銀行公司檔案數(shù)字化管理規(guī)定

一、總則1.目的為適應(yīng)銀行公司業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化建設(shè)的需要，加強公司檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用價值，有效保護和利用檔案信息資源，結(jié)合本銀行公司實際情況，特制定本規(guī)定。2.指導(dǎo)思想以銀行公司的企業(yè)文化為引領(lǐng)，秉持“以客戶為中心，以創(chuàng)新為驅(qū)動”的經(jīng)營理念，遵循檔案管理的科學(xué)規(guī)律，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，為銀行公司的穩(wěn)健運營和發(fā)展提供有力的檔案信息支持。3.基本原則-遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)字化管理合法合規(guī)。-堅持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理的原則，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的整體性和協(xié)調(diào)性。-注重安全保密，在檔案數(shù)字化過程中采取有效措施，保障檔案信息的安全。-以提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的優(yōu)勢，為銀行公司各部門及客戶提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、適用范圍本規(guī)定適用于銀行公司全體員工及涉及檔案查閱、利用的相關(guān)客戶。全體員工有責(zé)任和義務(wù)按照本規(guī)定進行檔案數(shù)字化管理工作的操作和配合，客戶在符合規(guī)定的情況下享有相應(yīng)的檔案查閱等權(quán)利。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案數(shù)字化管理領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由銀行公司高層管理人員組成，包括行長、副行長及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化管理的戰(zhàn)略規(guī)劃和重大決策；協(xié)調(diào)解決檔案數(shù)字化管理過程中的重大問題；保障檔案數(shù)字化管理所需的人力、物力和財力資源。2.檔案管理部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化管理制度和操作規(guī)范；組織實施檔案數(shù)字化項目，包括檔案的整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作；對數(shù)字化檔案進行存儲、備份和維護；開展檔案數(shù)字化利用服務(wù)；指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案數(shù)字化工作。3.信息技術(shù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)提供檔案數(shù)字化所需的信息技術(shù)支持，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、存儲設(shè)備、數(shù)字化加工軟件等的選型、安裝和維護；保障檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行；協(xié)助檔案管理部門解決數(shù)字化過程中的技術(shù)問題。4.各業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作；配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息核實；按照規(guī)定權(quán)限查閱和利用數(shù)字化檔案。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案數(shù)字化規(guī)劃-檔案管理部門根據(jù)銀行公司的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，結(jié)合檔案資源狀況，制定檔案數(shù)字化規(guī)劃，明確數(shù)字化目標(biāo)、任務(wù)、步驟和時間安排。-規(guī)劃需經(jīng)檔案數(shù)字化管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后實施，并根據(jù)實際情況適時進行調(diào)整和完善。2.檔案數(shù)字化加工流程-檔案整理：各業(yè)務(wù)部門按照檔案管理要求，對本部門的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，然后移交檔案管理部門。-掃描：檔案管理部門組織專業(yè)人員或委托具備資質(zhì)的數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)，對檔案進行掃描，掃描分辨率、圖像格式等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。-圖像處理：對掃描后的圖像進行去噪、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量，確保圖像清晰、完整。-數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進行關(guān)聯(lián)掛接，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。3.數(shù)字化檔案存儲與備份-存儲：數(shù)字化檔案應(yīng)存儲在專門的存儲設(shè)備或檔案管理系統(tǒng)中，采用安全可靠的存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期的維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。-備份：建立完善的備份策略，定期對數(shù)字化檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份方式可采用全量備份、增量備份相結(jié)合的方式。4.數(shù)字化檔案利用服務(wù)-內(nèi)部利用：銀行公司員工因工作需要查閱數(shù)字化檔案，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程進行申請，經(jīng)審批后可通過檔案管理系統(tǒng)在線查閱或下載相關(guān)檔案信息。-客戶利用：客戶在符合法律法規(guī)和銀行公司規(guī)定的情況下，可申請查閱與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息。檔案管理部門應(yīng)在核實客戶身份和需求后，按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)，并做好記錄。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：員工有權(quán)按照規(guī)定權(quán)限查閱和利用與工作相關(guān)的數(shù)字化檔案，以支持業(yè)務(wù)工作的開展；有權(quán)對檔案數(shù)字化管理工作提出意見和建議。-義務(wù)：員工有義務(wù)按照本規(guī)定及時、準(zhǔn)確地整理和移交本部門的檔案；在查閱和利用數(shù)字化檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息；不得對數(shù)字化檔案進行篡改、刪除等破壞行為。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：客戶有權(quán)在符合規(guī)定的情況下申請查閱與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息，檔案管理部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予答復(fù)和提供相應(yīng)服務(wù)。-義務(wù)：客戶在查閱檔案時應(yīng)遵守銀行公司的相關(guān)規(guī)定，不得將查閱到的檔案信息用于非法目的；不得對檔案信息進行傳播、篡改等不當(dāng)行為。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各業(yè)務(wù)部門的檔案數(shù)字化工作進行檢查和指導(dǎo)，確保檔案整理、移交等工作符合規(guī)定要求。-信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對檔案數(shù)字化系統(tǒng)的運行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)故障和安全隱患。-內(nèi)部審計部門定期對檔案數(shù)字化管理工作進行審計，檢查檔案數(shù)字化流程的合規(guī)性、數(shù)據(jù)的安全性和利用的合理性等方面的情況，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。2.考核機制-將檔案數(shù)字化管理工作納入銀行公司績效考核體系，對各部門和員工在檔案數(shù)字化工作中的表現(xiàn)進行考核評價。-考核指標(biāo)包括檔案整理的及時性和準(zhǔn)確性、數(shù)字化加工的質(zhì)量和進度、檔案利用服務(wù)的滿意度等方面。-對在檔案數(shù)字化管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對違反本規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失等嚴(yán)重后果的部門和個人，依法依規(guī)追究責(zé)任。七、附則1.制度解釋本規(guī)定由銀行公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況進行補充和完善。2.制度生效本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，銀行公司全體員工和相關(guān)客戶應(yīng)嚴(yán)格遵守。此前有關(guān)檔案數(shù)字化管理的規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。在實施過程中，如遇國家法律法規(guī)和政策調(diào)整，本規(guī)定應(yīng)相應(yīng)進行修訂。同時，銀行公