會議室管理制度及設(shè)備使用指南XX企業(yè)內(nèi)部規(guī)范（202X版）一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議室的使用與管理，提高會議室資源利用率，保障會議活動的順利開展，維護良好的辦公秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及外來參會人員（包括客戶、合作伙伴等）。二、會議室歸屬與職責(zé)分工（一）管理主體公司行政部為會議室的歸口管理部門，負(fù)責(zé)會議室的日常運營、制度執(zhí)行及資源協(xié)調(diào)。（二）職責(zé)劃分1.行政部職責(zé)制定、修訂會議室管理制度及設(shè)備使用指南；負(fù)責(zé)會議室預(yù)約審核、使用沖突協(xié)調(diào)及臺賬管理；組織會議室設(shè)備的定期維護、故障維修及耗材采購（如投影儀燈泡、麥克風(fēng)電池等）；監(jiān)督會議室使用規(guī)范執(zhí)行情況，處理違規(guī)行為。2.使用部門職責(zé)遵守本制度及設(shè)備操作規(guī)范，合理使用會議室；負(fù)責(zé)會議期間的秩序維護（如控制噪音、引導(dǎo)參會人員就座）；會議結(jié)束后及時清理會議室（包括垃圾收納、設(shè)備關(guān)閉、物品歸位）；發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞時，及時向行政部或IT部門報告。3.IT部門職責(zé)負(fù)責(zé)會議室電子設(shè)備（如視頻會議終端、投影儀、麥克風(fēng)）的技術(shù)支持與維修；定期對設(shè)備進行系統(tǒng)升級及性能優(yōu)化；為員工提供設(shè)備使用培訓(xùn)（如視頻會議操作、麥克風(fēng)調(diào)試）。三、會議室預(yù)約管理（一）預(yù)約方式1.常規(guī)預(yù)約：員工需通過公司OA系統(tǒng)或指定辦公小程序提交《會議室預(yù)約申請表》（附件1），填寫內(nèi)容包括：會議主題、時間（開始/結(jié)束時間）、預(yù)計人數(shù)；所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議終端、白板筆等）；聯(lián)系人及內(nèi)部聯(lián)系方式；外來參會人員信息（如有）。2.緊急預(yù)約：因突發(fā)事件需臨時使用會議室（如客戶緊急溝通、故障搶修會議），可提前1小時通過OA系統(tǒng)提交“緊急預(yù)約”申請，注明“緊急”字樣，行政部將優(yōu)先協(xié)調(diào)安排。（二）預(yù)約要求1.預(yù)約時間需明確至分鐘（如9:00-10:30），避免占用非必要時段；2.同一部門每周預(yù)約會議室不得超過3次（特殊情況需向行政部申請）；3.如需使用多個會議室，需分別提交預(yù)約申請；4.預(yù)約審核結(jié)果將在提交后1個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)反饋。（三）變更與取消1.如需調(diào)整會議時間或地點，需提前24小時通過OA系統(tǒng)修改預(yù)約信息；2.取消預(yù)約需提前24小時提交申請，未提前取消且未使用的，視為“違約”；3.累計3次違約的部門或個人，當(dāng)月將被暫停會議室預(yù)約權(quán)限。（四）使用優(yōu)先級會議室使用遵循以下優(yōu)先級順序，行政部將根據(jù)此順序協(xié)調(diào)沖突：1.公司高層會議（如總經(jīng)理辦公會、董事會）；2.