企業(yè)行政管理手冊(cè)與工作模板前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)日常行政管理流程，提高行政工作效率，為各部門(mén)提供標(biāo)準(zhǔn)化工作指引。手冊(cè)內(nèi)容涵蓋辦公管理、會(huì)議組織、資產(chǎn)維護(hù)、物資采購(gòu)、檔案管理、差旅支持等核心行政場(chǎng)景，配套實(shí)用工具模板，適用于企業(yè)行政部門(mén)、各業(yè)務(wù)單元行政對(duì)接人員及相關(guān)管理人員。使用時(shí)需結(jié)合企業(yè)實(shí)際制度調(diào)整，保證流程合規(guī)性與可操作性。目錄第一章日常辦公管理規(guī)范第二章會(huì)議組織與執(zhí)行流程第三章固定資產(chǎn)管理細(xì)則第四章辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用制度第五章企業(yè)檔案管理辦法第六章員工差旅管理指南附錄：常用行政工具模板索引第一章日常辦公管理規(guī)范一、適用工作情境適用于企業(yè)日常辦公環(huán)境維護(hù)、辦公秩序管理、新員工辦公配置等場(chǎng)景，旨在保障辦公區(qū)域高效、安全、規(guī)范運(yùn)行。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程新員工辦公配置流程步驟1：需求確認(rèn)人力資源部提前1個(gè)工作日向行政部門(mén)提交《新員工入職信息表》，注明姓名、部門(mén)、崗位、入職日期及特殊需求（如雙屏顯示器、特定軟件權(quán)限等）。步驟2：物資準(zhǔn)備行政部根據(jù)信息表準(zhǔn)備辦公物資（工位、電腦、辦公椅、文具套裝等），提前1個(gè)工作日完成調(diào)試（電腦安裝必要軟件、連接網(wǎng)絡(luò)等）。步驟3：工位安排行政部為新員工分配固定工位，粘貼工位標(biāo)識(shí)（含姓名、部門(mén)），同步更新《工位分配臺(tái)賬》。步驟4：入職引導(dǎo)新員工入職當(dāng)日，行政專員陪同熟悉辦公區(qū)域（會(huì)議室、茶水間、打印區(qū)等），講解辦公設(shè)備使用規(guī)范及安全注意事項(xiàng)（如門(mén)禁卡使用、消防通道位置等）。辦公環(huán)境維護(hù)流程每日巡查：行政專員每日9:00前檢查辦公區(qū)域衛(wèi)生、綠植存活情況、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理（如聯(lián)系保潔清理、報(bào)修故障設(shè)備）。定期維護(hù)：每周五下午組織辦公區(qū)域大掃除（各部門(mén)輪值），每季度對(duì)空調(diào)、飲水機(jī)等設(shè)備進(jìn)行深度清潔保養(yǎng)。秩序管理：嚴(yán)禁在辦公區(qū)域大聲喧嘩、堆放個(gè)人物品，行政部不定期巡查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行提醒并記錄。三、實(shí)用工具模板表1-1新員工辦公配置清單序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量負(fù)責(zé)人配置完成時(shí)間1辦公電腦聯(lián)想ThinkPadT141臺(tái)2023-10-082辦公椅人體工學(xué)椅1把2023-10-083文具套裝筆記本+簽字筆+回形針1套2023-10-08表1-2辦公區(qū)域巡查記錄表巡查日期巡查區(qū)域衛(wèi)生狀況設(shè)備運(yùn)行情況問(wèn)題記錄處理結(jié)果責(zé)任人2023-10-09開(kāi)放辦公區(qū)良好打印機(jī)卡紙3樓打印機(jī)缺紙已補(bǔ)充紙張趙六四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)新員工辦公配置需提前與人力資源部確認(rèn)需求，避免物資閑置或短缺；辦公設(shè)備調(diào)試需保證網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定、軟件版本兼容；巡查記錄需留存?zhèn)洳?，每月匯總問(wèn)題并形成《辦公環(huán)境改進(jìn)報(bào)告》。第二章會(huì)議組織與執(zhí)行流程一、適用工作情境適用于部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議，旨在規(guī)范會(huì)議籌備、召開(kāi)及后續(xù)跟進(jìn)，提升會(huì)議效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程會(huì)前籌備流程步驟1：會(huì)議申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議主題、目的、時(shí)間（預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)）、地點(diǎn)（線上/線下）、參會(huì)人員、議程及所需物料（投影儀、白板、麥克風(fēng)等），提前3個(gè)工作日提交至行政部門(mén)審批。