檔案管理工作檢查要點及記錄模板一、引言檔案是單位職能活動的原始記錄，是維護(hù)歷史真實面貌、支撐決策、保障權(quán)益的重要信息資源。檔案管理工作檢查作為規(guī)范管理的重要手段，旨在通過系統(tǒng)性核查，確保檔案管理符合《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法律法規(guī)要求，提升檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性及利用的有效性。本文結(jié)合檔案管理核心環(huán)節(jié)，梳理檢查要點并設(shè)計可落地的記錄模板，為檔案管理人員、內(nèi)部審計或行政督查人員提供實用工具。二、檔案管理工作檢查要點檔案管理工作涵蓋“收集-整理-保管-利用-信息化”全流程，檢查要點需覆蓋各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制節(jié)點，確?！傲鞒毯弦?guī)、責(zé)任明確、風(fēng)險可控”。（一）制度建設(shè)檢查核心目標(biāo)：驗證檔案管理制度的完整性、有效性及執(zhí)行情況，確保管理有章可循。1.制度體系完整性檢查是否建立覆蓋全流程的制度體系，包括但不限于：《檔案管理辦法》《歸檔范圍及保管期限表》《檔案收集整理細(xì)則》《檔案利用管理制度》《檔案保密制度》《電子檔案管理制度》《檔案庫房管理規(guī)定》。重點核查：是否遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如電子檔案管理、涉密檔案管理）的制度。2.制度有效性檢查制度是否符合最新法律法規(guī)要求（如2020年修訂的《檔案法》、2021年實施的《電子檔案管理辦法》），是否根據(jù)單位職能調(diào)整及時修訂（如機(jī)構(gòu)改革后是否更新歸檔范圍）。重點核查：制度修訂記錄是否完整（如修訂日期、審批流程）。3.制度執(zhí)行情況檢查是否開展制度培訓(xùn)（如年度檔案管理培訓(xùn)記錄、員工簽到表），員工是否熟悉檔案管理要求（如隨機(jī)詢問業(yè)務(wù)人員“歸檔范圍包括哪些”）。檢查是否將檔案管理納入績效考核（如考核指標(biāo)中是否有“檔案歸檔及時率”“檔案完整性”等項）。（二）檔案收集檢查核心目標(biāo)：確保檔案收集全面、及時，無遺漏或拖延。1.收集范圍覆蓋性檢查是否按照《歸檔范圍及保管期限表》收集檔案，是否涵蓋本單位所有職能活動產(chǎn)生的檔案類型（如文書檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、電子檔案、聲像檔案）。重點核查：是否存在“應(yīng)歸未歸”情況（如業(yè)務(wù)部門的合同、項目報告未移交檔案部門）。2.收集流程規(guī)范性檢查是否明確收集責(zé)任（如業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集，檔案部門定期對接），是否有規(guī)范的交接手續(xù)（如《檔案移交清單》需注明檔案名稱、數(shù)量、移交人、接收人、日期）。重點核查：移交清單是否歸檔保存，是否有缺失或涂改。3.收集時限符合性檢查是否按照規(guī)定時限收集檔案：文書檔案：年度結(jié)束后半年內(nèi)完成收集（參考《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》）；會計檔案：年度結(jié)束后由會計部門保管1年，再移交檔案部門（參考《會計檔案管理辦法》）；電子檔案：實時或定期（如月度）收集，與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（三）整理歸檔檢查核心目標(biāo)：確保檔案整理符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于檢索和利用。1.分類與編號規(guī)范檢查分類方法是否符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如文書檔案采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”或“年度-問題-機(jī)構(gòu)”分類法；會計檔案采用“年度-類別-保管期限”分類法）。