合同信息記錄及關(guān)鍵條款提示清單工具模板引言合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的重要載體。為規(guī)范合同全流程管理，保證關(guān)鍵信息不遺漏、核心條款無疏漏，特制定本工具模板。通過系統(tǒng)記錄合同基本信息并對(duì)關(guān)鍵條款進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示，可有效提升合同審核效率、降低履約風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)提供支撐。一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具適用于企業(yè)各類合同的日常管理場(chǎng)景，具體包括但不限于：（一）合同審核階段法務(wù)或業(yè)務(wù)部門在接收新合同時(shí)快速梳理合同主體、標(biāo)的、金額等基礎(chǔ)信息，并對(duì)照關(guān)鍵條款清單審核條款合規(guī)性，避免因條款缺失或表述模糊導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同歸檔階段行政部門或項(xiàng)目組在合同簽訂后，通過模板統(tǒng)一記錄合同核心要素，建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案，便于后續(xù)查閱、統(tǒng)計(jì)及審計(jì)。（三）履約跟蹤階段業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行過程中，對(duì)照關(guān)鍵條款提示清單（如付款節(jié)點(diǎn)、交付期限、違約責(zé)任等），實(shí)時(shí)監(jiān)控履約進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并處理潛在問題（如對(duì)方逾期履約、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等）。（四）合規(guī)檢查階段企業(yè)管理層或合規(guī)部門在開展內(nèi)部審計(jì)時(shí)，可通過本工具快速匯總合同信息，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵條款（如數(shù)據(jù)安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議解決等）是否符合法律法規(guī)及公司制度要求。二、操作流程與步驟詳解（一）合同接收與初步分類接收合同文本：獲取合同正本（或掃描件），確認(rèn)合同類型（如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等），明確合同對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景（如日常采購(gòu)、項(xiàng)目合作、設(shè)備租賃等）。分類登記：根據(jù)合同類型或業(yè)務(wù)部門，對(duì)合同進(jìn)行初步分類（如“銷售類-華東區(qū)域”“采購(gòu)類-原材料”），便于后續(xù)管理和查詢。（二）核心信息提取與填寫對(duì)照合同文本，提取以下核心信息并錄入模板表格（具體表格見第三章）：基礎(chǔ)標(biāo)識(shí)信息：合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)；合同主體信息：甲方（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系電話）、乙方（同甲方信息）；合同核心要素：合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格/型號(hào)、數(shù)量）、合同金額（大寫、小寫、幣種）、履行期限（開始日期、結(jié)束日期、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）、履行方式（如“分批交付”“一次性付款”）；關(guān)聯(lián)信息：對(duì)應(yīng)項(xiàng)目編號(hào)、審批人、合同份數(shù)、持有部門（如“原件：財(cái)務(wù)部1份，復(fù)印件：業(yè)務(wù)部2份”）。（三）關(guān)鍵條款逐項(xiàng)審核與標(biāo)注針對(duì)不同類型合同，重點(diǎn)審核以下關(guān)鍵條款，并在模板表格“關(guān)鍵條款提示清單”中逐項(xiàng)標(biāo)注“已審核/需補(bǔ)充/存在風(fēng)險(xiǎn)”：1.主體資格條款審核要點(diǎn)：雙方是否具備簽訂合同的主體資格（如企業(yè)需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)需提供資質(zhì)許可；自然人為完全民事行為能力人）；風(fēng)險(xiǎn)提示：若對(duì)方為分支機(jī)構(gòu)，需確認(rèn)其總公司是否授權(quán)；若對(duì)方為授權(quán)代理人，需核查授權(quán)委托書及代理人身份證明。2.標(biāo)的與質(zhì)量條款審核要點(diǎn)：標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號(hào)是否明確；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）是否具體；驗(yàn)收流程（如“到貨驗(yàn)收”“階段性驗(yàn)收”“最終驗(yàn)收”）及異議期限是否約定；風(fēng)險(xiǎn)提示：避免使用“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述，需明確可量化或可驗(yàn)證的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.價(jià)款與支付條款審核要點(diǎn)：合同金額是否含稅；支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票）、支付節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%到付后40%驗(yàn)收合格后30%”）、賬戶信息（戶名、開戶行、賬號(hào)）是否準(zhǔn)確；風(fēng)險(xiǎn)提示：避免約定“支付至對(duì)方負(fù)責(zé)人賬戶”，需確認(rèn)賬戶與合同主體一致；逾期付款的違約責(zé)任（如“按LPR4倍支付利息”）是否明確。