石材銷售結(jié)算管理辦法總則制定目的本管理辦法旨在規(guī)范公司石材銷售結(jié)算流程，確保銷售款項的及時、準(zhǔn)確回收，保障公司資金安全，維護(hù)公司與客戶的良好合作關(guān)系，促進(jìn)公司石材銷售業(yè)務(wù)的健康穩(wěn)定發(fā)展。適用范圍本辦法適用于公司所有石材銷售業(yè)務(wù)的結(jié)算管理，包括國內(nèi)銷售和國際貿(mào)易業(yè)務(wù)?；驹瓌t1.合法性原則：結(jié)算活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司的經(jīng)營活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：銷售結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)任何差錯或遺漏，以保障公司財務(wù)信息的可靠性。3.及時性原則：銷售部門、財務(wù)部門及相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點完成結(jié)算工作，確?？铐椉皶r到賬，提高資金使用效率。4.清晰性原則：結(jié)算流程和相關(guān)文件應(yīng)清晰明了，便于參與結(jié)算工作的人員理解和操作，減少因溝通不暢或流程不明導(dǎo)致的問題。5.風(fēng)險可控原則：在結(jié)算過程中，要充分評估各種風(fēng)險因素，采取有效的風(fēng)險防范措施，確保公司利益不受損失。銷售合同管理合同簽訂1.銷售部門在與客戶簽訂石材銷售合同前，應(yīng)仔細(xì)審查客戶的信用狀況、經(jīng)營資質(zhì)等信息，確保合同的可行性和風(fēng)險可控性。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確規(guī)定石材的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、結(jié)算周期等關(guān)鍵條款，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。3.合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案，以便財務(wù)部門提前做好結(jié)算準(zhǔn)備工作。合同執(zhí)行跟蹤1.銷售部門負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行全程跟蹤，及時掌握石材的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況以及客戶的收貨確認(rèn)情況。2.如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何問題，如客戶變更訂單、延遲付款等，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，并將相關(guān)情況反饋給財務(wù)部門，共同商討解決方案。3.在石材發(fā)貨前，銷售部門應(yīng)確?？蛻粢寻凑蘸贤s定支付預(yù)付款或滿足其他付款條件，否則不得發(fā)貨。發(fā)貨與收貨管理發(fā)貨流程1.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售合同的要求，按時完成石材的生產(chǎn)任務(wù)，并通知銷售部門安排發(fā)貨。2.銷售部門在發(fā)貨前，應(yīng)核對發(fā)貨清單與合同約定的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致，確保發(fā)貨準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)貨時，應(yīng)選擇合適的運輸方式，并辦理好貨物運輸保險，確保貨物安全運輸至客戶指定地點。4.發(fā)貨后，銷售部門應(yīng)及時將發(fā)貨信息（包括發(fā)貨日期、運輸單號、預(yù)計到貨日期等）通知財務(wù)部門和客戶。收貨確認(rèn)1.客戶收到貨物后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行驗收，并簽署收貨確認(rèn)單。收貨確認(rèn)單應(yīng)明確注明貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等驗收情況。2.銷售部門應(yīng)及時跟蹤客戶的收貨確認(rèn)情況，如客戶發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)按照合同約定及時處理。3.對于客戶提出的質(zhì)量異議，銷售部門應(yīng)及時通知質(zhì)量控制部門進(jìn)行核實，并根據(jù)核實結(jié)果與客戶協(xié)商解決方案。如確屬公司產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。結(jié)算方式與周期結(jié)算方式1.公司石材銷售的結(jié)算方式主要包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算、支票結(jié)算等。具體結(jié)算方式由銷售部門與客戶在簽訂合同時協(xié)商確定，并在合同中明確約定。2.對于采用銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式的客戶，應(yīng)要求客戶提供準(zhǔn)確的銀行賬戶信息，確保款項能夠順利到賬。3.在結(jié)算過程中，如涉及外幣結(jié)算，應(yīng)按照國家外匯管理相關(guān)規(guī)定辦理結(jié)售匯手續(xù)，并確保匯率風(fēng)險得到有效控制。結(jié)算周期1.結(jié)算周期應(yīng)根據(jù)客戶的信用狀況、合作歷史等因素綜合確定，并在銷售合同中明確約定。一般情況下，結(jié)算周期為[X]天，自貨物驗收合格并簽署收貨確認(rèn)單之日起計算。2.對于信用良好、合作穩(wěn)定的優(yōu)質(zhì)客戶，經(jīng)公司審批同意后，可以適當(dāng)延長結(jié)算周期，但最長不得超過[X]天。3.銷售部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的結(jié)算周期及時與客戶辦理結(jié)算手續(xù)，不得擅自延長或縮短結(jié)算周期。結(jié)算流程結(jié)算申請1.銷售部門在貨物驗收合格并收到客戶簽署的收貨確認(rèn)單后，應(yīng)及時填寫《石材銷售結(jié)算申請表》，詳細(xì)注明合同編號、客戶名稱、貨物品種、規(guī)格、數(shù)量、金額、結(jié)算周期等信息，并提交給財務(wù)部門。2.《石材銷售結(jié)算申請表》應(yīng)由銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可提交給財務(wù)部門。審核內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、發(fā)貨及收貨確認(rèn)情況、結(jié)算金額的準(zhǔn)確性等。結(jié)算審核1.財務(wù)部門收到銷售部門提交的《石材銷售結(jié)算申請表》后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容主要包括合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)貨及收貨憑證的真實性、結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、客戶信用狀況等。2.