機(jī)關(guān)單位辦公用品采購(gòu)流程指南副標(biāo)題：規(guī)范流程·防控風(fēng)險(xiǎn)·提升效能一、引言辦公用品采購(gòu)是機(jī)關(guān)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，涉及財(cái)政資金使用、資產(chǎn)配置及廉政風(fēng)險(xiǎn)防控等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為規(guī)范采購(gòu)行為、提高資金效益、防范違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《機(jī)關(guān)事務(wù)管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)及單位內(nèi)部管理制度，結(jié)合機(jī)關(guān)單位實(shí)際情況，制定本流程指南。本指南適用于機(jī)關(guān)單位通用辦公用品（如辦公文具、打印耗材、辦公設(shè)備配件等）的采購(gòu)管理，特殊物品（如涉密設(shè)備、大型辦公設(shè)備）可參照本流程并補(bǔ)充專項(xiàng)要求。二、需求管理：精準(zhǔn)識(shí)別與規(guī)范提報(bào)需求是采購(gòu)的起點(diǎn)，精準(zhǔn)、規(guī)范的需求管理是避免浪費(fèi)、保障適用性的核心。（一）需求提報(bào)1.提報(bào)主體：各業(yè)務(wù)科室作為需求提出部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求匯總。2.提報(bào)時(shí)間：實(shí)行定期提報(bào)制度（如每月25日前提報(bào)下月需求），突發(fā)需求可隨時(shí)提報(bào)，但需說明緊急原因。3.提報(bào)內(nèi)容：需求應(yīng)明確、具體，包含以下要素：物品名稱（如“A4復(fù)印紙”“中性筆”）；規(guī)格參數(shù)（如“70g、500張/包”“0.5mm黑色”）；數(shù)量（如“10包”“20支”）；使用用途（如“日常辦公”“會(huì)議專用”）；預(yù)算金額（參照近期市場(chǎng)價(jià)格估算）；交付時(shí)間（如“下月5日前”）。4.提報(bào)方式：通過單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）提交電子需求單，或填寫紙質(zhì)《辦公用品需求申請(qǐng)表》（需科室負(fù)責(zé)人簽字）。（二）需求審核需求提報(bào)后，需經(jīng)三級(jí)審核確認(rèn)合理性與合規(guī)性：1.科室審核：科室負(fù)責(zé)人對(duì)本部門需求的必要性、真實(shí)性負(fù)責(zé)，審核無誤后簽字確認(rèn)。2.辦公室審核：辦公室作為采購(gòu)歸口管理部門，審核需求是否符合單位《資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)》（如辦公設(shè)備配件是否超設(shè)備原值比例、文具數(shù)量是否超月度定額）、是否與現(xiàn)有庫存重復(fù)（通過庫存臺(tái)賬核對(duì)）。3.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)科審核需求預(yù)算是否在單位年度部門預(yù)算內(nèi)，資金來源是否合規(guī)（如專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)需對(duì)應(yīng)專項(xiàng)項(xiàng)目）。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：分管辦公室的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審核通過的需求進(jìn)行最終審批，確認(rèn)后進(jìn)入采購(gòu)計(jì)劃編制環(huán)節(jié)。三、采購(gòu)計(jì)劃：科學(xué)編制與審批備案采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)實(shí)施的依據(jù)，需結(jié)合需求優(yōu)先級(jí)、預(yù)算情況及采購(gòu)方式要求編制。（一）計(jì)劃編制辦公室根據(jù)審批后的需求，匯總編制《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》，內(nèi)容包括：采購(gòu)項(xiàng)目清單（含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、需求科室）；采購(gòu)方式選擇（如公開招標(biāo)、定點(diǎn)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)）；采購(gòu)時(shí)間安排（如“下月10日前完成招標(biāo)”）；資金來源（如“日常公用經(jīng)費(fèi)”“專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”）。