高校檔案管理規(guī)范與操作流程高校檔案作為高等教育發(fā)展歷程的原始記錄與核心信息資源，不僅承載著學(xué)校的歷史記憶，更對(duì)教學(xué)科研、行政管理、校園文化傳承乃至社會(huì)服務(wù)具有不可替代的價(jià)值?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一所高校管理水平與辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志。本文旨在結(jié)合高校檔案工作的特性與實(shí)踐需求，系統(tǒng)闡述其核心理念、基本原則、標(biāo)準(zhǔn)操作流程及保障措施，以期為提升高校檔案管理的專業(yè)化、精細(xì)化與現(xiàn)代化水平提供有益參考。一、高校檔案管理的核心理念與基本原則高校檔案管理工作并非簡(jiǎn)單的資料堆砌與保管，而是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性極強(qiáng)的學(xué)術(shù)性管理工作，其開展需遵循以下核心理念與原則：（一）真實(shí)性與原始性原則檔案的生命在于真實(shí)。高校檔案必須是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、未經(jīng)篡改的原始記錄。這要求從文件材料產(chǎn)生之初，即注重其形成過程的規(guī)范性與憑證價(jià)值，確保歸檔材料的內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備、格式規(guī)范，杜絕虛假材料或事后補(bǔ)辦的非原始材料混入。（二）完整性與選擇性原則完整性并非指不加篩選地包羅萬象，而是指對(duì)學(xué)校各項(xiàng)職能活動(dòng)中具有保存價(jià)值的材料進(jìn)行系統(tǒng)收集，確保其在內(nèi)容上的連貫與要素上的齊備，能夠完整反映事件的全貌。同時(shí)，基于檔案價(jià)值鑒定，對(duì)海量信息進(jìn)行科學(xué)篩選，保留核心、關(guān)鍵、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的材料，避免冗余與無效存儲(chǔ)。（三）系統(tǒng)性與連續(xù)性原則高校檔案是一個(gè)有機(jī)整體，其管理應(yīng)遵循一定的邏輯體系，如按年度、按機(jī)構(gòu)、按問題或按項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，確保檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系清晰可辨。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)持續(xù)不斷的動(dòng)態(tài)過程，需保證不同時(shí)期、不同載體檔案的有序銜接與管理的連續(xù)性。（四）價(jià)值性與利用性原則檔案的最終目的在于利用。在管理過程中，需始終以揭示檔案價(jià)值、方便利用為導(dǎo)向，通過科學(xué)的整理、編目、著錄，構(gòu)建便捷的檢索體系，使檔案信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地服務(wù)于教學(xué)、科研、管理、決策及社會(huì)各界的合理需求。（五）安全性與保密性原則檔案中包含大量涉密信息、敏感個(gè)人信息及學(xué)校核心數(shù)據(jù)，安全是檔案管理的底線。必須建立健全嚴(yán)格的安全保密制度，采取人防、物防、技防相結(jié)合的措施，確保檔案實(shí)體安全與信息安全，嚴(yán)防失泄密事件發(fā)生。二、高校檔案管理的規(guī)范操作流程規(guī)范的操作流程是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。高校檔案管理流程應(yīng)貫穿于文件材料的“產(chǎn)生-收集-整理-鑒定-保管-利用-銷毀”整個(gè)生命周期。（一）文件材料的形成與收集這是檔案工作的起點(diǎn)，直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量與數(shù)量。1.源頭控制：各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件材料（包括紙質(zhì)、電子及其他載體）的規(guī)范積累與初步整理。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門文件材料形成、積累的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.收集范圍：依據(jù)國(guó)家及行業(yè)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際，制定《高校檔案歸檔范圍與保管期限表》，明確各部門、各類型文件材料的歸檔范圍、責(zé)任主體與時(shí)限要求。通常包括黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類、設(shè)備類、財(cái)會(huì)類、外事類、出版類、聲像類、實(shí)物類及人物類等。3.收集要求：遵循“及時(shí)、完整、準(zhǔn)確”的原則。一般應(yīng)在一項(xiàng)工作或一個(gè)學(xué)年（學(xué)期）結(jié)束后，由各部門兼職檔案員按規(guī)定向?qū)W校檔案管理部門移交。對(duì)于重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)做好文件材料的收集與歸檔工作。（二）檔案的整理與分類整理是檔案由“材料”轉(zhuǎn)化為“檔案”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，目的是使零散的材料系統(tǒng)化、條理化。1.分類方案：應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，確定科學(xué)合理的分類體系。常見的分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等，或多種方法結(jié)合使用。例如，可先按年度，再按組織機(jī)構(gòu)（或檔案大類），然后按問題或項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)分。2.組卷（件）與排列：將同一類別、具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料組合成案卷或件。對(duì)于紙質(zhì)文件，需檢查頁碼、填寫卷內(nèi)目錄、備考表，擬寫案卷標(biāo)題（要求簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容）。不同載體的檔案應(yīng)分別整理，但需建立關(guān)聯(lián)。卷內(nèi)文件材料的排列通常按時(shí)間順序或邏輯順序（如批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后等）。3.編號(hào)與編目：對(duì)整理好的案卷或件進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）等。同時(shí)，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，為后續(xù)著錄和利用奠定基礎(chǔ)。（三）檔案的鑒定與保管期限劃分檔案鑒定主要是對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定其保管期限。1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及本校制定的《歸檔范圍與保管期限表》，結(jié)合檔案內(nèi)容的重要程度、利用價(jià)值、時(shí)效長(zhǎng)短等因素進(jìn)行綜合判斷。2.保管期限：通常分為永久、長(zhǎng)期（一般為五十年以上）和短期（一般為十五年以下）三種。對(duì)于具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史查考價(jià)值、憑證價(jià)值和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的檔案應(yīng)定為永久保存；對(duì)于在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案定為長(zhǎng)期保存；對(duì)于在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案定為短期保存。