4.履行期限與方式條款審核要點(diǎn)：履行開始/結(jié)束日期是否具體；分批履行的，每批標(biāo)的的數(shù)量、交付時(shí)間是否明確；交付方式（如“乙方送貨上門”“甲方自提”）及費(fèi)用承擔(dān)方是否約定；風(fēng)險(xiǎn)提示：避免約定“盡快”“合理期限內(nèi)”等模糊表述，需明確具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)或計(jì)算方式。5.違約責(zé)任條款審核要點(diǎn)：是否明確雙方違約情形（如逾期交貨、逾期付款、質(zhì)量不合格等）及對(duì)應(yīng)的違約責(zé)任（如違約金計(jì)算方式、賠償范圍、合同解除權(quán)）；風(fēng)險(xiǎn)提示：違約金不宜過高（一般不超過實(shí)際損失的30%），避免被法院調(diào)減；需明確“守約方有權(quán)要求繼續(xù)履行合同”的權(quán)利。6.爭(zhēng)議解決條款審核要點(diǎn)：爭(zhēng)議解決方式（訴訟或仲裁）是否明確；若選擇訴訟，是否明確管轄法院（如“甲方所在地人民法院”）；若選擇仲裁，是否明確仲裁機(jī)構(gòu)（如“中國(guó)國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會(huì)”）；風(fēng)險(xiǎn)提示：避免同時(shí)約定訴訟和仲裁；管轄法院或仲裁機(jī)構(gòu)需明確具體（如“北京市朝陽區(qū)人民法院”而非“北京法院”）。7.保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（如適用）審核要點(diǎn)：保密信息的范圍（如“技術(shù)資料、客戶信息”）、保密期限（如“合同履行后3年”）、違約責(zé)任是否明確；知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如“成果歸甲方所有”）及使用許可是否約定；風(fēng)險(xiǎn)提示：需明保證密義務(wù)是否及于合同雙方及第三方，是否允許在法律法規(guī)要求下向監(jiān)管部門披露。8.合同生效與終止條款審核要點(diǎn)：生效條件（如“雙方簽字蓋章后生效”“需辦理備案手續(xù)后生效”）；終止情形（如“合同履行完畢”“雙方協(xié)商一致”“因不可抗力無法履行”）；終止后的清算條款（如“乙方需退還預(yù)付款”“甲方需配合辦理交接手續(xù)”）是否約定。（四）存檔與動(dòng)態(tài)跟蹤存檔管理：將填寫完整的模板表格與合同文本（掃描件/原件）一并歸檔，建立“合同編號(hào)-名稱-簽訂日期-主體”的索引目錄，保證檔案可快速檢索。履約跟蹤：根據(jù)模板中的“關(guān)鍵條款提示清單”（如付款節(jié)點(diǎn)、交付期限），設(shè)置履約提醒節(jié)點(diǎn)（如“提前7天提醒乙方交付”），定期更新履約狀態(tài)（如“已支付”“待驗(yàn)收”“存在爭(zhēng)議”），對(duì)異常情況及時(shí)上報(bào)處理。版本更新：若合同發(fā)生變更（如補(bǔ)充協(xié)議、延期履行），需重新填寫模板表格，注明“變更原因”“變更內(nèi)容”“變更日期”，并關(guān)聯(lián)原合同信息，保證檔案的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。三、模板表格設(shè)計(jì)（一）合同基本信息記錄表項(xiàng)目?jī)?nèi)容備注（填寫示例）合同編號(hào)企業(yè)統(tǒng)一編碼規(guī)則（如“HT-年份-部門-序號(hào)”）HT-2024-銷售-001合同名稱合同全稱《產(chǎn)品采購(gòu)合同》合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□技術(shù)□其他（請(qǐng)注明）采購(gòu)簽訂日期年/月/日2024-03-15簽訂地點(diǎn)具體地點(diǎn)（如“北京市朝陽區(qū)會(huì)議室”）北京市朝陽區(qū)會(huì)議室甲方（采購(gòu)方）名稱法定登記名稱科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼91110000法定代表人法定代表人姓名*某聯(lián)系人具體對(duì)接人姓名*某聯(lián)系電話聯(lián)系人手機(jī)號(hào)（僅內(nèi)部使用，對(duì)外不公開）138地址通訊地址北京市海淀區(qū)路號(hào)乙方（供應(yīng)商）名稱法定登記名稱貿(mào)易有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼91110000法定代表人法定代表人姓名*某聯(lián)系人具體對(duì)接人姓名*某聯(lián)系電話聯(lián)系人手機(jī)號(hào)（僅內(nèi)部使用，對(duì)外不公開）139地址通訊地址上海市浦東新區(qū)路號(hào)合同核心要素標(biāo)的名稱產(chǎn)品/服務(wù)名稱型號(hào)服務(wù)器規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容詳細(xì)描述CPU：IntelXeonE5-2680v4；內(nèi)存：32GBDDR4數(shù)量/服務(wù)期限數(shù)量（單位）或期限（年/月/日）10臺(tái)；服務(wù)期限：2024年4月1日-2025年3月31日合同金額（大寫）中文大寫金額人民幣壹佰萬元整合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字金額￥1,000,000.00幣種□人民幣□美元□歐元□其他人民幣履行方式□一次性交付/服務(wù)□分批交付/服務(wù)（請(qǐng)注明批次及節(jié)點(diǎn)）分批交付：第一批2024年4月30日前交付5臺(tái)支付方式□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□現(xiàn)金□其他（請(qǐng)注明）銀行轉(zhuǎn)賬支付節(jié)點(diǎn)明確各期支付比例及條件預(yù)付款30%到付后40%驗(yàn)收合格后30%關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號(hào)若合同對(duì)應(yīng)具體項(xiàng)目，填寫項(xiàng)目編號(hào)P-2024-001審批人合同審批流程中最終審批人姓名*某（業(yè)務(wù)總監(jiān)）合同份數(shù)合同正本及復(fù)印件份數(shù)原件2份（甲方1份，乙方1份），復(fù)印件3份持有部門企業(yè)內(nèi)部持有合同文本的部門采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部備注其他需說明事項(xiàng)（如合同附件清單）附件：1.