資源信息共享管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織內(nèi)資源信息的共享行為，提高資源利用效率，促進(jìn)各部門間的協(xié)作與溝通，保障公司/組織的正常運(yùn)營和發(fā)展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有部門、員工以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴，涉及的資源信息包括但不限于文件、數(shù)據(jù)、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、設(shè)備等各類有形和無形資源。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則資源信息共享活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保共享行為的合法性、合規(guī)性。2.安全保密原則在資源信息共享過程中，要高度重視信息安全和保密工作，采取有效措施防止信息泄露、篡改或丟失，保障公司/組織和相關(guān)方的利益。3.授權(quán)共享原則資源信息的共享應(yīng)基于明確的授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自共享資源信息。授權(quán)應(yīng)明確共享的范圍、目的、期限等內(nèi)容。4.適度共享原則根據(jù)工作需要，合理確定資源信息的共享范圍和程度，避免過度共享導(dǎo)致資源浪費(fèi)或信息安全風(fēng)險(xiǎn)。5.價(jià)值導(dǎo)向原則資源信息共享應(yīng)以提升公司/組織整體價(jià)值為導(dǎo)向，促進(jìn)資源的優(yōu)化配置和有效利用，推動業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展。二、資源信息分類與標(biāo)識（一）資源信息分類1.文件類：包括各類規(guī)章制度、報(bào)告、計(jì)劃、合同、協(xié)議等文檔。2.數(shù)據(jù)類：涵蓋業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)、市場數(shù)據(jù)等各類數(shù)值型和非數(shù)值型信息。3.技術(shù)類：如專利技術(shù)、專有技術(shù)、技術(shù)方案、工藝流程等。4.經(jīng)驗(yàn)類：包括工作經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)等知識和技能的總結(jié)。5.設(shè)備類：公司/組織擁有的各類辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等。（二）資源信息標(biāo)識為便于資源信息的管理和共享，對每類資源信息進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)具有唯一性和可識別性，具體標(biāo)識方法如下：1.文件類：采用文件編號作為標(biāo)識，編號規(guī)則為[年份][部門代碼][順序號]，例如202301001表示2023年1部門的第1號文件。2.數(shù)據(jù)類：根據(jù)數(shù)據(jù)的來源和用途進(jìn)行分類標(biāo)識，如客戶數(shù)據(jù)用“C”表示，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)用“F”表示等，并結(jié)合數(shù)據(jù)版本號進(jìn)行區(qū)分，如C2023V1表示2023年第1版的客戶數(shù)據(jù)。3.技術(shù)類：以技術(shù)名稱或項(xiàng)目名稱為基礎(chǔ)，加上技術(shù)等級或項(xiàng)目階段標(biāo)識，如“專利技術(shù)核心技術(shù)A級”“技術(shù)方案項(xiàng)目X階段2”等。4.經(jīng)驗(yàn)類：按照經(jīng)驗(yàn)所屬領(lǐng)域和主題進(jìn)行標(biāo)識，如“市場推廣經(jīng)驗(yàn)新產(chǎn)品推廣案例”“項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)大型項(xiàng)目管理實(shí)踐”等。5.設(shè)備類：使用設(shè)備編號作為標(biāo)識，編號應(yīng)包含設(shè)備所屬部門、設(shè)備類型和順序號等信息，如“02生產(chǎn)設(shè)備005”表示2部門的第5號生產(chǎn)設(shè)備。三、資源信息共享流程（一）共享需求發(fā)起1.部門或員工因工作需要共享資源信息時(shí)，應(yīng)填寫《資源信息共享申請表》，詳細(xì)說明共享的資源信息名稱、類別、共享目的、共享范圍、預(yù)計(jì)共享期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織的資源信息共享管理部門（以下簡稱“共享管理部門”）。（二）共享申請審批1.共享管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審查，核實(shí)申請的合理性和必要性。2.對于涉及重要資源信息或共享范圍較廣的申請，共享管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行聯(lián)合評審，評估共享可能帶來的影響和風(fēng)險(xiǎn)。3.根據(jù)審查和評審結(jié)果，共享管理部門提出審批意見，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表返回共享管理部門備案。（三）共享授權(quán)與實(shí)施1.共享管理部門根據(jù)審批意見，對共享資源信息進(jìn)行授權(quán)。授權(quán)方式包括但不限于指定共享人員名單、設(shè)置共享權(quán)限級別（如只讀、可編輯等）、限定共享時(shí)間和范圍等。2.被授權(quán)的部門或人員應(yīng)按照授權(quán)要求，通過公司/組織指定的共享平臺或方式獲取共享資源信息，并確保信息的安全使用和妥善保管。3.在共享資源信息過程中，共享雙方應(yīng)保持溝通與協(xié)作，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。