步驟2：資源協(xié)調(diào)行政部根據(jù)審批結(jié)果，協(xié)調(diào)會(huì)議室（保證設(shè)備可用）、線上會(huì)議軟件（如騰訊會(huì)議、Zoom賬號(hào)），提前1天發(fā)送會(huì)議通知（含會(huì)議、議程、參會(huì)準(zhǔn)備材料）。步驟3：物料準(zhǔn)備會(huì)前30分鐘，行政專員檢查會(huì)議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)調(diào)試）、擺放席卡、飲用水、會(huì)議資料（紙質(zhì)版/電子版），保證會(huì)議環(huán)境整潔。會(huì)中執(zhí)行流程簽到管理：線下會(huì)議采用簽到表簽到，線上會(huì)議通過(guò)會(huì)議軟件“簽到”功能統(tǒng)計(jì)，10分鐘后未簽到者由申請(qǐng)人聯(lián)系確認(rèn)。會(huì)議記錄：指定專人（行政部門(mén)人員或會(huì)議記錄員）記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)標(biāo)注決議事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限?？貓?chǎng)管理：主持人按議程推進(jìn)，避免討論偏離主題；行政專員負(fù)責(zé)計(jì)時(shí)（嚴(yán)格控制超時(shí)）、處理臨時(shí)需求（如更換設(shè)備、添加座位）。會(huì)后跟進(jìn)流程紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄員整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)申請(qǐng)人（部門(mén)負(fù)責(zé)人）審核確認(rèn)后，發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。決議跟蹤：行政部門(mén)建立《會(huì)議決議跟蹤表》，每周更新決議事項(xiàng)進(jìn)度，對(duì)逾期未完成的事項(xiàng)提醒負(fù)責(zé)人，每月匯總形成《會(huì)議決議執(zhí)行報(bào)告》。三、實(shí)用工具模板表2-1會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議主題2023年Q3銷(xiāo)售目標(biāo)推進(jìn)會(huì)申請(qǐng)部門(mén)銷(xiāo)售部申請(qǐng)人*經(jīng)理會(huì)議時(shí)間2023-10-1514:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)3樓第一會(huì)議室參會(huì)人員銷(xiāo)售部全體、財(cái)務(wù)部*主管會(huì)議議程1.Q2銷(xiāo)售數(shù)據(jù)回顧；2.Q3目標(biāo)分解；3.資源需求討論所需物料投影儀、白板、席卡表2-2會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱：2023年Q3銷(xiāo)售目標(biāo)推進(jìn)會(huì)時(shí)間：2023年10月15日14:00-16:00地點(diǎn)：3樓第一會(huì)議室參會(huì)人員：銷(xiāo)售部經(jīng)理、；財(cái)務(wù)部主管缺席人員：無(wú)會(huì)議議題及決議：議題：Q2銷(xiāo)售數(shù)據(jù)回顧結(jié)論：Q2銷(xiāo)售額完成目標(biāo)的85%，主要受華東區(qū)域疫情影響。議題：Q3銷(xiāo)售目標(biāo)分解決議：按區(qū)域分解，華東區(qū)域目標(biāo)提升20%，責(zé)任人；華南區(qū)域目標(biāo)保持不變，責(zé)任人。議題：資源需求討論決議：申請(qǐng)市場(chǎng)推廣費(fèi)用10萬(wàn)元，10月20日前提交預(yù)算明細(xì)，負(fù)責(zé)人*經(jīng)理。下一步行動(dòng)：決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)人完成時(shí)限提交Q3區(qū)域目標(biāo)分解表、2023-10-18提交市場(chǎng)推廣預(yù)算明細(xì)*經(jīng)理2023-10-20四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)會(huì)議通知需明確“會(huì)前準(zhǔn)備事項(xiàng)”，避免臨時(shí)討論無(wú)關(guān)議題；會(huì)議紀(jì)要需“一事一議”，明確責(zé)任主體和時(shí)限；線上會(huì)議需提前測(cè)試軟件穩(wěn)定性，保證音視頻效果。第三章固定資產(chǎn)管理細(xì)則一、適用工作情境適用于企業(yè)電腦、打印機(jī)、空調(diào)、辦公家具等固定資產(chǎn)的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、調(diào)撥、維護(hù)、報(bào)廢等全生命周期管理，保證資產(chǎn)安全完整、使用高效。