局文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)局文件收發(fā)管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位及下屬分支機(jī)構(gòu)的文件收發(fā)管理工作。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：確保文件能夠迅速、準(zhǔn)確地傳遞到相關(guān)部門(mén)和人員手中，避免延誤和差錯(cuò)。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件在傳遞過(guò)程中的安全，防止文件泄露。3.規(guī)范有序原則：對(duì)文件收發(fā)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，確保工作流程清晰、有序。二、文件收發(fā)機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）文件收發(fā)室1.負(fù)責(zé)全局文件的統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號(hào)、傳閱、保管等工作。2.對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并反饋給發(fā)文部門(mén)。3.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行分類(lèi)、分發(fā)，確保文件傳遞到正確的部門(mén)和人員手中。（二）各部門(mén)文件收發(fā)員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的接收、登記、保管和傳遞工作。2.協(xié)助文件收發(fā)室做好涉及本部門(mén)文件的相關(guān)工作，及時(shí)將文件傳遞給本部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員，并跟蹤文件的處理情況。3.定期向文件收發(fā)室報(bào)送本部門(mén)文件收發(fā)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、文件的收文管理（一）收文渠道1.機(jī)要渠道：通過(guò)機(jī)要交通、機(jī)要通信等方式接收的文件。2.郵政渠道：通過(guò)郵政快遞、掛號(hào)信等方式接收的文件。3.電子渠道：通過(guò)電子郵件、協(xié)同辦公系統(tǒng)等電子方式接收的文件。4.其他渠道：通過(guò)傳真、專(zhuān)人送達(dá)等其他方式接收的文件。（二）收文登記1.文件收發(fā)室收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件的編號(hào)、來(lái)文單位、發(fā)文日期、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件等信息。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)在協(xié)同辦公系統(tǒng)或?qū)ｉT(mén)的電子文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，記錄文件的名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)送時(shí)間、發(fā)送人、接收人等信息。3.登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。（三）文件審核1.文件收發(fā)室對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，主要檢查文件的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全等。2.對(duì)于重要文件或涉及敏感內(nèi)容的文件，應(yīng)送局領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性等。3.審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。（四）文件分類(lèi)與編號(hào)1.根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將文件分為上級(jí)文件、本局文件、平行文件、下級(jí)文件等類(lèi)別。2.對(duì)本局文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：年份+部門(mén)代碼+流水號(hào)。例如：2023HR001，表示人力資源部2023年第1號(hào)文件。3.對(duì)于上級(jí)文件和其他文件，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行編號(hào)或采用原文件編號(hào)。（五）文件分發(fā)1.文件收發(fā)室根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行分發(fā)。對(duì)于一般性文件，直接分發(fā)給相關(guān)部門(mén)；對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)送局領(lǐng)導(dǎo)批示后再進(jìn)行分發(fā)。2.文件分發(fā)應(yīng)填寫(xiě)文件分發(fā)登記表，記錄文件的分發(fā)時(shí)間、分發(fā)部門(mén)、接收人等信息。3.各部門(mén)文件收發(fā)員收到文件后，應(yīng)在文件分發(fā)登記表上簽字確認(rèn)。（六）文件傳閱1.需要傳閱的文件，文件收發(fā)室應(yīng)按照局領(lǐng)導(dǎo)批示或規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱順序一般為局領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、其他相關(guān)人員。2.文件傳閱應(yīng)采用專(zhuān)人傳遞或通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)等方式進(jìn)行，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞到傳閱人員手中。3.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或延誤傳閱時(shí)間。4.文件傳閱完畢后，文件收發(fā)員應(yīng)及時(shí)將文件收回，檢查文件是否完整，如有缺頁(yè)、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告。（七）文件催辦1.對(duì)于需要辦理的文件，文件收發(fā)室應(yīng)定期進(jìn)行催辦，確保文件能夠及時(shí)得到處理。催辦方式可采用電話(huà)催辦、書(shū)面催辦等。2.各部門(mén)文件收發(fā)員應(yīng)及時(shí)跟蹤本部門(mén)文件的辦理情況，對(duì)超過(guò)規(guī)定辦理期限的文件，應(yīng)及時(shí)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并協(xié)助催辦。3.催辦情況應(yīng)做好記錄，以備查詢(xún)。（八）文件保管1.文件收發(fā)室應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件柜，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)存放，確保文件存放有序，便于查找。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照文件類(lèi)別、年份、編號(hào)等順序進(jìn)行排列，裝訂成冊(cè)或裝入文件盒中保管。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子文件索引目錄，便于查詢(xún)和管理。4.文件保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況確定，重要文件應(yīng)長(zhǎng)期保存。四、文件的發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：由相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)工作需要起草文件初稿。2.審核：擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件初稿進(jìn)行審核，檢查文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言是否通順等。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，征求意見(jiàn)。