檢查檔號編制是否唯一、規(guī)范（如文書檔案檔號結(jié)構(gòu)：全宗號-年度-機(jī)構(gòu)代碼-件號；電子檔案檔號需符合《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）要求）。2.裝訂與編目質(zhì)量檢查紙質(zhì)檔案裝訂是否整齊、牢固（如無散頁、破損，裝訂線不壓文字），是否使用符合檔案保護(hù)要求的材料（如無酸紙檔案盒、棉線）。檢查目錄編制是否完整（如文書檔案需有《卷內(nèi)文件目錄》，包含文號、標(biāo)題、日期、頁數(shù)等項；電子檔案需有元數(shù)據(jù)目錄，包含文件名稱、創(chuàng)建時間、格式、大小等項）。3.歸檔驗收流程檢查是否有歸檔驗收環(huán)節(jié)（如檔案部門對業(yè)務(wù)部門移交的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，出具《歸檔驗收意見》），是否對不符合要求的檔案要求整改（如“分類錯誤”“裝訂不規(guī)范”的檔案是否退回重整理）。（四）保管保護(hù)檢查核心目標(biāo)：確保檔案實體與信息安全，延長檔案壽命。1.庫房環(huán)境控制檢查庫房溫度（14-24℃）、濕度（45-60%）是否符合《檔案庫房技術(shù)管理規(guī)范》（DA/T____）要求，是否有溫濕度監(jiān)測設(shè)備（如自動溫濕度記錄儀）及記錄（如每日/每周監(jiān)測記錄）。檢查庫房是否采取防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防塵措施（如安裝滅火器、防盜門、防蟲藥、除濕機(jī)、窗簾，地面是否鋪防滑地磚）。2.檔案實體管理檢查檔案存放是否規(guī)范（如檔案盒直立放置，預(yù)留通風(fēng)空間；涉密檔案單獨存放，標(biāo)注“涉密”標(biāo)識）。檢查是否定期對檔案進(jìn)行清點（如每年全面清點一次，記錄《檔案清點臺賬》，是否有丟失或損壞情況）。3.安全應(yīng)急預(yù)案檢查是否制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案（如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、數(shù)據(jù)泄露等場景的應(yīng)對流程），是否定期演練（如每年至少演練一次，記錄演練情況）。（五）利用服務(wù)檢查核心目標(biāo)：確保檔案利用合法、規(guī)范，發(fā)揮檔案價值。1.利用流程合規(guī)性檢查是否有規(guī)范的利用手續(xù)（如查詢檔案需填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、利用人信息；涉密檔案需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批）。檢查是否有利用記錄（如《檔案利用登記簿》，包含利用人、利用時間、利用內(nèi)容、利用效果等項）。2.保密管理嚴(yán)格性檢查涉密檔案利用是否符合保密規(guī)定（如僅限在指定場所查閱，不得復(fù)制或摘抄；利用后需及時歸還，登記歸還時間）。檢查電子檔案利用是否有權(quán)限控制（如檔案管理系統(tǒng)設(shè)置不同用戶權(quán)限，涉密電子檔案僅授權(quán)人員可訪問）。3.利用效果評估檢查是否統(tǒng)計檔案利用效果（如年度利用次數(shù)、為決策提供依據(jù)的次數(shù)、解決法律糾紛的案例），是否有《檔案利用效果分析報告》。（六）信息化建設(shè)檢查核心目標(biāo)：推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升管理效率。1.系統(tǒng)功能覆蓋性檢查是否有檔案管理系統(tǒng)（如電子檔案管理系統(tǒng)（EDMS）），功能是否覆蓋收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、銷毀等全流程。