緊急會議（如突發(fā)事件處理、客戶緊急溝通）；3.部門重要會議（如季度總結(jié)會、項目啟動會）；4.日常部門會議（如周例會、小組討論）。四、會議室使用規(guī)范（一）使用前準(zhǔn)備1.會議組織者需提前10分鐘到達會議室，檢查以下事項：設(shè)備狀態(tài)（如投影儀是否能正常開機、麥克風(fēng)是否有聲音）；環(huán)境衛(wèi)生（如桌面是否整潔、地面是否有垃圾）；物品擺放（如椅子是否歸位、白板是否擦干凈）。2.如需調(diào)整設(shè)備或補充物資（如白板筆、飲用水），請聯(lián)系行政部。（二）使用中要求1.保持會議室安靜，避免大聲喧嘩或播放高分貝音頻；2.禁止在會議室吸煙、吃零食或飲用有色飲料（如咖啡、茶除外）；3.不得隨意移動或拆卸會議室設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)支架）；4.視頻會議期間，需關(guān)閉無關(guān)應(yīng)用程序，確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定；5.參會人員需遵守會議紀(jì)律，不得遲到、早退或中途隨意離開。（三）使用后收尾1.會議結(jié)束后，組織者需在10分鐘內(nèi)完成以下工作：清理桌面及地面垃圾（分類投放至垃圾桶）；關(guān)閉所有設(shè)備電源（包括投影儀、顯示器、麥克風(fēng)、空調(diào)、燈光）；將椅子歸位（排列整齊，靠緊會議桌）；擦干凈白板（使用白板擦，避免用尖銳物品劃傷）；檢查是否有物品遺留（如筆記本、U盤、文件）。2.如需保留會議資料（如白板內(nèi)容），請?zhí)崆芭恼樟舸?，會后及時清理。（四）外來人員管理1.外來參會人員需由接待部門提前1個工作日向行政部報備（填寫《外來人員參會申請表》，附件2），注明：參會人員姓名、單位、聯(lián)系方式；會議時間、地點及主題；接待人員姓名及聯(lián)系方式。2.接待部門需陪同外來人員進入會議室，并告知其會議室使用規(guī)范（如禁止吸煙、保持安靜）；3.會議結(jié)束后，接待部門需送外來人員離開，并檢查會議室是否有物品遺留。五、會議設(shè)備使用指南（一）通用顯示設(shè)備（投影儀、電子顯示器）1.操作步驟：投影儀：打開機身電源開關(guān)→等待30秒啟動→通過遙控器選擇信號源（HDMI/VGA）→連接電腦→調(diào)整畫面大?。ㄍㄟ^投影儀鏡頭或遙控器縮放）→使用完畢后，按電源開關(guān)關(guān)閉→等待1分鐘散熱后拔電源。電子顯示器：打開電源→選擇信號源（HDMI/DP）→連接設(shè)備→調(diào)整亮度/對比度（通過遙控器或機身按鈕）→使用完畢后關(guān)閉電源。2.注意事項：避免頻繁開關(guān)設(shè)備（間隔至少5分鐘），以免損壞硬件；不要遮擋投影儀散熱口（保持至少30cm空隙）；顯示器屏幕避免用尖銳物品劃傷（如需清潔，用柔軟干布擦拭）。（二）音頻設(shè)備（無線麥克風(fēng)、音箱）1.操作步驟：無線麥克風(fēng)：打開麥克風(fēng)底部電源（指示燈亮起）→打開音箱電源→調(diào)整音箱音量（適中，避免嘯叫）→測試聲音（對著麥克風(fēng)說話，不要對準(zhǔn)音箱）→使用完畢后，關(guān)閉麥克風(fēng)及音箱電源→將麥克風(fēng)放回充電底座。有線麥克風(fēng)：連接音箱或功放的麥克風(fēng)接口→調(diào)整音量→測試聲音→使用完畢后拔下接口，放回原位。2.注意事項：無線麥克風(fēng)電池電量低時，指示燈會閃爍，需及時更換電池（使用AA堿性電池）；避免摔落或撞擊麥克風(fēng)（內(nèi)部元件易損壞）；音箱音量不要調(diào)至最大（易導(dǎo)致失真或損壞揚聲器）。