銀行公司硬件采購(gòu)流程辦法

一、總則1.目的為規(guī)范銀行公司硬件采購(gòu)流程，確保硬件采購(gòu)工作的高效、透明、合規(guī)，保障銀行日常運(yùn)營(yíng)及業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)硬件設(shè)備的需求，同時(shí)有效控制采購(gòu)成本，提高資金使用效益，特制定本辦法。2.依據(jù)本辦法依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、銀行公司內(nèi)部管理規(guī)定以及行業(yè)通行做法制定。3.目標(biāo)遵循銀行公司“以客戶為中心，穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)，創(chuàng)新發(fā)展”的經(jīng)營(yíng)理念，在硬件采購(gòu)過(guò)程中，確保所采購(gòu)硬件質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定，符合銀行公司業(yè)務(wù)及安全要求，同時(shí)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升采購(gòu)效率，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、適用范圍本辦法適用于銀行公司總部及各分支機(jī)構(gòu)全體員工在開(kāi)展硬件采購(gòu)相關(guān)工作時(shí)遵循。同時(shí)，對(duì)于與銀行公司有硬件采購(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商也具有一定的約束性。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)作為硬件采購(gòu)工作的核心執(zhí)行部門(mén)，負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃、組織采購(gòu)活動(dòng)、與供應(yīng)商談判簽約、跟蹤采購(gòu)進(jìn)度、驗(yàn)收采購(gòu)硬件等工作。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)秉持銀行公司“專(zhuān)業(yè)、誠(chéng)信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，嚴(yán)格按照采購(gòu)流程開(kāi)展工作，確保采購(gòu)任務(wù)的順利完成。2.需求部門(mén)包括各業(yè)務(wù)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等，負(fù)責(zé)提出硬件采購(gòu)需求，詳細(xì)說(shuō)明所需硬件的功能、性能、數(shù)量等要求，并參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)評(píng)審和驗(yàn)收工作。需求部門(mén)有義務(wù)提供準(zhǔn)確的需求信息，避免因需求變更導(dǎo)致采購(gòu)工作延誤或成本增加。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、資金安排以及對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核，確保采購(gòu)資金的合理使用和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的可控。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)結(jié)合銀行公司經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行嚴(yán)格把控，提供專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)建議。4.風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)硬件采購(gòu)過(guò)程中的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和監(jiān)控，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交付風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)應(yīng)確保采購(gòu)活動(dòng)符合銀行公司風(fēng)險(xiǎn)管理要求，保障銀行運(yùn)營(yíng)安全。5.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)硬件采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的合法性以及采購(gòu)資金的使用情況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議并監(jiān)督落實(shí)。審計(jì)部門(mén)的工作旨在維護(hù)銀行公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和公正性。四、管理內(nèi)容與流程1.需求提出與審核-需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、系統(tǒng)升級(jí)、辦公需求等實(shí)際情況，填寫(xiě)《硬件采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)硬件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。-需求申請(qǐng)表提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)對(duì)需求進(jìn)行初步匯總和分析，判斷需求的合理性和必要性。對(duì)于涉及重大采購(gòu)項(xiàng)目或技術(shù)復(fù)雜的需求，采購(gòu)部門(mén)可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審。2.采購(gòu)預(yù)算編制-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的需求，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格信息，編制硬件采購(gòu)預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)充分考慮硬件的采購(gòu)成本、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用、售后服務(wù)費(fèi)用等各項(xiàng)支出。-采購(gòu)預(yù)算提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)銀行公司整體財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購(gòu)預(yù)算在可控范圍內(nèi)，并符合銀行公司經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)。經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的采購(gòu)預(yù)算，報(bào)銀行公司管理層審批。3.供應(yīng)商選擇與管理-采購(gòu)部門(mén)建立供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。只有通過(guò)評(píng)估的供應(yīng)商才能進(jìn)入供應(yīng)商庫(kù)。-在采購(gòu)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商庫(kù)中篩選合適的供應(yīng)商，向其發(fā)出采購(gòu)邀請(qǐng)或招標(biāo)公告。對(duì)于重要的硬件采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，確保采購(gòu)過(guò)程的公平、公正、公開(kāi)。-采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括技術(shù)方案、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。-采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括硬件的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。合同簽訂前，應(yīng)提交至法律合規(guī)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。4.采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，及時(shí)向供應(yīng)商支付預(yù)付款項(xiàng)（如有），并跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式交付硬件設(shè)備。-在硬件設(shè)備交付前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。硬件設(shè)備到達(dá)銀行公司指定地點(diǎn)后，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括硬件的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、性能等方面。-驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)辦理驗(yàn)收手續(xù)，填寫(xiě)《硬件采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)硬件設(shè)備存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合合同要求，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換設(shè)備，直至驗(yàn)收合格。5.付款與結(jié)算-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購(gòu)合同約定，整理付款資料，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)付款。付款資料包括發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)合同等。-財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照銀行公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定，確保資金安全。-采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行結(jié)算，核對(duì)采購(gòu)成本、費(fèi)用支出等情況，確保采購(gòu)資金使用的準(zhǔn)確性和透明度。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對(duì)硬件采購(gòu)流程提出合理化建議和意見(jiàn)，以促進(jìn)采購(gòu)工作的改進(jìn)和優(yōu)化。-員工在參與硬件采購(gòu)相關(guān)工作時(shí)，有權(quán)獲取必要的信息和資源支持，以確保工作的順利開(kāi)展。-員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為有權(quán)進(jìn)行舉報(bào)，銀行公司將對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行保密和調(diào)查處理。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法及銀行公司相關(guān)采購(gòu)管理制度，積極配合采購(gòu)部門(mén)開(kāi)展工作，提供準(zhǔn)確的需求信息和專(zhuān)業(yè)的技術(shù)支持。-員工在參與采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)秉持公正、廉潔的原則，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，維護(hù)銀行公司的良好形象和利益。-員工有義務(wù)保守采購(gòu)過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密和敏感信息，防止信息泄露給銀行公司帶來(lái)?yè)p失。3.供應(yīng)商權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)按照合同約定獲取相應(yīng)的貨款和服務(wù)費(fèi)用。-供應(yīng)商有權(quán)對(duì)銀行公司的采購(gòu)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)提出合理的質(zhì)疑和解釋要求。4.供應(yīng)商義務(wù)-供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求提供硬件設(shè)備，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。-供應(yīng)商應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和銀行公司的相關(guān)規(guī)定，誠(chéng)實(shí)守信，不得提供虛假信息或采取不正當(dāng)手段謀取利益。-供應(yīng)商有義務(wù)配合銀行公司的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-審計(jì)部門(mén)定期對(duì)硬件采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的履行情況以及采購(gòu)資金的使用情況等。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。-風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)預(yù)警并提出應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系。-銀行公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.績(jī)效考核-建立硬件采購(gòu)績(jī)效考核體系，對(duì)采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成率、采購(gòu)成本控制率、采購(gòu)質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度等方面。-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)績(jī)效不達(dá)標(biāo)的員工進(jìn)行輔導(dǎo)和改進(jìn)，激勵(lì)員工提高工作效率和質(zhì)量。-對(duì)于因采購(gòu)工作失誤給銀行公司造成損失的，按照銀行公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人員的責(zé)任。3.供應(yīng)商考核-采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告