文學社實習資料歸檔辦法第一章總則文學社實習資料歸檔辦法（以下簡稱“辦法”）旨在規(guī)范實習資料的收集、整理、歸檔及保管工作，確保實習管理工作的連續(xù)性、系統(tǒng)性和科學性，充分發(fā)揮實習資料在人才培養(yǎng)、教學科研及社會服務中的作用。本辦法適用于文學社全體員工及實習生，由行政主管負責監(jiān)督執(zhí)行，文學社各部門協(xié)同配合。一、適用范圍本辦法適用于文學社所有實習生的實習檔案資料，包括但不限于實習申請表、實習協(xié)議、實習日志、實習報告、實習考核表、實習鑒定、實習影像資料等。二、基本原則1.統(tǒng)一管理：實習資料實行集中統(tǒng)一管理，確保資料的完整性、準確性和安全性。2.分類歸檔：根據(jù)實習階段、部門及內(nèi)容進行分類，便于查閱和統(tǒng)計分析。3.及時更新：實習資料需實時更新，確保信息時效性。4.安全保密：涉及實習生個人隱私及文學社商業(yè)秘密的資料，須嚴格保密。三、歸檔責任1.行政主管：負責實習資料歸檔工作的總體規(guī)劃和監(jiān)督，確保歸檔流程符合規(guī)范。2.人力資源部：負責實習申請、協(xié)議簽訂及實習考核資料的收集與整理。3.實習部門：負責實習日志、報告、影像資料等日常資料的收集與初步審核。4.實習生：須按要求提交實習相關資料，并對資料的真實性負責。第二章實習資料分類及要求一、實習申請資料1.實習申請表：包括實習生基本信息、實習意向、實習時間等，需本人簽字確認。2.實習資格審核表：由人力資源部審核實習生資格，附成績單、身份證明等材料。二、實習協(xié)議資料1.實習協(xié)議：文學社與實習生簽訂的協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務，需雙方簽字蓋章。2.協(xié)議變更記錄：如協(xié)議內(nèi)容調(diào)整，需附變更說明及雙方簽字。三、實習過程資料1.實習日志：實習生每日記錄實習內(nèi)容、心得體會，需部門主管簽字確認。2.實習報告：實習結(jié)束前提交的總結(jié)報告，需包含實習內(nèi)容、成果分析、問題建議等。3.實習影像資料：實習期間的照片、視頻等，需注明時間、地點及內(nèi)容說明。四、實習考核資料1.實習考核表：由實習部門填寫實習生表現(xiàn)，包括工作態(tài)度、能力提升等，需主管簽字。2.實習鑒定：綜合實習表現(xiàn)、報告質(zhì)量等，由人力資源部出具正式鑒定書。五、其他資料1.實習生聯(lián)系方式：包括手機、郵箱等，用于實習期間溝通。2.實習培訓記錄：如崗前培訓、專題講座等，需附簽到表及講義。第三章歸檔流程一、資料收集1.人力資源部在實習開始前一周，向?qū)嵙暽安块T發(fā)放《實習資料收集清單》，明確需提交的資料。2.實習生須按清單要求準備資料，部門主管進行初步審核，確保完整性。二、資料整理1.人力資源部將收集的資料按實習生姓名、實習部門、實習時間分類整理。2.資料需標注頁碼、目錄，重要文件（如協(xié)議）需復印存檔。三、資料歸檔1.整理完畢的資料需裝訂成冊，紙質(zhì)版存放在檔案柜，電子版?zhèn)浞葜练掌鳌?.電子資料需建立數(shù)據(jù)庫，錄入實習生姓名、實習部門、實習時間等關鍵字段。四、資料查閱1.內(nèi)部員工查閱需經(jīng)行政主管批準，填寫《檔案查閱申請表》。2.外部機構(gòu)（如用人單位）查閱需提供書面申請及雙方協(xié)議，經(jīng)文學社領導批準。第四章資料保管與保密一、保管要求1.紙質(zhì)資料存放在恒溫、防火、防潮的檔案室，電子資料需定期備份。2.檔案柜鑰匙由行政主管專人保管，非授權(quán)人員不得擅自進入。二、保密措施1.涉及個人隱私的資料（如成績、鑒定等）不得外泄，內(nèi)部查閱需嚴格登記。2.實習生離職后，其實習資料繼續(xù)存檔，不得銷毀。三、定期盤點1.每季度對實習資料進行盤點，確保無缺失、無損壞。2.盤點記錄需存檔，發(fā)現(xiàn)問題及時上報行政主管。第五章績效考核與獎懲一、績效考核1.實習資料歸檔工作納入行政主管及人力資源部績效考核，考核指標包括歸檔及時性、完整性、安全性等。2.每月評選“優(yōu)秀歸檔案例”，給予獎勵。二、獎懲措施1.未按規(guī)定歸檔資料，部門主管承擔管理責任，罰款200元/次。2.因資料管理不善導致泄密，嚴肅處理相關責任人，情節(jié)嚴重者解除勞動合同。第