酒店公司會(huì)議室預(yù)訂制度

一、總則本酒店公司始終秉持“賓客至上，服務(wù)第一”的企業(yè)文化，以追求卓越服務(wù)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益雙豐收為經(jīng)營(yíng)理念。在扁平化管理模式下，為了規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議室的使用與管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本會(huì)議室預(yù)訂制度。本制度旨在合理調(diào)配公司資源，滿足各部門及客戶在會(huì)議、培訓(xùn)等方面的需求，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)會(huì)議室使用過(guò)程的管理與監(jiān)督，促進(jìn)信息有效流通，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，營(yíng)造良好的辦公和服務(wù)文化氛圍。二、適用范圍本制度適用于酒店公司全體員工因工作需要預(yù)訂和使用公司內(nèi)部會(huì)議室，以及外部客戶根據(jù)酒店相關(guān)服務(wù)協(xié)議預(yù)訂和使用指定會(huì)議室的情況。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）行政部門作為會(huì)議室預(yù)訂管理的核心部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室資源的統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)分配。制定并執(zhí)行會(huì)議室預(yù)訂規(guī)則與流程，對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與統(tǒng)計(jì)分析。同時(shí)，承擔(dān)與其他部門及客戶溝通協(xié)調(diào)的職責(zé)，及時(shí)處理預(yù)訂過(guò)程中的各類問(wèn)題與反饋。（二）各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身工作安排，提前提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確使用時(shí)間、用途、參會(huì)人數(shù)等信息。在使用過(guò)程中，遵守會(huì)議室使用規(guī)定，愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保會(huì)議活動(dòng)的正常開展。使用結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀。（三）后勤保障部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)與保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。在會(huì)議期間，根據(jù)需要提供必要的后勤支持，如茶水服務(wù)、會(huì)議用品供應(yīng)等。同時(shí)，配合行政部門做好會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作，營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境。四、管理內(nèi)容與流程（一）預(yù)訂申請(qǐng)1.內(nèi)部員工預(yù)訂-員工應(yīng)提前至少[X]小時(shí)通過(guò)公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)或填寫預(yù)訂申請(qǐng)表向行政部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明預(yù)訂日期、使用時(shí)間段、會(huì)議室類型、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息。-對(duì)于緊急會(huì)議需求，可在預(yù)訂系統(tǒng)中選擇“緊急預(yù)訂”選項(xiàng)或直接聯(lián)系行政部門進(jìn)行處理。行政部門應(yīng)優(yōu)先安排緊急會(huì)議需求，但需在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)預(yù)訂手續(xù)。2.外部客戶預(yù)訂-外部客戶可通過(guò)酒店官方網(wǎng)站、客服熱線、電子郵件等方式向酒店預(yù)訂會(huì)議室。預(yù)訂時(shí)需提供公司名稱、聯(lián)系人信息、聯(lián)系方式、預(yù)訂日期、使用時(shí)間段、會(huì)議室類型、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等詳細(xì)信息。-酒店銷售人員在接到客戶預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)預(yù)訂信息，并將相關(guān)信息錄入預(yù)訂系統(tǒng)。同時(shí)，向客戶介紹會(huì)議室的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項(xiàng)目、使用規(guī)定等內(nèi)容。（二）預(yù)訂審核1.行政部門在收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)訂時(shí)間是否沖突、會(huì)議室類型是否滿足需求、申請(qǐng)信息是否完整等。2.對(duì)于內(nèi)部員工預(yù)訂，如預(yù)訂時(shí)間與其他會(huì)議安排沖突，行政部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)員工溝通，協(xié)商調(diào)整預(yù)訂時(shí)間或推薦其他可用會(huì)議室。對(duì)于外部客戶預(yù)訂，如預(yù)訂時(shí)間已滿，酒店銷售人員應(yīng)向客戶推薦其他合適的時(shí)間段或會(huì)議室，并協(xié)助客戶完成預(yù)訂調(diào)整。3.審核通過(guò)后，行政部門應(yīng)及時(shí)在預(yù)訂系統(tǒng)中確認(rèn)預(yù)訂信息，并向預(yù)訂人發(fā)送預(yù)訂成功通知。通知內(nèi)容包括預(yù)訂的會(huì)議室名稱、使用時(shí)間、注意事項(xiàng)等。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.預(yù)訂人在預(yù)訂成功后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。如準(zhǔn)備會(huì)議資料、調(diào)試會(huì)議設(shè)備等。對(duì)于需要使用特殊設(shè)備或服務(wù)的會(huì)議，預(yù)訂人應(yīng)提前告知行政部門或后勤保障部門，以便做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.后勤保障部門在接到會(huì)議預(yù)訂信息后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，提前布置會(huì)議室，準(zhǔn)備好必要的會(huì)議用品，如桌椅、投影儀、音響設(shè)備、紙筆、茶水等。