辦公設備維護保養(yǎng)計劃記錄表一、適用范圍與核心價值本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機關、學校等組織的辦公設備日常維護保養(yǎng)管理，涵蓋打印機、復印機、投影儀、電腦主機、顯示器、碎紙機、掃描儀等常見辦公電子設備。通過系統(tǒng)化記錄維護保養(yǎng)計劃與執(zhí)行情況，可實現(xiàn)設備全生命周期管理，有效降低故障率、延長設備使用壽命、保障辦公效率，同時為設備采購預算提供數(shù)據支撐。二、維護保養(yǎng)計劃記錄全流程操作指南（一）第一步：明確維護范圍與周期梳理設備清單：統(tǒng)計本單位所有需維護的辦公設備，記錄設備名稱、型號、資產編號、購置日期、當前使用狀態(tài)（正常/待修/報廢）等基礎信息，形成《辦公設備臺賬》（可作為記錄表的附件）。確定維護周期：根據設備使用頻率、廠商建議及實際使用情況，制定差異化維護周期：高頻使用設備（如前臺打印機、公共區(qū)域復印機）：每月至少1次全面保養(yǎng)；中頻使用設備（如個人電腦、部門投影儀）：每季度至少1次全面保養(yǎng)；低頻使用設備（如備用掃描儀、碎紙機）：每半年至少1次全面保養(yǎng)。（二）第二步：細化維護項目清單針對不同設備類型，明確具體維護保養(yǎng)項目，保證維護無遺漏：打印機/復印機：清潔打印頭/硒鼓、檢查紙張傳送通道是否卡紙、添加墨粉/更換硒鼓、檢查電源線及數(shù)據線接口、測試打印質量（清晰度、有無重影）；投影儀：清潔空氣過濾網、檢查燈泡壽命及散熱情況、清理鏡頭灰塵、測試信號輸入輸出是否正常；電腦主機/顯示器：清理內部灰塵（重點清理CPU風扇、電源風扇）、檢查內存條/顯卡接觸是否良好、檢測硬盤健康狀態(tài)、檢查操作系統(tǒng)運行穩(wěn)定性；碎紙機：清理刀口碎紙屑、檢查齒輪運轉是否順暢、添加潤滑油（針對金屬部件）、測試碎紙效果及過載保護功能。（三）第三步：責任分工與時間規(guī)劃明確責任人：根據設備使用部門，指定設備使用人為日常保養(yǎng)第一責任人（如個人電腦由使用人負責，公共打印機由部門行政助理負責）；設備管理員（或IT部門）負責統(tǒng)籌安排全面保養(yǎng)、協(xié)調專業(yè)維修及記錄歸檔。制定時間表：結合維護周期，提前3個工作日通過郵件或工作群通知責任人具體維護時間，避免影響正常辦公。例如：若某部門復印機每月5日需保養(yǎng)，則應在當月2日提醒行政助理準備。（四）第四步：執(zhí)行與實時記錄按計劃執(zhí)行維護：責任人按照維護項目清單逐項操作，日常保養(yǎng)可自行完成（如清潔設備表面、簡單卡紙?zhí)幚恚蝗姹ｐB(yǎng)若需專業(yè)技術支持，需提前聯(lián)系設備管理員協(xié)調廠商或IT工程師。填寫記錄表：維護完成后，立即在《辦公設備維護保養(yǎng)計劃記錄表》中填寫以下信息：執(zhí)行日期、具體維護項目（可勾選或填寫備注）、維護結果（正常/異常，異常需注明問題描述及處理措施）；維護人員簽名（使用人/工程師/管理員），保證責任可追溯。（五）第五步：定期復盤與優(yōu)化月度/季度回顧：設備管理員每月/每季度匯總記錄表數(shù)據，分析高頻故障設備（如某型號打印機頻繁卡紙）、未按期維護的設備及原因，形成《維護保養(yǎng)總結報告》。動態(tài)調整計劃：根據總結結果優(yōu)化維護策略，例如：對故障率高的設備縮短維護周期，增加特定檢查項目（如高溫季節(jié)加強投影儀散熱檢查），或提出設備更新建議。三、辦公設備維護保養(yǎng)計劃記錄表（模板）設備基本信息設備名稱例：HPLaserJetProM404n打印機設備型號例：M404n資產編號例：ZY-2023-0056使用部門例：行政部設備位置例：行政部辦公室201室購置日期例：2023-03-15廠商保修期例：2026-03-15維護保養(yǎng)計劃與執(zhí)行記錄維護周期每月5日每季度末月25日每半年30日年度12月20日維護項目清單（可勾選或補充）□清潔打印頭□檢查硒鼓余量□清理紙張通道□測試打印質量□檢查電源線接口□其他：_________□內部除塵□檢查內存條接觸□硬盤健康檢測□系統(tǒng)優(yōu)化□其他：_________□全面深度清潔□機械部件潤滑□功能測試□其他：_________□設備使用評估□維護成本統(tǒng)計□更新建議□其他：_________計劃執(zhí)行日期實際執(zhí)行情況（正常打“√”，異常注明問題描述及處理措施）維護人員簽名設備管理員確認（簽字/日期）備注（如：更換配件、廠商維修記錄等）四、使用過程中的關鍵要點（一）操作安全規(guī)范維護前務必切斷設備電源（如電腦主機需拔掉電源線，投影儀需冷卻后再操作），避免觸電或設備損壞；清潔設備時使用專用工具（如鏡頭紙、防靜電毛刷），禁止使用濕布或腐蝕性溶劑擦拭電路板；拆卸設備部件（如打印機硒鼓、電腦內存條）需參考設備說明書，或由專業(yè)人員操作，避免人為損壞。（二）記錄真實性與完整性維護項目需逐項落實，不得漏填或虛構記錄；異常情況（如卡紙頻繁、打印模糊）必須詳細描述，并記錄處理結果（如“更換硒鼓后打印正常”）；記錄表需電子存檔（如Excel表格）+紙質備份（重要設備），保存期限不少于設備報廢后1年，便于追溯設備維護歷史。（三）特殊情況處理流程突發(fā)故障：設備使用過程中若發(fā)生故障（如無法開機、嚴重卡紙），應立即停止使用，聯(lián)系設備管理員或IT部門處理，并在記錄表中“備注”欄標注“突發(fā)故障，待維修”，維修完成后補充填寫維護記錄；廠商保修期：在保修期內出現(xiàn)故障，需優(yōu)先聯(lián)系廠商售后，自行拆卸可能導致保修失效，維護記錄中需注明“廠商維修，單號：X”；設備報廢：設備達到報廢標準后，在記錄表中“備注”欄標注“報廢日期：X”，并同步更新《辦公設