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀性與準(zhǔn)確性。（四）檔案的著錄與編目著錄是對(duì)檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程，目的是為了編制檢索工具，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效檢索。1.著錄項(xiàng)目：應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》的要求，主要包括檔案的題名、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁數(shù)、保管期限、分類號(hào)、主題詞、附注等。2.檢索工具：在著錄基礎(chǔ)上，編制各種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、主題目錄、專題目錄、人名索引等。隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，應(yīng)積極建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，提供便捷的計(jì)算機(jī)檢索服務(wù)。（五）檔案的歸檔與保管歸檔是指各部門將整理規(guī)范的文件材料向檔案管理部門正式移交的過程，需辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫交接清單。檔案保管則是對(duì)已歸檔檔案進(jìn)行科學(xué)管理，確保其安全與完整。1.庫房管理：檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。2.裝具要求：檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜（架）等裝具，排列有序，便于存取。3.日常管理：建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行入庫、出庫、清點(diǎn)、核對(duì)制度。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.特殊載體檔案保管：對(duì)于照片、錄音錄像帶、磁盤、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特性采取專門的保管措施，如恒溫恒濕、防磁、避光等，并注意定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份，防止信息丟失。（六）檔案的利用與服務(wù)提供利用是檔案工作的根本目的，也是檢驗(yàn)檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。1.利用制度：建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、利用方式、審批手續(xù)和保密要求。2.利用方式：包括提供檔案原件查閱、復(fù)制件（復(fù)印件、摘錄件）、出具證明、檔案咨詢、編研成果服務(wù)等。對(duì)于電子檔案，可通過檔案管理信息系統(tǒng)提供在線查閱服務(wù)（需做好權(quán)限控制）。3.利用服務(wù)：檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，耐心解答咨詢，積極提供所需檔案信息。同時(shí)，做好利用登記和效果反饋工作，為改進(jìn)檔案工作提供依據(jù)。4.保密審查：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)查閱涉密檔案或敏感信息的，必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保檔案信息安全。（七）檔案的鑒定銷毀對(duì)于已到保管期限的短期和長(zhǎng)期檔案，需進(jìn)行再次鑒定。1.銷毀鑒定：由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，確定其是否仍有保存價(jià)值。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀程序：銷毀檔案必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案或隨意丟棄。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。三、高校檔案管理的保障體系建設(shè)規(guī)范高效的檔案管理工作離不開完善的保障體系。（一）組織保障高校應(yīng)成立由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和主管部門（通常為檔案館或綜合檔案室）。各院（系）、部門應(yīng)指定負(fù)責(zé)人分管本單位檔案工作，并配備政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、具備一定專業(yè)知識(shí)的兼職檔案員，形成“學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口管理、各單位協(xié)同配合”的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。（二）制度保障建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，如《檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案庫房管理制度》、《電子檔案管理辦法》等，形成覆蓋檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的制度體系，使檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依。（三）隊(duì)伍建設(shè)加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，配備足夠數(shù)量的專職檔案管理人員。重視檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論、現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。關(guān)心檔案人員的成長(zhǎng)，保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。（四）經(jīng)費(fèi)與設(shè)施保障學(xué)校應(yīng)將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入年度預(yù)算，保障檔案庫房建設(shè)與改造、檔案裝具購置、檔案信息化建設(shè)、檔案修復(fù)與復(fù)制、人員培訓(xùn)等方面的資金投入。配備必要的辦公設(shè)備、庫房設(shè)備、安全防護(hù)設(shè)備和信息化設(shè)備，為檔案工作的開展提供良好的物質(zhì)條件。（五）信息化建設(shè)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是提升檔案管理現(xiàn)代化水平的必然趨勢(shì)。應(yīng)按照國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)安全、穩(wěn)定、高效的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、著錄、管理、檢索、利用和備份。加強(qiáng)電子文件歸檔與電子檔案管理的研究與實(shí)踐，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。推動(dòng)檔案信息資源的共享與開發(fā)利用，更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和社會(huì)需求。（六）監(jiān)督與檢查建立檔案工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期