社區(qū)器材采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)器材采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購器材的質(zhì)量和適用性，提高資金使用效益，滿足社區(qū)居民的健身、娛樂等需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本社區(qū)內(nèi)各類器材的采購活動，包括但不限于健身器材、文化活動器材、安全防護(hù)器材等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購過程合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平、公正、公開的原則，對待所有供應(yīng)商，不偏袒、不歧視，保證競爭的公平性。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的器材，以保障社區(qū)居民的使用安全和效果。4.效益原則：在保證器材質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立社區(qū)器材采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由社區(qū)居委會成員、居民代表等組成。負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購預(yù)算、采購方式等重大事項，對采購過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門社區(qū)居委會指定專人或成立采購小組作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其職責(zé)包括：1.根據(jù)社區(qū)需求和實(shí)際情況，編制采購計劃和預(yù)算。2.開展市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。3.按照規(guī)定的采購方式和程序，組織采購活動，包括發(fā)布采購公告、邀請供應(yīng)商、開標(biāo)評標(biāo)、簽訂合同等。4.負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行和管理，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.整理和歸檔采購文件，包括采購計劃、采購申請、報價單、合同等。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.社區(qū)財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，確保資金安全。2.社區(qū)審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購資金的使用效益。3.社區(qū)使用部門：提出器材需求，參與采購需求的論證和驗(yàn)收工作，負(fù)責(zé)器材的日常使用和維護(hù)。三、采購計劃與預(yù)算管理（一）采購計劃編制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)每年定期收集社區(qū)各使用部門的器材需求信息，結(jié)合社區(qū)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際情況，編制年度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購器材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、采購時間等內(nèi)容，并進(jìn)行詳細(xì)的市場調(diào)研和需求分析，確保采購計劃的合理性和可行性。3.采購計劃需經(jīng)采購決策機(jī)構(gòu)審議通過后實(shí)施。（二）采購預(yù)算管理1.根據(jù)采購計劃，采購執(zhí)行部門會同財務(wù)部門編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括器材采購費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用、售后服務(wù)費(fèi)用等所有相關(guān)支出。2.采購預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格按照社區(qū)財務(wù)管理制度進(jìn)行編制和審核，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。3.采購預(yù)算經(jīng)社區(qū)居委會批準(zhǔn)后執(zhí)行，在采購過程中應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)算，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序報經(jīng)批準(zhǔn)。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。適用于采購金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的器材采購項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.招標(biāo)文件應(yīng)明確采購器材的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保投標(biāo)人能夠準(zhǔn)確理解招標(biāo)要求。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的器材采購項目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)項目特點(diǎn)和供應(yīng)商庫情況，選擇若干家潛在供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，并向其提供招標(biāo)文件。3.邀請招標(biāo)的評標(biāo)程序和標(biāo)準(zhǔn)與公開招標(biāo)相同，但參與投標(biāo)的供應(yīng)商數(shù)量相對較少。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人或采購代理機(jī)構(gòu)通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的器材采購項目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，或者采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評價標(biāo)準(zhǔn)等。3.在談判過程中，談判小組應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，對談判文件進(jìn)行實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的供應(yīng)商進(jìn)行談判，并記錄談判過程和結(jié)果。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的器材采購項目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)提供單一來源采購的理由和相關(guān)證明材料，報采購決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，采購執(zhí)行部門應(yīng)與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的器材采購項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。詢價通知書應(yīng)明確采購器材的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。3.采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。五、采購程序（一）采購申請1.社區(qū)各使用部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明器材名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、采購理由等內(nèi)容，并提交給采購執(zhí)行部門。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，對其進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.將審核通過的采購申請表提交給采購決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。采購決策機(jī)構(gòu)根據(jù)采購計劃、預(yù)算等情況，對采購申請進(jìn)行審議，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。（三）采購實(shí)施1.確定采購方式：根據(jù)采購項目的特點(diǎn)和金額大小，按照本辦法規(guī)定的采購方式，確定具體的采購方式。2.編制采購文件：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購方式和采購需求，編制相應(yīng)的采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價通知書等。采購文件應(yīng)明確采購要求、評審標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.發(fā)布采購信息：按照選定的采購方式，發(fā)布采購信息。公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)應(yīng)在指定媒體上發(fā)布招標(biāo)公告；競爭性談判、單一來源采購和詢價應(yīng)向相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出邀請或詢價通知書。4.組織采購活動：采購執(zhí)行部門組織開標(biāo)、評標(biāo)、談判、詢價等采購活動，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評審，確定成交供應(yīng)商。5.簽訂采購合同：采購執(zhí)行部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括器材規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同應(yīng)報財務(wù)部門備案。（四）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收：器材到貨后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括器材的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等是否符合采購合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報告。2.付款：財務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收報告和采購合同，按照規(guī)定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審核，確保采購資金的安全和合理使用。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購執(zhí)行部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資格、良好的商業(yè)信譽(yù)、較強(qiáng)的生產(chǎn)或供應(yīng)能力、完善的售后服務(wù)體系等條件。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察、資質(zhì)審查、業(yè)績評估等，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.對于首次合作的供應(yīng)商，應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格合理性等方面。2.建立供應(yīng)商評價檔案，記錄供應(yīng)商的評價結(jié)果。對于評價優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購中可給予優(yōu)先考慮；對于評價不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行整改或淘汰。3.供應(yīng)商考核結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商選擇、合作期限延長或終止合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的激勵措施，如增加采購份額、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等，以提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿。2.對于違反采購合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處罰，如扣除貨款、要求賠償損失、終止合作等，以約束供應(yīng)商的行為。七、采購文件管理（一）采購文件的編制采購執(zhí)行部門應(yīng)按照不同的采購方式，編制規(guī)范、完整的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判文件、詢價通知書、采購合同等。采購文件應(yīng)明確采購項目的要求、評審標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購活動的順利進(jìn)行。（二）采購文件的審核與批準(zhǔn)采購文件編制完成后，應(yīng)提交采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合規(guī)。審核通過后，報采購決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。采購決策機(jī)構(gòu)應(yīng)對采購文件的合法性、合理性、公正性等進(jìn)行審查，提出修改意見或批準(zhǔn)實(shí)施。（三）采購文件的保存與歸檔采購活動結(jié)束后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時整理和保存采購文件，包括采購申請、采購計劃、采購預(yù)算、采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同、驗(yàn)收報告等。采購文件應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂，并妥善保管，保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.社區(qū)審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。2.采購決策機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對采購過程的監(jiān)督，對采購執(zhí)行部門的工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決