檢查系統(tǒng)是否支持電子檔案的長期保存（如支持多種文件格式（PDF、DOC、JPG等），具備格式轉(zhuǎn)換功能）。2.數(shù)據(jù)安全保障檢查電子檔案是否有備份（如本地備份+異地備份，備份頻率至少每月一次），備份數(shù)據(jù)是否加密。檢查系統(tǒng)是否有訪問日志（如記錄用戶登錄、操作時間、操作內(nèi)容，便于追溯）。3.電子檔案合法性檢查電子檔案是否符合《電子簽名法》要求（如重要電子檔案是否有電子簽名或電子印章，是否可驗證真實性）。檢查電子檔案與紙質(zhì)檔案是否同步歸檔（如電子合同與紙質(zhì)合同同時移交檔案部門，標(biāo)注對應(yīng)關(guān)系）。三、檔案管理工作檢查記錄模板（一）檢查基本信息表檢查單位檢查時間檢查人員被檢查部門檢查類型□全面檢查□專項檢查（□制度建設(shè)□收集整理□保管利用□信息化）檢查依據(jù)《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等（二）檢查內(nèi)容及結(jié)果記錄表檢查環(huán)節(jié)檢查項檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查結(jié)果（符合/不符合/部分符合）備注（問題描述/說明）制度建設(shè)制度體系完整性建立《檔案管理辦法》《歸檔范圍及保管期限表》等核心制度，覆蓋全流程未制定《電子檔案管理制度》制度建設(shè)制度有效性制度符合最新法律法規(guī)要求，2020年《檔案法》修訂后已同步更新2023年未修訂《歸檔范圍及保管期限表》檔案收集收集范圍覆蓋性涵蓋文書、會計、業(yè)務(wù)等所有檔案類型，無應(yīng)歸未歸情況業(yè)務(wù)部門2023年項目報告未移交檔案收集收集時限符合性文書檔案年度結(jié)束后半年內(nèi)收集，會計檔案保管1年后移交2022年會計檔案未按時移交整理歸檔檔號編制規(guī)范檔號結(jié)構(gòu)符合標(biāo)準(zhǔn)（全宗號-年度-機(jī)構(gòu)代碼-件號），唯一無重復(fù)部分檔案件號重復(fù)保管保護(hù)庫房環(huán)境控制溫度14-24℃，濕度45-60%，有溫濕度記錄濕度超標(biāo)（65%），未及時開啟除濕機(jī)利用服務(wù)利用流程合規(guī)性填寫《檔案利用申請表》，涉密檔案經(jīng)負(fù)責(zé)人審批某員工未填寫申請表查閱檔案信息化建設(shè)電子檔案備份本地+異地備份，每月一次，備份數(shù)據(jù)加密未做異地備份（三）問題與整改跟蹤表問題編號問題描述整改要求責(zé)任部門/人整改期限整改結(jié)果（已完成/未完成）驗證人DAGL-____未制定《電子檔案管理制度》2023年11月30日前制定并印發(fā)，涵蓋電子檔案收集、保管、利用要求辦公室/張三____李四DAGL-____業(yè)務(wù)部門2023年項目報告未移交2023年10月15日前完成2023年項目報告收集，補(bǔ)充《檔案移交清單》業(yè)務(wù)部/王五____李四DAGL-____庫房濕度超標(biāo)（65%）立即開啟除濕機(jī)，每日監(jiān)測溫濕度，每周提交《庫房環(huán)境記錄》檔案管理員/趙六____李四四、注意事項1.檢查準(zhǔn)備：提前收集被檢查單位的制度文件、歸檔范圍、保管期限表、利用記錄等資料，明確檢查重點（如專項檢查需聚焦“電子檔案管理”或“庫房安全”）。2.實地核查：除查閱資料外，需實地查看庫房環(huán)境（如溫濕度計、滅火器）、檔案實體（如裝訂質(zhì)量、存放情況）、電子檔案系統(tǒng)（如權(quán)限設(shè)置、備份記錄）。3.問題反饋：檢查后及時向被檢查單位反饋問題，明確整改要求和期限，避免“走過場”。4.整改跟蹤：整改期限屆滿后，需對整改情況進(jìn)行驗證（如檢查《電子檔案管理制度》是否印發(fā)、項目報告是否移交），確保問題閉環(huán)。5.記錄歸檔：檢查記錄（包括基本信息表、結(jié)果記錄表、整改跟蹤表）需歸檔保存，作為檔案管理工作考核的依據(jù)（如納入單位年度績效考核）。五、結(jié)語檔案管理工作檢查是推動檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要抓手，其核心不是