銀行公司檔案外借管理規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范本銀行公司檔案外借行為，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，充分發(fā)揮檔案在銀行運(yùn)營、客戶服務(wù)及對外合作中的重要作用，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)定。2.依據(jù)本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及本銀行公司的企業(yè)文化和經(jīng)營理念制定。3.原則遵循安全第一、嚴(yán)格審批、規(guī)范流程、按時歸還的原則，在保障檔案安全的前提下，滿足合理的外借需求。同時，注重維護(hù)銀行公司的信息安全與商業(yè)機(jī)密，促進(jìn)檔案資源的科學(xué)合理利用，以實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于本銀行公司全體員工、因合法業(yè)務(wù)需求申請外借檔案的外部單位及個人（以下統(tǒng)稱“借檔方”）。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門作為檔案外借管理的核心部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理、外借申請的受理與審核、檔案的外借與歸還登記、跟蹤監(jiān)督借檔情況等工作。同時，承擔(dān)檔案安全保管與維護(hù)的責(zé)任，確保檔案在流轉(zhuǎn)過程中的安全與完整。2.業(yè)務(wù)部門提出檔案外借需求，詳細(xì)說明借檔用途、借檔期限等信息，并協(xié)助檔案管理部門對借檔方的資質(zhì)和借檔需求進(jìn)行審核。在檔案外借期間，配合檔案管理部門做好檔案的跟蹤與回收工作。3.審批部門由銀行公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對檔案外借申請進(jìn)行最終審批。根據(jù)銀行的戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求、風(fēng)險評估等因素，綜合考量后做出是否批準(zhǔn)外借的決定。審批過程中需充分權(quán)衡檔案外借可能帶來的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益以及潛在風(fēng)險。4.監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對檔案外借過程進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門的工作執(zhí)行情況，確保外借流程符合規(guī)定，檔案安全得到有效保障。對違反檔案外借規(guī)定的行為進(jìn)行查處，并提出整改建議。四、管理內(nèi)容與流程1.外借申請-借檔方應(yīng)填寫《檔案外借申請表》，詳細(xì)注明借檔方信息（包括單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）、借檔用途、擬借檔案清單（包括檔案名稱、編號、數(shù)量等）、借檔期限等內(nèi)容。-若借檔方為外部單位或個人，還需提供相關(guān)證明材料，如業(yè)務(wù)合作協(xié)議、公函等，以證明其借檔的合法性與必要性。-內(nèi)部員工借檔，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字；外部借檔方的申請需由業(yè)務(wù)部門對其資質(zhì)和借檔需求進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后提交檔案管理部門。2.審核環(huán)節(jié)-檔案管理部門收到申請后，首先檢查申請表填寫是否完整、證明材料是否齊全。然后對擬外借檔案進(jìn)行清查，確認(rèn)檔案的可外借性，并評估外借可能帶來的風(fēng)險。-根據(jù)檔案的密級和重要程度，檔案管理部門可組織相關(guān)業(yè)務(wù)專家或法律顧問進(jìn)行風(fēng)險評估，形成評估報告。-審核通過后，將申請材料及評估報告一并提交審批部門。3.審批決策-審批部門根據(jù)銀行的經(jīng)營策略、風(fēng)險管控要求以及檔案的重要性等因素，對申請進(jìn)行綜合審批。對于涉及重要檔案、敏感信息或可能對銀行產(chǎn)生重大影響的外借申請，需經(jīng)行領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。-審批結(jié)果以書面形式通知檔案管理部門和借檔方。如申請未獲批準(zhǔn)，應(yīng)說明原因。4.檔案外借-檔案管理部門在收到批準(zhǔn)通知后，與借檔方簽訂《檔案外借協(xié)議》。協(xié)議中明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括檔案的歸還期限、保密責(zé)任、損壞賠償?shù)葪l款。