ICS01.140.20CCSA14DB36范SpecificationforelectronicdocumentsarchivingandelectronicinhighwayprojectofJiangxiprovince江西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布IDB36/T2171—2025 2規(guī)范性引用文件 3術語和定義 4基本要求 5基礎設施與系統(tǒng)建設 6電子文件收集與整理 7電子文件歸檔 8電子檔案移交 9電子檔案管理 10電子檔案長期保存 附錄A（資料性）電子文件歸檔登記表 9附錄B（資料性）電子檔案移交清單 10附錄C（資料性）電子檔案移交接收登記表 11附錄D（資料性）電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表 12附錄E（資料性）電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表 13DB36/T2171—2025本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別這些專利的責任。本文件由江西省檔案局提出并歸口。本文件起草單位：江西省交通投資集團有限責任公司、江西省檔案館、江西省交通投資集團有限責任公司項目建設管理公司、江西交通職業(yè)技術學院、江西錦路科技開發(fā)有限公司。本文件主要起草人：文旭卿、黃喜榮、胡志斌、鐘昆志、周鵬、李鵬達、甘志堅、姚學濤、涂九根、翟勇、萬佳新、伍超揚、陳釗正、曾武、陳勇、萬佳豪、邱興飛、羅賢明、鄧亮、席全琛、郭瑞、張正輝、黃平運、朱光偉、尹華杰、錢宇峰、劉偉達、陳震、傅清丁、王星、朱思瑤。DB36/T2171—20251公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范本文件提供了公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理的總則、基礎設施與系統(tǒng)建設、電子文件收集、整理、歸檔和電子檔案管理等要求。本文件適用于公路工程非涉密電子文件與電子檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T26162信息與文獻文件（檔案）管理概念與原則GB/T26163.1信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T47版式電子文件長期保存格式需求DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T58電子檔案管理基本術語DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范DB36/T1324公路建設項目檔案管理規(guī)范3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1公路工程電子文件electronicdocumentinhighwayproject公路工程在建設過程中，基于工程建設管理業(yè)務系統(tǒng)，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄，電子文件由內(nèi)容、結構、背景等信息組成。3.2電子文件歸檔electronicdocument將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權限向檔案部門提交的過程。3.3信息包informationpackageDB36/T2171—2025包含電子文件、電子檔案內(nèi)容及其元數(shù)據(jù)，按技術要求進行封裝，用于不同環(huán)節(jié)之間信息傳遞的信息集合對象。[來源：DA/T70，3.10，有修改]3.4公路工程電子檔案digitalprojectarchiveinhighwayproject具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的公路工程電子文件。3.5業(yè)務系統(tǒng)businesssystem形成或管理機構活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)。示例：辦公自動化系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、進度管理系統(tǒng)、計量支付系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)等促進公路建設項目事務處理的應用系統(tǒng)。[來源：GB/T18894-3.9]3.6電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystem對電子文件、電子檔案進行接收、歸檔、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)。[來源：GB/T18894-3.10,有修改]3.7捕獲capture適時獲取電子文件及其元數(shù)據(jù)的方法與過程。[來源：DA/T58-3.1]3.8元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、結構、背景及其管理過程的數(shù)據(jù)。[來源：GB/T18894-3.3]3.9移交accession建設單位根據(jù)規(guī)定將電子檔案交付運行管理單位、項目主管部門或有關檔案管理機構的過程。3.10轉(zhuǎn)換conversion在維護真實性、完整性、可用性和安全性的前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過程。[來源：GB/T18894-3.15]DB36/T2171—202533.11遷移relocation在維護真實性、完整性、可用性和安全性的前提下，將電子檔案從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個系統(tǒng)的過程。