企業(yè)采購合同審查及執(zhí)行跟蹤工具指南一、工具適用背景與核心價值在企業(yè)采購活動中，合同是明確供需雙方權(quán)利義務、控制采購風險的核心法律文件。從合同簽訂前的條款審查，到執(zhí)行中的交付、驗收、付款全流程跟蹤，涉及采購、法務、財務、業(yè)務等多部門協(xié)作，易出現(xiàn)信息不對稱、責任不清晰、進度滯后等問題。本工具通過標準化流程設計，整合合同審查關(guān)鍵節(jié)點與執(zhí)行跟蹤要素，助力企業(yè)實現(xiàn)采購合同“事前風險可控、事中進度可視、事后責任可溯”，提升采購管理規(guī)范性與風險防控能力。適用于各類企業(yè)原材料采購、服務外包、設備采購等采購場景，覆蓋合同起草、審核、簽訂、履行、歸檔全生命周期管理。二、標準化操作流程（一）合同接收與初步審核操作內(nèi)容：采購部收到供應商提供的合同草案后，首先核對合同基礎信息完整性，包括：供需雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、合同簽訂日期、合同名稱（需明確標的物，如“2024年度辦公用紙采購合同”）、合同金額（大小寫一致）、采購標的物名稱/規(guī)格/數(shù)量、付款方式、交付期限等核心要素。同時檢查合同附件（如技術(shù)參數(shù)表、報價單、質(zhì)量標準等）是否齊全，與采購需求（如申購單、招標文件）是否一致。責任部門：采購部（采購專員*負責）輸出成果：《合同初步審核記錄表》（記錄核對結(jié)果及缺失項，反饋供應商補充完善）。（二）法務專項審查操作內(nèi)容：采購部將初審通過的合同提交法務部，法務部重點審查以下內(nèi)容：主體資格：供應商營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（若簽約人非法定代表人）是否有效，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標的；條款合法性：違約責任（如逾期交付、質(zhì)量不合格的賠償標準）、爭議解決方式（約定管轄法院/仲裁機構(gòu)）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力條款等是否符合《民法典》等法律法規(guī)；權(quán)利義務對等性：檢查是否存在“霸王條款”（如供應商免責范圍過大、采購方付款義務無對價）；風險點：明確合同中的潛在風險（如質(zhì)保期約定模糊、付款節(jié)點與交付進度不匹配），提出修改建議。責任部門：法務部（法務專員*負責）輸出成果：《法務審查意見書》，標注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并逐條說明修改理由及建議條款。（三）財務合規(guī)審核操作內(nèi)容：法務審查通過后，財務部對合同中的財務相關(guān)條款進行審核：付款安排：付款節(jié)點（如預付款、到貨款、驗收款、質(zhì)保金的比例及觸發(fā)條件）、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）是否符合企業(yè)財務制度及預算要求；價格合理性：合同價格是否與市場價格、中標結(jié)果一致，是否存在價格波動風險（如大宗原材料價格調(diào)整機制）；稅費與發(fā)票：明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開具時間及合規(guī)性要求；資金安全：檢查預付款比例是否過高（一般不超過30%），質(zhì)保金約定是否合理（通常5%-10%）。責任部門：財務部（財務專員*負責）輸出成果：《財務審核意見表》，確認付款安排的合規(guī)性與財務風險，必要時要求業(yè)務部門補充價格比價資料。（四）業(yè)務部門需求確認操作內(nèi)容：采購部將法務、財務審核后的合同提交需求業(yè)務部門（如生產(chǎn)部、行政部），確認合同內(nèi)容是否滿足實際業(yè)務需求：技術(shù)參數(shù)：標的物的規(guī)格、功能、質(zhì)量標準是否符合生產(chǎn)/使用要求；交付要求：交付地點、方式、驗收流程是否與業(yè)務計劃匹配；服務條款：若為服務采購（如IT運維），服務范圍、響應時間、考核標準是否明確。責任部門：需求業(yè)務部門（部門經(jīng)理*或指定負責人）輸出成果：《業(yè)務需求確認函》，簽字確認“需求滿足”或“需調(diào)整”（注明調(diào)整項，反饋采購部與供應商溝通）。（五）合同簽訂與分發(fā)操作內(nèi)容：所有部門審核通過后，由采購部組織雙方簽訂合同：簽約主體：供應商需加蓋公章（或合同專用章），法定代表人或授權(quán)簽字人簽字；采購方由授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章；簽署份數(shù)：至少一式三份（采購部、財務部、法務部各執(zhí)一份，供應商執(zhí)一份，可根據(jù)需要增加）；分發(fā)管理：簽訂后3個工作日內(nèi)完成合同分發(fā)，同步在采購管理系統(tǒng)中登記合同信息（編號、金額、簽訂日期、關(guān)鍵節(jié)點等），保證各部門信息同步。責任部門：采購部（采購經(jīng)理*負責協(xié)調(diào)）輸出成果：正式簽訂的合同文本、合同分發(fā)記錄表。