（三）視頻會議設(shè)備（終端/攝像頭）1.操作步驟：打開視頻會議終端電源→等待系統(tǒng)啟動→選擇“加入會議”→輸入會議ID或掃描二維碼→調(diào)整攝像頭角度（對準(zhǔn)會議桌中央）→測試音頻（麥克風(fēng)是否收音正常）→測試視頻（畫面是否清晰）→使用完畢后，退出會議→關(guān)閉終端電源。2.注意事項：視頻會議期間，不要隨意切換攝像頭（如需調(diào)整角度，用遙控器操作）；攝像頭鏡頭避免遮擋（保持前方無障礙物）；確保網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定（如需有線網(wǎng)絡(luò)，聯(lián)系IT部門接入）。（四）輔助設(shè)備（白板、翻頁筆）1.白板使用：使用專用白板筆書寫（避免用馬克筆，難以擦拭）；書寫后及時擦拭（用白板擦或濕毛巾，避免殘留痕跡）；不要用尖銳物品劃傷白板表面。2.翻頁筆使用：打開翻頁筆電源→連接電腦USB接收器→測試翻頁/激光功能→使用完畢后，關(guān)閉電源→將翻頁筆放回指定位置。六、故障處理與維護（一）故障排查流程1.初步排查：遇到設(shè)備故障時，首先檢查以下內(nèi)容：電源線是否插緊（如投影儀、音箱）；信號線是否松動（如HDMI、VGA線）；設(shè)備電源是否開啟（如麥克風(fēng)、視頻終端）；電池是否有電（如無線麥克風(fēng)、翻頁筆）。2.重啟嘗試：如初步排查無問題，嘗試重啟設(shè)備（如關(guān)閉投影儀再打開）。3.聯(lián)系支持：若問題仍未解決，聯(lián)系IT部門（內(nèi)部座機：XXX-XXXXXXX），說明故障情況（如“投影儀無法開機”“麥克風(fēng)沒有聲音”）。4.故障登記：IT部門處理完畢后，需填寫《會議室設(shè)備故障記錄表》（附件3），記錄故障時間、設(shè)備名稱、故障現(xiàn)象、處理結(jié)果及責(zé)任人。（二）維護要求1.行政部每月組織一次會議室設(shè)備全面檢查（包括投影儀、麥克風(fēng)、視頻終端等），記錄設(shè)備狀態(tài)；2.IT部門每季度對設(shè)備進行一次系統(tǒng)升級（如視頻會議終端固件更新）；3.投影儀燈泡使用壽命較長，如需更換，由行政部提交申請，經(jīng)審批后采購；4.員工不得自行拆卸或維修設(shè)備（如需調(diào)整，聯(lián)系IT部門）。七、獎懲機制（一）獎勵措施1.季度評選“最佳會議室使用者”（根據(jù)預(yù)約合規(guī)性、使用后清理情況、設(shè)備保護情況），給予以下獎勵：優(yōu)先預(yù)約會議室權(quán)限（當(dāng)月可提前5個工作日預(yù)約）；發(fā)放精美禮品（如定制筆記本、咖啡券）。2.對及時報告設(shè)備故障、協(xié)助維護的員工，給予口頭表揚或部門通報表揚。（二）懲罰措施1.違約處罰：累計3次未提前取消預(yù)約且未使用的，當(dāng)月暫停會議室預(yù)約權(quán)限；2.損壞賠償：因個人原因損壞設(shè)備的（如摔落麥克風(fēng)、劃傷白板），需照價賠償（由行政部評估損失）；3.違規(guī)通報：未遵守使用規(guī)范的（如亂扔垃圾、未關(guān)閉設(shè)備電源），由行政部發(fā)出書面警告，累計2次的，通報批評并扣減當(dāng)月績效分；4.外來人員違規(guī)：因接待部門未履行報備或引導(dǎo)職責(zé)，導(dǎo)致外來人員違規(guī)的（如吸煙、損壞設(shè)備），由接待部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。（二）修訂與生效1.