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程固定資產(chǎn)采購(gòu)流程步驟1：需求提報(bào)各部門(mén)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額、用途，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門(mén)。步驟2：審批與預(yù)算行政部審核采購(gòu)必要性（核查現(xiàn)有資產(chǎn)是否可調(diào)配），提交至財(cái)務(wù)部復(fù)核預(yù)算，最終由總經(jīng)理審批（金額≥5000元需總經(jīng)理簽字）。步驟3：供應(yīng)商選擇與采購(gòu)行政部根據(jù)審批結(jié)果，選擇2家以上供應(yīng)商比價(jià)（或通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)），簽訂采購(gòu)合同，保證資產(chǎn)配置符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如電腦需為品牌機(jī)，保修≥3年）。步驟4：驗(yàn)收入庫(kù)資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門(mén)共同驗(yàn)收（核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、功能），填寫(xiě)《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含唯一編號(hào)），錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》。固定資產(chǎn)日常管理流程領(lǐng)用與調(diào)撥：?jiǎn)T工領(lǐng)用資產(chǎn)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》，簽字確認(rèn)；部門(mén)間調(diào)撥需提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，行政部門(mén)更新臺(tái)賬。維護(hù)與保養(yǎng)：行政部每季度對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行巡檢（電腦清灰、打印機(jī)維護(hù)等），建立《資產(chǎn)維護(hù)記錄表》；故障資產(chǎn)及時(shí)報(bào)修，填寫(xiě)《維修申請(qǐng)單》。盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢：每年12月底組織全面盤(pán)點(diǎn)，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表》，盤(pán)盈、盤(pán)虧需說(shuō)明原因并報(bào)批；資產(chǎn)報(bào)廢需提交《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)技術(shù)部門(mén)鑒定（無(wú)法修復(fù)或維修成本過(guò)高），財(cái)務(wù)部核銷(xiāo)后處置殘值。三、實(shí)用工具模板表3-1固定資產(chǎn)臺(tái)賬資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)使用部門(mén)使用人購(gòu)入日期原值折舊年限當(dāng)前狀態(tài)BG-2023-001筆記本電腦聯(lián)想ThinkPadX1銷(xiāo)售部2023-03-1580003年在用BG-2023-002激光打印機(jī)惠普M479fdw行政部2023-05-2050005年在用表3-2固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表盤(pán)點(diǎn)日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實(shí)盤(pán)數(shù)量盤(pán)盈/盤(pán)虧原因說(shuō)明處理意見(jiàn)2023-12-30BG-2023-005辦公椅10盤(pán)虧1把員工離職未歸還責(zé)任人賠償四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼在顯眼位置（如電腦主機(jī)側(cè)面、椅子底部），避免混淆；調(diào)撥、報(bào)廢需及時(shí)更新臺(tái)賬，保證賬實(shí)相符；盤(pán)點(diǎn)差異需在3個(gè)工作日內(nèi)完成原因核查并處理，形成《盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》。