技術(shù)參數(shù)表；2.售后服務(wù)承諾書（二）關(guān)鍵條款提示清單表?xiàng)l款類別條款名稱內(nèi)容要點(diǎn)（摘要）審核狀態(tài)風(fēng)險(xiǎn)提示處理建議履約狀態(tài)主體資格條款乙方資質(zhì)證明乙方需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營(yíng)許可證（若適用）已審核已核查乙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照及食品經(jīng)營(yíng)許可證，均在有效期內(nèi)無需補(bǔ)充正常履約標(biāo)的與質(zhì)量條款產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合國(guó)家GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)已審核合同中未明確具體驗(yàn)收方法補(bǔ)充附件《產(chǎn)品驗(yàn)收細(xì)則》待驗(yàn)收（2024-04-30）價(jià)款與支付條款預(yù)付款支付簽訂合同后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同金額30%預(yù)付款已審核預(yù)付款比例較高，需確認(rèn)乙方是否提供履約擔(dān)保要求乙方提供銀行保函預(yù)付款已支付（2024-03-20）履行期限與方式條款交付時(shí)間第一批產(chǎn)品于2024年4月30日前交付至甲方指定地點(diǎn)（北京市朝陽區(qū)倉(cāng)庫）已審核交付時(shí)間臨近，需乙方確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度每周跟進(jìn)乙方生產(chǎn)進(jìn)度，留存溝通記錄待交付違約責(zé)任條款逾期付款違約責(zé)任甲方逾期付款，按應(yīng)付未付金額的0.05%/日支付違約金需補(bǔ)充違約金比例過高，可能被法院調(diào)減調(diào)整為“按LPR的1.5倍支付逾期利息”-爭(zhēng)議解決條款爭(zhēng)議解決方式雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟已審核管轄法院明確，符合公司要求無需修改-保密條款保密信息范圍包括技術(shù)資料、客戶信息、定價(jià)策略等已審核未約定保密期限補(bǔ)充“保密期限為合同履行完畢后5年”正常履約四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息錄入準(zhǔn)確性合同編號(hào)、金額、日期、主體信息等核心要素需與合同文本完全一致，避免因錄入錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案失真（如合同金額大小寫不一致、簽訂日期與實(shí)際不符）。涉及金額、數(shù)量等數(shù)字信息，需雙人核對(duì)（如業(yè)務(wù)員與財(cái)務(wù)員交叉確認(rèn)）。（二）條款審核完整性不同類型合同的關(guān)鍵條款存在差異（如技術(shù)合同需重點(diǎn)審核知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款，勞動(dòng)合同需重點(diǎn)審核薪酬與解約條款），需根據(jù)合同性質(zhì)調(diào)整審核重點(diǎn)，避免遺漏重要條款。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)合同模板，可提前設(shè)置“必審條款清單”，保證審核無死角。（三）動(dòng)態(tài)更新及時(shí)性合同履行過程中若發(fā)生變更（如延期交付、金額調(diào)整、補(bǔ)充協(xié)議等），需在模板表格中及時(shí)更新履約狀態(tài)及條款信息，避免檔案信息與實(shí)際履約情況脫節(jié)。對(duì)于長(zhǎng)期履行的合同（如年度框架協(xié)議），建議按月/季度更新履約進(jìn)度。（四）保密與權(quán)限管理合同信息可能涉及企業(yè)商業(yè)秘密（如定價(jià)策略、客戶信息），需限定模板表格的查閱權(quán)限（如僅業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人可查看），避免信息泄露。電子版檔案需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案需存入帶鎖檔案柜。（五）跨部門協(xié)作機(jī)制合同管理需業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門協(xié)同配合：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供合同背景信息及履約進(jìn)度，法務(wù)部門負(fù)責(zé)條款合規(guī)性審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)金額、支付節(jié)點(diǎn)等財(cái)務(wù)信息核對(duì)。建議建立“合同管理臺(tái)賬”，由行政部門統(tǒng)一匯總各部門信息，保證數(shù)據(jù)一致。五、工具價(jià)值與延伸應(yīng)用本工具通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄與風(fēng)險(xiǎn)提示，可實(shí)現(xiàn)合同管理的“規(guī)范化、可視化、可控化”：降低風(fēng)險(xiǎn)：通過關(guān)鍵條款逐項(xiàng)審核，提前識(shí)別合同主體、質(zhì)量、違約責(zé)任等環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失；提升效率：統(tǒng)一模板減少信息重復(fù)錄入，標(biāo)