[來源：GB/T18894-3.16]4基本要求4.1總體要求4.1.1公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理應納入建設單位信息化建設規(guī)劃，遵循工程建設和信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，堅持“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密”的管理原則。4.1.2公路工程電子檔案的管理應當遵循其來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的基本要求，應當實現(xiàn)維護其真實性、完整性、可用性和安全性的基本目標。4.1.3應建設、配備必要的檔案信息化基礎設施和應用系統(tǒng)，為公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理提供技術保障。4.1.4應基于安全的網(wǎng)絡環(huán)境和存儲設備實施電子文件歸檔和電子檔案管理，保障公路工程建設數(shù)據(jù)信息安全。網(wǎng)絡安全等級保護應達到二級及以上要求。4.24.2.1工作原則來源可靠電子文件與電子檔案應由經(jīng)過授權和確認的法定形成者在既定的業(yè)務活動中，在特定的時間內(nèi)通過安全可靠的系統(tǒng)生成；應采用合規(guī)的電子政務電子認證服務機構提供的數(shù)字簽名技術，保證形成公路工程電子文件的項目建設單位、各參建單位及個人身份經(jīng)過授權和認證。a)應基于文件管理的業(yè)務分析，確定產(chǎn)生公路工程電子文件的業(yè)務活動、文件構成要素以及文件之間的相互關系；b)公路工程電子文件的形成時間應與工程建設同步，文件辦理完畢后及時收集；c)公路工程電子文件及電子檔案管理系統(tǒng)功能的規(guī)劃設計，應符合GB/T29194、GB/T39784、GB/T26162、GB/T26163.1的規(guī)定；d)公路工程電子文件應能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標準的版式文件格式，通過數(shù)字簽名、時間戳等技術手段，保證公路工程電子文件不被非法篡改。4.2.2程序規(guī)范電子檔案管理應明確管理和技術要求，對電子文件的形成、歸檔和電子檔案保存、利用等全過程進行控制，做到各環(huán)節(jié)程序規(guī)范。a)公路工程電子文件形成應符合國家有關法律法規(guī)、公路工程技術規(guī)范的要求；b)應將規(guī)范的工作程序和必要的技術手段融合為電子文件、電子文件歸檔、電子檔案管理元數(shù)據(jù)方案，內(nèi)置到業(yè)務系統(tǒng)、歸檔接口、電子檔案管理系統(tǒng)，加強公路工程電子文件歸檔和電子檔案全過程管理。DB36/T2171—20254.2.3要素合規(guī)電子檔案的內(nèi)容要素應符合公路建設基本程序與質(zhì)量檢驗評定標準，元數(shù)據(jù)要素在國家層面尚未出臺規(guī)范性文件前應組織專家評審，針對不同項目、不同工序流程、不同的數(shù)據(jù)采集方式制定不同的元數(shù)據(jù)方案。4.3元數(shù)據(jù)要求4.3.1業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)應內(nèi)置元數(shù)據(jù)方案，并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的傳輸、解析、交換、利用。公路工程施工質(zhì)量管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)方案宜設置為一個業(yè)務流程配置一個元數(shù)據(jù)方案，強化施工質(zhì)量管4.3.2元數(shù)據(jù)的捕獲方式和捕獲節(jié)點應在業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)設計與開發(fā)過程中進行規(guī)劃，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件的同時捕獲。4.3.3元數(shù)據(jù)的捕獲方式包括直接提取、計算寫入、默認賦值及人工錄入等。4.3.4元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點包括但不限于公路工程電子文件管理生命周期中的形成、收集、整理、歸檔、接收、保管、利用、處置等各個節(jié)點。4.3.5公路工程電子文件歸檔時，應同時歸檔對應的元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與所描述的電子文件之間的關聯(lián)關系。4.3.6公路工程電子文件與電子檔案元數(shù)據(jù)按照文件實體、業(yè)務實體、機構人員實體、法規(guī)實體、關系實體設置。5基礎設施與系統(tǒng)建設5.1基礎設施要求5.1.1檔案信息化基礎設施和安全設施應能夠保障業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行，滿足電子文件形成、歸檔與電子檔案管理活動的實際需求。5.1.2業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡環(huán)境應能滿足檔案安全管理的要求。5.1.3應配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應的運行環(huán)境：a)硬件系統(tǒng)，包括但不限于：1)服務器；2)存儲等物理設備。b)軟件系統(tǒng)，包括但不限于：1)關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；2)網(wǎng)絡操作系統(tǒng)；c)網(wǎng)絡安全設備5.1.4電子檔案管理系統(tǒng)備份設備，可采用但不限于：a)虛擬帶庫；b)物理帶庫；c)藍光光盤帶庫；d)磁盤陣列；5.1.5根據(jù)系統(tǒng)硬件與基礎軟件生命周期、技術升級、故障、性能等實際情況，適時進行更新、升級。