（二）計(jì)劃審批與備案1.內(nèi)部審批：采購(gòu)計(jì)劃需報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)班子或采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組（由領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢人員組成）審批，重點(diǎn)審核采購(gòu)方式的合理性、預(yù)算的充足性。2.財(cái)政備案：根據(jù)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門要求，超過規(guī)定金額的采購(gòu)計(jì)劃（如單次采購(gòu)金額超過10萬元）需報(bào)財(cái)政部門備案，備案材料包括《采購(gòu)計(jì)劃審批表》《需求審核意見》等。四、采購(gòu)實(shí)施：合規(guī)操作與公平競(jìng)爭(zhēng)采購(gòu)實(shí)施需嚴(yán)格遵守政府采購(gòu)法律法規(guī)，確保程序公平、結(jié)果公正。（一）采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)金額、物品性質(zhì)及市場(chǎng)供應(yīng)情況，選擇以下合法采購(gòu)方式：采購(gòu)方式適用場(chǎng)景審批要求公開招標(biāo)單次采購(gòu)金額超過當(dāng)?shù)匾?guī)定的公開招標(biāo)限額（如20萬元）、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的物品（如大宗復(fù)印紙）需委托具備資質(zhì)的政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，報(bào)財(cái)政部門批準(zhǔn)定點(diǎn)采購(gòu)小額、常用物品（如辦公文具、打印耗材），且當(dāng)?shù)刎?cái)政部門已建立定點(diǎn)供應(yīng)商目錄從定點(diǎn)供應(yīng)商目錄中選擇，通過政府采購(gòu)電子平臺(tái)下單詢價(jià)采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、價(jià)格變化不大的物品（如文件夾、訂書機(jī)），單次采購(gòu)金額低于公開招標(biāo)限額向3家以上符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，比較價(jià)格、服務(wù)后確定供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)性談判技術(shù)復(fù)雜、規(guī)格不明確或市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分的物品（如定制化辦公設(shè)備配件）需成立談判小組，通過多輪談判確定最優(yōu)供應(yīng)商（二）具體實(shí)施流程以公開招標(biāo)和定點(diǎn)采購(gòu)為例，說明實(shí)施步驟：1.公開招標(biāo)流程：委托代理機(jī)構(gòu)：選擇財(cái)政部門認(rèn)定的政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，簽訂《委托代理協(xié)議》；編制招標(biāo)文件：由代理機(jī)構(gòu)會(huì)同辦公室編制，內(nèi)容包括招標(biāo)項(xiàng)目概況、投標(biāo)人資格要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等；發(fā)布招標(biāo)公告：在省級(jí)以上政府采購(gòu)網(wǎng)站、單位官網(wǎng)發(fā)布，公告期限不少于5個(gè)工作日；接收投標(biāo)文件：投標(biāo)人在截止時(shí)間前提交投標(biāo)文件（電子或紙質(zhì)）；開標(biāo)評(píng)標(biāo)：在公告規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)開標(biāo)，由評(píng)標(biāo)委員會(huì)（含專家、單位代表）按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)審，出具《評(píng)標(biāo)報(bào)告》；確定中標(biāo)供應(yīng)商：根據(jù)評(píng)標(biāo)報(bào)告，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出《中標(biāo)通知書》，并在網(wǎng)站公示結(jié)果。2.定點(diǎn)采購(gòu)流程：登錄平臺(tái)：通過當(dāng)?shù)卣少?gòu)電子平臺(tái)（如“XX省政府采購(gòu)網(wǎng)”）登錄單位賬號(hào)；選擇供應(yīng)商：從定點(diǎn)供應(yīng)商目錄中選擇評(píng)分高、服務(wù)好的供應(yīng)商；下單采購(gòu)：填寫采購(gòu)物品清單、數(shù)量、交付時(shí)間等信息，提交訂單；確認(rèn)訂單：供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，生成電子合同。