-按照協(xié)議要求，檔案管理部門對出借檔案進(jìn)行清點、登記，辦理交接手續(xù)。交接過程需有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。-對于借出的檔案，檔案管理部門應(yīng)留存?zhèn)浞荩ㄈ缬袟l件），以備后續(xù)查閱和核對。5.借期跟蹤-在檔案外借期間，檔案管理部門定期與借檔方溝通，了解檔案的使用情況，督促借檔方妥善保管檔案。如發(fā)現(xiàn)借檔方有違反協(xié)議或本規(guī)定的行為，應(yīng)及時要求其改正。-業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好跟蹤工作，特別是對于因業(yè)務(wù)合作外借的檔案，要及時掌握合作進(jìn)展情況，確保檔案使用符合業(yè)務(wù)需求。6.歸還驗收-借檔方應(yīng)在借檔期限屆滿前主動歸還檔案。如需延期，借檔方應(yīng)提前提交書面申請，說明延期原因和延期期限，經(jīng)檔案管理部門審核、審批部門批準(zhǔn)后方可延期。-檔案歸還時，檔案管理部門要按照出借清單對檔案進(jìn)行認(rèn)真清點、核對，檢查檔案的完整性和完好程度。如有損壞、丟失等情況，按照《檔案外借協(xié)議》的規(guī)定進(jìn)行處理。-驗收合格后，辦理歸還登記手續(xù)，在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)。五、權(quán)利與義務(wù)1.借檔方權(quán)利-有權(quán)按照審批通過的借檔用途和期限合理使用檔案資料。-在借檔過程中，如因檔案本身問題影響使用，有權(quán)向檔案管理部門提出咨詢或?qū)で髤f(xié)助。2.借檔方義務(wù)-嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、本銀行公司的相關(guān)規(guī)定以及《檔案外借協(xié)議》的條款，妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。-按照約定的用途使用檔案，不得將檔案用于任何非法或損害銀行公司利益的活動。-在借檔期限屆滿時，按時歸還檔案。如遇特殊情況需延期，應(yīng)提前辦理申請手續(xù)。-對檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露檔案中涉及的銀行商業(yè)機(jī)密、客戶信息等敏感內(nèi)容。3.銀行公司權(quán)利-有權(quán)對借檔方的借檔申請進(jìn)行審核、審批，決定是否外借檔案。-在檔案外借期間，有權(quán)對檔案的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，要求借檔方提供使用情況報告。-如借檔方違反規(guī)定或協(xié)議約定，有權(quán)要求借檔方立即改正，并依法追究其責(zé)任。4.銀行公司義務(wù)-按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，及時受理、審核借檔申請，為借檔方提供必要的協(xié)助和服務(wù)。-確保外借檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，向借檔方說明檔案的使用注意事項。-對借檔方反饋的問題及時進(jìn)行處理和回復(fù)，保障借檔方的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督措施-監(jiān)督部門定期對檔案外借管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案外借申請的審批流程是否合規(guī)、檔案交接手續(xù)是否完備、借檔方是否按規(guī)定使用和歸還檔案等。-建立投訴舉報機(jī)制，鼓勵銀行公司內(nèi)部員工和外部相關(guān)方對違規(guī)借檔行為進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。-利用信息技術(shù)手段，對檔案外借的全過程進(jìn)行記錄和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案外借信息的實時查詢和追溯。2.考核指標(biāo)-對檔案管理部門的考核指標(biāo)包括申請受理及時率、審核準(zhǔn)確率、檔案歸還率、檔案完好率等。-對業(yè)務(wù)部門的考核指標(biāo)包括借檔需求合理性、協(xié)助跟蹤檔案情況等。-將檔案外借管理工作納入銀行公司整體績效考核體系，與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。3.違規(guī)處理-對于借檔方違反本規(guī)定或《檔案外借協(xié)議》的行為，視情節(jié)輕重，采取警告、罰款、終止借檔、依法追究法律責(zé)任等措施。-對于銀行公司內(nèi)部員工在檔案外借管理工作中存在的違規(guī)行為，按照銀