企業(yè)行政管理文書格式統(tǒng)一規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與文書類型本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政管理文書的編制、流轉(zhuǎn)與歸檔，涵蓋通知、報告、請示、函件、會議紀要、工作計劃、總結(jié)、制度文件等八大類文書類型。適用對象包括行政部、人力資源部、財務部、業(yè)務部等所有職能部門，旨在通過統(tǒng)一格式提升文書規(guī)范性、跨部門協(xié)作效率及檔案管理標準化水平。二、文書標準化編制流程（一）第一步：明確文書類型與核心目的編制前需根據(jù)工作場景確定文書類型，明確核心目標（如告知事項、請求批示、匯報進展等）。例如：通知：用于發(fā)布規(guī)章制度、會議安排、事項告知等具有普遍性的要求；請示：用于向上級請求指示或批準，需一事一請，不得夾帶報告內(nèi)容；會議紀要：用于記錄會議決議、待辦事項及責任人，需客觀準確反映會議結(jié)論。（二）第二步：確定文書格式要素各類文書均需包含以下核心要素（特殊類型可增減）：居中排列，二號小標宋簡體字體，如“關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”；文號：由發(fā)文部門代字、年份、序號組成，如“行字〔2024〕5號”（注：年份用六角括號“〔〕”，序號不虛位）；主送機關(guān)：頂格書寫，三號仿宋GB2312字體，后加冒號，如“各部門：”“各分公司：”；三號仿宋GB2312字體，首行縮進2字符，行距28磅，結(jié)構(gòu)一般為“開頭（背景/依據(jù)）+主體（事項/要求）+結(jié)尾（執(zhí)行說明/聯(lián)系方式）”；附件：如需附件，在下空一行左空二字標注“附件：”，后加冒號，附件名稱后不加標點，如“附件：1.2024年年度培訓計劃表”；發(fā)文機關(guān)：單一機關(guān)發(fā)文時在右空四字書寫，聯(lián)合發(fā)文時各機關(guān)名稱之間空一字；成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，如“2024年3月15日”（注：不得使用“2024.3.15”等簡化格式）。（三）第三步：編制內(nèi)容開頭：簡明扼要說明發(fā)文背景或依據(jù)，如“根據(jù)公司2024年度工作部署，為規(guī)范辦公用品管理，現(xiàn)就相關(guān)事宜通知”；主體：邏輯清晰、條理分明，可分點列項（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”層級序號），每部分內(nèi)容聚焦單一主題，避免冗余；結(jié)尾：根據(jù)文書類型確定，如通知常用“特此通知”，請示常用“妥否，請批示”，報告常用“特此報告”，并注明聯(lián)系人及聯(lián)系方式（如“聯(lián)系人：，聯(lián)系方式：0X-X”）。（四）第四步：排版與格式校對頁面設置：A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；頁碼：頁腳居中，四號宋體字體，如“-1-”；重點內(nèi)容標注：標題可加粗，內(nèi)關(guān)鍵條款（如“嚴禁”“必須”“逾期未處理”等）可使用紅色或下劃線標注，但全文標注樣式不超過2種；校對：檢查文號是否唯一、格式要素是否齊全、有無錯別字及邏輯矛盾，保證內(nèi)容與格式一致。（五）第五步：審核與發(fā)布部門內(nèi)部審核：由文書編制人自查后，提交部門負責人（如行政部經(jīng)理*）審核內(nèi)容準確性與合規(guī)性；跨部門會簽：涉及多部門職責的文書（如人力資源制度、財務報銷流程），需相關(guān)部門負責人（如人力資源部負責人、財務部負責人）會簽確認；最終審批：根據(jù)文書重要性，提交分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批（如年度工作計劃、重要制度文件）；發(fā)布歸檔：審批通過后，由行政部統(tǒng)一編號、印發(fā)（紙質(zhì)版需加蓋公章），并同步電子版至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，歸檔時按“文號+標題”命名文件，如“行字〔2024〕5號-關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”。