五、合同管理：條款規(guī)范與履約保障合同是明確雙方權(quán)利義務(wù)的法律文件，需確保條款完整、合法。（一）合同簽訂1.合同內(nèi)容：應(yīng)包含以下核心條款（參照《政府采購(gòu)法》第四十四條）：標(biāo)的（物品名稱、規(guī)格、數(shù)量）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)”“與樣品一致”）；價(jià)款及支付方式（如“貨到驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付全款”）；履行期限、地點(diǎn)（如“2024年X月X日前送達(dá)單位倉庫”）；違約責(zé)任（如“供應(yīng)商逾期交付的，每逾期1日按未交付部分價(jià)款的0.5‰支付違約金”）；爭(zhēng)議解決方式（如“向單位所在地法院起訴”）；其他條款（如“質(zhì)保期”“售后服務(wù)”）。2.合同審核：辦公室審核：確認(rèn)合同條款與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件一致，無遺漏關(guān)鍵內(nèi)容；財(cái)務(wù)審核：確認(rèn)價(jià)款計(jì)算正確，支付方式符合財(cái)務(wù)規(guī)定；法律顧問審核（可選）：對(duì)合同的合法性、公平性進(jìn)行審查（如涉及大額采購(gòu)或復(fù)雜條款）；領(lǐng)導(dǎo)簽字：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，加蓋單位公章。（二）合同履行監(jiān)督辦公室需全程監(jiān)督供應(yīng)商履約情況：交付監(jiān)督：提醒供應(yīng)商按時(shí)交付，如遇延遲，及時(shí)溝通并要求說明原因；質(zhì)量監(jiān)督：若供應(yīng)商提供的物品與合同約定不符，應(yīng)要求更換或退貨；服務(wù)監(jiān)督：對(duì)供應(yīng)商的售后服務(wù)（如維修、退換貨）進(jìn)行評(píng)價(jià)，作為后續(xù)合作的依據(jù)。六、驗(yàn)收入庫：質(zhì)量把控與資產(chǎn)登記驗(yàn)收是確保采購(gòu)物品符合需求的最后一道關(guān)卡，需嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（一）驗(yàn)收組織1.驗(yàn)收時(shí)間：貨物送達(dá)后，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收（緊急物品可當(dāng)日驗(yàn)收）。2.驗(yàn)收人員：由驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)，成員包括：辦公室代表（采購(gòu)歸口管理）；需求科室代表（使用方，確認(rèn)物品適用性）；財(cái)務(wù)代表（核對(duì)價(jià)款與合同一致）；技術(shù)人員（可選，如涉及專業(yè)設(shè)備配件）。3.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)量核對(duì)：對(duì)照合同及送貨單，檢查物品數(shù)量是否一致；質(zhì)量檢查：檢查物品外觀是否完好、規(guī)格是否符合合同約定、是否有合格證/檢測(cè)報(bào)告；功能測(cè)試（可選）：對(duì)需要安裝或調(diào)試的物品（如打印機(jī)墨盒）進(jìn)行功能測(cè)試，確認(rèn)正常使用。（二）驗(yàn)收記錄與入庫1.填寫驗(yàn)收單：驗(yàn)收合格后，填寫《辦公用品驗(yàn)收單》，內(nèi)容包括：采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)；供應(yīng)商名稱、交付時(shí)間；驗(yàn)收物品清單（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況）；驗(yàn)收結(jié)論（“合格”或“不合格”）；驗(yàn)收人員簽字（每人需簽字確認(rèn)）。2.不合格處理：若驗(yàn)收不合格，應(yīng)在驗(yàn)收單上注明原因（如“數(shù)量短缺”“質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)”），并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整改（如3日內(nèi)更換）；整改后重新驗(yàn)收，仍不合格的，可解除合同并要求賠償。3.入庫登記：驗(yàn)收合格的物品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，登記《辦公用品庫存臺(tái)賬》，內(nèi)容包括：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量；入庫時(shí)間、供應(yīng)商；采購(gòu)合同編號(hào)、驗(yàn)收單編號(hào)；保管人（倉庫管理人員）簽字。