第四章辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用制度一、適用工作情境適用于筆、本、打印紙、文件夾等易耗辦公用品的采購(gòu)、庫(kù)存管理、領(lǐng)用登記，保障日常辦公物資供應(yīng)，控制采購(gòu)成本。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程辦公用品采購(gòu)流程步驟1：需求統(tǒng)計(jì)每月25日前，各部門(mén)提交《辦公用品需求計(jì)劃表》，注明名稱、規(guī)格、數(shù)量，行政部門(mén)匯總后編制《月度采購(gòu)計(jì)劃》。步驟2：預(yù)算審批采購(gòu)計(jì)劃提交至財(cái)務(wù)部審核，重點(diǎn)核查用量合理性（如A4紙?jiān)掠昧渴欠癞惓＃?jīng)行政負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。步驟3：供應(yīng)商采購(gòu)行政部選擇定點(diǎn)供應(yīng)商（簽訂年度供貨合同），按計(jì)劃采購(gòu)，保證物資質(zhì)量（如簽字筆需為中性筆，斷墨率≤1%）。步驟4：入庫(kù)登記物資到貨后，行政部清點(diǎn)數(shù)量、檢查質(zhì)量，填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)單》，分類存放（文具區(qū)、耗材區(qū)、勞保區(qū)），更新《庫(kù)存臺(tái)賬》。辦公用品領(lǐng)用流程步驟1：線上/線下申請(qǐng)員工通過(guò)OA系統(tǒng)或填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用表》，注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、用途，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。步驟2：發(fā)放與登記行政專員核對(duì)審批單，按需發(fā)放，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)；低值易耗品（如筆、本）實(shí)行“以舊換新”（舊筆芯換新筆芯）。步驟3：庫(kù)存預(yù)警行政部每周檢查庫(kù)存，當(dāng)常用物資庫(kù)存低于安全庫(kù)存量（如A4紙<5包）時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)補(bǔ)充采購(gòu)。三、實(shí)用工具模板表4-1月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表物資名稱規(guī)格需求部門(mén)需求量單價(jià)（元）總價(jià)（元）采購(gòu)原因A4紙80g銷(xiāo)售部10包25250日常打印中性筆0.5mm行政部20支240辦公使用表4-2辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門(mén)物資名稱數(shù)量用途審批人2023-10-10銷(xiāo)售部A4紙2包客戶資料打印*經(jīng)理2023-10-11行政部中性筆3支會(huì)議記錄趙六四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)采購(gòu)需優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商，保證價(jià)格優(yōu)惠、質(zhì)量穩(wěn)定；領(lǐng)用需嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，避免浪費(fèi)（如整包復(fù)印紙需部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用）；每月5日前形成《辦公用品月度消耗報(bào)告》，分析用量異常原因。第五章企業(yè)檔案管理辦法一、適用工作情境適用于企業(yè)各類檔案（公文檔案、合同檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案）的收集、整理、歸檔、借閱、保管及銷(xiāo)毀，保證檔案完整、安全、可追溯。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程檔案歸檔流程步驟1：檔案收集各部門(mén)在事項(xiàng)完成后3個(gè)工作日內(nèi)，將檔案材料（原件/復(fù)印件）提交至行政部門(mén)，注明檔案類型、形成日期、密級(jí)（公開(kāi)/內(nèi)部/秘密）。步驟2：分類整理行政部按《檔案分類大綱》整理（如公文類按“年份-文號(hào)”排序，合同類按“客戶名稱-簽訂日期”排序），去除金屬夾、裝訂成冊(cè)。步驟3：編碼與登記每份檔案賦予唯一編碼（如“GWB-2023-001”代表“公文檔案-2023年-001號(hào)”），錄入《檔案管理臺(tái)賬》，標(biāo)注存放位置（檔案柜-層-列）。步驟4：入庫(kù)保管檔案存放于專用檔案室（防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)），定期檢查（每季度1次），保證環(huán)境適宜（溫度18-22℃，濕度45-60%）。