：審核人簽字：______________日期：______________意見(jiàn)：______________________________________________________________________財(cái)務(wù)部門審核：審核人簽字：______________日期：______________意見(jiàn)：______________________________________________________________________管理層審批：分管副總/總經(jīng)理簽字：______________日期：______________意見(jiàn)：______________________________________________________________________附件清單1.合同草案______頁(yè)2.合作方資質(zhì)文件______頁(yè)3.其他：______________________（二）合同臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱合同類型甲方乙方簽訂日期合同金額（元）履行期限履行狀態(tài)審批人簽訂人存檔編號(hào)備注□待履行□履行中□已完成□已終止（三）合同存檔清單存檔編號(hào)合同名稱合同編號(hào)存檔日期存檔份數(shù)存檔部門保管人借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）備注四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合同主體資質(zhì)審核業(yè)務(wù)部門在發(fā)起合同前，必須通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“天眼查”等官方渠道核實(shí)合作方主體資格，保證合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)、未被列入經(jīng)營(yíng)異常名錄或嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單。涉及特殊行業(yè)的（如食品、醫(yī)療器械），需核查合作方是否具備相應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證。（二）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性避免使用模糊表述：如“盡快”“合理期限內(nèi)”“大約”等，需明確具體時(shí)間、數(shù)量、金額（如“交貨日期為2023年12月31日前”“數(shù)量誤差不超過(guò)±5%”）；違約責(zé)任對(duì)等：明確雙方違約情形及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式（如“逾期付款的，按應(yīng)付金額的0.05%/天支付違約金”），避免僅約定單方違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先選擇企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院或企業(yè)熟悉的仲裁機(jī)構(gòu)，避免約定不明確的管轄地（如“由甲方所在地法院管轄”而非“由甲方公司所在地法院管轄”）。（三）審批流程完整性嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“越級(jí)審批”，所有合同必須按流程完成業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)及管理層審核后方可簽訂。緊急情況需啟動(dòng)“綠色通道”的，需經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面審批，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。（四）簽訂與存檔規(guī)范性簽字蓋章需齊全：法定代表人或授權(quán)代表簽字需清晰可辨，公章需使用合同專用章（若企業(yè)規(guī)定），避免僅蓋部門章或財(cái)務(wù)章；合同文本需唯一：避免在修改處直接涂改，修改處需由雙方簽字或蓋章確認(rèn)；存檔及時(shí)性：合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)完成移交，避免因延遲存檔導(dǎo)致原件遺失或損毀。（五）保密與信息安全合同文本及附件涉及企業(yè)商業(yè)秘密（如核心技術(shù)、客戶信息、定價(jià)