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見(jiàn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋。4.核稿：局辦公室對(duì)文件進(jìn)行核稿，主要審核文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、格式等方面的問(wèn)題。5.簽發(fā)：經(jīng)核稿后的文件，送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署意見(jiàn)并簽字。6.編號(hào)：文件簽發(fā)后，由文件收發(fā)室按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。7.印制：根據(jù)文件簽發(fā)稿進(jìn)行印制，確保文件格式規(guī)范、字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確。8.蓋章：文件印制完畢后，加蓋本局公章或相關(guān)部門(mén)印章。9.分發(fā)：文件收發(fā)室將蓋好章的文件按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。（二）發(fā)文登記1.文件收發(fā)室對(duì)發(fā)文進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、主送單位、抄送單位、附件等信息。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)在協(xié)同辦公系統(tǒng)或?qū)ｉT(mén)的電子文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，記錄文件的名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)送時(shí)間、發(fā)送人、接收人等信息。3.登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。（三）文件印制1.文件印制應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行，確保文件質(zhì)量。2.印制文件應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印刷單位，簽訂印刷合同，明確印刷質(zhì)量、印刷數(shù)量、印刷時(shí)間等要求。3.印刷單位應(yīng)按照合同要求按時(shí)、按質(zhì)完成文件印刷任務(wù)，并將印刷好的文件送回文件收發(fā)室。（四）文件蓋章1.文件蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保印章使用的合法性和安全性。2.蓋章前，應(yīng)檢查文件內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字是否齊全，格式是否規(guī)范等。3.印章管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)蓋章文件，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋印章，并做好蓋章記錄。（五）文件分發(fā)1.文件分發(fā)應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和發(fā)送范圍，按照規(guī)定的程序進(jìn)行。對(duì)于一般性文件，直接分發(fā)給相關(guān)部門(mén)；對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)送局領(lǐng)導(dǎo)批示后再進(jìn)行分發(fā)。2.文件分發(fā)應(yīng)填寫(xiě)文件分發(fā)登記表，記錄文件的分發(fā)時(shí)間、分發(fā)部門(mén)、接收人等信息。3.各部門(mén)文件收發(fā)員收到文件后，應(yīng)在文件分發(fā)登記表上簽字確認(rèn)。五、文件的歸檔與銷(xiāo)毀（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，文件收發(fā)員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整，符合歸檔要求。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類(lèi)別、年份、編號(hào)等順序進(jìn)行排列，裝訂成冊(cè)或裝入文件盒中，并編制歸檔目錄。3.歸檔文件應(yīng)移交本局檔案室統(tǒng)一保管，檔案室應(yīng)建立檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放、編目檢索、保管利用等管理。（二）文件銷(xiāo)毀1.文件保管期限屆滿(mǎn)或因其他原因需要銷(xiāo)毀的文件，由文件收發(fā)室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀審批表，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。3.文件銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括文件名稱(chēng)、文號(hào)、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人等信息。六、文件的保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和本局保密制度，加強(qiáng)文件保密管理。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保文件信息不泄露。3.文件收發(fā)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.對(duì)文件收發(fā)室、檔案室等場(chǎng)所應(yīng)采取安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)紙質(zhì)文件應(yīng)存放在保密文件柜中，專(zhuān)人保管；對(duì)電子文件應(yīng)設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，加密存儲(chǔ)，防止文件被非法獲取。3.在文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)采用機(jī)要交通、機(jī)要通信、專(zhuān)人送達(dá)等安全方式，確保文件安全。4.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摗鏖喩婷芪募?，?yán)禁將涉密文件帶回家中或借給他人。七、文件的信息化管理（一）電子文件管理系統(tǒng)1.建立局電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化收發(fā)、登記、傳閱、保管、查詢(xún)等功能。2.各部門(mén)應(yīng)通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行文件的處理和傳遞，提高工作效率和文件管理的規(guī)范化水平。3.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保電子文件的安全和完整。（二）電子文件格式與存儲(chǔ)1.電子文件應(yīng)采用規(guī)范的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOCX、XLSX等，確保文件在不同設(shè)備和軟件上能夠正常打開(kāi)和顯示。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤(pán)陣列等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子文件安全1.加強(qiáng)電子文件的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，對(duì)不同人員授予不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，防止電子文件被非法訪(fǎng)問(wèn)、篡改或刪除。2.定期對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對(duì)涉及敏感信息的電子文件，應(yīng)采取加密等安全措施，確保文件信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.局辦公室定期對(duì)局文件收發(fā)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)登記、傳閱、保管、歸檔等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)