標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品說(shuō)明書撰寫規(guī)范模板一、引言產(chǎn)品說(shuō)明書作為連接產(chǎn)品與用戶的重要橋梁，其規(guī)范性直接影響用戶對(duì)產(chǎn)品的理解、使用體驗(yàn)及品牌信任度。為統(tǒng)一產(chǎn)品說(shuō)明書的撰寫標(biāo)準(zhǔn)，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)清晰、語(yǔ)言通俗，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司所有硬件類、軟件類及服務(wù)類產(chǎn)品的說(shuō)明書編寫，旨在提升產(chǎn)品信息的傳遞效率，降低用戶使用門檻，同時(shí)為產(chǎn)品迭代、售后支持提供標(biāo)準(zhǔn)化依據(jù)。二、適用場(chǎng)景與核心目標(biāo)（一）適用場(chǎng)景新產(chǎn)品上市：全新硬件設(shè)備、軟件版本或服務(wù)功能上線時(shí)，需配套標(biāo)準(zhǔn)化說(shuō)明書。產(chǎn)品迭代更新：現(xiàn)有產(chǎn)品功能、參數(shù)或操作流程發(fā)生變化時(shí)，需修訂說(shuō)明書并同步更新用戶指引?？缇撑c多版本適配：針對(duì)不同國(guó)家、地區(qū)或用戶群體（如專業(yè)用戶/普通用戶）的說(shuō)明書本地化改編。合規(guī)與認(rèn)證需求：滿足行業(yè)法規(guī)（如3C認(rèn)證、CE認(rèn)證）對(duì)產(chǎn)品信息完整性的要求。（二）核心目標(biāo)用戶友好：通過(guò)清晰的結(jié)構(gòu)和通俗的語(yǔ)言，幫助用戶快速掌握產(chǎn)品使用方法。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：明確安全警示、操作限制及注意事項(xiàng)，減少因誤操作導(dǎo)致的產(chǎn)品損壞或人身傷害。品牌統(tǒng)一：規(guī)范產(chǎn)品信息的呈現(xiàn)形式，強(qiáng)化品牌專業(yè)形象。降本增效：標(biāo)準(zhǔn)化流程減少編寫反復(fù)修改，提升文檔產(chǎn)出效率。三、產(chǎn)品說(shuō)明書撰寫分步流程（一）第一步：需求分析與資料準(zhǔn)備明確產(chǎn)品定位確認(rèn)產(chǎn)品類型（硬件/軟件/服務(wù)）、核心功能、目標(biāo)用戶（如普通消費(fèi)者、企業(yè)客戶、技術(shù)人員）及使用場(chǎng)景（如家庭、戶外、工業(yè)環(huán)境）。示例：若產(chǎn)品為“家用智能掃地”，目標(biāo)用戶為普通家庭用戶，需重點(diǎn)突出“操作簡(jiǎn)便”“低噪音”“APP遠(yuǎn)程控制”等核心功能。收集基礎(chǔ)資料整理產(chǎn)品技術(shù)文檔（含硬件參數(shù)、軟件版本號(hào)、接口定義等）、研發(fā)團(tuán)隊(duì)說(shuō)明（功能邏輯、操作限制）、用戶測(cè)試反饋（常見問(wèn)題及使用痛點(diǎn)）。核對(duì)資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，保證與量產(chǎn)/上線版本一致（避免“說(shuō)明書與產(chǎn)品功能不符”的矛盾）。競(jìng)品分析研究同類產(chǎn)品說(shuō)明書結(jié)構(gòu)、重點(diǎn)內(nèi)容及用戶評(píng)價(jià)，提煉可借鑒的表述方式或需規(guī)避的不足（如過(guò)于專業(yè)的術(shù)語(yǔ)、步驟缺失等）。（二）第二步：框架搭建與內(nèi)容規(guī)劃根據(jù)產(chǎn)品類型，搭建標(biāo)準(zhǔn)化章節(jié)框架（通用框架如下，可根據(jù)需求增刪）：章節(jié)順序章節(jié)名稱核心內(nèi)容要點(diǎn)1封面產(chǎn)品名稱、型號(hào)、品牌LOGO、產(chǎn)品實(shí)物圖（主視覺）、版本號(hào)、發(fā)布日期、適用型號(hào)列表2目錄章節(jié)標(biāo)題及對(duì)應(yīng)頁(yè)碼（10頁(yè)以上建議添加目錄）3產(chǎn)品概述產(chǎn)品定位、核心功能亮點(diǎn)、包裝清單（含配件數(shù)量及規(guī)格）、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖（標(biāo)注關(guān)鍵部件）4安全須知警示標(biāo)識(shí)說(shuō)明（如“高壓危險(xiǎn)”“禁止拆解”）、使用環(