項目部月度會議記錄模板范例一、引言項目部月度會議是項目管理的核心溝通機制之一，旨在總結上月進展、復盤問題、對齊下月計劃，確保項目團隊目標一致、風險可控。一份專業(yè)、嚴謹、可追溯的會議記錄，不僅是會議內容的客觀留存，更是后續(xù)行動跟蹤、責任界定、經(jīng)驗積累的重要依據(jù)。本文結合項目管理實踐，提供標準化月度會議記錄模板及填寫指南，幫助項目團隊提升會議效率與記錄規(guī)范性。二、項目部月度會議記錄模板范例（一）會議基本信息項目名稱XX智慧園區(qū)建設項目會議名稱XX項目2023年9月月度例會會議時間2023年9月30日（周六）14:00-16:00會議地點公司總部3樓301會議室（線上同步：騰訊會議ID-XXXX）主持人李四（項目經(jīng)理）記錄人王五（項目助理）會議形式線下+線上（同步直播）會議目標1.總結9月項目進度與成果；2.復盤未解決問題及根因；3.對齊10月關鍵任務與資源需求（二）參會人員清單類別姓名職位參會狀態(tài)備注出席張三技術負責人線下參會——出席趙六商務負責人線上參會（北京）客戶方同步旁聽出席周七質量負責人線下參會——請假吳八采購負責人未參會請假（家庭事務，提交書面請假條）缺席鄭九運維負責人未參會未請假（無理由，會后需提交書面說明）（三）會議議程序號議題名稱匯報人計劃時長實際時長備注19月項目進度與成果匯報張三（技術）30分鐘35分鐘增加客戶反饋環(huán)節(jié)29月未解決問題復盤周七（質量）40分鐘38分鐘——310月關鍵任務與資源需求李四（項目經(jīng)理）40分鐘42分鐘討論10月預算調整4其他事項全體參會人員10分鐘5分鐘無新增議題（四）討論內容及決議議題1：9月項目進度與成果匯報匯報要點：1.技術團隊完成A模塊開發(fā)（計劃完成率100%），通過客戶驗收；2.B模塊測試進度滯后（計劃完成率90%），原因是測試資源（自動化測試工具）未及時到位；3.商務團隊完成客戶方3次需求溝通，確認10月新增C模塊需求（需追加預算）。討論焦點：客戶方代表提出：B模塊測試延遲是否影響10月整體上線計劃？技術負責人回應：可通過增加2名臨時測試人員（外包）彌補進度，不影響上線。決議：1.技術團隊于10月5日前完成B模塊剩余測試（責任人：張三；驗收標準：測試報告通過率≥95%）；2.商務團隊于10月3日前提交C模塊需求說明書（責任人：趙六；提交對象：項目經(jīng)理+技術負責人）；3.采購團隊于10月1日前完成自動化測試工具采購（責任人：吳八；備注：因請假，由周七代執(zhí)行）。議題2：9月未解決問題復盤問題清單：1.供應商甲提供的硬件設備延遲交付（影響A模塊部署）；2.客戶方需求變更頻繁（導致B模塊返工2次）。根因分析：問題1：采購團隊未與供應商簽訂延遲交付違約金條款（責任部門：采購）；問題2：客戶方需求評審流程不規(guī)范（責任部門：商務+技術）。決議：1.采購團隊于10月8日前與供應商甲補簽延遲交付違約金條款（責任人：吳八）；2.商務團隊于10月10日前制定客戶需求變更管理流程（責任人：趙六；審核人：李四）。議題3：10月關鍵任務與資源需求關鍵任務：1.完成A模塊部署與客戶驗收（10月15日前）；2.啟動C模塊開發(fā)（10月20日前）；3.完成10月預算調整申請（10月12日前）。資源需求：技術團隊需增加1名前端開發(fā)工程師（責任人：張三；需求提交時間：10月2日）；商務團隊需增加1名客戶關系經(jīng)理（責任人：趙六；需求提交時間：10月4日）。決議：1.項目經(jīng)理李四于10月12日前完成10月預算調整申請（提交至公司財務部）；2.人力資源部于10月15日前完成前端開發(fā)工程師招聘（責任人：HR王芳；備注：優(yōu)先內部推薦）。