同時(shí)，對(duì)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（四）會(huì)議使用1.會(huì)議期間，預(yù)訂人應(yīng)遵守會(huì)議室的使用規(guī)定，愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或挪用。如因使用不當(dāng)造成設(shè)施設(shè)備損壞的，預(yù)訂人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.會(huì)議過(guò)程中，如需臨時(shí)調(diào)整會(huì)議時(shí)間或使用其他會(huì)議室，預(yù)訂人應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通，經(jīng)同意后辦理相關(guān)手續(xù)。3.酒店工作人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，提供必要的服務(wù)支持，如茶水續(xù)杯、設(shè)備維護(hù)等。同時(shí)，保持會(huì)議室周邊環(huán)境的安靜，避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。（五）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，將會(huì)議用品整理歸位，關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。2.后勤保障部門在會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔衛(wèi)生和設(shè)備檢查工作。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并進(jìn)行維修處理。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)使用規(guī)律和存在的問(wèn)題，以便進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)議室資源配置和管理流程。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利-酒店公司員工有權(quán)根據(jù)工作需要預(yù)訂公司內(nèi)部會(huì)議室，以滿足工作溝通、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、項(xiàng)目討論等需求。-在預(yù)訂成功后，員工有權(quán)使用會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備和相關(guān)服務(wù)，行政部門和后勤保障部門應(yīng)提供必要的支持與協(xié)助。2.義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本會(huì)議室預(yù)訂制度，按照規(guī)定的流程和要求提交預(yù)訂申請(qǐng)，不得惡意占用會(huì)議室資源。-在使用會(huì)議室過(guò)程中，員工應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生，不得在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾等。-員工應(yīng)按照預(yù)訂時(shí)間使用會(huì)議室，不得擅自延長(zhǎng)使用時(shí)間。如因特殊情況需要延長(zhǎng)，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。（二）客戶權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利-外部客戶有權(quán)根據(jù)酒店的服務(wù)協(xié)議預(yù)訂指定的會(huì)議室，并享受酒店提供的相應(yīng)服務(wù)，如會(huì)議室布置、設(shè)備使用、茶水服務(wù)等。-客戶在預(yù)訂和使用會(huì)議室過(guò)程中，有權(quán)對(duì)酒店的服務(wù)質(zhì)量提出意見和建議，酒店應(yīng)及時(shí)處理并反饋。2.義務(wù)-客戶應(yīng)按照酒店的預(yù)訂流程和要求提供準(zhǔn)確的預(yù)訂信息，不得提供虛假信息或惡意預(yù)訂。-在使用會(huì)議室過(guò)程中，客戶應(yīng)遵守酒店的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，不得從事違法違規(guī)活動(dòng)。-客戶應(yīng)按照約定的時(shí)間和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)支付會(huì)議室使用費(fèi)用，如有逾期支付等違約行為，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門作為會(huì)議室預(yù)訂管理的監(jiān)督主體，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室的預(yù)訂、使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的完好情況、衛(wèi)生狀況以及使用記錄等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。2.設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)違反會(huì)議室預(yù)訂制度的行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。行政部門在接到投訴舉報(bào)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。3.建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)會(huì)議室預(yù)訂管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查預(yù)訂流程的執(zhí)行情況、費(fèi)用結(jié)算情況等，確保管理工作的規(guī)范透明。（二）考核機(jī)制1.對(duì)各部門和員工的會(huì)議室使用情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括預(yù)訂合規(guī)率、設(shè)施設(shè)備完好率、衛(wèi)生達(dá)標(biāo)率等。將考核結(jié)果納入部門和員工的績(jī)效考核體系，與績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。2.對(duì)于外部客戶，根據(jù)其遵守酒店規(guī)定、按時(shí)支付費(fèi)用、反饋評(píng)價(jià)等情況進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于表現(xiàn)良好的客戶，給予一定的優(yōu)惠政策或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于存在違規(guī)行為的客戶，按照服務(wù)協(xié)議進(jìn)行處理