huán)境要求（溫度/濕度）、禁止行為清單5安裝與首次使用硬件：開箱、組裝、充電/供電連接；軟件：/安裝、賬號(hào)注冊(cè)、初始化設(shè)置6功能操作說(shuō)明分模塊介紹功能（含圖文步驟、參數(shù)設(shè)置說(shuō)明、快捷鍵/手勢(shì)操作指南）7常見問(wèn)題與故障排查用戶高頻問(wèn)題解答（如“無(wú)法開機(jī)”“連接失敗”）、簡(jiǎn)易故障處理流程（含代碼提示）8維護(hù)與保養(yǎng)清潔方法、存放環(huán)境、定期檢查項(xiàng)目（如硬件續(xù)航、軟件更新）9售后服務(wù)信息保修政策、官方客服渠道（不含隱私信息，僅寫“官網(wǎng)-聯(lián)系我們”或“掃碼獲取客服”）10附錄術(shù)語(yǔ)解釋、技術(shù)參數(shù)表（詳細(xì)）、認(rèn)證信息（如3C、CE證書編號(hào)）（三）第三步：核心內(nèi)容撰寫封面與目錄封面：產(chǎn)品名稱需與產(chǎn)品銘牌、包裝一致，型號(hào)標(biāo)注清晰（如“型號(hào)：ABC-2024V1.0”）；實(shí)物圖需為官方渲染圖或?qū)嵟膱D（背景簡(jiǎn)潔，突出產(chǎn)品主體）。目錄：章節(jié)標(biāo)題與頁(yè)碼對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確，自動(dòng)目錄時(shí)需更新頁(yè)碼編碼。產(chǎn)品概述用2-3句話概括產(chǎn)品核心價(jià)值，如“智能手環(huán)專為運(yùn)動(dòng)愛好者設(shè)計(jì)，支持50+運(yùn)動(dòng)模式監(jiān)測(cè)，7天超長(zhǎng)續(xù)航，幫助用戶科學(xué)管理健康”。包裝清單需列出所有配件（含數(shù)量），如“主機(jī)×1、充電線×1、說(shuō)明書×1”，避免遺漏（如“充電頭需單獨(dú)購(gòu)買”需備注）。安全須知按風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)排序：危險(xiǎn)等級(jí)（如“可能導(dǎo)致觸電”）→警告等級(jí)（如“可能損壞產(chǎn)品”）→注意等級(jí)（如“影響使用效果”）。警示標(biāo)識(shí)需與GB/T5296.1-2012《消費(fèi)品使用說(shuō)明總則》要求一致，如“閃電符號(hào)”代表高壓，“扳手符號(hào)”代表禁止拆解。功能操作說(shuō)明分步驟描述：每個(gè)功能拆解為“操作前準(zhǔn)備→具體步驟→操作結(jié)果”，如“連接WiFi：①進(jìn)入設(shè)置界面；②‘WiFi’；③選擇目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)并輸入密碼；④顯示‘已連接’”。圖文配合：步驟配圖需為操作界面截圖（標(biāo)注關(guān)鍵按鈕，如“此處”）或?qū)嵨锊僮魇疽鈭D（箭頭指向操作位置），圖片分辨率≥300dpi，保證清晰。軟件界面：標(biāo)注菜單路徑（如“設(shè)置→通用→關(guān)于手機(jī)”），避免使用“某個(gè)按鈕”等模糊表述。常見問(wèn)題與故障排查問(wèn)題需基于用戶反饋和測(cè)試數(shù)據(jù)，如“Q：掃地?zé)o法回充？A：①檢查充電座是否有障礙物；②確認(rèn)電量是否＞10%；③重啟后重試”。故障代碼需對(duì)應(yīng)解決方案，如“錯(cuò)誤代碼E-02：代表電量過(guò)低，請(qǐng)立即充電”。（四）第四步：審核修訂與定稿內(nèi)部審核技術(shù)審核：研發(fā)負(fù)責(zé)人*確認(rèn)功能描述、技術(shù)參數(shù)準(zhǔn)確無(wú)誤（如“電池容量5000mAh”與實(shí)際一致）。文字審核：文案專員*檢查錯(cuò)別字、語(yǔ)法錯(cuò)誤、術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一性（如全文統(tǒng)一“充電口”而非“充電接口”“充電插口”混用）。設(shè)計(jì)審核：UI設(shè)計(jì)師*確認(rèn)圖片清晰度、排版美觀性（如圖文對(duì)齊、字體統(tǒng)一為“宋體/黑體”）。用戶測(cè)試邀請(qǐng)3-5名目標(biāo)用戶（非研發(fā)人員）按說(shuō)明書操作，記錄“卡殼點(diǎn)”（如“找不到‘恢復(fù)出廠設(shè)置’入口”），優(yōu)化表述。定稿發(fā)布最終版本需標(biāo)注“最終版-V1.0”，并同步更新至產(chǎn)品包裝、官網(wǎng)中心、APP內(nèi)置幫助中心等渠道，保證多版本信息一致。