七、付款歸檔：資金安全與檔案留存付款需符合財(cái)務(wù)規(guī)定，檔案需完整留存以備審計(jì)。（一）款項(xiàng)支付1.支付條件：需同時(shí)滿足以下條件：驗(yàn)收合格（有《驗(yàn)收單》）；供應(yīng)商提供合法發(fā)票（增值稅普通發(fā)票或?qū)Ｓ冒l(fā)票，抬頭與單位名稱一致）；合同約定的支付時(shí)間已到。2.支付流程：供應(yīng)商提交發(fā)票及《驗(yàn)收單》復(fù)印件；辦公室審核發(fā)票與合同、驗(yàn)收單的一致性；財(cái)務(wù)科審核發(fā)票的合法性（如發(fā)票代碼、號(hào)碼是否正確，蓋章是否齊全）；分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字；出納通過銀行轉(zhuǎn)賬支付（不得現(xiàn)金支付），并在發(fā)票上注明支付時(shí)間、憑證編號(hào)。（二）檔案管理1.歸檔范圍：采購(gòu)全過程的資料需完整歸檔，包括：需求管理：《辦公用品需求申請(qǐng)表》《需求審核意見》；計(jì)劃管理：《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》《計(jì)劃審批表》《財(cái)政備案材料》；采購(gòu)實(shí)施：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、《中標(biāo)通知書》、定點(diǎn)采購(gòu)訂單；合同管理：《采購(gòu)合同》《委托代理協(xié)議》（若有）；驗(yàn)收入庫：《驗(yàn)收單》《庫存臺(tái)賬》；付款管理：發(fā)票、《付款審批表》、銀行轉(zhuǎn)賬憑證。2.歸檔要求：分類整理：按采購(gòu)項(xiàng)目分類，每項(xiàng)目單獨(dú)成冊(cè)；編號(hào)歸檔：編制檔案編號(hào)（如“____”，即2024年第1個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目）；保存期限：按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保存期限不少于15年（涉及重大項(xiàng)目的檔案需永久保存）；電子歸檔：同步建立電子檔案（如掃描件），存儲(chǔ)在單位專用服務(wù)器或云平臺(tái)，便于查詢。八、風(fēng)險(xiǎn)防控：常見風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)應(yīng)對(duì)措施需求不實(shí)（如超標(biāo)準(zhǔn)、重復(fù)采購(gòu)）制定《單位資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)》，明確各類辦公用品的配置數(shù)量、規(guī)格上限；辦公室通過庫存臺(tái)賬核對(duì)需求，避免重復(fù)采購(gòu)。采購(gòu)方式違規(guī)（如應(yīng)當(dāng)公開招標(biāo)而未招標(biāo)）嚴(yán)格按照當(dāng)?shù)刎?cái)政部門規(guī)定的采購(gòu)方式限額執(zhí)行；采購(gòu)前咨詢財(cái)政部門，確認(rèn)采購(gòu)方式的合法性。合同條款漏洞（如未約定違約責(zé)任）制定《辦公用品采購(gòu)合同模板》，包含核心條款；大額合同邀請(qǐng)法律顧問審核，確保條款完整、公平。驗(yàn)收不嚴(yán)格（如走過場(chǎng)、質(zhì)量不合格）成立驗(yàn)收小組，明確各成員責(zé)任；驗(yàn)收時(shí)留存照片或視頻證據(jù)（如物品外觀、功能測(cè)試）；實(shí)行驗(yàn)收人員終身負(fù)責(zé)制。檔案不全（如資料丟失、未歸檔）指定專人負(fù)責(zé)檔案管理；使用電子檔案系統(tǒng)，定期備份；建立檔案查閱登記制度，防止檔案損毀。九、注意事項(xiàng)：合規(guī)性與效能提升1.遵守法律法規(guī)：嚴(yán)格執(zhí)行《政府采購(gòu)法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，不得規(guī)避招標(biāo)、虛假采購(gòu)。2.加強(qiáng)預(yù)算約束：采購(gòu)需求不得超過年度部門預(yù)算，確需調(diào)整的，需按規(guī)定程序報(bào)批。3.注重績(jī)效評(píng)價(jià)：定期對(duì)采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（如每季度一次），內(nèi)容包括：需求滿足度（需求科室對(duì)物品的滿意度）；資金效益（是否低于市場(chǎng)平均價(jià)格）；供應(yīng)商服務(wù)（交付及時(shí)性、售后服務(wù)質(zhì)量）。4.強(qiáng)化監(jiān)督檢查：內(nèi)部監(jiān)督：?jiǎn)挝粚徲?jì)部門每半年對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)，重