資料部門(mén)如何管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料部門(mén)的管理，規(guī)范資料的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等工作流程，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料管理的效率和質(zhì)量，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)資料部門(mén)及其工作人員，以及涉及資料管理相關(guān)工作的其他部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料的獲取、使用和處置合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：資料的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)和實(shí)際情況，為公司的各項(xiàng)決策提供可靠依據(jù)。3.完整性原則：全面收集和保存與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，保證資料的連續(xù)性和系統(tǒng)性，避免重要資料的缺失。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止資料泄露，確保公司利益不受損害。5.便捷性原則：資料管理應(yīng)便于查找、檢索和使用，提高資料的利用效率，滿足公司各部門(mén)對(duì)資料的需求。二、資料部門(mén)職責(zé)（一）資料收集1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和管理要求，制定資料收集計(jì)劃，明確收集的范圍、內(nèi)容、渠道和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.負(fù)責(zé)收集來(lái)自公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)方的各類資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖紙、影像資料等。3.建立與各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，定期組織資料收集工作會(huì)議，及時(shí)了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。（二）資料整理1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目和索引，建立清晰的資料目錄體系，以便于查找和管理。2.按照資料的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類整理，確保同類資料集中存放，便于識(shí)別和使用。3.對(duì)資料進(jìn)行審核和校對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)存在問(wèn)題的資料及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通核實(shí)，進(jìn)行修正和完善。（三）資料存儲(chǔ)1.選擇安全、可靠、便捷的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)、服務(wù)器等，對(duì)資料進(jìn)行妥善存儲(chǔ)。2.建立資料存儲(chǔ)管理制度，明確存儲(chǔ)設(shè)備的使用、維護(hù)、備份和恢復(fù)等要求，確保資料存儲(chǔ)的安全性和可靠性。3.按照資料的重要性和使用頻率，對(duì)資料進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，對(duì)于重要資料應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，防止資料丟失或損壞。（四）資料利用1.建立資料查詢和借閱制度，明確資料查詢和借閱的流程、權(quán)限和要求，為公司各部門(mén)提供便捷的資料查詢和借閱服務(wù)。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)提供相關(guān)資料，支持公司的決策、運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目實(shí)施等工作。3.定期對(duì)資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解資料的使用頻率和需求熱點(diǎn)，為資料管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。（五）資料保密1.制定資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對(duì)資料管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和保密技能，簽訂保密協(xié)議，確保資料管理人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.在資料的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等過(guò)程中，采取必要的保密措施，如加密處理、訪問(wèn)控制、專人管理等，防止資料泄露。（六）資料銷毀1.定期對(duì)已失效、過(guò)期、無(wú)用的資料進(jìn)行清理和銷毀，確保資料存儲(chǔ)的空間合理和安全。2.建立資料銷毀制度，明確銷毀的流程、方式和責(zé)任人，對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄和監(jiān)督，確保資料銷毀徹底、合規(guī)。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料的銷毀，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，防止資料被非法獲取或利用。三、資料管理流程（一）資料收集流程1.資料部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和管理要求，制定資料收集計(jì)劃，并向公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及外部相關(guān)方發(fā)布資料收集通知。2.各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)及外部相關(guān)方按照資料收集通知的要求，將收集到的資料整理匯總后提交給資料部門(mén)。3.資料部門(mén)對(duì)提交的資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.資料部門(mén)將審核通過(guò)的資料進(jìn)行分類整理，建立資料目錄，并錄入資料管理系統(tǒng)。（二）資料整理流程1.資料部門(mén)按照資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行詳細(xì)分類，確定資料的類別和編號(hào)。2.對(duì)每一份資料進(jìn)行編目，包括資料名稱、編號(hào)、來(lái)源、日期、保管期限等信息，確保編目準(zhǔn)確、完整。3.根據(jù)資料的編號(hào)和編目信息，建立資料索引，以便于快速查找和檢索資料。4.對(duì)整理好的資料進(jìn)行審核和校對(duì)，確保資料的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。（三）資料存儲(chǔ)流程1.根據(jù)資料的性質(zhì)和存儲(chǔ)要求，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)、服務(wù)器等。2.將整理好的資料按照存儲(chǔ)計(jì)劃進(jìn)行存儲(chǔ)，確保資料存儲(chǔ)的有序性和安全性。3.建立資料存儲(chǔ)目錄，記錄資料的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，便于查找和管理。4.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，資料存儲(chǔ)安全可靠。（四）資料利用流程1.公司各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)資料查詢或借閱申請(qǐng)表，注明所需資料的名稱、編號(hào)、用途等信息。2.申請(qǐng)表提交給資料部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，資料部門(mén)按照申請(qǐng)表的要求提供資料。3.資料使用人員在使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料部門(mén)，并在資料借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.資料部門(mén)對(duì)資料的利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，了解資料的使用頻率和效果，為資料管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。（五）資料保密流程1.資料部門(mén)對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密級(jí)別和保密期限。