高校系秘書管理辦法一、總則（一）目的為加強高校系秘書隊伍建設(shè)，規(guī)范系秘書工作行為，提高系部管理水平和工作效率，保障教學、科研及各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校各教學系（部）的秘書崗位人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：系秘書的管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、教育行政部門的相關(guān)規(guī)定以及學校的各項規(guī)章制度。2.職責明確原則：明確系秘書的工作職責、工作流程和工作標準，確保各項工作有序進行。3.考核激勵原則：建立科學合理的考核評價機制，對系秘書的工作表現(xiàn)進行定期考核，激勵其積極履行職責，提高工作質(zhì)量。4.培訓發(fā)展原則：注重系秘書的培訓與發(fā)展，為其提供必要的學習機會和職業(yè)發(fā)展空間，提升其業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。二、崗位職責（一）行政事務管理1.協(xié)助系領(lǐng)導做好系部日常行政事務的組織與協(xié)調(diào)工作，包括會議安排、文件收發(fā)、辦公用品管理等。2.負責起草、審核、印發(fā)系部各類行政文件、通知、報告等，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確。3.做好系部公章的使用管理工作，嚴格按照規(guī)定程序進行用章登記，確保公章使用安全。4.協(xié)助系領(lǐng)導做好對外聯(lián)絡與接待工作，負責接待來訪人員，安排接待活動，維護系部良好形象。（二）教學管理1.協(xié)助系主任做好專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)等教學管理工作，參與制定和修訂教學計劃、教學大綱等教學文件。2.負責教學任務的安排與落實，協(xié)助教師做好教學準備工作，包括教材征訂、教室調(diào)配等。3.做好學生學籍管理工作，包括新生入學注冊、學籍異動、畢業(yè)審核等，確保學生學籍信息準確無誤。4.協(xié)助組織各類教學活動，如教學檢查、考試安排、教學競賽等，做好相關(guān)資料的收集與整理工作。（三）科研管理1.協(xié)助系科研負責人做好科研項目的申報、立項、結(jié)題等管理工作，負責科研項目相關(guān)材料的收集、整理與報送。2.做好科研成果的登記、統(tǒng)計與上報工作，協(xié)助教師做好科研成果的鑒定、獎勵申報等工作。3.負責科研經(jīng)費的管理與服務工作，協(xié)助教師做好科研經(jīng)費的預算編制、報銷審核等工作，確?？蒲薪?jīng)費使用合規(guī)。4.組織開展學術(shù)交流活動，協(xié)助邀請專家學者來系講學、舉辦學術(shù)講座等，營造良好的學術(shù)氛圍。（四）學生管理1.協(xié)助系學生工作負責人做好學生思想政治教育和日常管理工作，參與制定學生管理制度和工作計劃。2.負責學生班級的日常管理工作，包括班級考勤、學生獎懲、學生檔案管理等，及時掌握學生思想動態(tài)和學習情況。3.協(xié)助組織開展學生各類文體活動和社會實踐活動，豐富學生課余生活，促進學生全面發(fā)展。4.做好學生資助工作的相關(guān)服務，協(xié)助學生辦理獎助學金申請、助學貸款等手續(xù)，確保資助工作公平、公正、公開。（五）其他工作1.完成系領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作任務，積極配合學校各職能部門做好相關(guān)工作。2.關(guān)注教育教學改革動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢，及時向系領(lǐng)導反饋相關(guān)信息，為系部決策提供參考依據(jù)。