如發(fā)現(xiàn)結(jié)算申請表中的信息存在疑問或不符合規(guī)定的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通核實，并要求銷售部門提供相關(guān)補充資料或作出解釋說明。3.對于涉及重大金額或復(fù)雜結(jié)算事項的，財務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，確保結(jié)算工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。開具發(fā)票1.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的結(jié)算申請，銷售部門應(yīng)根據(jù)結(jié)算金額及時開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與銷售合同及實際發(fā)貨情況一致，包括石材的品種、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息。2.發(fā)票開具后，銷售部門應(yīng)及時將發(fā)票送達(dá)客戶，并做好發(fā)票簽收記錄。同時，銷售部門應(yīng)將發(fā)票開具信息（包括發(fā)票號碼、開票日期、金額等）反饋給財務(wù)部門。收款與賬務(wù)處理1.財務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注客戶的付款情況，及時跟蹤款項到賬信息。如客戶未按照合同約定的時間付款，財務(wù)部門應(yīng)及時通知銷售部門與客戶溝通催款。2.收到客戶支付的款項后，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，核對收款金額與結(jié)算金額是否一致，并按照公司財務(wù)制度進(jìn)行記賬。3.對于已開具發(fā)票但客戶尚未付款的情況，財務(wù)部門應(yīng)在應(yīng)收賬款明細(xì)賬中進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期與銷售部門核對賬目，確保應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確性和完整性。應(yīng)收賬款管理賬齡分析1.財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，按照賬齡長短將應(yīng)收賬款分為不同的類別，如1個月以內(nèi)、13個月、36個月、6個月以上等。2.通過賬齡分析，及時掌握應(yīng)收賬款的分布情況和逾期情況，為制定合理的催款策略提供依據(jù)。催款措施1.對于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)按照合同約定及時向客戶發(fā)送催款函，明確告知客戶逾期付款的后果及公司的催款要求。2.根據(jù)客戶的逾期情況和信用狀況，采取不同的催款方式，如電話催款、上門催款、法律訴訟等。對于信用狀況較差、長期拖欠款項的客戶，應(yīng)及時啟動法律訴訟程序，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.在催款過程中，銷售部門應(yīng)保持與客戶的良好溝通，了解客戶逾期付款的原因，并積極協(xié)商解決方案，爭取盡快收回款項。壞賬管理1.對于確實無法收回的應(yīng)收賬款，經(jīng)公司內(nèi)部審批程序后，確認(rèn)為壞賬損失。壞賬損失的確認(rèn)應(yīng)嚴(yán)格按照國家財務(wù)制度和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保壞賬損失的真實性和合理性。2.財務(wù)部門應(yīng)建立壞賬準(zhǔn)備金制度，按照一定比例計提壞賬準(zhǔn)備金，用于核銷壞賬損失。壞賬準(zhǔn)備金的計提比例應(yīng)根據(jù)公司的實際情況和風(fēng)險承受能力合理確定，并報公司管理層審批備案。3.已確認(rèn)為壞賬損失的應(yīng)收賬款，應(yīng)在財務(wù)賬目中進(jìn)行核銷處理，并做好相關(guān)記錄。同時，應(yīng)繼續(xù)保留對該客戶的追償權(quán)，一旦發(fā)現(xiàn)客戶有還款能力，應(yīng)及時恢復(fù)追償程序。財務(wù)核對與監(jiān)督定期核對1.財務(wù)部門應(yīng)定期與銷售部門核對賬目，確保應(yīng)收賬款、銷售收入等財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。核對周期為每月一次，核對內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、發(fā)貨及收貨記錄、發(fā)票開具及收款情況等。2.在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)雙方賬目存在差異，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。對于因工作失誤或其他原因?qū)е碌馁~目差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對石材銷售結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查結(jié)算流程的執(zhí)行情況、財務(wù)制度的遵守情況、應(yīng)收賬款的管理情況等。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果提出改進(jìn)建議和意見，督促相關(guān)部門及時整改存在的問題，不斷完善銷售結(jié)算管理工作。外部審計監(jiān)督1.公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)監(jiān)管要求，定期聘請外部審計機構(gòu)對公司的財務(wù)報表和銷售結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計。2.外部審計機構(gòu)應(yīng)獨立、客觀、公正地發(fā)表審計意見，對公司銷售結(jié)算管理工作中存在的問題提出專業(yè)的建議和改進(jìn)措施，為公司加強內(nèi)部管理提供參考依據(jù)。信息管理與檔案保存信息管理1.銷售部門和財務(wù)部門應(yīng)建立健全石材銷售結(jié)算信息管理系統(tǒng)，及時、準(zhǔn)確地記錄和更新銷售合同、發(fā)貨、收貨、結(jié)算、收款等相關(guān)信息。2.信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計分析、預(yù)警提示等功能，為公司管理層提供決策支持，同時方便各部門之間的信息共享和溝通協(xié)作。檔案保存1.銷售結(jié)算業(yè)務(wù)涉及的各類文件和資料，如銷售合同、發(fā)貨清單、收貨確認(rèn)單、發(fā)票、結(jié)算申請表、催款函等，均應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行保存。2.檔案保存期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，銷售合同等重要文件的保存期限為[X]年。3.檔案保存應(yīng)做到分類存放、妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。同時，應(yīng)建立檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，防止檔案信息泄露。附則解釋權(quán)本管理