2.對(duì)資料管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和保密義務(wù)。3.在資料的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等過(guò)程中，采取必要的保密措施，如加密處理、訪問(wèn)控制、專人管理等。4.對(duì)于涉及保密資料的訪問(wèn)和使用，嚴(yán)格按照保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批和授權(quán)，確保保密資料的安全性。（六）資料銷毀流程1.資料部門(mén)定期對(duì)已失效、過(guò)期、無(wú)用的資料進(jìn)行清理，確定需要銷毀的資料清單。2.制定資料銷毀方案，明確銷毀的方式、時(shí)間、地點(diǎn)和責(zé)任人等信息。3.按照資料銷毀方案的要求，對(duì)需要銷毀的資料進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄和監(jiān)督。4.對(duì)銷毀后的資料進(jìn)行確認(rèn)，確保資料已徹底銷毀，并將銷毀記錄存檔保存。四、資料管理人員職責(zé)（一）資料部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)資料部門(mén)的管理工作，制定資料管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.建立健全資料管理制度和工作流程，確保資料管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)資料管理人員的培訓(xùn)、考核和管理，提高資料管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。4.協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及外部相關(guān)方的關(guān)系，確保資料收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等工作的順利進(jìn)行。5.定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高資料管理工作的效率和質(zhì)量。（二）資料收集人員職責(zé)1.根據(jù)資料收集計(jì)劃，負(fù)責(zé)收集來(lái)自公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)方的各類資料。2.與各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)及外部相關(guān)方保持密切溝通，及時(shí)了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。3.對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理和分類，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.將收集到的資料及時(shí)提交給資料整理人員進(jìn)行進(jìn)一步整理和存儲(chǔ)。（三）資料整理人員職責(zé)1.按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行詳細(xì)分類、編號(hào)、編目和索引，建立清晰的資料目錄體系。2.對(duì)資料進(jìn)行審核和校對(duì)，確保資料的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。3.將整理好的資料按照存儲(chǔ)計(jì)劃進(jìn)行存儲(chǔ)，并更新資料管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。4.協(xié)助資料利用人員查找和提供所需資料，提高資料的利用效率。（四）資料存儲(chǔ)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)資料存儲(chǔ)設(shè)備的日常管理和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，資料存儲(chǔ)安全可靠。2.按照資料存儲(chǔ)計(jì)劃，將整理好的資料進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和備份。3.建立資料存儲(chǔ)目錄，記錄資料的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，便于查找和管理。4.協(xié)助資料利用人員查找和獲取所需資料，確保資料的及時(shí)供應(yīng)。（五）資料利用人員職責(zé)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)資料查詢或借閱申請(qǐng)表，注明所需資料的名稱、編號(hào)、用途等信息。2.按照規(guī)定的流程和權(quán)限，使用資料部門(mén)提供的資料，并在使用完畢后及時(shí)歸還。3.對(duì)資料的使用情況進(jìn)行記錄和反饋，為資料管理工作的優(yōu)化提供建議。4.遵守資料保密制度，確保資料的安全和保密。（六）資料保密人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對(duì)資料管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，提高資料管理人員的保密意識(shí)和保密技能。3.在資料的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等過(guò)程中，監(jiān)督和檢查保密措施的執(zhí)行情況，確保資料的安全性和保密性。4.對(duì)涉及保密資料的訪問(wèn)和使用進(jìn)行審批和授權(quán)，防止保密資料的泄露。5.及時(shí)處理資料保密工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和突發(fā)事件，采取必要的措施進(jìn)行補(bǔ)救和防范。五、資料管理信息化（一）建立資料管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理，提高資料管理的效率和質(zhì)量。2.資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備資料收集、整理、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，滿足公司各部門(mén)對(duì)資料管理的需求。3.資料管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，為公司的決策和運(yùn)營(yíng)提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.資料管理人員應(yīng)及時(shí)將收集到的資料錄入資料管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)資料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，刪除已失效、過(guò)期、無(wú)用的資料，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。3.對(duì)資料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)資料管理系統(tǒng)的信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)資料管理系統(tǒng)的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和使用相關(guān)資料。3.定期對(duì)資料管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全問(wèn)題，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立資料管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)資料部門(mén)的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料收集的完整性、準(zhǔn)確性，資料整理的規(guī)范性，資料存儲(chǔ)的安全性，資料利用的效率，資料保密的執(zhí)行情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求資料部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定資料部門(mén)考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)資料部門(mén)及其工作人員的工作業(yè)績(jī)、工作質(zhì)量、工作效率、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面進(jìn)行全面考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)周期為每年一次，考核評(píng)價(jià)結(jié)果與資料部門(mén)及其工作人員的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。3.對(duì)考核評(píng)價(jià)優(yōu)秀的資料部門(mén)及