3.協(xié)助做好系部文化建設(shè)工作，營造積極向上、團結(jié)協(xié)作的工作氛圍。三、任職條件（一）基本素養(yǎng)1.具有良好的思想政治素質(zhì)，擁護黨的路線、方針、政策，忠誠于教育事業(yè)，具有較強的責任心和敬業(yè)精神。2.具有良好的職業(yè)道德和服務意識，遵守學校的各項規(guī)章制度，廉潔奉公，為人師表。3.具有較強的溝通協(xié)調(diào)能力和團隊合作精神，能夠與系部師生、學校各職能部門及校外相關(guān)單位進行有效的溝通與協(xié)作。（二）知識技能1.具有大學本科及以上學歷，專業(yè)不限，但應具備一定的教育管理、行政管理等相關(guān)知識。2.熟練掌握辦公軟件（如Word、Excel、PowerPoint等）和信息化管理系統(tǒng)的操作技能，能夠高效地處理日常工作事務。3.具備一定的文字表達能力和寫作水平，能夠撰寫各類行政文件、工作報告、工作總結(jié)等。（三）工作經(jīng)驗具有[X]年以上高?；蛳嚓P(guān)單位行政管理工作經(jīng)驗者優(yōu)先考慮。四、選拔與任用（一）選拔原則1.公開、公平、公正原則：選拔過程應公開透明，接受群眾監(jiān)督，確保選拔結(jié)果公平公正。2.德才兼?zhèn)湓瓌t：注重選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務能力強、工作責任心重的人員擔任系秘書崗位。3.競爭擇優(yōu)原則：通過競爭上崗等方式，選拔優(yōu)秀人才擔任系秘書，激發(fā)系秘書隊伍的活力。（二）選拔程序1.發(fā)布公告：學?；蛳挡扛鶕?jù)工作需要，發(fā)布系秘書崗位選拔公告，明確選拔條件、程序和時間安排等。2.報名與資格審查：符合條件的人員自愿報名，并提交相關(guān)材料。系部對報名人員進行資格審查，確定參加選拔的人員名單。3.選拔方式：選拔方式可采用筆試、面試、實際操作等相結(jié)合的方式進行。筆試主要考察教育管理、行政管理等相關(guān)知識；面試主要考察應聘者的綜合素質(zhì)、溝通能力、應變能力等；實際操作主要考察應聘者的辦公軟件操作技能、文字處理能力等。4.確定人選：根據(jù)選拔成績，綜合考慮應聘者的工作經(jīng)驗、業(yè)績表現(xiàn)等因素，確定擬錄用人員名單，并進行公示。公示期為[X]個工作日，公示無異議后，辦理錄用手續(xù)。（三）任用1.系秘書實行聘任制，聘期一般為[X]年。聘任期滿后，根據(jù)工作需要和考核結(jié)果，決定是否續(xù)聘。2.系秘書由系部負責聘任和管理，報學校人事部門備案。學校人事部門負責對系秘書隊伍建設(shè)進行宏觀指導和監(jiān)督。五、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.系部應根據(jù)系秘書的崗位職責和工作需求，制定年度培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓方式和培訓時間等。2.培訓內(nèi)容應包括教育管理理論、行政管理知識、辦公軟件應用、溝通技巧等方面，注重實用性和針對性。（二）培訓方式1.內(nèi)部培訓：定期組織系秘書參加系部內(nèi)部培訓，邀請學校領(lǐng)導、專家學者或經(jīng)驗豐富的管理人員進行授課，分享工作經(jīng)驗和管理方法。2.外部培訓：根據(jù)工作需要，選派系秘書參加校外舉辦的各類培訓、研討會、學術(shù)交流活動等，拓寬視野，提升業(yè)務能力。3.在線學習：鼓勵系秘書利用網(wǎng)絡平臺進行自主學習，學習教育管理、行政管理等相關(guān)課程，不斷更新知識結(jié)構(gòu)。（三）職業(yè)發(fā)展1.學校應建立系秘書職業(yè)發(fā)展通道，為系秘書提供晉升機會和職業(yè)發(fā)展空間。系秘書可根據(jù)個人能力和工作表現(xiàn)，晉升為系副主任、主任等管理崗位，或轉(zhuǎn)崗到其他相關(guān)崗位。2.