三、常用文書格式模板示例（一）通知類模板關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知行字〔2024〕12號各部門、各分公司：根據(jù)國家法定節(jié)假日安排及公司實際情況，現(xiàn)將2024年端午節(jié)放假安排通知一、放假時間6月8日（星期六）至6月10日（星期一）放假，共3天。6月11日（星期二）正常上班。二、注意事項請各部門在放假前關(guān)閉辦公區(qū)域電源、鎖好門窗，做好防火、防盜安全工作；假期期間值班人員需堅守崗位，保持通訊暢通，遇突發(fā)情況及時向行政部（值班電話：0X-X）匯報；各業(yè)務部門需提前做好工作安排，保證假期前后工作銜接順暢。特此通知。有限公司行政部2024年5月28日（二）請示類模板關(guān)于申請采購辦公設備的請示財字〔2024〕3號總經(jīng)理：為提升行政部工作效率，目前部門打印機、掃描儀等辦公設備已使用5年，故障頻發(fā)（詳見附件1：現(xiàn)有辦公設備故障統(tǒng)計表），影響日常文件處理及檔案管理工作。經(jīng)市場調(diào)研，擬采購聯(lián)想M7208D打印機3臺、佳能掃描儀CanoScanLIDE300型號2臺，預算共計1.2萬元（詳見附件2：辦公設備報價單）。妥否，請批示。辦公設備報價單財務部2024年3月10日（三）會議紀要模板有限公司2024年第一季度經(jīng)營分析會議紀要會字〔2024〕5號時間：2024年3月20日14:00-16:30地點：公司301會議室主持人：總經(jīng)理*參會人員：副總經(jīng)理、各部門負責人、財務部全體人員記錄人：行政部會議議題：總結(jié)2024年第一季度經(jīng)營情況，分析存在問題，部署第二季度重點工作。一、第一季度經(jīng)營情況匯報（財務部*）營業(yè)收入：完成4500萬元，同比增長12%，目標達成率90%；成本控制：營業(yè)成本率同比下降3%，主要因原材料采購成本降低；存在問題：新業(yè)務拓展進度滯后，目標完成率僅65%。二、第二季度工作部署市場部（負責人*）：4月底前完成新業(yè)務推廣方案，5月起開展線上線下聯(lián)動營銷；銷售部（負責人趙六*）：加強客戶回訪，重點跟進3家意向合作客戶，保證第二季度新業(yè)務收入占比提升至20%；財務部：每月5日前提交經(jīng)營分析報告，實時監(jiān)控成本及應收賬款。三、會議決議由市場部牽頭，銷售部配合，于4月10日前提交新業(yè)務推廣方案；各部門需在4月15日前將第二季度工作計劃報行政部匯總。散會時間：16:30報送：總經(jīng)理、副總經(jīng)理抄送：各部門分發(fā)：行政部（存檔）、財務部、市場部、銷售部四、執(zhí)行規(guī)范關(guān)鍵要點（一）格式細節(jié)規(guī)范字體與字號：標題統(tǒng)一用二號小標宋簡體，用三號仿宋GB2312，層級序號用三號楷體GB2312（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”）；行距與頁邊距：行距固定為28磅，頁眉1.5cm（內(nèi)容為公司LOGO+“有限公司”），頁腳1.5cm（頁碼）；附件處理：附件名稱與空一行，附件如有多份，用“附件1：X”“附件2：X”標注，附件內(nèi)容格式需與一致。（二）內(nèi)容合規(guī)要求用語規(guī)范：使用書面語，避免口語化表達（如“差不多”“可能”），請示類文書需明確請求事項，不得模糊表述；邏輯嚴謹：結(jié)構(gòu)需符合“總-分”邏輯，先說明背景/依據(jù)，再提出具體事項/要求，最后說明執(zhí)行說明；信息準確：文號、日期、數(shù)據(jù)、聯(lián)系人等信息需反復核對，保證無誤，涉及金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息需注明單位（如“元”“臺”“天”）。（三）審批與歸檔管理審批權(quán)限：常規(guī)通知、函件由部門負責人審批；涉及公司重大事項（如制度修訂、年度計劃）需總經(jīng)理審批；歸檔時限：文書發(fā)布后3個工作日內(nèi)完成電子版歸檔，紙質(zhì)版文書需在每月底前移交行政部檔案室，保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行（如年度總結(jié)保存10年，會議紀要保存5年）；版本控制：制度類、流程類文書修訂時，需在文號后標注修訂版次（如“制字〔2024〕1號（修訂版）”），舊版文件同時廢止。（四）常見問題規(guī)避文號重復：每月初由行政部統(tǒng)一梳理上月文號，保證文號唯一性，避免重復使用；附件缺失：提及附件時，需保證附件內(nèi)容完整，未單獨提交附件的文書不得標注“附件：”；日期