空調(diào)采購(gòu)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司空調(diào)采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，確保采購(gòu)工作順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有空調(diào)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂與履行合法有效。2.公平公正原則在合同簽訂與執(zhí)行過(guò)程中，遵循公平、公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.效益優(yōu)先原則在滿足公司需求的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。二、合同簽訂管理（一）采購(gòu)需求確定1.使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《空調(diào)采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明空調(diào)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用地點(diǎn)等信息，并提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)需求進(jìn)行審核，結(jié)合公司預(yù)算、庫(kù)存情況等因素，提出初步采購(gòu)意見(jiàn)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集空調(diào)供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商庫(kù)中篩選出若干符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合評(píng)估，包括價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同條款等內(nèi)容。（三）合同起草與審核1.采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草空調(diào)采購(gòu)合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方基本信息、空調(diào)規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同文本起草完成后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.采購(gòu)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同合法合規(guī)。（四）合同簽訂1.合同修改完善后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如使用部門、財(cái)務(wù)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等，以便各部門做好后續(xù)工作準(zhǔn)備。三、合同履行管理（一）交貨管理1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)將空調(diào)送達(dá)公司。采購(gòu)部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保交貨順利進(jìn)行。2.貨物到達(dá)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)空調(diào)的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀、性能等進(jìn)行逐一檢查，填寫《空調(diào)驗(yàn)收單》。3.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或退換貨。供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用。（二）付款管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和付款時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е鹿拘枰舆t付款或扣除款項(xiàng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并將相關(guān)情況告知財(cái)務(wù)部門。（三）售后服務(wù)管理1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供售后服務(wù)，包括空調(diào)的安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)等。采購(gòu)部門應(yīng)督促供應(yīng)商履行售后服務(wù)承諾，及時(shí)解決用戶反饋的問(wèn)題。2.如用戶對(duì)空調(diào)質(zhì)量或售后服務(wù)不滿意，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取有效措施解決問(wèn)題。如供應(yīng)商未能妥善解決，公司有權(quán)按照合同約定追究其違約責(zé)任。四、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)?jiān)诤贤男羞^(guò)程中，如因特殊原因需要變更合同條款，合同一方應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾?qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。（二）變更審批1.變更申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由采?gòu)部門組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、可行性以及對(duì)公司利益的影響等。2.審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大變更事項(xiàng)需報(bào)公司總經(jīng)理審批。（三）變更執(zhí)行1.經(jīng)審批同意變更的，雙方應(yīng)簽訂書面變更協(xié)議，作為原合同的補(bǔ)充文件。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、生效時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。2.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更情況，做好相應(yīng)的工作調(diào)整。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行，雙方協(xié)商一致同意終止合同。3.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）終止程序1.合同終止時(shí)，合同一方應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并提交書面終止申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括合同終止的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)處理情況等。2.采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)合同終止事項(xiàng)進(jìn)行審核，確保終止程序合法合規(guī)，雙方的權(quán)利義務(wù)得到妥善處理。3.審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意后，雙方簽訂合同終止協(xié)議，明確合同終止后的相關(guān)事宜。（三）后續(xù)事項(xiàng)處理1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同終止協(xié)議的約定，辦理相關(guān)手續(xù)，如貨物交接、款項(xiàng)結(jié)算、資料歸檔等。2.采購(gòu)部門應(yīng)將合同終止情況及時(shí)告知相關(guān)部門，對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)分析，為今后的采購(gòu)工作提供參考。六、合同檔案管理（一）檔案收集采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集空調(diào)采購(gòu)合同及相關(guān)資料，包括合同文本、采購(gòu)需求申請(qǐng)表、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。（二）檔案整理1.對(duì)收集到的合同及相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，按照合同簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等順序進(jìn)行編號(hào)歸檔。2.每份合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本及相關(guān)附件，確保檔案資料完整、齊全。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全存放。2.制定檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，防止檔案丟失、損壞或泄密。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照查閱申請(qǐng)內(nèi)容提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)空調(diào)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作規(guī)范有序。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同執(zhí)行情況，及時(shí)反饋合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性、變