酒店公司財務報銷辦法

一、總則1.目的為了加強酒店公司財務管理，規(guī)范財務報銷行為，合理控制費用支出，保障公司資金安全和有效使用，結合本公司實際情況，特制定本辦法。2.制定依據(jù)依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及酒店公司的財務管理制度制定本辦法。3.原則（1）真實性原則：報銷的費用必須是真實發(fā)生的，嚴禁虛報、假報。（2）合理性原則：費用支出應符合公司經(jīng)營活動需要，具有合理性。（3）合法性原則：報銷行為必須符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。（4）及時性原則：員工應在費用發(fā)生后及時進行報銷，避免跨期報銷。二、適用范圍本辦法適用于酒店公司全體員工。三、組織架構與職責分工1.財務部門（1）負責制定和完善財務報銷制度及流程。（2）審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性和準確性。（3）對報銷費用進行賬務處理，負責資金的支付。（4）定期對財務報銷情況進行分析和報告。2.各部門（1）負責本部門員工報銷事項的初步審核，確保報銷事項符合公司規(guī)定和實際業(yè)務情況。（2）協(xié)助財務部門對報銷事項進行調查核實。3.審計部門（1）對財務報銷制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（2）對重大或異常報銷事項進行審計調查。四、管理內容與流程1.日常費用報銷（1）定義日常費用包括但不限于辦公用品費、差旅費、業(yè)務招待費、通訊費、車輛使用費等。（2）報銷流程①員工填寫報銷單：員工應根據(jù)費用發(fā)生情況，如實填寫報銷單，注明費用名稱、金額、發(fā)生時間、事由等信息，并粘貼相關原始憑證。②部門負責人審核：部門負責人對本部門員工的報銷單進行初步審核，確認費用的真實性、合理性以及與業(yè)務的相關性，簽署審核意見。③財務部門審核：財務人員對報銷單進行詳細審核，檢查憑證的合法性、完整性和計算的準確性，審核通過后提交財務負責人審批。④財務負責人審批：財務負責人對報銷事項進行審批，對于符合規(guī)定的報銷單簽字確認，對于不符合規(guī)定的報銷單提出意見并退回。⑤總經(jīng)理審批：對于超過一定金額的報銷單，需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司經(jīng)營情況和費用標準進行審批。⑥報銷支付：財務部門根據(jù)審批通過的報銷單，按照公司資金支付流程進行報銷支付。（3）報銷標準①辦公用品費：根據(jù)公司實際需求，制定辦公用品采購標準，按照標準進行報銷。②差旅費：制定詳細的差旅費報銷標準，包括交通、住宿、餐飲等補貼標準，員工應按照標準進行報銷。③業(yè)務招待費：業(yè)務招待費應嚴格控制，按照招待對象和業(yè)務需求確定招待標準，報銷時需注明招待事由、對象等信息。④通訊費：根據(jù)員工崗位需求，設定通訊費報銷標準，憑有效發(fā)票報銷。⑤車輛使用費：車輛的燃油費、過路費、停車費等，按照公司車輛管理制度進行報銷。2.采購報銷（1）定義采購報銷是指因采購酒店經(jīng)營所需的物資、設備等發(fā)生的費用報銷。（2）報銷流程①采購申請：采購部門根據(jù)實際需求提交采購申請，經(jīng)相關部門審批后進行采購。②采購執(zhí)行：采購人員按照采購申請進行采購，取得合法有效的采購發(fā)票和驗收單等憑證。③驗收：物資采購后，由相關部門進行驗收，驗收合格后填寫驗收單。④報銷申請：采購人員填寫采購報銷單，附上采購發(fā)票、驗收單等憑證，按照日常費用報銷流程進行審批。（3）報銷標準采購報銷應按照采購合同和公司采購管理制度執(zhí)行，對于超出預算或采購標準的報銷，需提供特殊說明并經(jīng)相關領導審批。3.固定資產(chǎn)報銷（1）定義固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年，單位價值在規(guī)定標準以上，并且在使用過程中保持原有物質形態(tài)的資產(chǎn)。（2）報銷流程①固定資產(chǎn)購置申請：使用部門提出固定資產(chǎn)購置申請，經(jīng)相關部門審批后進行采購。②采購與驗收：采購部門負責采購固定資產(chǎn)，采購完成后由使用部門和相關技術部門進行驗收，填寫驗收報告。③報銷申請：采購人員填寫固定資產(chǎn)報銷單，附上采購發(fā)票、驗收報告、固定資產(chǎn)購置申請等憑證，按照審批流程進行審批。④入賬與折舊：財務部門根據(jù)審批通過的報銷單進行固定資產(chǎn)入賬，并按照公司固定資產(chǎn)折舊政策計提折舊。（3）報銷標準固定資產(chǎn)的采購應按照公司固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行，對于大型固定資產(chǎn)的購置，需進行可行性研究和預算審批。五、權利與義務1.員工權利（1）員工有權按照公司規(guī)定的報銷流程和標準，申請報銷合理的費用。（2）員工對報銷審核結果有疑問時，有權向財務部門或相關審批人員進行咨詢和申訴。2.員工義務（1）員工應如實填寫報銷單，提供真實、合法、完整的原始憑證，不得虛報、假報費用。（2）員工應遵守公司報銷制度和流程，按照規(guī)定的時間和要求進行報銷。（3）員工有義務配合財務部門和審計部門對報銷事項的調查核實工作。3.公司權利（1）公司有權對員工的報銷事項進行審核和監(jiān)督，對于不符合規(guī)定的報銷有權拒絕支付。（2）公司有權根據(jù)經(jīng)營情況和財務狀況，調整報銷制度和標準。4.公司義務（1）公司應按照規(guī)定的報銷流程和時間，及時處理員工的報銷申請，支付報銷款項。（2）公司應向員工提供清晰的報銷制度和流程說明，對員工的咨詢進行解答。六、監(jiān)督與考核機制1.內部審計監(jiān)督審計部門定期對公司財務報銷情況進行審計檢查，重點檢查報銷制度的執(zhí)行情況、報銷憑證的真實性和合法性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務監(jiān)督財務部門在日常報銷審核過程中，加強對報銷事項的監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)報銷行為及時制止，并向相關領導報告。3.舉報機制公司設立舉報郵箱和電話，鼓勵員工對違規(guī)報銷行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對舉報人信息嚴格保密。4.績效考核將員工的報銷行為納入績效考核體系，對于嚴格遵守報銷制度的員工給予適當?shù)目冃Ъ臃?，對于違規(guī)報銷的員工進行績效扣分，并根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相應的處