（六）執(zhí)行過程動態(tài)跟蹤操作內(nèi)容：合同簽訂后，采購部牽頭聯(lián)合業(yè)務部門、財務部按約定節(jié)點跟蹤執(zhí)行進度，重點關(guān)注：交付跟蹤：供應商是否按合同約定時間、地點交付標的物；若延遲，需記錄原因（如生產(chǎn)、物流問題）及協(xié)商結(jié)果（如違約金、順延交付時間）；驗收跟蹤：業(yè)務部門按合同約定的驗收標準（如國家/行業(yè)標準、技術(shù)參數(shù)表）在收到貨物后X個工作日內(nèi)完成驗收，出具《驗收報告》（明確“合格”“不合格”或“有條件合格”，不合格需注明整改要求及復驗時間）；付款跟蹤：財務部根據(jù)驗收結(jié)果及付款節(jié)點，在X個工作日內(nèi)完成付款，記錄付款憑證號、金額；質(zhì)保跟蹤：質(zhì)保期內(nèi)，業(yè)務部門需跟蹤標的物使用情況，出現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知供應商維修/更換，記錄處理結(jié)果。責任部門：采購部（主跟蹤，采購專員負責）、業(yè)務部門（驗收負責人）、財務部（付款對接人*）輸出成果：《合同執(zhí)行跟蹤記錄表》（按月更新，含計劃時間、實際時間、差異說明、處理措施）。（七）合同歸檔與閉環(huán)管理操作內(nèi)容：合同執(zhí)行完畢（含質(zhì)保金退還）后，采購部負責整理歸檔：歸檔資料：合同正本、各環(huán)節(jié)審核意見（法務、財務、業(yè)務）、簽訂授權(quán)委托書、驗收報告、付款憑證、溝通記錄（郵件/函件）、變更協(xié)議（若有）等；歸檔要求：按合同編號分類存放，電子版至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，標注“已歸檔”；閉環(huán)更新：在采購管理系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已完成”，總結(jié)本次執(zhí)行中的經(jīng)驗教訓（如常見風險點、供應商履約評價），為后續(xù)采購提供參考。責任部門：采購部（檔案管理員*負責）輸出成果：完整的合同檔案、合同執(zhí)行總結(jié)報告。三、模板表格結(jié)構(gòu)及填寫說明（一）企業(yè)采購合同審查及執(zhí)行跟蹤總表合同基本信息合同編號（示例：CG-2024-038，規(guī)則：年份-部門-序號）合同名稱供應商全稱統(tǒng)一社會信用代碼采購方全稱合同金額（大寫）合同金額（小寫）合同簽訂日期合同期限（示例：2024年X月X日至2025年X月X日）主要標的物（名稱/規(guī)格/數(shù)量，如“A4紙70g500箱”）付款方式（示例：“預付30%，到貨60%，質(zhì)保10%”）驗收標準（如“GB/T18778-2008辦公用紙標準”）審查意見記錄審查部門審查人法務部*法務專員財務部*財務專員業(yè)務部門（生產(chǎn)部）*生產(chǎn)經(jīng)理執(zhí)行跟蹤記錄關(guān)鍵節(jié)點計劃時間交付2024–驗收2024–付款（到貨款）2024–質(zhì)保期2024—2025–備注（如：合同履行中無變更；供應商履約評價：良好）（二）填寫說明“合同編號”：需唯一，按企業(yè)規(guī)則編制，便于檢索與追溯；“審查意見”：需具體明確，避免“同意”等模糊表述，需體現(xiàn)審查核心內(nèi)容（如法務側(cè)重條款、財務側(cè)重付款、業(yè)務側(cè)重需求）；“執(zhí)行跟蹤記錄”：按實際進度實時更新，延遲情況需注明原因（如“供應商生產(chǎn)延遲，已協(xié)商順延3天”）及處理結(jié)果（如“已簽訂補充協(xié)議”）；“備注”：可記錄合同變更、爭議解決、特殊約定等非結(jié)構(gòu)化重要信息。四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）流程銜接與時效控制各環(huán)節(jié)審查需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如法務審查≤2個工作日，財務審查≤1個工作日），避免因?qū)彶檠舆t影響采購進度；若需延長，需提前通知采購部并說明原因。合同簽訂后，采購部需在1個工作日內(nèi)完成分發(fā)與系統(tǒng)登記，保證各部門同步獲取最新信息。（二）跨部門協(xié)作與責任明確建立“采購主導、法務支持、財務把關(guān)、業(yè)務確認”的協(xié)作機制，明確各部門職責（如驗收由業(yè)務部門負責，付款由財務部門負責），避免推諉扯皮。對跨部門爭議（如付款節(jié)點爭議），由采購部牽頭組織協(xié)調(diào)會議，3個工作日內(nèi)形成解決方案。（三）風險動態(tài)預警與應對對執(zhí)行中的延遲、質(zhì)量問題等風險，采購部需在發(fā)覺后立即啟動預警：交付延遲≥3天：向供應商發(fā)送《履約提醒函》，要求書面說明原因及解決方案；驗收不合格：業(yè)務部門需在24小時內(nèi)通知供應商，明確整改期限（一般≤5天），整改后復驗仍不合格的，按合同約定追究違約責任；付款延遲：財務部需提前3個工作日提醒采購部及業(yè)務部門，確認驗收無誤后安排付款，避免逾期產(chǎn)生糾紛。（四）檔案管理與保密要求合同檔案保存期限：一般合同≥