四、產(chǎn)品說(shuō)明書內(nèi)容模塊表模塊名稱核心要素撰寫要點(diǎn)產(chǎn)品基本信息產(chǎn)品名稱、型號(hào)規(guī)格、品牌歸屬、生產(chǎn)日期/批次、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)名稱與注冊(cè)/備案一致；型號(hào)包含規(guī)格代碼（如“55寸”）；注明品牌全稱；日期格式“YYYY-MM-DD”技術(shù)參數(shù)表尺寸/重量、電池參數(shù)（容量/電壓）、接口類型、軟件版本、工作環(huán)境（溫度/濕度）參數(shù)單位統(tǒng)一（如“mm”“mAh”）；范圍值標(biāo)注上下限（如“工作溫度：0℃-40℃”）；軟件版本號(hào)精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位操作步驟指引步驟序號(hào)、操作動(dòng)作、示意圖/截圖、預(yù)期結(jié)果步驟不超過(guò)7步（避免用戶疲勞）；動(dòng)作描述用動(dòng)詞開頭（如“”“長(zhǎng)按”“插入”）；示意圖標(biāo)注操作區(qū)域安全警示信息警示等級(jí)（危險(xiǎn)/警告/注意）、警示圖標(biāo)、具體風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避措施危險(xiǎn)等級(jí)用紅色邊框+感嘆號(hào)圖標(biāo)；警告等級(jí)用黃色邊框+三角圖標(biāo)；每條警示對(duì)應(yīng)1-2條具體措施售后服務(wù)信息保修期限、保修范圍、官方聯(lián)系方式（官網(wǎng)/公眾號(hào)）、維修流程保修范圍明確（如“非人為損壞電池保修1年”）；聯(lián)系方式為官方公開渠道（避免私人電話）五、撰寫過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）術(shù)語(yǔ)規(guī)范與統(tǒng)一建立產(chǎn)品術(shù)語(yǔ)表（如“APP”統(tǒng)一為“應(yīng)用程序”，“續(xù)航”統(tǒng)一為“電池使用時(shí)間”），避免同一概念用不同表述。專業(yè)術(shù)語(yǔ)首次出現(xiàn)時(shí)需解釋，如“PPG光電傳感技術(shù)（通過(guò)光線監(jiān)測(cè)血流變化，實(shí)現(xiàn)心率追蹤）”。（二）安全警示不可遺漏危險(xiǎn)性操作（如“拆解電池”“液體清潔”）必須標(biāo)注警示等級(jí)及后果，如“危險(xiǎn)：拆解電池可能引發(fā)爆炸，禁止非專業(yè)人員操作”。兒童安全需單獨(dú)說(shuō)明，如“注意：請(qǐng)將產(chǎn)品放置在兒童無(wú)法觸及的地方，避免誤吞配件”。（三）圖文匹配與清晰度圖片與文字描述嚴(yán)格對(duì)應(yīng)，避免“文字說(shuō)‘設(shè)置’按鈕，圖片卻顯示‘主頁(yè)’按鈕”的矛盾。截圖需去除無(wú)關(guān)信息（如個(gè)人賬號(hào)、時(shí)間彈窗），關(guān)鍵區(qū)域用紅色圓圈或箭頭標(biāo)注。（四）語(yǔ)言通俗與簡(jiǎn)潔避免長(zhǎng)句（單句不超過(guò)30字）、被動(dòng)語(yǔ)態(tài)（如“請(qǐng)按下電源鍵”而非“電源鍵需被按下”）。多用短句和口語(yǔ)化表達(dá)，如“長(zhǎng)按3秒”而非“持續(xù)按壓3秒鐘”。（五）版本管理與追溯每次修訂需記錄修訂內(nèi)容、修訂人（）、修訂日期，如“2024-03-15：更新充電步驟，修訂人：；2024-03-20：增加安全警示圖標(biāo)，修訂人：*”。舊版本需歸檔保存，便于用戶追溯歷史功能說(shuō)明（如“V1.0版本支持藍(lán)牙5.0，V2.0升級(jí)為藍(lán)牙5.2”）。六、示例參考（以“智能臺(tái)燈”為例）（一）產(chǎn)品概述智能護(hù)眼臺(tái)燈，采用無(wú)藍(lán)光LED光源，支持三檔調(diào)光（閱讀/辦公/夜燈）和APP遠(yuǎn)程控制，適用于學(xué)生、辦公族等群體，有效緩解視覺疲勞。包裝清單：主機(jī)×1、電源適配器×1、說(shuō)明書×1。（二）功能操作說(shuō)明（APP調(diào)光）打開手機(jī)藍(lán)牙，“智能”APP并注冊(cè)登錄；打開臺(tái)燈電源，APP首頁(yè)“設(shè)備”→“添加設(shè)備”，選擇“智能臺(tái)燈”；等待設(shè)備連接成功（提示“已連接”）后，在“亮度調(diào)節(jié)”界面滑動(dòng)滑塊，選擇所需檔位（低/中/高）。（三）常見問(wèn)題Q：臺(tái)燈無(wú)法連接APP？A：①檢查手機(jī)藍(lán)牙是否開啟；②確認(rèn)臺(tái)燈電源是否打開；③重啟APP后重試