（五）行動項跟蹤表序號行動項描述責任人完成時間驗收標準當前狀態(tài)備注1完成B模塊剩余測試張三（技術）10月5日測試報告通過率≥95%未開始——2提交C模塊需求說明書趙六（商務）10月3日包含需求背景、功能清單、驗收標準未開始需同步給技術團隊3補簽供應商甲延遲交付條款吳八（采購）10月8日條款包含違約金條款未開始周七代跟進4制定客戶需求變更管理流程趙六（商務）10月10日流程包含評審、審批、通知環(huán)節(jié)未開始需提交項目經(jīng)理審核5完成10月預算調整申請李四（項目經(jīng)理）10月12日財務部確認接收未開始——（六）下次會議安排會議名稱XX項目2023年10月月度例會會議時間2023年10月31日（周二）14:00-16:00會議地點公司總部3樓301會議室（線上同步）主持人李四（項目經(jīng)理）會議議題1.10月項目進度匯報；2.10月問題復盤；3.11月計劃討論參會人員全體項目團隊成員（含客戶方代表）（七）附件清單1.9月項目進度報表（附件1）；2.B模塊測試報告（附件2）；3.客戶方驗收意見函（附件3）；4.10月預算調整申請表（附件4，待提交）。三、填寫指南與注意事項（一）填寫指南1.會議基本信息：確保時間、地點、主持人等信息準確，避免后續(xù)查找困難；會議目標需具體，緊扣項目當前階段重點（如“總結進度”“解決問題”）。2.參會人員清單：嚴格區(qū)分“出席”“請假”“缺席”，請假需注明原因（如“家庭事務”“出差”），缺席需標注“未請假”（后續(xù)需跟進說明）；避免遺漏關鍵角色（如客戶方代表、供應商代表）。3.會議議程：提前1-2天發(fā)給參會人員，明確議題順序與時長；實際時長與計劃時長差異較大時，需備注原因（如“增加客戶反饋環(huán)節(jié)”）。4.討論內容及決議：討論內容：記錄關鍵觀點（如“客戶方提出B模塊需補充功能文檔”）、分歧（如“技術團隊認為C模塊開發(fā)需延長1周”）；避免流水賬（如“張三說……李四說……”）。決議：需明確“責任人”“完成時間”“驗收標準”（如“趙六于10月3日前提交C模塊需求說明書，包含需求背景、功能清單、驗收標準”）；避免模糊表述（如“盡快完成”“加強溝通”）。5.行動項跟蹤表：需與決議一一對應，定期更新狀態(tài)（如“未開始”“進行中”“已完成”）；完成時間需具體（如“10月5日”而非“10月上旬”）；驗收標準需可量化（如“測試通過率≥95%”而非“完成測試”）。6.附件清單：標注附件名稱與編號（如“附件1：9月項目進度報表”），方便后續(xù)查閱；電子文檔需統(tǒng)一命名（如“XX項目2023年9月月度會議記錄-附件1-進度報表”）。（二）注意事項1.及時整理：會議結束后24小時內完成記錄整理，發(fā)給參會人員確認（如“請于10月1日前反饋意見，逾期視為無異議”）；避免拖延導致信息遺漏。2.客觀中立：記錄需保持客觀，避免加入個人觀點（如“張三的觀點不正確”“李四的建議很好”）；如需表達態(tài)度，需注明“客戶方代表認為……”“技術團隊提出……”。3.分發(fā)與歸檔：分發(fā)：發(fā)給全體參會人員（含請假/缺席人員），抄送給項目分管領導、相關部門負責人（如財務部、人力資源部）；歸檔：按照“項目名稱+年份+月份”命名（如“XX項目2023年9月月度會議記錄”），存儲至項目文檔管理系統(tǒng)（如SharePoint、釘釘知識庫），方便后續(xù)查閱。4.后續(xù)跟進：行動項：項目經(jīng)理需每周跟進行動項進展，及時解決阻礙（如“吳八請假，由周七代執(zhí)行采購任務”）；缺席人員：未請假的缺席人員，會后需提交書面說明（如“鄭九需于10月2日前提交未參會說明”）；客戶方反饋：如需客戶方確認的決議（如“C模塊需求變更”），需在會議后24小時內發(fā)送確認函（如“關于C模塊需求變更的確認函”）。（三）常見誤區(qū)規(guī)避誤區(qū)1：記錄過于簡略：如“會議討論了9月進度，決定10月完成B模塊測試”；未明確責任人、完成時間、驗收標準，導致后續(xù)無法跟蹤。誤區(qū)2：記錄過于詳細：如“張三說：‘我覺得B模塊測試延遲是因為測試資源不夠，我們團隊已經(jīng)加班加點了，但是測試工具還沒到，所以延遲了……’”；應提煉關鍵信息（如“B模塊測試延遲原因：測試資源（自動化工具）未及時到位”）。誤區(qū)3：決議不明確：如“技術團隊要加快B模塊測試進度”；應改為“張三（技術負責人）于10月5日前完成B模塊剩余測試，驗收標準為測試報告通過率≥95%”。四、總結一份高質量的項目部月度會議記錄，不僅是會議內容的留存，更是項目管理的“晴雨表”——通過記錄進展、問