5.2系統(tǒng)建設要求DB36/T2171—202555.2.1業(yè)務系統(tǒng)文件管理功能應符合GB/T18894要求，業(yè)務系統(tǒng)應當具備電子文件管理及歸檔功能，可對電子文件形成和流轉(zhuǎn)實施有效控制。5.2.2公路工程電子檔案管理系統(tǒng)應符合GB/T18894要求開發(fā)、配置電子檔案管理基本功能和擴展功6電子文件收集與整理6.1電子文件的收集6.1.1在電子文件收集的前端環(huán)節(jié)，應保證電子文件在業(yè)務系統(tǒng)中合規(guī)形成。工程文件（記錄）齊全完整性方面應滿足公路工程質(zhì)量檢驗評定要求、工程建設管理需求；真實可靠性方面應滿足施工檢查、監(jiān)理抽檢、測量試驗規(guī)程、電子簽名、審批流程等要求。6.1.2業(yè)務系統(tǒng)中生成的原生電子文件，按歸檔范圍自動收集。質(zhì)量管理、計量支付等業(yè)務流程均應形成電子記錄表單，保存于業(yè)務系統(tǒng)文件服務器。每一份電子記錄表應配套生成描述其元數(shù)據(jù)項的XML文件。電子記錄表單與描述其元數(shù)據(jù)項的XML文件應通過鍵值對建立映射。6.1.3描述電子文件的元數(shù)據(jù)XML文件應與電子文件同步收集。6.1.4外部來源如外部業(yè)務系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、數(shù)碼照片及音像等電子文件，應連同其元數(shù)據(jù)XML文件一并收集。6.1.5電子文件收集質(zhì)量要求：a)電子文件的內(nèi)容必須真實、完整、準確、系統(tǒng)，必須與工程實際相符合，能夠反映工程建設活動的全過程，符合國家現(xiàn)行有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等技術規(guī)范、標準要求。6.2電子文件整理6.2.1公路工程施工、監(jiān)理質(zhì)量管理業(yè)務系統(tǒng)、計量支付系統(tǒng)等相關系統(tǒng)產(chǎn)生的文本類電子表單，遵循傳統(tǒng)的組件、組卷辦法進行整理。業(yè)務系統(tǒng)歸檔模塊應配置能夠生成件、卷實體信息的表單。6.2.2施工、監(jiān)理記錄組件一般以一個子分項或一道工序的所有記錄歸集為一件，歸集操作宜通過記錄的表單編號、表單在工序記錄中的排序等字段設置，通過業(yè)務系統(tǒng)歸檔模塊自動執(zhí)行、自動生成件的題名及責任者、頁數(shù)等信息項，減少人工工作量與人為干預出錯概率。其他非業(yè)務系統(tǒng)生成的管理性電子文件、技術性電子文件、未劃入分項工程收集范圍的電子文件組件，可參照DB36/T1324組件建議，在檔案管理系統(tǒng)實施組件。6.2.3分項工程開工報告單、施工與監(jiān)理記錄、中間交工證書、分項工程對應的測量與試驗記錄（報告單）等原生電子文件，宜以一個分項工程歸集為一卷，歸集操作宜通過業(yè)務系統(tǒng)歸檔模塊通過識別歸屬文件的排序規(guī)則自動執(zhí)行，且自動生成案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等卷實體信息表單。其他非業(yè)務系統(tǒng)生成的施工日志、監(jiān)理日志、安全生產(chǎn)日志、變更文件、竣工圖等電子記錄（文件），建議在檔案管理系統(tǒng)組卷，組卷規(guī)則可參照DB36/T1324執(zhí)行。6.2.4照片及音像等電子文件，宜在檔案管理系統(tǒng)按件進行整理。7電子文件歸檔DB36/T2171—20257.1歸檔程序電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記等主要歸檔程序，填寫《電子文件歸檔登記表》，《電子文件歸檔登記表》見附錄A。電子文件歸檔應符合GB/T18894的相關規(guī)定。7.2歸檔方式7.2.1應基于安全的網(wǎng)絡環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔的方式，由檔案管理系統(tǒng)歸檔接口實現(xiàn)，歸檔接口通常包括但不限于以下兩種：a)Webservice歸檔接口；7.2.2采用離線歸檔時，將帶有歸檔標識的文件信息包拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，并采用數(shù)據(jù)防篡改措施。7.3歸檔時間7.3.1施工、監(jiān)理原生電子文件應按照單位、分部、分項工程劃分，在各分項工程完工評定合格后1個月內(nèi)完成預歸檔，在合同段交工驗收后1個月內(nèi)完成歸檔，并填寫《電子文件歸檔登記表》，《電子文件歸檔登記表》見附錄A。。7.3.2非原生電子文件歸檔時間按照檔案部門、交通運輸主管部門有關規(guī)定執(zhí)行。7.4歸檔格式7.4.1電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，支持長期保存格式轉(zhuǎn)換。7.4.2電子文件應以版式文件歸檔。版式文件格式應按照DA/T47執(zhí)行，可采用OFD、PDF/A等格式。7.4.3照片類項目電子文件以JPG、TIFF等格式歸檔。7.4.4錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔。7.4.5錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可按照原始格式文件歸檔；7.5元數(shù)據(jù)歸檔要求7.5.1應根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔方式。