固定資產采購審批流程規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司固定資產采購行為，加強內部控制，提高資金使用效益，確保資產采購過程的公開、公平、公正，防范采購風險，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司財務管理制度、內控管理制度等相關規(guī)定，特制定本規(guī)范。本流程旨在明確固定資產從需求提出到最終驗收付款各環(huán)節(jié)的操作標準與審批權限，為公司各項經(jīng)營活動提供必要且經(jīng)濟的物質保障。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司及所屬各部門、各分支機構（以下統(tǒng)稱“各單位”）所有固定資產的采購申請、審批、采購、驗收、付款等管理活動。固定資產的定義參照公司《固定資產管理辦法》執(zhí)行，通常指使用期限超過一年，單位價值在規(guī)定標準以上，并在使用過程中保持原有物質形態(tài)的資產，包括房屋建筑物、機器設備、運輸工具、辦公設備等。（三）基本原則1.必要性與可行性原則：固定資產采購應符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營實際需要，充分考慮技術先進性、經(jīng)濟合理性及未來發(fā)展適應性。2.預算控制原則：固定資產采購應嚴格遵循公司預算管理規(guī)定，未列入預算或超出預算的采購項目，需按預算調整程序報批后方可執(zhí)行。3.分級審批原則：根據(jù)采購資產的價值、性質及影響程度，實行分級授權審批，明確各級審批人的職責與權限。4.公開透明原則：采購過程應堅持公開、公平、公正，充分引入競爭機制，對達到規(guī)定金額的采購項目，應執(zhí)行招標或詢比價等采購方式。5.權責對等原則：明確各部門在采購流程中的職責分工，確保采購行為有據(jù)可查、責任可追溯。二、采購申請與立項（一）需求提出與初步論證資產使用部門根據(jù)實際工作需要及發(fā)展規(guī)劃，提出固定資產采購需求。需求提出前，部門應進行初步的可行性論證，包括但不限于：資產配置的必要性、預計使用效益、現(xiàn)有資產利用情況、技術參數(shù)要求、預計使用年限等。對于大額或關鍵設備，可組織相關技術、財務等人員進行專項論證。（二）采購申請單填寫與提交需求部門需規(guī)范填寫《固定資產采購申請單》，詳細列明以下信息：1.資產名稱、規(guī)格型號、主要技術參數(shù)、數(shù)量；2.建議品牌或廠家（如有）；3.預計單價、總價（估算）；4.需求日期、預計使用部門及存放地點；5.采購理由及預期效益分析；6.相關技術資料或論證報告（如需）。填寫完畢后，經(jīng)部門負責人審核簽字后，按審批權限逐級上報。（三）預算符合性審查采購申請首先需經(jīng)過財務部門（或預算管理部門）對其預算符合性進行審查。審查內容包括：該采購項目是否已納入年度固定資產投資預算，預算金額是否充足，是否符合預算調整程序等。未通過預算審查的申請，原則上不予受理，特殊情況需按規(guī)定程序追加預算。三、選型與詢價（一）選型調研通過預算符合性審查后，對于技術參數(shù)復雜或價值較高的固定資產，由需求部門牽頭，可邀請技術部門、財務部門等相關人員共同組成選型小組，進行市場調研。調研內容包括：產品性能、技術先進性、質量可靠性、售后服務、供應商信譽、價格水平等。調研過程應形成書面記錄。（二）詢比價管理1.詢比價要求：除單一來源采購等特殊情況外，采購經(jīng)辦部門（通常為采購部門或需求部門，依公司職責劃分而定）應向至少三家及以上符合條件的供應商進行詢價。2.詢價方式：可采取電話詢價、郵件詢價、書面詢價單等方式。對于重要或大額采購，建議采用書面詢價方式，并要求供應商書面回復報價單（加蓋公章）。3.比價分析：收到供應商報價后，采購經(jīng)辦部門應會同需求部門對報價進行匯總、整理和分析，不僅比較價格，還需綜合考慮產品質量、交貨期、售后服務、付款條件等因素，形成《供應商報價對比分析表》。（三）供應商資質審核在選型和詢價過程中，應對供應商的資質進行必要審核，包括營業(yè)執(zhí)照、相關生產或經(jīng)營許可證、質量認證證書、業(yè)績證明等，確保其具備合法經(jīng)營資格和履約能力。四、審批權限與流轉（一）審批權限設定公司根據(jù)固定資產采購的金額大小及重要程度，設定不同層級的審批權限。例如：1.一定金額以下的采購，由部門負責人審批，報分管領導備案；2.一定金額以上、一定金額以下的采購，需經(jīng)分管領導審批；3.超過一定金額的重大采購項目，需報請總經(jīng)理辦公會（或董事會）審議批準。