銀行公司公證辦理管理規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范本銀行公司公證辦理流程，確保公證事項(xiàng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，維護(hù)銀行、客戶及相關(guān)方的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及本銀行公司的經(jīng)營(yíng)理念與發(fā)展戰(zhàn)略，特制定本規(guī)定。2.制定依據(jù)本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國(guó)公證法》《公證程序規(guī)則》等法律法規(guī)，結(jié)合本銀行公司的實(shí)際業(yè)務(wù)需求與管理要求進(jìn)行制定。3.宗旨秉持本銀行“誠(chéng)信為本、服務(wù)至上、創(chuàng)新發(fā)展、穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)”的企業(yè)文化，以保障公證辦理的公正、公平、公開為原則，致力于提升服務(wù)質(zhì)量，防范各類風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的有機(jī)統(tǒng)一。二、適用范圍本規(guī)定適用于本銀行公司全體員工在辦理涉及銀行經(jīng)營(yíng)、管理、業(yè)務(wù)往來(lái)等各類公證事項(xiàng)過(guò)程中的行為規(guī)范與操作流程。同時(shí)，本規(guī)定也適用于與本銀行公司有業(yè)務(wù)往來(lái)，需由本銀行協(xié)助或參與辦理公證事項(xiàng)的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.公證事務(wù)管理小組成立以銀行高級(jí)管理層為核心的公證事務(wù)管理小組，全面負(fù)責(zé)銀行公證辦理管理工作的決策、指導(dǎo)與監(jiān)督。小組組長(zhǎng)由行長(zhǎng)擔(dān)任，副組長(zhǎng)由分管行政與法務(wù)的副行長(zhǎng)擔(dān)任，成員包括各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。其職責(zé)主要包括：制定與調(diào)整公證辦理管理的戰(zhàn)略方針；審議重大公證事項(xiàng)的辦理方案；協(xié)調(diào)解決公證辦理過(guò)程中的重大問(wèn)題。2.法務(wù)部門作為公證辦理的核心管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公證業(yè)務(wù)，制定具體操作細(xì)則；對(duì)公證事項(xiàng)進(jìn)行合法性審查，提供專業(yè)法律意見；與外部公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，辦理委托公證等相關(guān)手續(xù)；整理與歸檔公證文件資料，建立健全公證檔案管理系統(tǒng)。3.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提出本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公證需求，并按照規(guī)定流程準(zhǔn)備相關(guān)材料；協(xié)助法務(wù)部門開展公證事項(xiàng)的調(diào)查核實(shí)工作；在法務(wù)部門指導(dǎo)下，參與公證辦理過(guò)程，確保業(yè)務(wù)操作與公證要求相契合。4.其他部門行政部門負(fù)責(zé)為公證辦理提供必要的后勤支持與保障；信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)保障公證辦理過(guò)程中的信息系統(tǒng)安全與穩(wěn)定；審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公證辦理過(guò)程中的合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。四、管理內(nèi)容與流程1.公證需求提出業(yè)務(wù)部門在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，如遇需要辦理公證的事項(xiàng)，應(yīng)填寫《公證需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明公證事項(xiàng)的內(nèi)容、目的、涉及金額、相關(guān)方等信息，并提交至法務(wù)部門。2.需求審核法務(wù)部門收到《公證需求申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行初步審核，判斷其合法性、必要性以及與銀行經(jīng)營(yíng)管理的關(guān)聯(lián)性。對(duì)于復(fù)雜或重大的公證需求，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研討，并可咨詢外部法律專家意見。3.公證機(jī)構(gòu)選擇經(jīng)審核通過(guò)的公證需求，法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公證事項(xiàng)的性質(zhì)、地域范圍等因素，從銀行認(rèn)可的公證機(jī)構(gòu)名單中選擇合適的公證機(jī)構(gòu)。對(duì)于重大公證事項(xiàng)，可通過(guò)招標(biāo)、比選等方式確定公證機(jī)構(gòu)，確保公證服務(wù)的質(zhì)量與性價(jià)比。4.材料準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的要求，負(fù)責(zé)收集、整理辦理公證所需的各類材料，包括但不限于合同協(xié)議、身份證明、產(chǎn)權(quán)證書、財(cái)務(wù)報(bào)表等。