如因工作需要對共享范圍、期限等內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)重新履行申請審批手續(xù)。（四）共享效果評估1.在共享期限結(jié)束后，共享管理部門應(yīng)組織對共享資源信息的使用效果進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括共享目的達(dá)成情況、對業(yè)務(wù)工作的促進(jìn)作用、信息安全保障情況等。2.共享雙方應(yīng)配合評估工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和反饋意見。共享管理部門根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)資源信息共享工作提供參考。（五）共享終止與清理1.共享期限屆滿或共享目的已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，共享管理部門應(yīng)及時(shí)通知共享雙方終止共享活動。2.共享雙方應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)清理各自存儲的共享資源信息，確保信息不再留存或傳播。共享管理部門對共享資源信息進(jìn)行統(tǒng)一清理歸檔，防止信息泄露或?yàn)E用。四、資源信息安全管理（一）安全責(zé)任1.公司/組織各部門負(fù)責(zé)人是本部門資源信息安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)本部門的信息安全管理措施。2.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的信息安全規(guī)定，妥善保管和使用共享資源信息，不得擅自泄露、篡改或傳播信息。（二）安全措施1.訪問控制對共享資源信息設(shè)置不同的訪問權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行授權(quán)管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相應(yīng)的資源信息。2.數(shù)據(jù)加密對重要的共享資源信息進(jìn)行加密處理，在傳輸和存儲過程中保障信息的保密性和完整性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求。3.備份與恢復(fù)定期對共享資源信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并進(jìn)行異地存儲或多介質(zhì)存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.安全審計(jì)建立資源信息共享安全審計(jì)機(jī)制，對共享活動進(jìn)行全程記錄和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全違規(guī)行為。審計(jì)記錄應(yīng)至少保存一定期限，以備查詢和追溯。（三）安全培訓(xùn)與教育1.公司/組織定期組織資源信息安全培訓(xùn)和教育活動，提高員工的信息安全意識和技能，使其了解共享資源信息的安全風(fēng)險(xiǎn)和防范措施。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)接受專門的信息安全培訓(xùn)，明確其在資源信息共享過程中的安全責(zé)任和義務(wù)。（四）安全事件處理1.一旦發(fā)生資源信息安全事件，如信息泄露、系統(tǒng)故障等，相關(guān)人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，報(bào)告共享管理部門和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)，并保護(hù)好現(xiàn)場。2.共享管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門迅速開展調(diào)查和處理工作，分析事件原因，評估損失情況，采取有效的補(bǔ)救措施，防止事件擴(kuò)大。同時(shí)，按照國家法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，及時(shí)向上級主管部門和相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告。五、資源信息共享的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.共享管理部門負(fù)責(zé)對公司/組織內(nèi)資源信息共享活動進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保共享行為符合本管理辦法的規(guī)定。2.定期對共享資源信息的使用情況、安全狀況等進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核指標(biāo)1.共享申請?zhí)幚砑皶r(shí)率：考核共享管理部門對共享申請的處理效率，計(jì)算公式為：共享申請?zhí)幚砑皶r(shí)率=及時(shí)處理的申請數(shù)量/總申請數(shù)量×100%。2.共享資源信息利用率：衡量共享資源信息被有效利用的程度，通過統(tǒng)計(jì)共享資源信息的訪問量、下載量、使用頻率等指標(biāo)進(jìn)行評估。3.信息安全事故發(fā)生率：反映共享資源信息的安全保障情況，計(jì)算公式為：信息安全事故發(fā)生率=安全事故發(fā)生次數(shù)/共享活動總次數(shù)×100%。4.共享雙方滿意度：通過共享雙方的反饋調(diào)查，了解對共享活動的滿意度，考核共享管理部門的服務(wù)質(zhì)量和協(xié)調(diào)能力。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，考核周期為季度或年度。2.考核結(jié)果作為部門和員工績效評價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)表彰的重要依據(jù)。對于在資源信息共享工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部