具體審批權限劃分及金額標準，由公司根據(jù)實際情況在相關制度中明確。（二）審批流程流轉《固定資產采購申請單》及相關附件（如預算審查意見、詢價對比分析表、技術論證報告等），按照設定的審批權限逐級上報審批。各級審批人應根據(jù)其職責權限，對申請事項的必要性、合理性、合規(guī)性進行審查，并在審批單上簽署明確意見（同意、不同意或修改后重報，并說明理由）。（三）特殊采購審批對于緊急采購、單一來源采購、小額零星采購等特殊情況，應在采購申請中予以特別說明，并附上相關證明材料，按公司規(guī)定的特殊審批流程辦理，確保程序的合規(guī)性。五、合同簽訂（一）合同起草與審核采購審批通過后，對于達到合同簽訂標準的采購項目，應由采購經(jīng)辦部門（或法務部門）根據(jù)審批結果和詢價情況起草采購合同。合同內容應包括：標的（資產名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等）、價款、質量標準、交貨期、交貨地點、驗收標準、付款方式、違約責任、售后服務條款等。合同文本需經(jīng)過法務部門（或指定合同審核人員）審核其法律合規(guī)性，財務部門審核其付款條款等財務相關內容。（二）合同審批與簽署審核無誤的合同，按公司合同管理規(guī)定的審批權限進行審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權委托人代表公司與供應商正式簽署合同。合同簽訂應規(guī)范，確保條款清晰、權責明確。六、采購執(zhí)行與驗收入庫（一）采購訂單下達合同簽訂后，或對于無需簽訂合同的小額采購，采購經(jīng)辦部門應向供應商下達正式的采購訂單，明確采購物品、數(shù)量、價格、交貨時間等。（二）到貨通知與初步查驗供應商發(fā)貨后，應及時通知采購經(jīng)辦部門和需求部門。資產到貨后，采購經(jīng)辦部門會同需求部門、倉庫管理員（如適用）共同對貨物進行初步查驗，核對品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝是否完好等。（三）安裝調試（如需）對于需要安裝調試的設備，由供應商按合同約定進行安裝調試，需求部門和技術部門（如需要）負責現(xiàn)場配合和監(jiān)督，并對安裝調試結果進行確認。（四）正式驗收1.驗收組織：由需求部門牽頭，采購經(jīng)辦部門、技術部門、財務部門（視情況）及倉庫管理員共同組成驗收小組進行正式驗收。2.驗收內容：對照采購合同、技術協(xié)議、裝箱清單及相關標準，對資產的數(shù)量、質量、性能參數(shù)、技術指標、隨機資料（說明書、合格證、保修卡等）進行全面檢驗。3.驗收報告：驗收合格后，填寫《固定資產驗收單》，詳細記錄驗收情況，所有參與驗收人員簽字確認。如驗收不合格，應明確原因，由采購經(jīng)辦部門及時與供應商協(xié)商處理（退換貨、維修等）。（五）入庫登記驗收合格的固定資產，由倉庫管理員（或資產管理部門）辦理入庫手續(xù)，登記《固定資產臺賬》，建立固定資產卡片，明確資產編號、名稱、規(guī)格、原值、使用部門等信息。七、付款結算（一）付款申請采購經(jīng)辦部門根據(jù)采購合同約定、驗收合格證明、發(fā)票等原始憑證，填寫《付款申請單》，連同相關附件（如合同復印件、《固定資產驗收單》、合規(guī)發(fā)票、入庫單等）一并提交財務部門。（二）財務審核與付款財務部門對付款申請及附件的完整性、合規(guī)性、準確性進行審核，重點審核發(fā)票真?zhèn)?、金額是否與合同及驗收單一致、付款條件是否成就等。審核無誤后，按公司資金支付審批權限逐級報批，審批通過后，由財務部門按合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。八、檔案管理固定資產采購全過程形成的文件資料，包括但不限于采購申請單、審批文件、詢價記錄、合同文本、驗收報告、發(fā)票復印件、付款憑證等，均為公司重要檔案。相關經(jīng)辦部門應指定專人負責收集、整理、歸檔，確保檔案的完整性和連續(xù)性，便于日后查閱和審計。九、監(jiān)督與責任（一）監(jiān)督檢查公司審計部門（或內控部門）應對固定資產采購審批流程的執(zhí)行情況進行定期或不定期監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）責任追究對于在固定資產采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，如虛報冒領、弄虛作假、徇私舞弊、玩忽職守等，將按照公司相關規(guī)定追究相關人員的責任。十、附則（