檔案借閱流程步驟1：申請(qǐng)審批借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、借閱事由、借閱期限（原則上≤3個(gè)工作日），部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字（密級(jí)檔案需總經(jīng)理審批）。步驟2：查閱與歸還行政部核對(duì)審批單后，調(diào)取檔案，由借閱人在檔案室查閱；確需帶出時(shí)，需簽訂《檔案借閱責(zé)任書(shū)》，按時(shí)歸還，檢查檔案完整性。步驟3：銷(xiāo)毀管理超過(guò)保管期限的檔案（如公文檔案保管期限為10年），由行政部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部、法務(wù)部鑒定，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，雙人監(jiān)銷(xiāo)（留存銷(xiāo)毀記錄）。三、實(shí)用工具模板表5-1檔案管理臺(tái)賬檔案編碼檔案名稱形成部門(mén)形成日期密級(jí)存放位置保管期限借閱記錄GWB-2023-001關(guān)于2023年中秋放假的通知行政部2023-09-01內(nèi)部檔案柜-1-310年無(wú)HT-2023-005與公司采購(gòu)合同采購(gòu)部2023-08-15秘密檔案柜-2-1長(zhǎng)期2023-09-10借閱表5-2檔案借閱申請(qǐng)表檔案名稱2023年Q3銷(xiāo)售目標(biāo)分解方案借閱部門(mén)銷(xiāo)售部借閱人借閱事由制定部門(mén)月度計(jì)劃借閱期限2023-10-16至2023-10-18審批人*經(jīng)理四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)檔案材料需保證原始性，不得擅自涂改、抽??；密級(jí)檔案借閱需嚴(yán)格控制范圍，借閱后及時(shí)歸還；銷(xiāo)毀檔案需雙人監(jiān)銷(xiāo)，防止信息泄露。第六章員工差旅管理指南一、適用工作情境適用于員工因公出差（國(guó)內(nèi)/國(guó)際）的交通、住宿、補(bǔ)助申請(qǐng)及報(bào)銷(xiāo)管理，規(guī)范差旅行為，控制差旅成本。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程差旅申請(qǐng)與審批流程步驟1：行程提報(bào)員工填寫(xiě)《出差申請(qǐng)單》，注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具（首選高鐵/飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙）、住宿標(biāo)準(zhǔn)（總監(jiān)級(jí)≤500元/晚，經(jīng)理級(jí)≤350元/晚），部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。步驟2：預(yù)算審核行政部審核行程合理性（如出差天數(shù)與任務(wù)匹配度），財(cái)務(wù)部審核交通、住宿費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)，最終由分管領(lǐng)導(dǎo)審批（出差≥7天需總經(jīng)理審批）。步驟3：票務(wù)預(yù)訂審批通過(guò)后，行政部統(tǒng)一預(yù)訂交通票（優(yōu)先選擇企業(yè)合作協(xié)議價(jià)）、住宿酒店（需簽訂協(xié)議酒店），行程信息同步至員工和部門(mén)負(fù)責(zé)人。差旅報(bào)銷(xiāo)流程步驟1：費(fèi)用歸集員工出差結(jié)束后，收集交通票據(jù)（發(fā)票需與行程一致）、住宿發(fā)票、其他費(fèi)用憑證（如餐飲發(fā)票，需注明“出差期間”），填寫(xiě)《差旅報(bào)銷(xiāo)單》。步驟2：部門(mén)審核部門(mén)負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷(xiāo)真實(shí)性（如出差地點(diǎn)與任務(wù)匹配），簽字后提交至財(cái)務(wù)部。步驟3：財(cái)務(wù)復(fù)核與支付財(cái)務(wù)部核對(duì)票據(jù)合規(guī)性（發(fā)票抬頭、稅號(hào)、金額）、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)誤后3個(gè)工作日內(nèi)完成支付（超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用需員工自行承擔(dān)）。三、實(shí)用工具模板表6-1出差申請(qǐng)單姓名部門(mén)銷(xiāo)售部出差事由客戶洽談時(shí)間2023-10-20至10-22地點(diǎn)上海交通高鐵二等座住宿標(biāo)準(zhǔn)350元/晚隨行人員無(wú)審批人