法務(wù)部門對(duì)提交的材料進(jìn)行審核，確保材料的真實(shí)性、完整性與合法性。5.公證辦理申請(qǐng)法務(wù)部門代表銀行向選定的公證機(jī)構(gòu)提交《公證申請(qǐng)函》及相關(guān)材料，并按照公證機(jī)構(gòu)的要求辦理申請(qǐng)手續(xù)。在申請(qǐng)過(guò)程中，法務(wù)部門應(yīng)與公證機(jī)構(gòu)保持密切溝通，及時(shí)解答疑問(wèn)，補(bǔ)充材料。6.公證過(guò)程跟蹤法務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤公證辦理進(jìn)度，及時(shí)向業(yè)務(wù)部門反饋辦理情況。如遇公證機(jī)構(gòu)提出的問(wèn)題或要求，法務(wù)部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時(shí)處理，確保公證辦理順利進(jìn)行。7.公證結(jié)果接收與應(yīng)用公證事項(xiàng)辦理完成后，法務(wù)部門負(fù)責(zé)接收公證書，并對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，將公證書交付給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定將公證書應(yīng)用于具體業(yè)務(wù)場(chǎng)景，如合同簽訂、資產(chǎn)處置、糾紛解決等。8.檔案管理法務(wù)部門負(fù)責(zé)將公證辦理過(guò)程中的所有材料，包括申請(qǐng)表格、審核意見、公證書副本等進(jìn)行整理歸檔，建立專門的公證檔案。檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、業(yè)務(wù)類別等進(jìn)行分類管理，便于查詢與調(diào)閱。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利員工有權(quán)了解公證辦理的相關(guān)政策與流程，在辦理公證事項(xiàng)過(guò)程中獲得必要的指導(dǎo)與支持；對(duì)于公證辦理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或不合理之處，有權(quán)提出意見與建議；因工作需要辦理個(gè)人相關(guān)公證事項(xiàng)時(shí)，在符合銀行規(guī)定的前提下，可享受一定的便利與協(xié)助。2.員工義務(wù)員工有義務(wù)按照本規(guī)定的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提出公證需求，并配合法務(wù)部門與其他相關(guān)部門完成公證辦理所需的材料準(zhǔn)備、調(diào)查核實(shí)等工作；在公證辦理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)與銀行的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守銀行與客戶的商業(yè)秘密；妥善保管涉及公證事項(xiàng)的文件資料，不得擅自泄露或篡改。3.客戶權(quán)利客戶有權(quán)要求本銀行按照法律法規(guī)與本規(guī)定的要求，協(xié)助或參與辦理公證事項(xiàng)，并獲得專業(yè)、高效、公正的服務(wù)；有權(quán)了解公證辦理的進(jìn)展情況，對(duì)辦理過(guò)程提出疑問(wèn)與要求；在合法權(quán)益受到侵害時(shí)，有權(quán)依法追究銀行的相應(yīng)責(zé)任。4.客戶義務(wù)客戶應(yīng)按照銀行與公證機(jī)構(gòu)的要求，如實(shí)提供辦理公證所需的材料與信息；積極配合銀行與公證機(jī)構(gòu)開展相關(guān)工作，不得故意隱瞞或提供虛假信息；按照規(guī)定支付公證辦理過(guò)程中涉及的相關(guān)費(fèi)用。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門定期對(duì)公證辦理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查公證事項(xiàng)的合法性、辦理流程的合規(guī)性、材料的完整性等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)公證辦理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，銀行將對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的員工給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。2.外部監(jiān)督積極接受監(jiān)管部門、公證機(jī)構(gòu)以及客戶的監(jiān)督。對(duì)于監(jiān)管部門提出的意見與建議，銀行應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改，并及時(shí)反饋整改情況。對(duì)于公證機(jī)構(gòu)與客戶的投訴，銀行應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，妥善解決問(wèn)題，并將處理結(jié)果告知相關(guān)方。3.績(jī)效考核將公證辦理工作納入相關(guān)部門與員工的績(jī)效考核體系。對(duì)于在公證辦理過(guò)程中表現(xiàn)出色，為銀行防范風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)權(quán)益做出突出貢獻(xiàn)的部門與員工，給予適當(dāng)?shù)目?jī)效加分與獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致公證事項(xiàng)出現(xiàn)問(wèn)題，給銀行造成損失的部門與員工，按照銀行相關(guān)規(guī)定進(jìn)行績(jī)效扣分與處罰。七、附則1.解釋權(quán)本