學校應鼓勵系秘書開展教育教學研究和管理研究，對取得優(yōu)秀研究成果的系秘書給予表彰和獎勵，并在職稱評定、崗位晉升等方面予以優(yōu)先考慮。六、考核與評價（一）考核原則1.客觀公正原則：考核應基于事實，全面、客觀、公正地評價系秘書的工作表現(xiàn)。2.注重實績原則：考核應重點關(guān)注系秘書的工作業(yè)績和工作成效，突出工作質(zhì)量和工作效率。3.激勵約束原則：考核結(jié)果應與系秘書的薪酬待遇、獎勵表彰、崗位晉升等掛鉤，充分發(fā)揮考核的激勵約束作用。（二）考核內(nèi)容1.德：主要考核系秘書的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德、工作作風等方面的表現(xiàn)。2.能：主要考核系秘書的業(yè)務能力、管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力等方面的水平。3.勤：主要考核系秘書的工作態(tài)度、工作紀律、出勤情況等方面的表現(xiàn)。4.績：主要考核系秘書的工作業(yè)績和工作成效，包括行政事務管理、教學管理、科研管理、學生管理等各項工作任務的完成情況。（三）考核方式1.年度考核：每年年底，系部對系秘書進行年度考核。年度考核采用個人總結(jié)、民主測評、領(lǐng)導評價相結(jié)合的方式進行。個人總結(jié)應全面總結(jié)本年度工作情況，包括工作業(yè)績、存在問題及改進措施等；民主測評由系部師生對系秘書的工作表現(xiàn)進行評價；領(lǐng)導評價由系領(lǐng)導根據(jù)系秘書的工作表現(xiàn)進行評價。2.日常考核：系部建立日?？己酥贫?，對系秘書的日常工作表現(xiàn)進行跟蹤考核。日?？己酥饕üぷ魅蝿胀瓿汕闆r、工作質(zhì)量、工作效率、工作態(tài)度等方面的考核。日常考核結(jié)果作為年度考核的重要依據(jù)。（四）考核結(jié)果應用1.薪酬調(diào)整：根據(jù)考核結(jié)果，對系秘書的薪酬進行調(diào)整?？己藘?yōu)秀的系秘書，給予適當?shù)男匠戟剟睿豢己瞬缓细竦南得貢?，視情況降低薪酬待遇。2.獎勵表彰：對考核優(yōu)秀的系秘書，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予獎金等。3.崗位晉升：考核結(jié)果作為系秘書崗位晉升的重要依據(jù)。連續(xù)多年考核優(yōu)秀的系秘書，在崗位晉升時予以優(yōu)先考慮。4.培訓與發(fā)展：根據(jù)考核結(jié)果，針對系秘書存在的問題和不足，制定個性化的培訓計劃，幫助其提升業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。七、薪酬與待遇（一）薪酬構(gòu)成系秘書的薪酬由基本工資、績效工資、津貼補貼等部分構(gòu)成。1.基本工資：根據(jù)學校薪酬制度，按照系秘書的崗位等級確定基本工資標準。2.績效工資：根據(jù)系秘書的工作業(yè)績和考核結(jié)果，發(fā)放績效工資?？冃ЧべY占薪酬總額的比例不低于[X]%。3.津貼補貼：根據(jù)學校相關(guān)規(guī)定，發(fā)放崗位津貼、加班補貼、通訊補貼等津貼補貼。（二）福利待遇1.系秘書享受學校規(guī)定的各類福利待遇，如社會保險、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。2.系秘書在職稱評定、崗位晉升、培訓學習、學術(shù)交流等方面享有與學校其他教職工同等的權(quán)利。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學校建立健全系秘書管理監(jiān)督機制，加強對系秘書工作的監(jiān)督檢查。學校紀檢監(jiān)察部門負責對系秘書的工作紀律、廉潔自律等情況進行監(jiān)督檢查。2.系部應加強對系秘書工作的日常監(jiān)督管理，定期對系秘書的工作進行檢查和