7.5.2經(jīng)業(yè)務系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)應根據(jù)歸檔接口確定歸檔方式，選擇Webservice歸檔接口或歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結構歸檔接口時，可以XML方式歸檔。7.5.3聲像類電子文件元數(shù)據(jù)以XML方式歸檔。7.6四性檢測要求7.6.1電子文件在歸檔環(huán)節(jié)應進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測確保質(zhì)量。7.6.2四性檢測宜通過內(nèi)置于程序的檢測方案，由計算機自動完成并形成檢測報告保存至文件服務器。8電子檔案移交8.1檔案移交單位應對電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，檢測合格后方可提交。檢測方案應參照DA/T70執(zhí)行。DB36/T2171—202578.2項目建設單位應在項目通過竣工驗收3個月內(nèi)，按照有關規(guī)定向有關單位辦理項目檔案移交手續(xù)，并填寫《電子檔案移交清單》，《電子檔案移交清單》見附錄B。8.3接收單位要進行電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性檢測以符合移交接收規(guī)范要求，檢測合格方可接收，填寫《電子檔案移交接收登記表》，《電子檔案移交接收登記表》見附錄C。8.4移交的項目電子檔案數(shù)據(jù)包括電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。8.5電子檔案有相應紙質(zhì)、光盤、磁盤等載體的，應當著錄相關對應信息。8.6電子檔案的歸檔移交可采用離線或在線方式進行。9電子檔案管理9.1電子檔案的存儲9.1.1應為公路工程電子檔案管理系統(tǒng)提供相適應的在線存儲設備，根據(jù)實際情況選擇適用的在線存儲設備。9.1.2電子檔案管理系統(tǒng)應依據(jù)檔號等標識符構成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。9.1.3在線存儲系統(tǒng)應實施容錯技術方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應及時處置。9.2電子檔案的備份9.2.1應結合公路工程電子檔案管理和信息化建設實際，在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全基礎上，統(tǒng)籌制定公路工程電子檔案備份方案和策略，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。9.2.2電子檔案備份分為：近線備份、災難備份、離線備份三種，均應符合DA/T18894的要求。采用離線備份時，應對離線存儲介質(zhì)管理活動進行登記，填寫《電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》，《電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》見附錄D。9.3電子檔案的利用9.3.1公路工程電子檔案的提供利用應嚴格遵守國家相關保密規(guī)定。9.3.2應根據(jù)工作崗位、職責等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設置相應的電子檔案利用權限。9.3.3利用者應在權限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)9.3.4對公路工程電子檔案采用在線方式提供利用時，應遵守國家有關信息安全的相關規(guī)定，從技術和管理兩方面采取嚴格的管理措施。9.4電子檔案的統(tǒng)計9.4.1應按照檔案統(tǒng)計年報要求及交通部門實際需要對公路工程電子檔案情況進行統(tǒng)計。9.4.2可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素，對公路工程電子檔案數(shù)量等情況進行統(tǒng)計。9.4.3可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復制、下載等要素對公路工程電子檔案利用情況進行統(tǒng)計。10電子檔案長期保存10.1封裝DB36/T2171—2025利用脫機光盤工具，選擇XML封裝格式，將需要封裝的電子檔案內(nèi)容與其必要的來源、簽署、時間等元數(shù)據(jù)通過一定的結構組合在一起，確保長期保存的公路工程電子檔案可以被有效利用，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容、結構、背景及形成、管理過程信息，可被隨時調(diào)取查用。10.2檢驗對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應及時進行遷移。10.3轉(zhuǎn)換在相關軟硬件系統(tǒng)發(fā)生更新或文件格式變化時，應對公路工程電子檔案進行格式轉(zhuǎn)換，填寫《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》，《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》見附錄E。10.4遷移在公路工程電子檔案的存儲設備更新、系統(tǒng)擴充、應用軟件升級、存儲載體、文件格式淘汰等情況發(fā)生時，應對電子檔案進行遷移，填寫《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》，《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》見附錄E。DB36/T2171—20259（資料性）電子文件歸檔登記表表A.1規(guī)定了電子文件歸檔登記內(nèi)容表A.1電子文件歸檔登記表單位名稱歸檔時間歸檔電子文件門類歸檔電子文件數(shù)量分鐘（聲像）字節(jié)歸檔方式檢驗項目檢驗結果