銀行公司公文歸檔管理規(guī)章

一、總則1.目的為加強(qiáng)銀行公司公文歸檔管理，確保公文的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公文的查閱、利用和傳承，提升銀行公司行政管理效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及銀行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合本銀行公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)章。2.指導(dǎo)思想本規(guī)章以銀行公司的企業(yè)文化為指引，秉持“以客戶為中心，以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，以穩(wěn)健為基石”的經(jīng)營理念，致力于通過規(guī)范化的公文歸檔管理，促進(jìn)信息的有效流通與利用，助力銀行公司實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙豐收。同時(shí)，遵循扁平化管理原則，減少管理層次，提高管理效率，確保公文歸檔管理工作在各層級(jí)之間高效協(xié)同。3.基本原則公文歸檔管理遵循真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、安全性和便捷性原則。確保歸檔公文真實(shí)反映銀行公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理情況；保證公文內(nèi)容、文件要素完整無缺；嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行歸檔操作；采取必要措施保障公文的實(shí)體安全和信息安全；建立科學(xué)合理的檢索和利用體系，方便員工查閱和使用公文。二、適用范圍本規(guī)章適用于銀行公司全體員工。所有涉及銀行公司日常運(yùn)營、業(yè)務(wù)開展、管理決策等過程中產(chǎn)生的公文，均需按照本規(guī)章進(jìn)行歸檔管理。同時(shí)，對(duì)于與外部機(jī)構(gòu)、客戶往來的重要公文，也應(yīng)參照本規(guī)章執(zhí)行歸檔操作。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政管理部門行政管理部門作為公文歸檔管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定和完善公文歸檔管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)各部門的公文歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；集中管理銀行公司的核心公文檔案，建立統(tǒng)一的檔案庫，并負(fù)責(zé)檔案的保管、維護(hù)和數(shù)字化處理；協(xié)調(diào)解決公文歸檔管理過程中的跨部門問題，確保公文歸檔工作的順利進(jìn)行。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門公文的收集、整理、初步審核和移交工作。指定專人擔(dān)任兼職檔案管理員，按照行政管理部門的要求，定期將本部門應(yīng)歸檔的公文整理成冊(cè)，填寫移交清單，移交至行政管理部門。在公文形成和處理過程中，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，并及時(shí)傳遞相關(guān)信息，配合行政管理部門完成公文歸檔工作。3.信息技術(shù)部門信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為公文歸檔管理提供技術(shù)支持，搭建和維護(hù)公文歸檔管理信息系統(tǒng)。保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，確保公文電子數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸；協(xié)助行政管理部門進(jìn)行公文的數(shù)字化掃描、圖像處理和數(shù)據(jù)錄入工作；開發(fā)和優(yōu)化檔案檢索工具，提高公文查閱和利用的效率。四、管理內(nèi)容與流程1.公文收集各部門應(yīng)建立公文收集機(jī)制，確保本部門產(chǎn)生的各類公文及時(shí)收集齊全。收集范圍包括但不限于上行文、下行文、平行文、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等。公文收集應(yīng)注重時(shí)效性，一般應(yīng)在公文辦理完畢后的[具體時(shí)間]內(nèi)完成收集工作。收集過程中，要對(duì)公文的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步檢查，確保公文無缺頁、漏頁、字跡清晰等問題。2.公文整理收集到的公文應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理?？筛鶕?jù)公文的來源、文種、時(shí)間、主題等因素進(jìn)行分類。例如，按照來源可分為外部來文和內(nèi)部發(fā)文；按照文種可分為請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函等；按照時(shí)間可分為年度、季度、月度等；按照主題可分為業(yè)務(wù)拓展、風(fēng)險(xiǎn)管理、人力資源等。整理過程中，要對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄清單，注明公文的名稱、文號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.公文審核整理好的公文在移交歸檔前，需經(jīng)過本部門負(fù)責(zé)人的審核。審核內(nèi)容主要包括公文的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，格式是否符合要求，文件要素是否齊全，以及是否涉及敏感信息等。審核通過的公文方可移交至行政管理部門，對(duì)于審核不通過的公文，應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)充、修改和完善。4.公文移交各部門應(yīng)定期將審核通過的公文移交至行政管理部門。移交時(shí)，需填寫公文移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)詳細(xì)記錄公文的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。行政管理部門在接收公文后，應(yīng)對(duì)移交的公文進(jìn)行再次核對(duì)，確保與移交清單一致。對(duì)于不符合要求的公文，有權(quán)退回原部門重新整理和移交。5.公文歸檔存儲(chǔ)行政管理部門接收公文后，按照既定的分類方案進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。對(duì)于紙質(zhì)公文，應(yīng)存放在專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)公文的安全。對(duì)于電子公文，應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要建立完善的檔案索引和目錄體系，便于快速查找和檢索公文。6.公文查閱與利用銀行公司員工因工作需要查閱公文檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、公文名稱或文號(hào)、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政管理部門辦理查閱手續(xù)。行政管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的公文，并做好查閱登記工作。查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)印、摘抄、篡改公文內(nèi)容。如需復(fù)印或摘抄，應(yīng)另行申請(qǐng)并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及機(jī)密的公文，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守銀行公司的保密制度。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利員工有權(quán)按照規(guī)定的流程和手續(xù)查閱與工作相關(guān)的公文檔案，以獲取必要的信息支持工作決策和業(yè)務(wù)開展。對(duì)于在公文歸檔管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題或提出的合理化建議，員工有權(quán)向行政管理部門反映，并得到及時(shí)的反饋和處理。2.員工義務(wù)員工有義務(wù)按照本規(guī)章的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理和移交本部門的公文，確保公文歸檔工作的順利進(jìn)行。在公文處理和歸檔過程中，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守銀行公司的保密制度，不得泄露公文內(nèi)容和涉及的敏感信息。同時(shí)，員工有責(zé)任愛護(hù)公文檔案，不得隨意損壞、丟失或擅自銷毀公文。3.行政管理部門權(quán)利與義務(wù)行政管理部門有權(quán)對(duì)各部門的公文歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核，對(duì)不符合規(guī)定的行為提出整改要求。有權(quán)拒絕接收不符合歸檔要求的公文，并要求相關(guān)部門重新整理和移交。行政管理部門有義務(wù)為員工查閱公文檔案提供便利服務(wù)，確保檔案信息的安全和完整。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)公文檔案進(jìn)行整理、清查和數(shù)字化處理，不斷優(yōu)化檔案管理工作。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制行政管理部門定期對(duì)各部門的公文歸檔工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公文收集的及時(shí)性、完整性，整理的規(guī)范性，審核的準(zhǔn)確性，移交的按時(shí)性等方面。同時(shí)，設(shè)立投訴渠道，接受員工對(duì)公文歸檔管理工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公文歸檔管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.考核機(jī)制建立公文歸檔管理工作績(jī)效考核制度，將各部門的公文歸檔工作納入部門績(jī)效考核指標(biāo)體系?？己酥笜?biāo)包括公文歸檔的及時(shí)率、準(zhǔn)確率、完整率等。對(duì)于在公文歸檔管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于未達(dá)到考核要求的部門和個(gè)人，按照績(jī)效考核辦法進(jìn)行相應(yīng)的扣分和處罰?？己私Y(jié)果將作為部門和個(gè)人評(píng)先評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升的重要參考依據(jù)。七、附則1.本規(guī)章由銀行公司行政管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有未盡事宜，可